供应商的管理.doc

1、第 1 页 共 24 页供 应 商 的 管 理市场上的供应商何止千家，一个城市的综合超市潜在供应商可能上万家，全国范围内更是上百万家，如何开发最适合北京华联综合超市发展的供应商，并与他们发展互利互惠的商业关系，是每一个地区公司采购部的重大战略任务。俗话说：“水能载舟，亦能覆舟” 。北京华联好比是舟，而众多的供应商则是水。如果选择好的供应商，则他们可成为北京华联的战略合作伙伴，双方可以齐步发展，共创未来；反之则北京华联的前途就不堪设想了。北京华联综合超市的供应商政策如下：供 应 商 政 策项 目 政 策 说 明供货来源 本公司广求货源，供应商包括：农产品的农民、生产基地、国内外的制造商、代理商、

2、总经销、及进出口商。避免向二级批发商、皮包公司（倒爷）及亲友所开的公司等供应商进货，除非事先以书面申请，并获得上级的同意。供货家数 同档次（通常与价位是同义字）没有品牌性的商品，应避免两家以上的供应商采购，否则客户会有所混淆，除非该品牌（商品群）有较大的市场规模与季节性的需求。每一个门店总供货家数应限制在 500700 家。 “独家供货”的情况应尽量避免，除非有很好的理由，并事先以书面申请，并获得上级的同意。客户有强烈的品牌选择需求时，此一政策可按市场规模与季节性的需求酌量调整。供应商每月进货或销售金额不足￥1,000 者，应予淘汰。 （续下页）第 2 页 共 24 页项 目 政 策 说 明选

3、择要求 本公司不可能向所有的供应商采购，故供应商的选择应谨慎为之，基本上符合下列条件的供应商才可加以考虑：（1） 价格：愿意以本地最低供货价格供货给北京华联综合超市。（2） 诚信：不可有贿赂及违背诚信的行为。（3） 质量：质量良好，能对其商品质量有所保证。（4） 包装：其商品品种、包装方式及规格是本公司目标顾客群所需要的。（5） 服务：能在订货、配送、售后服务与本公司密切配合。（6） 批发：愿意经由本公司的销售渠道批发给零售商，餐饮业或公司行号及企事业单位，拓展其市场占有率。（7） 货源：财务稳健，公司或组织管理完善，货源可靠。（8） 远见：不贪图近利与暴利，愿与本公司一齐成长茁壮。（9） 促

4、销：愿意在促销活动给予大力支持。（10） 赞助：愿意对各种赞助费用给予大力支持。购 销 本公司绝大部分的商品是以购销的方式买断经营，降低成本，对售价有绝对的自主权。代 销 本公司虽以买断经营，但仍需与供应商对某些风险较大的品类，或采购人员较无把握的品类，可考虑以代销的方式经营，采取实销实结 （ 但供货价格及售价可能会较高 ） 。 代销商品的供应商可派促销员驻场销售，存货的损耗分担双方应事先约定。联 营 对于较高单价，销量小，易失窃、产品生命周期短、市场变化快、或须要专业解说服务的业种，例如：精品、化妆品、第 3 页 共 24 页音像制品等，可以考虑联营，采取实销实结，存货损耗风险由供应商承担。

5、 （完）第 4 页 共 24 页供应商管理的目的在于（a）培养有实力且愿与北京华联综合超市齐步成长的合作伙伴。 （b）淘汰没有潜力或商业道德，且对北京华联综合超市无益的供应商。 （c）尽量减少中间环节的不合理加价，以降低进货成本。（d）争取最好的商业交易条件。 （e）将营业额与利润额最大化。一般而言，大型供应商（例如：跨国性消费品制造商或国内的知名品牌制造商）在超市的供应链占主导地位，他们的商业行为比较规范，较少以贿赂采购人员的方式达成其业务目标，大部分都凭其品牌实力、有优势的价格、有力度的广告与促销及良好的售后服务完成交易。而中小型的供应商（例如：一些私营的批发商、经销商、工厂或个体户）比较

6、偏好与采购人员私下打交道，给予各种好处（包括：私人回扣、赠品、娱乐、招待、开支报销、等） ，进而控制采购人员。俗话说：“吃人嘴软，拿人手短” 。腐败分子在金钱的诱惑下，权钱交易，利欲熏心，任人摆布，最后只好牺牲北京华联的利益了。所以“筛师供应商”成为供应商管理的一个最重要课题，其实只要采购人员立场端正，要挑选好的供应商不难，在“供应商政策”里有明列“选择要求” 。另外由“供应商基本资料表” 、 “供应商简介” 、 “供应商报价单” 、 “新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”基本上可以看出一个端倪。有些供应商为了某些理由（例如：商业机密）拒绝填写“供应商基本资料表” ，我们应慎重不与

