新时期高校毕业生档案转递方式分析.doc

1、1新时期高校毕业生档案转递方式分析摘要：当前，大学生就业形态多样，毕业生档案流向、管理等不确定因素增加，导致弃档、无头档案、丢档等现象频现，影响了用人单位对于毕业生的考察和使用，损害了高校毕业生的就业权益。本文针对上述现象，分析毕业生档案转递方式的利与弊，为高校毕业生档案转递工作提供科学选择依据。 关键词：高校；毕业生档案；转递方式 毕业生档案的转递，是大学生就业工作的重要环节。随着高等教育发展，以市场为导向的“双向选择、自由择业”的就业机制已逐步形成，大学生就业形态多样，升学、灵活就业、出国留学，以及到中小型、私有民营企业就业的数量呈逐年上升的趋势，毕业生档案流向、管理等不确定因素增加，导致

2、弃档、无头档案、丢档等现象频现，影响了用人单位对于毕业生的考察和使用，损害了高校毕业生的就业权益。目前大多数高校采取的毕业生档案转递方式主要有四种：调档函自提、机要邮寄、特快专递、专人送档。如何分析毕业生档案转递方式的利与弊，为毕业生档案转递工作提供科学选择依据，成为高校毕业生工作的重中之重。 1.调档函自提的利与弊 当前，用人单位、录取单位用人机制发生变化，档案工作相应提速，档案自提应运而生。另外，随着国家鼓励毕业生到基层就业，许多毕业生开始到县级以下单位或一些中小型企业、乡镇企业工作，这些单位大2多不是机要投递范围，加上受人力、财力的限制，档案只得由其自提。同时部分升学的毕业生，考上的学校

3、会出具调档函要求毕业生提前转递大学在校档案，这部分毕业生档案就只能按照要求自提。 自提档案的目的性强，毕业生只要自己拿着调档函就能提取档案，如果能及时、完整的把档案放到调档单位，自提档案还是非常便捷、省时的，这是自提档案的最大优势。但是，自提档案也有其风险，因为是毕业生自主安排，因为经验不足、重视不够等因素，往往造成丢档、档案失效、档案泄密、档案交接失误等后果。并且，自提档案时私拆档案的事情时有发生，造成了毕业生档案内容泄密、档案资料篡改损毁等后果，丧失了档案的真实性和严肃性。另外，档案自提没有形成统一的问责制度，如果发生转递失败，无法明确问题责任。因此，相比其他转递方式，自提档案虽然目的性强

4、、效率高，但是事故率也较高。以山东体育学院一线运动员为例，一线运动员是毕业生中的特殊群体，他们多在一线训练中心从事封闭训练工作，因为毕业之初工作单位的不稳定性，他们的档案多是委托最终接收档案的训练中心发调档函自提。一线运动员毕业生在自提档案过程中，因为对档案的认识不够或不重视档案，取得档案后不知所措，随便存放，造成很多档案丢失的事例。 因此，高校在管理自提档案时，应端正思想、按章办事，规范调档程序、做好档案的交接、专人专办、做好交接手续；若违章办事，造成档案的丢失和损失，要追究其责任；做好档案的密封工作，做到本人凭身份证明和调档函自提，并填写调档保证书等；提高毕业生对档案的重视度。自 2012

5、 年以来，山东 17 地市档案接收部门均已不再接收自提档3案，所以就山东省内而言，自提档案已成为过去式。 2.机要邮寄的利与弊 高校毕业生档案离校后就成了人事档案，国家规定人事档案转递必须以机要形式转递到各单位由专人签收或派专人送取。在政策规定下，山东省 17 个地市自 2012 年开始逐渐出台相应政策，要求高校毕业生档案必须通过机要形式转递，否则不予以接收。可见，机要邮寄区别于普通快递有着不同的交寄、分拣、投递、接收方式，邮局有专门途径保障其安全，仍是当下高校档案转递的主要形式。 但是，机要邮寄也有其弊端，在实际的操作过程中这些弊端逐渐的体现出来：一是机要邮寄的安全性决定了其交接过程的繁琐、

