高校档案管理的规范化问题探究.doc

1、1高校档案管理的规范化问题探究摘 要：文书档案（公文）是档案的重要组成部分，高校文书档案管理的好坏直接影响到高校档案管理质量。只有高质量的公文才能保证高质量的档案，只有保证文书处理中的规范化、标准化，才能从整体上提高整个档案工作的质量。本文扼要阐述当前高校档案管理的现状，探讨当前高校档案管理中存在的问题及其产生的原因，进而提出加强当前高校档案管理的规范化措施，以期更好地为高校发展服务。 关键词：高校 ；档案管理； 存在问题 ； 规范化措施 Abstract：Documents play a significant role on the archives. The quality of col

2、lege documents management has a direct impart on file management in Colleges and Universities. High-quality documents can guarantee the high level of the archives. The quality of the whole archives work will be improved through ensuring the standardization of documents management. This paper briefly

3、 expound the present situation of the archives management in College， discuss the problems existing in the archives management and found the reasons for its existence. In addition， this paper put forward some valuable suggestions to strengthen the standardization of the archives management. Key word

4、s ： Archives management in Colleges and 2Universities Existing problems； Standardized measures 中华人民共和国行业标准档案工作基本术语对档案的定义表述是：“国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。 ”高校档案是指高校在教学、教研、管理等活动中形成的真实记录，是反映和维护高校历史真实面貌的宝贵财富。它不仅是高校历史的原始记录，更是高校发展走向康庄大道的基石。作为高校的重要基础工作之一，高校档案工作也是衡量高校教育教学质量和管理水平的一个重要指标。因此，重视高校档案工作理

5、应成为依法治校、依法治教的题中之义。 高校档案是指高校从事招生、教学、教研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。其中，文书档案（公文）是档案的重要组成部分，高校文书档案管理的好坏直接影响到高校的档案管理质量。只有高质量的公文才能保证高质量的档案，只有保证文书处理中的规范化、标准化，才能从整体上提高整个档案工作的质量。 中华人民共和国档案法中明确规定：“档案工作实行统一领导、分级管理的原则，维护档案完整与安全，便于社会各方面的利用” 。这一原则的确立，既是我国档案工作长期实践经验的总结，也是我国社会主义制度对档案工作的必然要求。当前正

6、是我国高校加速发展战略机遇期，如何加强档案的管理工作，更好地为高校发展服务，是我们档案工作者面临的一个新的重要课题。 一、当前高校档案管理中存在的问题及原因浅析 1.公文格式不够规范 3撰写高校公文时，必须参照国家行政机关公文格式进行撰写。但是，在高校档案的实际管理过程中，公文的格式却屡屡存在一些差强人意的地方，影响着文书档案案卷的质量，主要表现在以下几个方面： （1）原稿不完整，发文字号、编号不规范。 公文原稿的规范整理是公文处理中的一个重要环节。但是，有时候有的公文材料只有复印件，没有原件；甚至有的公文只有定稿，没有原稿或者修改稿。而关于发文字号方面，发文字号中印有“字” 、 “第”字，不

7、符合规定，如“字2016号” ， 应为“2016号” ；有时字号编虚位，还出现了漏号、重号等情况，这些差错都是由于登记不及时，分类不准确造成的，这些情况既影响了公文质量，又不符合公文立档的要求。 （2）文种使用不规范。 根据国家行政机关公文处理办法规定，公文种类主要有十三种。但在实际应用中，往往“决定”和“意见”不分， “通知”和“通告”混用，有的甚至自编文种，如把两个文种合二为一为“请示报告”或“请示函” ，甚至还有把没有列为文种的“方案” 、 “规定” 、 “计划”等作为文种在标题中使用。 （3）成文日期不规范，附件不规范，用纸不当。 公文成文日期以负责人签发的日期为准，但有的部门往往是印

