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供应商现场审核,干货!.doc

1、供应商现场审核,干货! 1 / 17供应商现场审核,干货!有经验的审核员是在与客户接触的那一刻,就进入了审核状态。比如:去机场或火车站接你的司机,就是你的信息来源,聊天是最好的审核方式。企业的生意好坏、工人招聘的难度、管理层的变动等,司机天天接来送往,本身就是个情报站,从他们嘴里可以了解企业的经营状态。如果去接你的人还有供应商对口部门的人(如质量部) ,在车上聊公司的经营状况,一是可以打破一路的沉闷,二是可以拉近双方的距离。我曾经说过:“车上和饭桌上,是审核开始的第一现场,客户的经营状况与管理行为关系密切。业绩好的时候会掩盖一些问题,而业绩差的时候暴露出来的问题会很多。 ”1、审核前准备在审核

2、前最好向对方提供审核计划(但与前面提到的审核计划不是一回事,这是指对某个供应商的审核安排) ,让供应商安排好相应的人,做好审核现场的接待工作。在审核计划中主要包含的信息有:时间、部门、关注的活动、相关人员等。2、首次会议一般来讲在审核计划中,都会有“首次会议”的要求。我认为首次会议意义重大,因为参加者包括供应商的管理层、各个部门的负责供应商现场审核,干货! 2 / 17人、现场协助引导人员等。它是审核组(员)与供应商关于本次审核目的、方式、安排的重要沟通活动。我建议在审核计划中一定要标明被审核方的总经理要出席,如果有事请要提前告知审核组。我发现由于许多审核员没有做过管理工作,或只做过基层管理者

3、,他们没有与总经理打交道的经验,遇到后心里发怵。当对方提到总经理有事参加不了首次会议时,自己往往如释重负。殊不知质量管理属于经营战略,是老板的事,而不是部门经理的事情。中国引进 ISO9001 差不多有 20 年,但为什么大多数企业没有理解这个标准的精髓?我认为主要是审核员的切入点让老板们有一个错觉:ISO9001 就是为了拿到一张证书,而非提高管理效率的工具。记得有一年我在东莞的一家食品企业审核,这家企业已经在同行业中销量排名第二。老板家住深圳,每天到公司的时间基本上是 10 点以后。我在写审核计划时,要求总经理参加首次会议。老板的秘书告诉我,以前老板从不出席这样的首次会议,这次是否必须要参

4、加?我告诉她:“老板如果确实有其他重要的事情参加不了,请他写请假条。 ”这次审核非常成功。因为在首次会议上,老板听我介绍了本次审核的目的、方式,以及我对审核过的企业的一般性分析后,这位老板第一句话就是:“以前为什么不通知我参加这样的会?”在质量体系推动方面,老板的权重最大,我用数字比喻为占 50%以上。供应商现场审核,干货! 3 / 17因此,审核员一定要利用各种机会让老板知道质量、食品安全管理体系的推动是他的事情,不是情谊赞助,而是身体力行参与落地。会议内容首次会议的时间控制在 30 分钟左右,主角应该是审核组(员)而非供应商。一般来讲先由审核组(员)来介绍,审核人员的名字、审核安排、目的等

5、。然后才是供应商介绍各个部门负责人和公司基本情况。3、现场参观首次会议结束,要有一个现场参观,这个安排对整个审核的成功也是非常重要的。1、现场参观的两个目的目的 1:管理细节我一般安排的时间是 1 个小时甚至更长的时间,它的目的是对被审核现场有一个大致的了解。我在首次会议上常常开玩笑地对老板说:“现场参观完,审核就可以结束了。 ”因为我选择的地方都是老板很少光顾的,如门卫、仓库、污水站、垃圾房、维修间等,当看到这些现场的人员,工作状态非常松懈的话,那生产车间管理的再好,我也给整体得分打个大折。管理的细节不是在生产产品的车间,而是在门卫、仓库、维修间、锅炉房、污水站等这些地方。供应商现场审核,干

6、货! 4 / 17它们似乎与产品离着很远,但管理活动的要求应该是一样的。想想看行政经理的工资会比生产经理或质量经理的工资低吗?如果不低,那对管理能力的要求就应该是一样的。如果行政经理、工程经理与生产经理的能力一样,而车间外的地方管理的一塌糊涂,那你看到的生产车间内的管理状况,可能就是他们特意为你准备的。庄子在回答东郭子关于道的问题时,用“每下愈况”来解释道无所不在。如何判断猪的肥瘦,有经验的屠夫是从猪脚向上摸。如果猪脚肥,那么猪就肥。有经验的审核员也是通过管理的细节,来判断供应商的管理水平和能力的。目的 2:设计的优劣另外由于食品安全与工程设计有极大的关系,它能够体现一家企业对食品安全设计的理

7、解,所以现场参观的另外一个目的就是看看围墙、门窗、屋脊、道路、草坪、布局等,是否符合 GMP 要求。在仓库参观的时候,可以看看到货和发货的情况,在库房内可以找一个 1 周左右的产品做追溯演练。在现场走一圈也可以顺便检查了虫害管理设施。当由多人组成的审核小组时,现场参观是唯一一次审核组对某一管理活动,发表各自意见的机会。这对统一审核思路、理清审核重点、做追溯信息的准备都有很大帮助。2、现场参观前的准备现场参观前要让供应商提供四张图:供应商现场审核,干货! 5 / 171、工厂布局图2、虫害布局图3、监控设施布局图4、仓库货物布局图对这四张图的要求,可以写在审核计划中。现场参观后,小组可以进行 1