6、复杂，不能提供上门服务，服务效率低，高校要拉着整车的毕业生档案，到机要局频繁走程序，造成了很大的人力物力浪费；二是由于高校档案管理人员不能及时、准确的掌握用人单位是否具有机要文件接收权，很多中小企业、乡镇企业的用人单位不在机要邮寄的范围，因此无法邮寄，成功率、准确率差；三是接收单位对机要文件不是很了解，造成机要文件在转递过程中出现差错和延误，导致档案不能正常转递或晚到现象，毕业生想尽快提档好入职，而学校确要按照规定走机要邮寄，容易引发纠纷；四是邮寄速度慢，毕业生查询多，转递效率最低；五是机要无回执单，不能及时了解接收情况；六是机要邮寄费用和特快专递一样，而邮寄的效果确是很差，相较而言成本高。就

7、目前的机要邮寄实践运行状况看，由于主客观条件限制，档案邮寄速度比较缓慢，投递的差错率较高，查询量大缓慢，而且机要邮寄还要花费同特快专递持平的邮资，与特快专4递相比，机要邮寄不与时俱进，适应目前的转递市场，就会逐渐被高校放弃使用。 3.特快专递的利与弊 通过对山东省内高校的调研，了解到目前多数高校仍然主要通过机要正规转递。但是，少数高校为了便捷，便会通过特快专递对毕业生档案进行转递。相比于其他转递方式，特快专递随时提供上门服务，覆盖范围广，价格和机要邮寄差不多，并且有档案回执可反馈，查询期可持续一年，转递速度快，专人签收，安全系数高，特快专递比较高效，没有特定要求必须收机要或专人送达档案的话，高

8、校多会选择特快专递，真正做到安全、准确、快捷、便利。 特快专递的缺点在于，填写转递单时容易漏填、漏发，高校每年毕业生少则几千人，多则几万人，档案内容繁琐，档案整理任务繁重；但是，转递时间多要求在学生离校后一周内完成。因此，要在短时间内把大批档案发往全国各地不同部门，未就业的师范类毕业生档案按照要求发往生源地教育部门，未就业的非师范类毕业生档案按照要求发往生源地人社部门，稍有疏忽，就会造成档案的漏填、漏发。同时，包括灵活就业、劳动合同就业、非派遣省外就业、缓派、改派、出国留学、服务西部、三支一扶、应征入伍等多形式就业形态，由于毕业生择业的自主性使得档案转递不准确，或派遣计划的临时变动；按照国家文

9、件要求，部分服务西部、入伍、三支一扶、出国的毕业生档案会申请暂存在学校，即是俗称的缓派，缓派使得其档案要求暂缓寄发，这就造成了档案的大量滞留、积压；改派、二次派遣手续的办理，反复变更档案存放单位，5工作所在地并不是档案所在地，使得人档短暂分离，容易造成丢档或弃档现象的发生。 4.专人送档的利与弊 目前，根据文件要求专人送档是人性化转递档案的一种。它既能迅速的达到目的，同时也能第一时间把握住档案的流向，已经成为众多高校开始尝试使用的一种新型档案转递方式。但是其缺点在于，前期的毕业生档案整理工作多了繁琐的归类环节；受客观条件限制较多，譬如送档人员不是档案专职人员，对档案情况了解不够，容易出现转递事

10、故；另外，相比于其他转递方式，专人送档的成本较高，需要耗费较大人力和时间。 总之，通过分析调档函自提、机要邮寄、特快专递、专人送档四种转递方式的优势和缺点，我们可以发现四中方式各有特点，机要邮寄作为传统方式，仍然被大多数高校采用。但是随着市场经济发展，其他转递方式以快速、便捷、安全、高效等不同特点，为高校毕业生档案转递提供了更多选择，这对于促进高校毕业生在就业后安全、及时、准确地将档案转递给接收单位，完善档案管理信息化，有效服务用人单位，全面维护高校毕业生的权益有着重要的现实意义。 参考文献 1谢鹏.高校本科毕业生档案机要邮寄的思考.兰台世界，2009（12）. 2 赵启才. 高校学生档案传递管理“三难”现象原因探析.黑龙江史志，2011（21）. 63杨杰.学生档案自带行为问题及策略研究.兰台世界，2012（1）.