集团公司制度(行政管理篇).doc

1、1目 录1、印章管理规定2-42、公文管理规定5-113、信息管理规定12-144、合同管理规定15-25 5、会议管理规定26-306、档案管理制度31-377、保密制度38-408、安全生产管理制度41-449、办公大楼管理规定45-5110、办公用品管理规定52-5311、办公设备管理规定54-5612、局域网管理规定57-6013、车辆管理规定61-6314、出差管理规定64-7015、宴请接待管理规定71-7316、企业文化建设管理大纲74-75 17、商标管理规定76-8518、XXXVIS 形象识别系统管理规定86-8819、网站与文化信息采编管理规定89-93220、宿舍管理规

2、定94-9621、招待所管理规定97-9822、部门协作事项限时完成规定99-98文件编号：Q/XXX-XZ -2012XXX集团有限公司制度文件 第1版（2012）第0次修订印章管理规定 第1页 共7页1总则1.1 为了确保集团公司印章的正常、安全使用，明确有关人员职责，特制定本制度。1.2 集团公司印章包括：代表公司法定名称的公章及钢印、法人名章、合同专用章、财务专用章、领导人手章或个人名章、校对章、戳记等。1.3 集团公司印章管理指对以上各类印章在刻制、启用、颁发、保管、使用、废止、销毁等环节的管理。1.4 集团公司印章管理原则：谁用印，谁申请；谁批准，谁负责；规范管理，责任到人。2印章

3、的刻制2.1 集团公司的印章，由集团公司行政部负责办理刻制。公司各职能部门需刻制印章时，应先由本部门申请，说明用途，并详细写明印章的名称、式样和规格，经行政部审核并报总裁批准后，由行政部负责办理刻制。2.2 刻制印章须持有集团公司的正式公函，并到持有公安部门颁发的特种行业营业执照的单位刻制。2.3 取送重要印章时，必须有专人前往，以确保取送安全。33印章的启用与颁发3.1 集团公司有关印章的启用，由行政部报总裁审批后启用。3.2 印章启用时，应当向有关单位发出正式启用印章的通知，注明正式启用日期，并附印模（用蓝色印泥） ，同时报上级单位备案。颁发单位和使用单位都应当把启用印章日期的材料和印模立

4、卷归档并永久保存。在启用印章的通知规定的启用日期之前，印章不许启用。3.3 颁发印章时，必须办理登记、移交手续，并留下印模。4印章的保管4.1 公司公章及钢印、法人名章、领导人手章或个人名章、合同专用章由行政部负责管理（分别由机要秘书、行政主办保管） ；财务专用章由财务部文件编号：Q/XXX-XZ -2012XXX集团有限公司制度文件 第1版（2012）第0次修订印章管理规定 第2页 共7页负责管理（原则上由财务负责人保管） ；公司各职能部门的印章由各职能部门指定专人管理。 4.2 集团下属公司的印章，由各公司参照本规定自行管理。4.3 印章保管实行专人保管，责任到人。印章必须存柜加锁保管，原

5、则上印章不得带离办公室。特殊情况下，公章及其他重要印章需外带时，须经总裁批准，并由印章保管人随行监印。4.4 印章保管人应明确职责，保证印章的正常使用和绝对安全，防止印章被滥用、盗用和丢失。4.5 印章保管人要注意印章的保养，及时进行清洗，以确保印鉴清晰。4.6 印章保管人不得将印章委手其他人员代管、代盖。4.7 印章保管人产生变动，应办理登记、移交手续，并留下印模。5用印的审批5.1 公司各职能部门及下属单位有关事务需盖公司公章的，应由经办人填写用印审批表，经所在单位领导签字后按以下审批权限用印：5.1.1 以公司名义发出的重要公文、函、证件以及合同、担保书等重要4法律文书，必须由总裁签发。

6、总裁有书面授权的，可由被授权人签发。5.2.2 一般性证明、介绍信、表格由行政部负责人审批用印或授权鉴印人直接审核用印。6鉴印与登记6.1 用印时，鉴印人应认真审核审批程序，审阅了解用印内容，同时要审查存材料是否齐全，留存材料应归卷备档。对确无材料可留存的，要详细记载用印情况。6.2 每次用印都须由鉴印人负责登记。登记项目包括：用印日期、编号、内容摘要、批准人、用印部门、承办人、鉴印人、用印数量以及留存材料等项。6.3 不允许出现盖有印章的空白凭证，在特殊情况下需使用盖有印章的空文件编号：Q/XXX-XZ -2012XXX集团有限公司制度文件 第1版（2012）第0次修订印章管理规定 第3页

7、共7页白凭证时，要由总裁特别批准，使用人在事后必须报告使用情况或办理注销手续。6.4 用印审批单等有关用章依据材料由鉴印人妥善保存，定期存档。6.5 用印方法：公司印章应盖在文件正面；除特殊规定外，盖公司章时一律应用朱红印泥；盖印文件必要时应盖骑缝印。7印章的停用及销毁7.1 集团公司公章在公司名称变更、机构撤销、印鉴缺损等原因时，必须停止使用。7.2 正式印章停用或作废，要正式发文通知。公章保管部门应认真做好印章停用后的善后工作，作废的旧印章用红色印泥留印模。7.3 旧印章停用以后，由原保管部门负责清查全部印章，并把清查结果报告行政部，由行政部决定旧印章的处理办法。重要印章由行政部请示集团公