8、0-15 分钟的讨论,确定审核重点和现场取样方式。4、 供应商检查表的设计为了提醒审核员在参观时注意的事项,在供应商检查表中对现场参观的内容可以进行如下描述:1. 大门(人、物)出入登记管理:姓名、联络方式、车号;2. 监视探头布局:关键区域(露天存放成品/原料、大门、成品库门、原料库供应商现场审核,干货! 6 / 17门) ;3. 厂区道路、草坪;4. 污水站、垃圾站、配电站、锅炉房、维修车间;5. 虫害控制:鼠站完好、诱饵缺失;6. 原料库:虫害管理、标识、灯、门、窗、温湿度、电线(无私拉) 、遮光、禁用区;7. 冷库:温度记录方式(手工、自动) ;8. 成品库:尽可能选择一周左右生产的已

9、放行产品,记录产品名称、规格、班次、批号、产品代号,物料管理用电子化(ERP)还是手工;9. 生产线(最好走参观走廊):更衣室/更衣柜、卫生间、洗手设施。5、审核小组的分工如果审核小组由三人及以上组成,可以分为 A、B、C 三组。A 组的审核地点在办公室,主要负责产品追溯,以检查记录和文件为主,如:1. 入库报告:产量、批号;2. 生产报告:产量、批号;3. 本批号成品检验报告:理化、微生物,化验人员名字、化验人员资质、产品标准、检测方法/规范、取样计划、留样记录;4. 过程检验记录:CCP 、重量记录、指标(质量) 、异常报告、卫生记录、设备清洗记录、环境监控记录、生产用水(冰)检验记录;5

10、. 员工记录:抽取当班 10-15%人员的健康证,并检查当班执行清洁、CCP 操作人员的培训记录;供应商现场审核,干货! 7 / 176. 本批号成品所使用原料检验报告:原料种类、放行报告、各个原料检验记录、化验人员名字、化验人员资质、原料标准、检测方法/规范、取样记录;7. 设备维修、保养记录。注:A 组只关注于追溯产品相关的所有信息,即已经发生过的管理活动。A 组的审核路径为:1)在成品库中选择已放行的产品,对外包装箱进行照相,记录批号和数量。2)将成品带回办公室让供应商提供与此批号产品相关的所有信息。 (见上) 。B 组负责文件审核,文件主要包括程序文件、作业指导书和报告,如:1. HA

11、CCP 计划:小组、产品描述、预期用途、流程图、流程图确认、危害分析、CCP/OPRP 控制措施;2. PRP 目录;3. 投诉管理;4. 内审;5. 管理评审;6. 培训管理;7. 设备维修、保养(包括安保设施) ;8. 不合格品控制;9. 纠正预防措施;10.设备仪器校验(包括生产线、实验室) ;供应商现场审核,干货! 8 / 1711.源头(供应商)管理;12.虫害管理(合同、检查记录、分析报告) ;13.社会责任;14.产品防护;15.应急管理(停电、火灾对产品的影响) ;16.召回演练。C 组主要负责生产现场操作行为,包括生产车间、库房和实验室,如:1. 现场卫生;2. 周(月)GM

12、P/5S 检查记录;3. 现场操作文件(SOP)管理;4. 记录管理(CCP 、OPRP 、清洁、重量、质量、虫害、维修、异物) ;5. 标识管理:化学品、半成品、原料、成品;6. 人员培训(关键岗位 一般岗位) ;7. 设施、设备卫生设计;8. 交叉污染防护、润滑油等级;9. 原料/成品仓库卫生;10.物品标识;11.FIFO(先入先出) ;12.化学品库;13.实验室:安全装置(喷淋、洗眼器) 、通风橱、化学品台账、强酸(碱)存放、试剂标识(名称、日期) 、检测仪器内部校验计划、检测方法管理、检测结供应商现场审核,干货! 9 / 17果管理(签字 日期) 、检测记录管理、检测人员资质、微生

13、物实验室(培养基 消毒 空白试验 培养箱温度校验) 。6、审核过程中的配合在审核过程中,需要三组进行信息传递,如:1A 组需要将部分信息传递给 B 组(体系文件)- 可追溯 信息的完整性与召回报告(证据对比)- 成品、原料检验方法管理- 检验人员资质管理- 产品、原料技术规范管理- 记录 管理(CCP、清洁、产品检验、原料检验)- 环境监控计划- 纠正预防 措施- 设备维修、保养计划2C 组需要将部分信息传递给 B 组(现场评估)- 本批号成品所有原料是否有拒用?- 原料仓库的 FIFO(先进先出)- 台账与批号是否符合情况?- 标识管理(批号、数量、入库日期)- 状态管理(待检、放行、拒用、销毁)供应商现场审核,干货! 10 / 177、审核原则这样的审核安排基于以下几个原则:1. 所有管理活动已经发生;2. 所有管理活动需要符合规范要求;3. 所有管理活动的信息不得缺失;4. 通过已经实现的产品,连接起人、机、料、法、环的所有管理信息。7、审核流程和重点质量管理体系(包括食品安全管理体系)所管理的活动,可以通过一个已经生产出来的产品进行追溯(如下图) 。

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