数字档案馆建设及对档案管理体制的影响及对策.doc

1、1数字档案馆建设及对档案管理体制的影响及对策摘 要：科学技术的不断进步使得档案馆的管理工作也出现了变化，处于数字化时代的今天，档案馆的管理工作需要借助科学技术的帮助进行不断的进步，这不仅是时代发展对于档案馆管理工作的要求同时也是档案馆提高档案管理工作质量的一个选择。在此，主要就数字档案馆的建设对档案管理体制的影响和解决对策问题谈一谈自己的看法。 关键词：数字档案馆;建设;档案管理;体质;影响;对策 在数字信息技术迅速发展的现状下， 档案信息的管理需要一不新的管理体制满足现状对于信息的需求， 数字档案馆的建设势在必行。数字档案馆的发展技术已经有了一定的研究， 这对于数字档案馆的建设是有积极作用的

2、。面对全球的数字化发展， 以及发达国家的相关信息体制建设， 我们也必须加快信息化进程， 而数字化就是对信息化的充分利用。对于档案管理这种高度机密和繁琐的管理， 数字档案馆的建设是提高传统档案管理的有效手段和提高使用率的现实之举。 一、数字档案馆概述 数字档案馆具有馆藏资源数字化、信息组织与传输网络化、服务范围扩大化、信息资源共享化、信息检索便捷化等诸多特点。数字档案馆的含义有广义和狭义之分。广义的数字档案馆是指存储和利用档案信息资源的信息空间，是一个由众多档案资源库群、档案信息资源处理中心、档案用户群构成的数字档案馆群体。 2数字档案馆是一个内容管理系统、集成系统和数字信息长期保存系统的集合。

3、作为以电子文件、档案以及其他信息资源等非结构化数据为主要管理对象的数字档案馆，它不仅仅起到一个数据中心的作用，也不仅仅起到发布利用的作用，而是具有有序处理和集成管理的功能。它的有序处理和管理过程包括收集、创建、确认、转换、存档、管理、发布利用等涵盖文件生命周期管理实践的全过程。集成含综合、融合、整合成为整体和一体化的意思。就数字档案馆而言，就是将集成管理理论应用于涵盖文件档案信息资源生命周期管理实践的全过程，即在管理思想上以集成理论为指导，在管理行为上以集成机制为核心，在管理视野上突破管理业务流程机构部门间的限制，并从全程管理和最优化管理的层面来对待各种档案信息资源要素，提高各种管理要素的交融

4、度，以利于优化和增强档案信息资源的真实性、完整性、有效性和有序性，最终提供以用户需求为导向的档案信息集成服务。 二、数字档案馆的建设内容 数字档案馆建设的主要内容有：按照数字档案馆基础网络架构、主要技术路线与软硬件配置基本要求，集成建设适应馆藏档案基础数据和今后一定时期内数字档案增长规模的数据管理、满足数字档案馆各项管理与服务需求的基础设施。开发或应用具备“收集、管理、存储、利用”等功能要求的数字档案管理系统，实现档案管理各业务环节的自动化、网络化。全面推进馆藏档案基础数据库建设，优先建立馆藏档案的文件级目录数据库，逐步进行传统载体档案的数字化转换，积极推进电子文件的接收和管理，建立各类数字档

5、案资源库群。应用先进技3术和相关管理手段，保证数字档案信息资源的可靠可信和长期可用，减少数字档案对软硬件的依赖性，从而使数字档案具备传统档案所具有的原始性、凭证性和长期可读性。运用多种技术手段，针对不同利用对象，通过不同渠道，实现档案信息资源分层共享，方便、快捷满足各类用户利用需求。配套建设数字档案馆保障体系，确保数字档案馆系统安全和数字档案信息安全。数字档案馆的建设需要实现档案信息的数字化，档案管理的现代化，档案利用的网络化。数字档案馆的新内容、新方式、新体系，必然对现有的档案管理体制产生影响。 三、数字档案馆建设现状 目前我国的数字档案馆建设在安全平稳的进行中，但由于档案工作的特殊性，数字