7、他们往来，除非他们的产品在市场上有独占性，或成为卖方市场，且受北京华联的目标顾客群所喜爱。供应商管理可分为：（一）新供应商进场， （二）旧供应商清场， （三）旧供应商年度合同， （四）旧供应商年度评估， （五）年度供应商表彰大会。现分述如下：第 5 页 共 24 页一、 新供应商进场：有部分新供应商经营者经常向公司领导抱怨说：“要见北京华联的采购不容易” 。这句话说明了北京华联的部分采购人员较为牛皮，已有了傲气，只喜欢或愿意与老供应商交往，把北京华联的进货大门关闭了，这是不对的。要知道北京华联的成长及永续发展，必须靠供应商的支持，有些老供应商由于自身的原因（例如：财力、人力、广告、促销、研发、

8、物流、质量等）无法跟上北京华联的发展步调，必需要汰换，因此必须补充新血，而且市场不乏好的热销商品，但因为种种原因不得其门而入，让北京华联错失了商机。同时，让有些顾客老是抱怨北京华联缺少市场上热销的商品，或品种不齐全等等。因此，采购人员“引进新供应商”是个重要的课题，不可藉故拒人于千里之外，北京华联应让新供应商有机会凭其实力与旧供应商公平竞争。引进新供应商对北京华联有一些明显的好处：（a）对老供应商有压力，俗语说：“有竞争才有进步” 。他们会对北京华联提供更好的交易条件，以保住其生意；（b）新供应商的引进可为北京华联增加较多的营业外收入，如果一家“1 万元” ，一年引进“300 家”新供应商，就

9、会为北京华联增加“300 万元”的其他收入；（c）新供应商通常可弥补北京华联现有商品结构的不足，可让北京华联的品种更齐全；（d）最重要的是，新供应商的供货及交易条件通常会比老供应商更好，也能提供某些市场上“热销”的产品，为北京华联带来大量的利益。各地区公司采购部应采用以下的方法引进新供应商：1、 建立一个因特网网站，网站有“新供应商进场程序”的信息。2、 在各地区公司总部接待柜台设置一个“公告栏” ，把采购部的网第 6 页 共 24 页址公告，让新供应商可以上网浏览“新供应商进场程序”的信息。3、 同时“公告栏”上应说明可以在接待柜台价购（例如：人民币200 元） “新供应商进场程序”及“供应

10、商手册” 。4、 在接待柜台设置“新供应商登记本” ，规定采购部应在一周之内，会正式函覆北京华联采购部的决定。5、 “公告栏”的信息举例如下：新供应商朋友们：（1） 假若你们的产品有“价格、质量、包装、品种、或服务”上的优势，北京华联综合超市采购部谒诚欢迎你们前来洽谈。（2） 你们可以经由采购部的网址“ww ”了解与北京华联交易的程序。（3） 你们也可以向本接待柜台价购“新供应商进场程序”及“供应商手册” 。（4） 在你们按“新供应商进场程序”提供“供应商基本资料表” 、“供应商简介” 、 “供应商报价单” 、 “新供应商问卷调查表” 、“新供应商产品问卷调查表”及“目录或照片”交给本接待柜台

11、的一周之内，采购部将正式函覆是否需要进一步约定时间洽谈。谢谢你们的合作，欢迎光临！6、 “新供应商进场程序”如附件。7、 采购部收到由接待柜台转来的“供应商基本资料表” 、 “供应商简介” 、 “供应商报价单” 、 “新供应商问卷调查表” 、 “新供应商产品第 7 页 共 24 页问卷调查表”及“目录或照片”后，应设立一个登记本，登记“日期、供应商名称、及资料名称” ，然后交给“采购总监” 。“采购总监”研究后，作批示，并交给相关的“采购经理” 。 “采购经理”做详细的调查后，与“采购主管”研究后，最后呈报“采购总监” ，由“采购总监”作最后决定是否进一步洽商，并正式函覆供应商有关北京华联采购

12、部的决定。正式的函覆文件举例如下：尊敬的 公司：感谢贵公司 200 年 月 日所提供的资料，经采购部研究后，我公司的决定如下： 请尽快与我公司采购主管 先生/小姐联系，电话为 转分机 。 贵公司的产品在以下几方面没有优势，恕难合作。价格 质量 包装品种 售前服务 售后服务 我公司因以下原因暂时无法进一步联系。1、 。2、 。3、 。4、 。5、 。 贵公司若不同意本函的决定，还可以书面形式向我公司总经理申诉。北京华联综合超市有限公司采购部 敬启第 8 页 共 24 页200 年 月 日8、 以上函件发出后，采购部应通知接待柜台销案，否则接待柜台应负责追踪，如果超过十天采购部仍未发函，接待柜台应

