用友软件培训讲义-会计、审计人员参考.doc

1、1用友软件系统讲义第一篇：系统管理意义：用友 ERP 应用系统是由多个子系统组成，各个子系统服务于同一主体的不同层面。子系统本身既具有相对独立的功能，彼此之间又具有紧密的联系，它们共用一个数据库，拥有公共的基础信息、相同的账套和年度账，这实现企业财务、业务的一体化管理提供了基础条件。系统管理包括：账套管理、年度账管理、系统操作员及操作权限的集中管理、设立统一的安全机制。启动与注册：开始菜单 程序菜单 用友 ERP-U8系统服务系统管理系统注册（第一次注册必须以 admin 的身份进行）用户的管理：1.2.1 增加操作员增加 输入操作员编码，姓名，口令和确认口令增加注意：A 编码是唯一的（不能与

2、已经存在的操作员编码重复）B 编码和姓名是必须要输入的C 口令和确认口令要保持一致D 增加最后一个操作员时也需要点击增加按钮1.2.2 修改选择要进行修改的用户单击修改注意：已启用用户只能修改口令、所属部门等。如果需要暂时停止使用该用户，可以单击“注销当前用户”按钮，之后，该按钮会变为“启用当前用户”1.2.3 删除选择要进行删除的用户单击删除已启用的用户不用删除。1.3 账套的建立建立账套 账套 建立第一步：账套信息 2账套号：唯一（不能与已经存在的账套的账套号重复）三位数 001999账套路径采取默认会计期间设置 可以更改结账日期第二步：单位信息单位名称必须要输入第三步：*核算类型行业性质

3、一旦选定不能修改 选择账套主管第四步：基础信息可以创建账套了么？ 是第五步：分类编码方案例如科目编码级次 按新会计制度 4-2-2第一级 4 位，代表一级科目编码是四位数字，表示最多可以设置 9999 个一级科目第二级 2 位，表示针对每一个一级科目最多可以设置 99 个二级科目第三级 2 位，表示应对每一个二级科目最多可以设置 99 个三级科目4-2-2 代表最多可以设置三级科目第六步：系统启用建账后启用系统 是进入系统启用界面-在需要启用的系统前调勾选择启用的年月日-是退出1.4 财务分工权限权限先选择账套，会计年度再选择操作员-修改找（GL）总账-找到对应的明细权限，调勾注意：A 账套主

4、管的权限最大化，不能修改和删除B 一套账可以设置多个主管，一个主管可以管理多套账选择账套选择操作员在“账套主管”前调勾提示“设置账套主管权限吗”是3系统管理员与账套主管的区别功 能 系统管理员 admin 账套主管1建立新账套（第一年） 2建立年度账（第二年以后） 3结转年度数据 4修改账套 5增加、注销用户 6给用户赋权 7指定账套主管 8清除异常任务和单据锁定 9查看上机日志 10*账套输出和引入（备份和恢复）所有年度账套 本年度账套建账注意事项：1）操作员的编号必须唯一、即不能重复2）账套号为 3 位数字且不能重复3）建账时的会计期间设置代表结账日4）账套主管的权限不需设置，是在建账套时

5、选择的5）在设置权限时应注意选择相应的账套号6）系统出现异常时可以在系统管理模块中清除2. 系统管理其他内容自动备份账套 2.1.1 新建文件夹 点右键新建文件夹建议选择最后一个盘符做为用友数据备份例如：E:001 账备份2.1.2 设置备份计划 系统设置备份计划42.2 手工备份账套2.2.1 新建文件夹 点右键新建文件夹(按下面的例子建立文件夹)建议选择最后一个盘符做为用友数据备份例如：E:001 账备份2005 年1 月2.2.2 手工备份操作 账套输出2.3 引入2.3.1 引入账套的前提条件：数据已经丢失机器重新安装操作系统，软件重新安装后2.3.2 引入账套的操作：（账套引入）2.

6、4 修改账套：系统 注册选择 账套主管选择账套号 确定账套修改2.5 删除账套：账套输出选择账套号将删除账套的选项打上对钩备份确认后再删除第二篇：总账系统（一）总账初始化：1、启动与注册：点开始程序用友 Erp-U8U8 企业门户选择操作日期及操作员后点财务会计总账，点确定,出现启动界面后点确定2、修改总账参数：设置-选项编辑-确定：凭证、账簿、会计日历、其他共四个页签3、设置凭证类别：点左下角的设置页签基础档案财务凭证类别选择记账凭证确定退出4、设置会计科目：A、财务会计科目设置：1）增加会计科目：财务会计科目选择增加输入科目编码及科目名称-确5定2）修改会计科目：点财务会计科目选中要修改的