8、好了文件再找领导签发，这就影响了公文的时效性。另外，在成文时间中使用年号时，阿拉伯数字与汉字数字甚至英文字母混用现象较多，如“2016”（根据 2012 年党政机关公文处理工作条例 ，党的机关和行政4机关公文格式进行了统一，成文日期全部用阿拉伯数字。 ）印成“二一六”或“二 0 一六”或“二 o 一六” ，前者用汉表述，或用阿拉伯数字 0替代，后者用英文字母 o 替代。而有的在有附件的公文中缺少附件，公文有附件而不附，就不能算是一篇完整、规范的公文。还有在某些高校中，存在着公文用纸没有采用 GB/T148 中规定的 A4（210mm297mm）型纸，而是使用 16K 型纸，即使同是 16K 型

9、纸，大小也不一致，且没有注重克度要求，常因纸张质量差和耐折度低而使保存时间不长便开始发黄，使公文的严肃性、美观性和档案的完整性都受到影响。 （4）个别文件存本没有盖公章，有些文件表面不够雅观。 某些高校的档案室，发现有个别文件没有盖公章就保存起来，甚至有些文件表面不够雅观，例如“文件破损、字迹模糊、文件带有金属物”等。按规定所有存档的文件都必须盖公章。在档案入库前应该去污、消毒、去酸；对一些不利于档案保存的纸质材料和字迹（托裱破损文件，字迹稍模糊的）应以复印或加膜等方式保护；对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管；对一些不利于档案保护的包装物（文件材料上的金属物，不

10、锈钢档案专业用品除外）应去除。 2.高校领导不够重视 由于人们对高校档案管理工作不够重视，并且受到传统观念、个人阅历和思维习惯等主客观因素的影响，不少高校领导并没有从根本上认识到档案工作的政策性、业务性等重要性的要求，在潜意识中存在“重建设、轻档案”的思想。高校虽配备了档案管理的领导机构和工作人员，5但是档案管理工作并没有经常摆放到议事日程上，在制度建设上也跟不上高校的发展。甚至，在大多数高校中，档案管理仅仅停留在做好档案收集和记录，在人员的配置（甚至有的高校领导把档案部门作为安置一些“老、弱、病、残”的“养老单位” ）和档案管理的具体制度等方面投入力度不足，造成了档案部门人员配备不够科学、业

11、务水平不高、经费不足和设备陈旧等局面，致使档案管理工作效率低下，甚至出现了一些高校档案资料归档整理不及时，档案资料不齐全，查询使用困难的不利局面，严重影响了高校档案管理工作的效率，弱化了档案管理工作应有的功能，制约了高校的有效发展。 3.档案工作人员档案意识薄弱 前面说过，由于高校领导对于档案部门不够重视，档案管理制度不够健全等原因，进一步弱化了档案工作者本身的档案意识。诚然，档案管理是一项枯燥而又在短时间内发挥不了作用的工作（因其功效的发挥是一个渐进和隐性的过程，有的甚至得到若干年后才能显现） ，因而容易被人们所忽视，甚至产生档案工作“地位不高，作用不大”的错误观念。有的高校虽有档案管理制度

12、，但又缺乏执行力度，使制度变成摆设，工作流于形式。这些，都造成一部分档案工作者认为档案工作就是一份“弹性工作” ，所谓的工作指标也只是“软指标”而已，档案归档不及时，归档不符合要求，甚至部分人没有把资料保存好归档的意识，这些都造成了档案资料的不完整和部分重要文件的缺失。诸如此类，归根到底，都是思想上不重视、档案意识不强、档案工作氛围不浓造成的。 二、加强当前高校档案管理建设的规范化措施 61.规范公文处理格式，提高公文质量 在公文处理中，相关负责人必须贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划高校档案管理工作，应该严格根据国家行政机关公文格式的要求来处理公文，规范公文格式，提高公文