13、通知“总办主任” ，由“总办主任”调查原因，最终应在十四天之内函覆，以示对新供应商的尊重，并维护北京华联的信誉。若采购总监决定进一步与新供应商联系后，采购主管应主动联系新供应商。经过几回合的洽谈，并初步筛选商品后，应填报“新供应商审批申请书” （如附件）给采购经理与采购总监审批。申请审批时应附上“供应商基本资料表” 、 “供应商简介” “供应商报价单” 、 “新供应商问卷调查表” 、“新供应商产品问卷调查表” 、 “目录或照片或样品”及“供应商进场赞助同意书” 。采购经理与采购总监对于采购主管所推荐的供应商，应约谈其最高业务负责人，除了核实“供应商资料表” 、 “供应商简介” 、 “供应商报价

14、单” “新供应商问卷调查表”及“新供应商产品问卷调查表”的正确性外，最后把双方合作的利益充分沟通，并试探对方的虚实，毕竟两家公司的合作（如同男女的联姻）应更慎重一点较好。采购总监有最终审批权，经审批同意进场后，按正常进场程序，向财务部缴交“进场赞助费”后，由采购主管正式建档，并下订单进货。二、 旧供应商清场：有些供应商言行不一致，表现欠佳，呈现一些问题，例如：产品没有优势、促销也不积极、产品质量不稳、包装不良、送货不及时、赞助费用很少、拒绝退换货、供货价格经常调涨、帐期太短、帐额太小、沟通困难、服务不佳等。这些都是应该“清场”的微兆，但“清场”不能单凭采第 9 页 共 24 页购主管说了算，否

15、则因为个人恩怨，变成公报私仇，暗箱操作，这是采购工作的大忌！为了让“清场”有凭有据， “清场”应该与“进场”一样有一个类似的程序。 “旧供应商清场审批申请表” （如附件）是用来决定“清场”用的。采购主管鉴于某一个供应商的绩效不好，远不如预期，在开发替代供应商的同时，可填写“旧供应商清场申请表”经由采购经理与采购总监同意下，正式办理“清场”手续。清场时，应先通知“财务部”暂缓付款，等与供应商谈判库存清理办法之后，获得妥善的解决办法（例如：供应商补价差，或做清仓处理）后，才可做最后的货款结算。三、 旧供应商年度合同：每年年底，除半年内的新供应商外，采购主管应与所有旧供应商谈一下年度的合同。 “年度

16、交易合作合同书” （如附件）须在年底完成，否则视为自动延长一年。年度合同主要在规范：“价格、价格上涨、条码、交货天数、付款方式、付款帐期、商品管理费用、进货奖励、节庆赞助、促销、广告意向、试吃演示、损耗补偿、食品及百货质量问题、退换货等”项目。采购主管在谈判年度新合同时，最好能请采购经理或采购总监一起参加，毕竟谈判时我方人员愈多愈好，况且集思广义，添漏补遗，更能让采购主管如猛虎添翼，气势如虹，无往不利。四、 旧供应商年度评估：每年底除了要与供应商谈一下年度的交易合同外，对内采购主管对其管辖的所有供应商做一个“旧供应商年度评估表” （如附件） 。这个表的评第 10 页 共 24 页估项目与“进场

17、”及“清场”是一样的，唯增加了实际的年度总销售额及毛利率。凭这个“评估表” ，采购部也可以在年底顺便决定年度 1020应替换的供应商。若总数有 500 家供应商，则应在此时替换 50100 家供应商，汰劣择优，形成一种“良性循环” 。五、 年度供应商表彰大会：每年底，各地区公司可举办一个“年度供应商表彰大会” ，其目的是：（1）感谢供应商一年来的配合与支持及其辛劳。 （2）藉表彰大会的透明化，激发起供应商的攀比性及积极性。 （3）展现北京华联的采购及销售实力，更能吸引新的、有实力的供应商前来洽商。“表彰大会”可以是有偿的（例如：由供应商自费参加有餐宴的“颁奖大会” ）或无偿的。也可以仅有精神奖励（例如：奖状或奖牌等） ，或同时给于物质奖励（例如：奖金或提前付款等） 。更可以请新闻媒体参加报导，以扩大影响力。表彰的内容可以包括：“营业额、营业额增长率、毛利额、毛利增长率、准时交货率、低或无退货率、售后服务水平、商品创新、促销支持力度、广告支持力度、综合配合度等”项目。更可以针对供应商的业务人员及北京华联的采购人员颁奖给“最佳业务能手”及“最佳采购能手”等，以激励买卖双方关键人员，奖项可以是：“奖状、奖牌、奖金、或国外旅游”等。各地区公司在这方面的投入愈多，下一年的回报肯定会愈大。