软装采购控制程序.doc

1、 1 目的对采购过程和供方进行有效的控制，确保采购品符合规定要求。2 范围本程序规定了供方选择、评定，采购合同签订、采购文件编发、采购品跟踪、采购品验证、供方业绩监视等方面的控制要求及方法。本程序适用于本公司采购品（含外购外协产品）采购以及向本公司提供采购品和服务的供方的控制。外协加工的供方控制参照本程序执行。3 术语超额运费 指由于产生额外交付导致的额外的成本和费用。4 职责4.1 采购部负责采购控制的归口管理，负责选择和组织评定供方、签订订货合同、编发采购订单及监控供方业绩。4.2 采购部负责签订年度采购合同、明确质量要求、付款方式、包装等要求，进行产品跟单、配合设计验证采购品及开发供方质

2、量管理体系。4.3 设计部负责验证采购品、提供产品清单及相关设计技术文件。5 工作程序（流程图见图 1）负责部门 流 程图 1 采购控制流程图5.1 选择和评定供方5.1.1 选择候选供方5.1.1.1 采购部根据公司的实际需求和产品清单/产品图纸等有关采购文件，通过多方信息寻选择和评定供方采购部/设计部签订合同与编发采购订单和下订单采购部跟踪采购品采购部验证采购品设计部监视供方业绩采购部找潜在供方（其他部门可向采购部推荐） 。5.1.1.2 采购部向潜在供方发出“供方调查表”并要求其按表中内容据实填写后及时返回，以了解供方的质量水平、生产能力、交货期、价格、服务、信誉等信息。5.1.1.3

3、采购部根据返回的“供方调查表” ，从质量水平、生产能力、交货期、价格、服务、信誉等多方面对潜在供方进行初步评价和筛选并确定候选供方。5.1.1.4 供方评定形式 应根据采购产品的类别和重要性确定对供方的评定形式，对各类供方采取的评定形式如下：质保能力评审+小批认可（1-2 个项目供货试用） ；5.1.2 供方评定程序（供方评定流程图见图 2）5.1.2.1 质保能力评审5.1.2.1.1 采购部组织设计部组成质保能力评审组。5.1.2.1.2 评审组按“供方质保能力评定记录”中规定的评审内容、评分标准及评价准则对候选供方的质保能力进行现场评审（大中型企业、进口产品供应商免评，中间商可自评后提交

4、评审组认可） ，填写“供方质保能力评定记录”并作出评定结论。5.1.2.1.3 若供方通过了 ISO9001 等质量管理体系认证，由采购部索取供方的认证证书后，可免除评定。5.1.2.1.4 质保能力评审后的处置：（见表 1）表 1 评定处置一览表处 置 结 论评定形式合 格 不 合 格质保能力评审 采购部适时通知供方小批供货（1-2 个项目） 。 在供方整改后重新评审，如仍不符合要求的，则取消该候选供方的资格。小批认可 采购部适时通知供方大批量供货 采购部通知供方改进后重新小批供货，累计 3次不合格，则取消该候选供方的资格。5.1.2.2 小批认可（产品批准）5.1.2.2.1 在通知候选供

5、方小批供货前，采购部应协调有关部门开展以下工作：a） 设计部按文件控制程序规定向候选供方提供图样清单及有关技术文件；b） 必要时，采购部应与供方签订“质量协议” ，以明确质量要求、检验范围、检验方法及验收标准等。5.1.2.2.2 采购部应根据项目进场安排适时通知候选供方 1-2 个项目的产品进行小批试用，同时通知供方至少提交产品检验合格报告 。5.1.2.2.3 小批试用产品到货时，通知库管将供方产品检验合格报告提交设计部负责人批准。5.1.2.2.4 设计人员对小批试用产品进行检验后，应在“检验记录”中注明“小批试用”字样。5.1.2.2.4 摆场结束后，设计人员应在“产品验收单”中填写产

6、品质量情况签署试用认可结论。5.1.2.2.5 签署完毕的“产品验收单”由设计人员反馈给采购部。5.1.2.2.6 若小批试用合格，采购部在接到“产品验收单”后，对供应商进行继续合作，否则不再合作。5.1.2.2.7 小批试用后的处置：（见表 1）5.1.2.3 评为合格供方5.1.2.3.1 候选供方经审批通过评为合格供方后，采购部应将供方纳入“合格供方名单”并分发设计部 1 份。5.1.2.3.2 若有顾客指定的供方，采购部应直接将该供方纳入“合格供方名单” 。5.1.2.3.3 若顾客提出要求，应将“合格供方名单”送顾客有关部门批准。5.1.2.3.4 同一类型产品的合格供方一般只定 1

7、3 家。5.2 签订合同与编发采购订单5.2.1 采购合同的签订采购部应参照公司下发的“年度经营计划”与供方签订年度或一定时间段的“订货合同” ，订货合同应包括采购品的类别、数量、价格、交货日期、技术要求、质量要求、产品包装、交货方式、交货地点等内容。5.2.2 编发采购订单和下订单5.2.2.1 正常采购5.2.2.1.1 采购部依据设计部的软装采购申请单 ，核对产品规格、备注是否标识清楚等，编制“采购计划”和“采购订单” （必须包括名称、规格、采购数量、进度要求，采购成本价格控制等内容） ，经设计部负责人和采购部负责人以及总裁批准后方可采购。5.2.2.2 临时采购5.2.2.2.1 当因