7、科目后，点修改修改，开始修改科目编码及名称。3）删除会计科目：点财务会计科目选择末级科目删除确定注 意：会计科目如果已经被使用，则不能删除！4）指定会计科目：为了进行出纳签字和查询现金、银行日记账。财务会计科目编辑指定科目选择现金总账科目按钮，选现金，点“” ，把现金指定过来;选择银行总账科目按纽选银行存款，点“” ，把银行存款指定过来。B、凭证类别财务凭证类别选择记账凭证确定退出C、收付结算结算方式增加输入编码为 1输入结算方式名称为：现金5、辅助账的核算为了满足企业对某些具体会计业务的核算和管理，企业除了完成一般的总账、明细账核算设备外，还可以设置辅助核算，以更灵活多变的辅助核算形式、统计

8、方法为管理者提供准确、全面的会计信息。 部门核算1）部门档案部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理的单元体，不一定与企业实际的职能部门相对应。部门档案用于设置部门相关信息，包括部门编码、名称、负责人、部门属性等。A 部门档案的增加基础信息基础档案部门档案增加输入部门编码及部门名称等保存B 部门档案的修改将光标定位到要修改的部门编号上，用鼠标单击修改按钮。这时界面即处于修改状态。除部门编号不能修改，其他信息均可修改。C 部门档案的删除1）单击左边目录树中要删除的部门，背景显示蓝色表示选中，单击删除按钮即可删除此部门。若部门被其它对象引用后就不能被删除。2）部门核算的应用会计科目选择

9、要进行“部门核算的科目”修改在右侧的辅助核算栏中将“部门核算”选中 项目核算为了满足企业的实际需要，可定义多类项目核算，将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目。为了便于管理，企业还可以对这些项目进行分类管理，如将存货、成本对象、现金流量、项目成本等作为核算的项目分类。系统要求在建立会计科目时先设置相关的项目核算科目，然后再定义项目目录。6A 会计科目选择要进行“部门核算的科目”修改在右侧的辅助核算栏中将“项目核算”选中B 设置页签“编码档案”“项目目录”增加输入项目大类名称下一编辑项目级次下一步 定义项目栏目取系统默认值完成C 选择项目大类单击“核算科目”页签

10、选择核算科目单击 添加到已选科目栏内确定D 定义项目分类为了便于统计，可对同一项目大类下的项目做进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。如工程的项目大类下的分类项目及明细项目。单击项目分类定义 页签输入分类编码及名称确定E 定义项目目录单击“项目目录”页签单击维护按钮，进入“项目目录维护”窗口增加输入项目编号、项目名称及所属分类码退出6、期初余额的填制业务页签：（屏幕左下角）1）修改总账参数：设置-选项编辑-确定：凭证、账簿、会计日历、其他共四个页签2）设置期初余额录入明细余额试算、对账A、各种颜色余额栏录入余额的方法：白色余额栏 末级科目 单击直接录入灰色余额栏 非末级科目 不用录入，系统自

11、动计算黄色余额栏 是辅助核算科目 双击点增加录入.（注意：如果不是年初启用账套时辅助核算的累计借、贷方发生额只能录入总数）B、年初建账与年中建账录入余额的区别： 年初建账（1 月份） 余额栏为一栏式 只需录入期初余额年中建账（2-12 月份）余额栏为四栏式 需录累计借、贷方发生额及本月初余额。 年初余额不用录入 ，由系统自动计算C、期初余额注意事项： 1） 期初余额录入完毕，一定要试算并对账，如若试算不平，不能记账！2） 录红字余额:用负号录入。73） 修改余额:在错误余额处直接录入正确余额即可。4） 删除余额:点中要删除的余额后按零即可，有辅助核算的科目期初余额双击进入后点击删除。5） 凭证

12、记账后，期初余额变为浏览只读状态。（二）日常业务处理1、填制凭证： （业务页签总账）1）凭证-填制凭证增加-选择凭证类别输入制单日期输入所附原始单据数按回车键输入摘要内容按回车键在科目框中点参照按钮、选择科目编码按回车键，输入借方金额；再一直按回车键至第二行，摘要是自动复制过来的与第一行相同，再选择科目编码，回车至贷方后输入金额。2）在填制凭证时,按“=”可以自动平衡借、贷金额。3）在填制凭证时,按空格键可以调整金额借、贷方向，按“-”号显示红字/蓝字金额。4）如有辅助核算，在录入科目完毕后会自动弹出辅助核算对话框，只需选择录入即可。2、查询凭证：未记账的凭证可以点填制凭证点上张或下张进行查找

13、；也可以点填制凭证 查询辅助条件输入查询条件找到相应的凭证.3、修改凭证：未审核的凭证可以点填制凭证查询辅助条件输入查询条件找到要修改的凭证后，由本人直接修改。4、删除凭证: 1）在填制凭证界面制单作废/恢复，凭证即已被作废；2）在填制凭证界面制单整理凭证选择凭证期间确定在删除？项下双击或者点“全选”-出现 Y 后点确定提示“是否整理凭证断号？”点“是”后，则该张凭证以后的所有凭证都自动往前串号；如果不想串号，则点“否” 。可以用手工编号：点设置选项凭证页签选择手工编号5、设置常用摘要：点凭证常用摘要增加输入摘要编码及内容（常用摘要可以随8时调用）6、审核凭证：1）制单人与审核人不能是同一人！