8、司领导后决定处理办法。7.4 旧印章销毁应根据不同的情况做不同处理，具体方式有：57.4.1 切角封存。7.4.2 直接销毁。7.4.3 属于领导个人的手章，退还给领导本人。7.5 销毁废旧印章时，要有主管印章的人员监销。所有销毁的废旧印章都要留下印模进行保存，以备日后查考之用。8附则8.1 本 规 定 由 集 团 公 司 行 政 部 负 责 解 释 。8.2 本规定自发布之日起施行。文件编号：Q/XXX-XZ -2012XXX集团有限公司制度文件 第1版（2012）第0次修订公文管理规定 第1页 共7页1. 总则1.1 为规范集团公司的文件管理，提高办文速度和发文质量，确保集团公司文件收发及

9、传递的严肃、及时、有效，充分发挥文件在各项工作中的指导作用，特制定本规定。1.2 本规定适用于集团公司及下属各公司，下属各公司可参照本规定制定细则办法。2管理职责2.1 集团公司各类文件由行政部归口管理。2.2 文件管理范围：公司上报下发的各种文件、函电、资料，上级来函、来电、来文，同级来函、来电、来文。2.3 文件管理内容：收文、发文、登记、分转、传阅、催办等。3收文的管理3.1 文件的签收3.1.1 凡来公司公启文件（除集团公司领导亲启的外）均由前台登记签6收后交行政部机要员拆封。在签收和拆封时均要注意检查封口和邮戳。对于封口和邮票撕毁函件应查明原因，对密件开口和国外信函邮票被撕应拒绝签收

10、。3.1.2 对上级机要部门发来的文件，要进行信封、文件、文号、机要编号的“四对口”核定，如果其中一项不对口，应立即报告上级机要部门，并登记差错文件的文号。3.2 文件的编号保管3.2.1 行政部机要员对上级来文拆封后应及时附上文件会签单进行传阅，并分类登记编号、保管。集团公司领导亲启文件须由公司承办或归档的，集团公司领导启封后，也应交行政部办理正常手续。3.2.2 集团公司外出人员开会带回的文件及资料应及时送交行政部机要员，按 3.2.1 办法进行处理，不得个人保存。文件编号：Q/XXX-XZ -2012XXX集团有限公司制度文件 第1版（2012）第0次修订公文管理规定 第2页 共7页3.

11、3 文件的阅批与分转3.3.1 凡是正式文件均需由行政部负责人根据文件内容和性质阅签后，由机要员送承办部门阅办，重要文件应呈送集团公司领导亲自阅批后分转承办部门阅办。为避免文件积压误事，一般应在当天阅签完，紧急文件要即办。3.3.2 一般函、电、单据等，由行政部机要员直接分转处理。如涉及几个部门会办的文件，应同主办部门联系后再分转处理。3.3.3 为加速文件运转，机要员应在当天将文件送到集团公司领导和承办部门，如关系到两个以上部门，应按批示次序依次传阅，最迟不得超过2 天（特殊情况例外） 。3.4 文件的传阅与催办3.4.1 传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回住处或公

12、共场所，也不得将文件转借其他人阅看。对尚未传达的文件不得向外泄露内容。3.4.2 阅读文件应抓紧时间，阅批文件一般不得超过 2 天，阅后应签名7以示负责。如有集团公司领导的“批示或拟办意见” ，行政部应责成有关部门和人员按文件所提要求和集团公司领导批示办理有关事宜。3.4.3 阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，如确系工作需要，要办理借阅手续，以防止丢失泄密。3.4.4 文件阅完后，应送交行政部机要员，切忌横传。3.4.5 行政部机要员对文件负有催办检查督促的责任，承办部门接到文件、函电应立即指定专人办理。不得将文件压放分散，如需备查，应按照有关保密规定，并征得行政部同意后

13、，予以复印或摘抄，原件应及时归档周转。4发文管理4.1 发文的规定4.1.1 集团公司上报下发正式文件的权力集中于行政部，各部门一律不得自行向上、向下发送正式文件。文件编号：Q/XXX-XZ -2012XXX集团有限公司制度文件 第1版（2012）第0次修订公文管理规定 第3页 共7页4.1.2 集团各部门需要向上反映汇报重要情况或向下安排布置重要工作要求发文，应按正常发文程序，并将文件底稿交行政部审核。4.1.3 涉及两个以上集团公司领导分管范围的文件，须由总裁批准签发。其余文件均由分管领导批准签发，发文应报备总裁。4.2公文种类：4.2.1 决定：对重要事项或重大行动做出安排；4.2.2

