网络电子时期下高职院校文书档案管理.doc

1、1网络电子时期下高职院校文书档案管理摘 要：随着网络电子技术的飞速发展，高职院校文书档案不再是单一的纸质文档，电子文件成倍增长。与纸质文书不同，网络电子化时代文书档案呈现出信息内容数码化、文档处理一体化、载体多样化、途径多元化、时间灵活化等特点，本文初论电子化特点及管理新途径，可供同仁们参考。 关键词：网络电子时期 高职院校 档案管理 引言：文书档案管理是高职院校档案工作的个重要组成部分。随着电子计算机技术的发展和网络的普及，人们进入了电子网络时代，许多信息通过电子网络管理和传输。与传统的纸质文书不同，网络电子化时期下文书档案有它新的特殊性，为此，研究网络电子化时代文书档案管理，具有理论价值和

2、现实的意义。 一、电子化时代文书档案的新特点 1、信息内容数码化 传统的文书档案通常是纸质的，随着电子计算机及各类电子设备的普及，大部分的文书档案都有电子版，或者将文字、图形、图像等信息，通过拍照、扫描等方式转换为数码或符号，进行存贮、传输，依靠相应的软硬件技术进行读取。数码化将成为今后文书档案的一个趋势，纸张、照片等形式的各类收发文、图表、文献、手册、科研成果等，都可以在计算机上以及其他数码设备上进行处理，甚至将来纸质文件将不再使用，2直接以数码的形式进行流转利用。 2、文档处理一体化 纸质档案在归档前的文件阶段，档案人员无须参与，不必知道其产生背景及印刷等有关技术，由文书形成部门的有关人员

3、进行收集、整理、移交归档。而电子化时代由于电子文档的易变、易逝、易更改性，使得档案人员从文件形成阶段就要参与进来，对电子文件进行前端控制和全程管理，对电子文件的形成背景、软硬件环境、存取设备等进行了解，使产生的电子文件格式符合标准、规范，从而保证电子文件长期可读性、可用性。随着电子技术的发展，电子文件实行网上生成、网上修改、网上传输、网上签阅、网上批转，网络归档将成为主要归档方式，因此，在电子文件时代，文档一体化管理势在必行。 3、载体多样化 当前，随着办公自动化、数码设备的广泛应用，文书档案除了有纸质的文档外，大量的电子文档都存储在光盘、硬盘、u 盘、软盘、缩微胶片等电子设备上。除了归档纸质

4、载体的文书档案外，相关的电子文档也存储在光盘、硬盘等介质载体上进行归档，有的电子文档通过网络进行逻辑归档后，也需下载到相应的介质载体上进行保存备份。因此，电子化时代，文书档案的文字不再是单一的纸质文档，各种载体层出不穷，随着电子产品的发展，将来会出现更多新的载体和电子设备用于存储文书档案，呈现出载体多样化的特点。 4、途径多元化 电子化时代，文书档案由于信息数码化、载体多样化等特点使得其3归档途径也不再是单一的纸质文档的实物移交。为了实现文书档案收集齐全完整，可以通过多种途径、多种方法进行工作。通过网络向档案部门移交的过程。主要方式有通过文档管理系统进行、通过电子邮箱接收、QQ 接收等。物理归

5、档是把电子文件集中传输至独立的或可脱机保存的载体上，向档案部门移交的过程。其又可以分为以网络传输方式和以介质传递方式两种，无论哪种方式最终都要将文件存储在介质上进行保存。 5、时问灵活化 传统的纸质文件一般是每年年初，而电子化时代不仅有纸质文档还有电子文档，随着文书档案采取以件为单位的整理方法后，以及文档一体化、办公自动化的应用，比如纸质等实体类的文书档案可以依据各院校实际情况、文件数量等规定每三个月、半年或一年进行。而电子文件则可以进行实时或定期。 二、实现文书档案管理信息化途径 1、树立新的数字化文书档案管理观念 传统的管理模式下，文书、档案这一类文件的管理采用的都是纸质化管理。 在信息技

