文书处理与写作吴戎2000年5月.ppt

1、,办公室事务公文和印信,李萍 2012年11月22日,中国科学院公文处理办法,党政机关公文处理工作条例（中办发 201214号，2012年 4月16日印发，2012年7月1日起施行。） 1996年 5月 3日中共中央办公厅发布的中国共产党机关公文处理条例2000年 8月 24日国务院发布的国家行政机关公文处理办法,文种的变化,文种（即文件的名称、又叫文件名称，简称文种）国发200023号文件，把行政机关公文设为13类命令（令） 议案 会议纪要决定 报告公告 请示通告 批复通知 意见通报 函,中办发201214号文件，把党政机关公文设为15类命令（令） 决议 公报议案 会议纪要决定 报告公告 请

2、示通告 批复通知 意见通报 函,中国科学院公文处理办法中规定的文种 决定 通告 意见 通知 通报 报告 请示 批复 函 纪要,公文种类的功用,文种具有概括表明公文性质、行文方向、行文目的和公文特点的重要作用。 体现公文性质。 反映行文方面。 上、下、平行文。 表达行文目的。 提示公文的特点。,常用公文类型及注意事项,决 定,常用公文类型及注意事项,通 告,常用公文类型及注意事项,用于对重要问题提出见解和处理办法。,特点 1、意见所涉及的必须是重要问题。 2、意见写作形式的特定性。3、针对性4、原则性5、指导性,意 见,常用公文类型及注意事项,通 知,常用公文类型及注意事项,通 知,常用公文类型

3、及注意事项,通 报,常用公文类型及注意事项,报 告,常用公文类型及注意事项,适用于向上级机关请求指示、批准。,特点： 1、内容针对性、规定性（8种情况） 2、严格性。逐级请示，不得越级行文。 3、单一性，一事一请示。 4、呈批性，上级机关必须给予答复。 5、事前性，必须是事前请示， 不能先斩后奏。 6、直接性：不能转报，不能下抄。,请 示,常用公文类型及注意事项,适用于向上级机关请求指示、批准。,上行文常规写法： 1、主要包括请示缘由（为什么请示）、请示事项（请示什么问题）、请示要求三部分。 2、结尾用语“妥否，请批示”、“请审核”、“请予批准”等字样。 3、文后一定要加上附注，包括：联系人，

4、联系电话。,请 示,常用公文类型及注意事项,批 复,常用公文类型及注意事项,函,常用公文类型及注意事项,纪 要,公文格式,公文格式规范的范畴：公文的组成要素，以及这些要素在页面上的标注位置；承载公文的介质，主要包括纸张的开本、规格、印刷、装订等要求；公文数据的表现形式，包括文字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等的使用。GB/T15834标点符号的用法GB/T15835出版物上数字用法GB3102量与单位,公文要 素,主体,版头,由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人等要素组成。,由公文标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文时间、印章、附注、附件等要素组

5、成。,版记,由抄送机关、印发机关、印发日期等要素组成。 。,公文要素,文件格式,份号公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号。,密级和保密期限 公文的秘密等级和保密的期限。 涉密公文应当根据涉密程序分别标注“绝密”、“机密”、“秘密”和保密期限。,紧急程度：公文送达和办理的时限要求。根据紧急程度，紧急公文应当分别标注“特急”“加急” 。,文件格式,发文机关标志由发文机关全称或者规范化简称加“ 文件”二字组成，也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时，发文机关标志可以并用联合发文机关名称，也可以单独用主办机关名称。,发文字号由发文机关代字、年份、文顺序号组成。联合行文时，使用主办机关的

6、发文字号。,签发人 上行文应当注明签发人姓名。要求：只标姓名，不标职务；联合行文，须标明所有联署机关签发人即会签人姓名。,文件格式,标题由发文机关名称、事由和文种组成。应当准确、扼要概括公文的主要内容。4个以上（含）机关联合发文时，标题中必须有发文机关。二号小标宋组成： 发文机关名称（关于）事由（的）文种作用：1、便于了解公文的发文机关、内容、性质。2、便于公文的登记、办理、整理归档等处理工作。,公文标题排列方式,文件格式,主送机关公文的主要受理机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。主送机关负有对公文内容进行了解、答复或贯彻执行的责任。一般只能是一个单位,公文要素正文,正文一般

7、由三部分组成： 原由事项结尾。引文：先引标题，后引发文字号。日期：要求用阿拉伯数字写明具体的年月日，不能把2005年写“05年”。结构层次序数：“一、”（无标题标点符号）、 “（一）” （标点符号可有可无）、 “1.”（标点符号必须有）、 “ （1） ” （标点符号必须有）公文中标点符号、计量单位和数字的用法标点符号的用法应符合GB/T 15834计量单位的用法应符合GB 3102.113数字用法应符合GB/T 15835,附件说明公文附件的顺序号和名称。 公文正文中的一些内容，如图表、名单、规定等，如穿插在公文中会隔断。,发文机关署名署发文机关全称或者规范化简称。发文机关署名应与标题中的发文

8、机关名称一致。,成文日期署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时，署最后签发机关负责人签发的日期。成文日期表示文件开始生效的时间。用阿拉伯数字,印章公文中有发文机关署名的，应当加盖发文机关印章，并与署名机关相符。印章是体现公文效力的表现形式，是公文生效的标志。纪要不加盖印章。联合上行文，发文机关署名只有主办机关时，可以只加盖主办机关印章。联合下行文时，所有联署行文机关均须加盖印章。,附注公文印发传达范围等需要说明的事项。主要标注公文的发布层次、印发传达范围等。请示件应当在附注处标明联系人姓名和联系方式。,附件 公文正文的说明、补充或者参考资料。 附件说明中附件的序号和名称应与附件的序

9、号和名称一致，以显示附件与正文不可分割关系。,抄送机关 除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。抄送机关的排列顺序一般按机关性质和隶属关系确定。不同级：先上、后平，再下；同级：党、政、军、群,印发机关和印发日期 公文的送印机关和送印日期。一般指机关办公厅（室）格式：用4号仿宋体字编排在抄送机关之下一行位置。左右各空1字。页码 公文页数顺序号。格式：用4号半角宋体阿拉伯数字编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放1条一字线；一字线上距版心7mm。单页码居右空1字，双页码居左空1字。,中科院行文规则,向上级机关行文，应当遵循以下规则：原则上主送

10、一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。院属各单位向中国科学院请示和报告工作，应当以单位或或单位党委（党组）名义行文。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。 除上级机关负责人直接交办事项外，不得以本机关名义向上级机关负责人报送公文，不得以本机关负责人名义向上级机关报送公文。 受双重领导的机关向一个上级机关行文，必要时抄送另一个上级机关。,收文,阅件点“阅毕”办件报出的文件在附件中上传后再提交（办结）,印信,所章（党委章）法人章（法人签名章）事业单位法人证组织机构代码证所介绍信,所章使用,机要秘书用印,办公室主任协调/审批,所长审批,主管所领导审批,职能部门负责人审核同意,职能部门负责人审核同意,常规工作,正常途径,法人签字章,用印,关于XX的情况说明,2号小标宋体,主报单位：,中国科学院上海应用物理研究所2012年11月22日,3号仿宋体,联系人：电话：传真：电邮：,正文,谢谢！,