14、通告：在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项；4.2.3 通知：批转下级、转发上级和不相隶属单位的文件；发布规章；传达要求下级办理和有关单位需要周知或共同执行的事项；员工职务任免和聘用等相关事宜；4.2.4 通报：表彰先进、批评错误，传达重要精神或者其它情况；4.2.5 报告：向上级有关单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，答复上级领导的询问；4.2.6 请示：向上级领导请求批示、批准审核；84.2.7 批复：答复下级单位请示事项；4.2.8 函：同级或不相隶属单位之间相互商洽业务、询问和答复问题等；4.2.9 会议纪要：记载和传达会议情况和议定事项。4.3公文格式4.3.1 公文一般由发

15、文字号、秘密等级、紧急程度、标题主送单位、正文、附件、印章、成文时间、抄送单位等部分组成。4.3.2 发文字号：包括单位代字、年份、序号。凡以“集团公司”名义制发的文件，其发文字号统一由行政部按业务分工统一归口以“XXX(201X)X字 X 号”发文（从 01 开始编） 。各业务分类代字如下：行政综合类办 人力资源类人财 务 类财 项 目 类地投 资 类投 商贸国贸类商 文件编号：Q/XXX-XZ -2012XXX集团有限公司制度文件 第1版（2012）第0次修订公文管理规定 第4页 共7页4.3.3 紧急文件应当标明“特急” 、 “急件” 。4.3.4 文件标题应准确简要地概括文件的主要内容

16、，一般应当标明发文机关，并准确标明文件种类。标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。4.3.5 文件如有附件，应当附在正文之后，成文时间之前注明附件顺序和名称。4.3.6 文件除会议纪要外，应加盖公章。印章加盖应骑年压月。4.3.7 成文时间，以领导人签发的日期为准。4.3.8 文字从左至右横写、横排，使用简体字。4.3.9 文件用纸统一采用 A4 型。4.4 行文规则4.4.1 各单位的行文关系，应根据相互间的隶属关系和职权范围确定，其中：94.4.1.1 “请示”应当一文一事，一般只写一个主送单位，切勿多头主送。如需同时送其它单位，应当用抄送形式。4.4.1.2 “报告”中不得

17、夹带请示事项。4.4.2 受双重领导的单位向上级机关请示，应当写明主送单位和抄送单位，由主送单位负责答复。4.4.3 草拟公文应当做到：4.4.3.1 情况属实，观点明确，条理清楚，文字精练，书写工整，标点准确，篇幅力求简短。4.4.3.2 人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。日期应当写具体的年、月、日。4.4.3.3 结构层次序数，第一层为“一” ，第二层为“” ，第三层为“1”，第四层为“” ，第五层为“” 。4.4.3.4 用词用字准确、规范。文内使用简称，一般应当先用全称，并注明简称。文件编号：Q/XXX-XZ -2012XXX集团有限公司制度文件 第1版（

18、2012）第0次修订公文管理规定 第5页 共7页4.4.3.5 公文中的数字，除成文时间，部分结构层次序数和词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。4.5 行文范围4.5.1 凡是以集团公司名义发出的文件、通知、决定、决议、请示、报告、编写的会议纪要和会议简报，均属发文范围。4.5.2 集团公司下发文件主要用于：4.5.2.1 公布集团公司规章制度；4.5.2.2 转发上级文件或根据上级文件精神制订的集团公司文件；4.5.2.3 公布集团公司体制机构变动或干部任免事项；4.5.2.4 公布集团公司有关重要工作的决定；4.5.2.5 发布有关

19、奖惩决定和通报；4.5.2.6 其他有关集团公司的重大事项。104.5.3 集团公司上行文、外发文主要用于：4.5.3.1 对上级机关呈报工作计划、请示报告、处理决定；4.5.3.2 同兄弟单位联系有关公司投资开发项目、人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理等事宜。4.6 行文程序4.6.1 凡以“集团公司”名义制发的公文，其文稿由各有关部门草拟，经部门负责人审签（如与其它部门业务有关，还要进行会签） ，交行政部复核、编号、制文，呈总裁或被授权分管领导签发。4.6.2 行政部认真审核正文电子档，区分发文字号、主送抄送单位，并把握好发文正文一件事项（规定）一篇发文的原则性，形成正式的发文稿后，

20、盖章，并按主送与抄送要求及时做好发送工作。经签发的文件，由行政部盖公章，进行登记，据以分发，并正文存档。文件编号：Q/XXX-XZ -2012XXX集团有限公司制度文件 第1版（2012）第0次修订公文管理规定 第6页 共7页4.6.3 对下属公司上传的各类请示类文件，按审签流程经集团公司领导审批后，由主办部门根据审批意见拟定回复函，可以“XXX20XX复（X）字 XX 号” 制发（其中代字按 4.3.2 执行） 。集团主办部门将会签意见、回复函正式稿报送至集团公司行政部，经集团公司行政部审核无误盖章后，由集团主办部门及时作好主送与抄送工作。4.6.4 集团各部门因工作需要与其他职能部门、下属公司书面联系，达成工作事项，以提高工作效率的，由主办部门拟定联系函，经分管领导审批签字后再自行下发。4.6.5 审批文件，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批时间。其它人传阅、会稿签名阅，应当视为同意。4.6.6 传递保密公文，必须采取专制措施，确保安全。利用计算机、传