8、运输、摆场损坏或因产品本身质量问题等需采购物品时，由设计部填写“项目评审及整改单” ，经总裁批准后由采购部采购。5.2.2.2.2 采购部依据“项目评审及整改单” ，填写“采购订单” ，发往供方或直接到市场采购。5.2.2.2.3 当进场需要购买工具时，项目部应填写“请购单” ，经部门负责人审批后，方可进行采购。特殊情况急需购买进场工具，应提前告知部门领导，经部门领导同意后应及时补写“请购单” 。5.2.2.3 因供应商生产条件、市场需求变化等原因需要更改订单时，采购人员应先与供方协商一致后重新编发订单对前一订单进行更改。5.2.2.4 “采购订单”中的供方必须在“合格供方名单”中选择。如有经

9、顾客批准的供方名单，采购部必须从该名单中选择供方。无合格供方资格、取消了合格供方资格或在停供整改期限内的供方不得列入采购对象中。5.2.2.5 所有采购下单流程和注意事项按照产品下单管理办法执行。5.2.2.6 所有因项目急需必须在非合格供方处采购时，应经总裁批准后采购，该类采购品应按5.2.2.3 条规定进行试用，合格后方可使用。5.3 跟踪采购品5.3.1 在“采购订单”发出后，采购部应根据要求到货日期跟踪采购品的到货情况，并填写“软装物品下单生产进度表” ，若未按期到货，应催促供方。5.3.2 采购品到货后，采购部应及时提货/接货，由库管员在“库房收发明细帐”上登记，同时通知设计部进行验

10、证。5.4 验证采购品5.4.1 采购品由设计部设计人员按产品监视和测量控制程序进行检验。设计人员对采购品进行检验后，填写“检验记录” 。 5.4.2 如果本公司或顾客需要在供方处验证采购品时，采购部应在有关采购文件（如 “采购订单” ）中规定其检验时间及接收标准等，并应组织设计部实施。5.4.3 除实施检验方法外，还可采取如下活动保证采购品的质量：查看供方提供的检验报告、合格证或其他合格标识；5.5 监视供方业绩5.5.1 交付产品质量的监视5.5.1.1 采购品在检验、生产过程及售后服务过程（含供方生产中断和退货及关于质量或交付问题的异常情况的顾客通知）中出现质量问题，由采购部要求供方限期

11、整改，必要时要求供方停供整改。5.5.1.2 对关键质量问题，停供整改后必须重新进行小批认可，若连续 3 次整改无效，设计部应责成采购部取消其合格供方资格。5.5.1.3 采购部每年对各供方提供产品的质量情况进行一次统计汇总，对产品批次合格率低的供方，应要求其限期整改。 5.5.1.4 若供方提供产品的质量不稳定（如连续三批退货）或引起顾客抱怨时，采购部应组织对其重新进行产品认可或质保能力评审。5.5.2 供方按计划交付情况的监视5.5.2.1 每批采购品到货后，采购部应在供方业绩监控记录记录实际到货日期、数量及发生的超额运费。5.5.2.2 采购部每月应根据“库房收发明细帐”和“采购订单”对

12、供方按计划交付的情况（含超额运费）进行统计，建立“供方业绩监控记录” 。5.5.2.3 因供方自身原因造成未 100%按计划供货并影响我公司正常生产或向顾客供货时，采购部应通知供方整改。5.5.3 供方质量管理体系的开发和监视 5.5.3.1 供方质量管理体系的开发5.5.3.1.1 采购部每年应根据供方的质量业绩和所供产品的重要性要求供方提高公司的质量管理体系。原则上要求供方通过 ISO9001：2008 认证。5.5.3.2 质保能力的监视5.5.3.2.1 采购部应组织设计部按“质保能力周期评审表” （表 2）规定的频次对合格供方的质保能力进行周期评审，评审时应关注供方的过程绩效。5.5

13、.3.2.2 质保能力周期评审的程序及评审后的处置参照 5.1.2.2 条执行。表 2 质保能力周期评审频次表评审频次业 绩 表 现A、B 类供方 C 类供方通过 ISO9001 等质量认证且年度内供货质量和进度较稳定的。 不作要求 不作要求通过 ISO9001 等质量认证但年度内供货质量、进度不稳定的。 1 次/年 1 次 /2 年未通过 ISO9001 等相关质量认证的，供货质量、进度不稳定的 1 次/半年 1 次/年未通过 ISO9001 等相关质量认证的，供货质量、进度稳定的 可不作评审5.5.4 业绩评定5.5.4.1 根据“供方业绩评定标准” ，公司每年对合格供方的业绩进行一次综合

14、评定。5.5.4.2 各主管部门按照“供方业绩评定标准”要求，围绕本部门负责的评定项目对供方进行逐项评定并在将评定结果记录在“供方业绩评定表”中。5.5.4.3 采购部根据各主管部门在“供方业绩评定表”上的评定结果进行统计汇总，然后比照“供方评定分级标准及分级管理对照表” （见表 3）评定供方等级并进行分级管理： 表 3 供方评定分级标准及分级管理对照表综合得分 综合等级 分 级 管 理 要 求10090 分 A 级 加大配额，新产品定制优先8975 分 B 级 正常配额7460 分 C 级 下调配额，限期整改59 分及以下 D 级 取消供货资格，特殊情况下经总裁批示可暂不取消5.5.4.4 在每次对供方进行综合评定后，采购部应将评定结果书面通知供方（对于 C 级供方，还应要求其限期整改）并及时修订“合格供方名单” 。