6、档案馆建设也面临着很多问题。首先就是数字档案馆建设没有一个宏观的整体规划，并没有实现数字档案馆建设和政府的政务系统同步规划，档案的信息采集、信息利用、信息安全维护等等都需要有宏观的规划和指导，但现阶段还没有实现。其次是经费不足，因前期的规划不到位，之后的经费投入也就无法进行，数字档案馆建设需要大量的经费作为支撑，否者没办法进行。还有就是数字档案馆建设需要大批专业人员参与，但是由于档案保密的要求，不能直接外聘人员或转包出去，所以培养内部人员就是当务之急，必须提高档案馆的人员素质以适应数字档案馆建设的需要。最后就是对数字档案的使用和共享利用还需要进行论证，我们没有多少经验，因为数字档案馆建设还在摸

7、索阶段，信息共享的安全性也要长期调研，因此这项工作进展缓慢。尽管数字档案馆建设会有很多问题，但是这并不能阻碍数字档案馆的建设工作的开4展。 四、数字档案馆建设对档案管理体制的影响 首先， 传统的档案管理体制， 都是以档案的保管为主要内容， 体制的核心是如何防止档案信息泄露， 并且在整体的档案上有所提高， 这样一种管理体制的弊端是体现不出档案本身的实际价值。我们对于档案信息的管理是为了在保证机密不被泄露的同时可以充分得到利用， 提升使用价值， 因此需要转变为档案服务管理。数字化档案馆的建设就是在于借助网络的力量提升档案利用效率， 并且活化档案使用方式。数字化档案馆的建设就是对传统档案管理体制控制

8、方式的一种冲击和完善。其次， 对于档案管理体制在运行上的影响就是改变行程层级的管理体系，当然对于这种行政层级的管理体制在对于档案的监控和规范上是有着积极作用的， 但是这种传统的模式容易阴碍档案管理工作的进步与档案使用价值的地位。数字档案馆的建设影响了这种传统模式在对档案利用上的限制， 真正以服务者的姿态借助数字系统， 可以加强与相关行业和部门的交流沟通， 而不再是一种仅仅是收集规范的老传统。再次， 是对于档案管理工作中的相关职能分配的影响。传统的档案管理体制都是统一由档案局作为管理部门的， 不管是哪个档案管理部门都是从属于这个系统，数字档案馆的建设和发展是档案局各个部门都需要参与的。总之，数字

9、档案馆是将实现众多的档案资源库群与档案信息处理中心，促使档案用户群的联系更加紧密，从而共享更为充分，使用也更为便捷，这些都是档案管理体制适应时代的创新和发展。 五、数字档案馆档案管理的有效对策 5（一）提高对于数字档案馆建设的重视程度 随着信息技术的进步，档案用户对档案的查阅与适用的服务要求势必提高，同时档案部门自身提高工作效率的要求也需要对传统的档案管理进行技术和体系的创新，还有数字档案馆的特有优势是传统档案馆所无法匹敌的，所以我们必须重视数字档案馆的建设和普及工作。 （二）加大对人才的培养 数字档案馆其系统和技术具有高度专业化，因此要引进专业人员对数字档案馆的技术支持工作进行专项负责，同时

10、要对在岗在职的其他人员进行定期培训，为数字档案馆的建设和运营提供人员支持， 这对于档案管理体制的改革和完善非常重要。因为数字化的建设是信息高度集成的过程， 需要高度专业的技术人员进行建设， 因此必须要做好人才的引进和储备。并且在对使用中的管理人员加强数字化的培训和支持。 （三）档案的存档、调阅安全工作要高度重视 档案是相关单位和个人重要的资料，如果出现不合理使用和非法侵害，造成的损失将是无法估量的，有的甚至会导致国家重大利益的损失，这也是为什么档案管理工作采用数字化管理步骤缓慢的重要顾虑。所以，我们在建设和管理数字档案馆的时候，首先要攻克的课题就是档案的安全工作，不仅要做到安全存放，按管理级别安全查阅，保证不受到恶意技术的攻击，做好系统的防毒工作，同时档案的备份处理也是很重要，不可忽视。 六、总结 总之，对于档案管理体制的一种完善和改革， 数字档案馆的建设影6响意义是深远的， 它对现代化建设中资源的需求利用必然会起到积极的作用。我们在进行数字档案馆建设的同时要加强各个方面的分析和研究，找到正确的对策， 为我国档案管理工作的健康、稳定、有序、安全地发展做出贡献。 参考文献： 1 王晓明.数字档案馆建设及对档案管理体制的影响J.卷宗，2015（7）：97-98. 2 杨政婷.浅谈数字档案馆的建设对档案管理体制的影响和解决对策J.赤子：上中旬，2015（7）：206-206.