13、质量。 （1）明确好应该归档公文的归档范围。高校档案是指高校从事招生、教学、教研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史文件材料应列入归档范围。高校档案的归档范围包括：党群、行政、教学、科研、基本建设、仪器设备、产品生产、出版物、外事、财会、学生、声像等十二个大类。对照本单位文件材料归档范围和文书档案保管期限表 ，将所收集的文件材料分出应归档部分。属于归档范围的文件材料转入下一流程，不属于归档范围的及时剔除。 （2）明确各类公文的归档时间，在规定日期内做好归档工作。学校各部门应当在次学年 6 月底前归档；各院系等应当在次学年寒假前归档；科研

14、类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。电子文件归档实时进行，物理归档应与相应门类或内容的其他载体归档时间一致。磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档，或与相应内容的其他载体归档时间一致。 （3）规范公文文种。行政机关的公文种类主要有：命令（令） 、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要，公文的文种应当根据行文日期、发文机关的职权和与主送机7关的行文关系确定。认真区分每一种文种的性质和适用范围，选择正确的适合行文要求的文种，不应生造文种（方案、计划、办法等） 。 （4）规范公文格式。公文格式一般由

15、发文机关、秘密等级、紧急程度、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件、印章、成文时间、机关等部分组成，根据不同文种，有的部分可以省略。其中，发文字号应使用六角括号“ ”，不得使用“（ ） ”、 “【 】 ”、 “ ”等，序号前不加“第”字，不编虚号；规范标题为“发文机关+事由+文种” ，不应省略发文机关，转发通知可直接转发最高一级机关；附件主体应放在公文版记之前，印发、转发文，在正文中不标明附件；成文日期为领导签发的日期，文件的形成时间，以 8 位阿拉伯数字标注年月日，如20160505；正式的文件得盖印章；征求意见稿、试行应放在书名号内；公文排版格式要规范，字体字号要标准（每面 22

16、行，每行 28 个字，共616 字，正文 3 号仿宋，标题 2 号方正小标宋，页码用 4 号半角宋体。 2.高校领导必须加强档案意识，建立健全档案管理制度 高校档案管理工作由高校校长领导，因此，高校领导必须贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，加强自身的档案意识，必须认识到：高校档案质量的好坏直接影响到高校的发展，高质量的高校档案是高校发展的保证之一，也是一所高校文化底蕴深厚的体现。在工作中，高校领导必须建立高校档案工作规章制度，将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；高校领导还必须建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档

17、案事业所需的设备以及经费；在工作的实施过程中，还8得研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。对于高校专职档案工作人员列入学校事业编制，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校、科研和管理人员同等的待遇。 3.提高档案工作人员的档案意识 高等学校档案管理办法 （中华人民共和国教育部令 第 27 号）第三章第十四条规定：“高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核和评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高高校档案管理水平。 ”因此，作为高校档案工作人员，必须具有高度的档案意识和高水平的业务能力；要贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，负责

18、接收（征集） 、整理、鉴定、统计、保管高校的各类档案及有关资料；要积极参与高校档案工作人员的业务培训。 三、结语 时代的发展与高校建设，对我国高校的档案管理工作要求越来越高。在目前我国高校加速发展的情况下，要增强高校领导和档案工作者的档案意识，建立健全高校档案管理制度，提高档案工作者的专业技术水平，加强档案的管理工作，不断开拓创新， 实现档案管理工作数字化、信息化，从而更好地为高校发展服务。 参考文献： 1柯友良主编.高等学校档案管理基础M.广州：广东高等教育出版社，2013（1） ， 第 1 页. 2柯友良主编.高等学校档案管理基础M.广州：广东高等教育出9版社，2013（1） ，第 154 页第二条. 3柯友良主编.高等学校档案管理基础M.广州：广东高等教育出版社，2013（1） ， 第 3-4 页. 4柯友良主编.高等学校档案管理基础M.广州：广东高等教育出版社，2013（1） ， 第 155 页第十四条. 5姚侃.办公室文秘工作交流与体会.广东省教育厅办公室，2014.5.15. 6王朝阳.高校档案管理工作面临的主要问题及对策研究J.华北水利水电学院学报（社科版） ，2010（10）2009-08. 7赵屹著.档案信息网络化建设M.北京：北京图书馆出版社，2013（10）.