14、审核前必须换人。2）换人：点系统菜单重新注册在操作员处输入具有审核权限人员的编码选择账套和日期-确定。3）执行审核：总账-审核凭证审核凭证确定确定点审核7、出纳签字：此功能各单位可以根据实际情况来选择是否执行。1）前提条件:必须保证已经指定科目.因为只有指定科目后才能查询现金日记账和银行日记账以及进行出纳签字。如果没有指定则操作为：点系统初始化会计科目编辑指定科目选择现金总账科目按纽，选 现金，点“” ，把现金指定过来;选择银行总账科目按纽选银行存款，点 “”，把银行存款指定过来 2）签字操作（出纳员盖章）：点审核凭证出纳签字确定确定点签字8、记账：点记账下一步下一步记账，第一次记账会弹出期初

15、余额试算平衡界面，如果提示试算平衡点确认记账完毕！确定；如果提示期初余额不平，则必须点系统初始化录入期初余额把余额调整平衡.注 意：1） 凭证未审核，不能记账！2）如果上月未结账，则本月不能记账！否则会提示为“无可记账凭证！”3）凭证都已经记完账后，不用再点记账，否则也会提示“无可记账凭证！”4）记完账的凭证通过点凭证查询凭证选择已记账凭证进行查询（三）总账月末处理：1、凭证记账：参见记账步骤2、试算并对账：点期末对账，在“是否对账下双击选择月份对账，计算机自动进行对账！3、数据备份：结账之前进行数据备份，请参照系统管理模块中的账套输出功能（P9）4、结账：期末结账选中月份点下一步对账下一步结

16、账9结账注意事项：1)凭证没记账，则不能结账。2)结账必须逐个月份进行。3)上月未结账，本月不能记账，更不能结账。4)若本月没有任何业务发生，也必须执行结账（即空结账） 。5)结账后不能再填制凭证。如果确实漏记，可以取消结账。6)每月结账之前应备份。7)如果和其他模块联合使用，则必须在所有模块都结账后，总账才能结账。（四） 、查询凭证及账簿1. 查询凭证（注意：查询凭证时不能修改凭证）1) 查询未记账凭证：a.可以在填制凭证界面直接查询b.点凭证菜单查询凭证未记账凭证辅助条件2）查询已记账凭证：步骤 功 能 操 作 人 员1 取消结账 点期末结账，选中要结账的月份按 Ctrl+shift+F6

17、 ,输入口令点取消退出 会计主管1).点期末对账，按 Ctrl+H，激活恢复记账前状态2 取消记账2).凭证菜单恢复记账前状态 恢复到最近一次或月初会计主管3 取消审核 点审核凭证审核凭证确定确定，找到相应的凭证后点取消由审核人本人取消4 取消签字 点审核凭证出纳签字确定确定，找到相应的凭证后点取消由签字人本人取消5 修改凭证 点凭证查询凭证点辅助条件找到错误的凭证后可以直接修改任何内容。由制单人本人修改6 删除凭证 在填制凭证界面，点制单作废，再点制单整理凭证由制单人本人修改10点凭证菜单查询凭证已记账凭证- 辅助条件3）利用辅助条件查询：点凭证菜单查询凭证选已记账凭证或者未记账凭证，点辅助

18、条件输入查询条件即可。2. 查询基本账簿：如果凭证没记账可以选包含未记账凭证1）查询现金、银行日记账注 意：查询之前请您检查是否已经指定科目，否则在出纳菜单下查询不到。操 作：出纳现金日记账如果凭证没记账、又想查看，则可选择包含未记账凭证，则没记账的凭证在账簿里也能查看得到。出纳银行日记账2）查询总账: 账簿总账联 查：账簿总账在总账界面双击本月合计可以联查明细账在明细账界面双击某一摘要行可以联查凭证。3）查询明细账：账簿明细账4）查询多栏账：定 义：账簿多栏账增加选择核算科目点自动编制确定查 询：账簿多栏账选择多栏账名称后点查询（五） 、凭证及账簿打印注 意：正式存档的账簿必须在凭证及账簿菜单下打印。1、 填加打印机：注 意： 在进行打印之前，首先应检查电脑是否已经添加了打印机。检查方法： 双击我的电脑双击打印机，看此界面是否已有打印机的图标。如果没有添加，则请照以下步骤：添加方法： 双击我的电脑双击打印机添加打印机如果打印机是直接连在这台机器上，就选择本地打印机，否则选择网络打印机选择厂商和打印机型号按照向导提示进行添加。2、 修改总账参数：设置选项账簿，如果要用用友公司的套打纸，则一定要选择“凭证、账簿套打”按钮，注意选择正确的纸型（连续表示针式打印机，非连续表示激光或喷墨打印机）.