6、术的融入下，文书档案的管理也逐渐实现了信息化和数字化，并且出现了能够对图片、文字、音频等多种数据进行综合管理的数字化档案。在对这一类档案进行管理时，必须建立起数化管理的观念，充分掌握现代化的档案管理技术、信息技术和网络技术等，真正实现管理技术方面的更新。 2、建设信息网络以实现文书档案信息共享 实现信息共享是建立电子文书档案的最终目的和要求。为此，必须4在现有的技术水平基础上，进行文书档案电子化网络建设，通过统一、规范的标准管理来实现信息格式、软件程序的一体化。为达到这一目的，各个管理部门应当建立积极、良好的合作关系，制定统一的文书档案管理标准，充分实现网络资源的共享，发挥信息网络的功能。同时

7、，应当努力实现信息的传输，使得有效信息能在最短的时间内得以应用。此外，各个部门在进行文书档案的电子化管理时，应根据自身的工作特点，进行管理上的创新，并最终形成具有部门特色的管理网络，继而为客户提供更好的服务。 3、制定文书档案管理的标准和制度 近年来，我国对网络电子下的文书档案管理投入了更多的关注，并制定了一系列的法律、法规的制定。随着信息技术的深入发展，信息管理的模式也在不断增加，管理标准的制定应 当根据相关的行业法规来进行，并且根据实际情况进行一定的调整。电子文书档案的建立阶段是关键的环节，必须保证其规范性和标准化。在电子文书档案建立完成后还需要进行一定的调整，只有这样才能使文书档案管理符

8、合相关制度的规定。同时要完善相应的制度建设，通过制度的规范来保证管理工作的效率。 4、加强文书档案管理信息系统建设 文书档案的电子化管理可以借鉴其他档案的管理方式，再结合已有的信息技术手段来实现管理的自动化和数字化。同时，应加强电子化档案管理与办公流程、政府部门实现信息共享是建立电子文书档案的最终目的和要求。为此，必须在现有的技术水平基础上，进行文书档案电子5化网络建设，通过统一、规范的标准管理来实现信息格式、软件程序的一体化。为达到这一目的，各个管理部门应当建立积极、良好的合作关系，制定统一的文书档案管理标准，充分实现网络资源的共享，发挥信息网络的功能。 同时，应当努力实现信息的传输，使得有

9、效信息能在最短的时间内得以应用。此外，各个部门在进行文书档案的电子化管理时，应根据自身的工作特点，进行管理上的创新，并最终形成具有部门特色的管理网络，继而为客户提供更好的服务。 5、制定文书档案管理的标准和制度 近年来，我国对电子办公环境下的文书档案管理投入了更多的关注，并制定了一系列的法律、法规的制定。随着信息技术的深入发展，信息管理的模式也在不断增加，管理标准的制定应当根据相关的行业法规来进行，并且根据实际情况进行一定的调整。电子文书档案的建立阶段是关键的环节，必须保证其规范性和标准化。在电子文书档案建立完成后还需要进行一定的调整，只有这样才能使文书档案管理符合相关制度的规定。同时要完善相

10、应的制度建设，通过制度的规范来保证管理工作的效率。 6、加强文书档案管理信息系统建设 文书档案的电子化管理可以借鉴其他档案的管理方式，再结合已有的信息技术手段来实现管理的自动化和数字化。同时，应加强电子化档案管理与办公流程、政府部门信息网络的联系，实现资源信息的共享。在建立文书档案系统的基础上，完善相应的设施建设。 其中，应用软件6的更新和管理是关键。通过高效、快捷的档案管理可以有效提升信息管理的效率和质量。 结语：网络电子时代为高校图书馆文书档案管理改革带来了前所未有的契机，档案管理部门应抓住这一机遇，探寻文档一体化管理的有效措施，为文书档案管理开创新局面。文书档案管理部门可以借鉴已有的经验，与政府上网工程、互联网站等系统进行沟通和联系，以文书档案管理的局域网为基础，完善文书档案的基础设施建设。 参考文献： 1周玲.浅谈信息化条件下机关文书档案管理J档案人语，2011（12）