公文.ppt

1、公文及公文处理学校办公室 姚利民,一、 概论 （一）公文的定义 1党政机关在管理过程中所形成的具有法定效力和规范体式的公务文书，是传达贯彻党和国家的方针、政策，发布行政法规和规章，施行管理措施，请示和答复问题，指导、布置和商洽工作，报告情况，交流经验的重要工具。 2党政机关在管理活动中产生的，按照严格的、法定的程序和规范的格式制定的具有传递信息和记录作用的载体。 3公文是各级各类党政机构、国家机构、社会团体和企事业单位在处理公务活动中有着特定的效能和广泛的用途的文书，它能够超越时空的限制，为国家管理提供所需的信息。,（二）公文的特性（上、中、下） 1鲜明的政治性 2有法定的作者 3有法定的权威

2、 4有现实的效用 5有特定的格式,（三）公文的作用 1颁发政令、实施管理的作用 2上传下达、互相沟通的作用 3作为工作依据和凭证的作用 4宣传教育的作用 5规定人们行为规范的作用,（四）公文的特点 1从属性从属于所在机关，体现其意图 2综合性政治、经济、科技、文教等 3内部性保密需要 4整体性各个环节的联系和规范 5严肃性精益求精，不能马虎,（五）公文的原则 1实事求是求真、求实、求纯、求严 2按照行文机关要求，体现意图 3严格遵守公文处理规定 4准确、及时、安全、保密,（六）公文处理人员的要求 1做学习的模范 与时俱进 2做讲政治的模范 遵纪守法 3做求真务实的模范 文山会海 4做埋头若干的

3、模范 兢兢业业 5做精通业务的模范 精通会懂,我校公文处理的相关制度有：关于进一步加强我校行政公文处理工作的通知 （校办字199731号）北京理工大学行政公文格式 （校办字200126号）关于进一步规范行政公文处理及公文格式的通知 （办发20071号）北京理工大学党的系统公文处理规定 （党办字200756号）,二、公文种类 （一）公种的功能 1说明文性质 2表示公文内容 3表示行文方向 4反映公文目的 5提示不同公文特点,二、公文种类 （二）公文的种类 党委系统的公文文种有14个，包括：决定、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、通知、通报、决议、指示、公报、条例、规定。 行政系统的公文文种有

4、13个 ，包括：决定、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、通知、通报、命令（今）、公告、通告、议案。,二、公文种类 （二）公文的种类 1命令（令） 时常用 适用于依照有关法律公布行政法规和规章；宣布施行重大强制性行政措施；嘉奖有关单位及人员。北京理工大学令） 2决定 时常用 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。北京理大学关于 的决定 3公告 偶尔用 适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。校庆公告,二、公文种类 （二）公文的种类 4通告 偶尔用 适用于公布社会各有关方面应当遵守或者周知的事项。 5通知 经常用 适用于批转下级机关的公

5、文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员。 6通报 时常用 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。,二、公文种类 （二）公文的种类 7议案（我校无） 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项。 8报告 经常用 适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。 9请示 经常用 适用于向上级机关请求指示、批准。,二、公文种类 （二）公文的种类 10批复 时常用 适用于答复下级机关的请示事项。 11意见 经常用 适用于对重要问题提出见解和处理办法。 12函 经常用 适用于不相隶属

6、机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。 13会议纪要 经常用 适用于记载、传达会议情况和议定事项。,三、公文格式和行文规则 （一）公文格式 1公文版头：居中 2序号：首页左上角（0001） 3秘密等级：机密五年（序号下面）(党左政右) 4紧急程度：特急、加急、急件 （序号下面） 5发文字号：办发20081号 6签发人 7标题 8主送机关 9正文,三、公文格式和行文规则 （一）公文格式 10附件 11发文机关署名（行政公文只盖章） 12成文日期 13机关印章 14印发范围 15主题词 16抄送机关 17印刷版记 18公文排印、用纸、装订,用于向上级党委报告、请示工作，使用“北

7、理工党字”代字,用于向校外无隶属关系的部门或单位行文，使用“北理工党函”代字,用于校党委向下级发布重大政策、重大决定事项、重要通报事项、重要工作部署，通知重要事项，批复请求事项等，使用“党发”代字,用于发布校内处级干部任免通知，使用“党干发”代字,用于向上级行政主管部门请示、报告，使用“北理工XX”代字,用于向校外非隶属关系单位行文，使用“北理工XX函”代字,用于经校长办公会通过且经校长亲自签发的规章制度性公文。,用于向全校公布重大事项，如决定、规定、办法、意见等，使用“校X发”代字,用于公布涉及全校一般经常性的工作，转发上级公文、校内各单位公文等，使用“X发”代字,用于学校办公室向校内发布职

8、责范围内的事务或向同级部门、校外单位发函，使用“办函”代字,用于记载校领导各种重大办公会议的主要精神和议定事项,用于各职能部门向校内公布或安排一般经常性事务、部门之间商洽工作等，使用“XX函”代字。如向学校党委或行政呈文，则只用本单位代字，不加“函”,三、公文格式和行文规则 （二）行文规则 1应当确有需要，注重实效，坚持少而精 2按隶属关系行文 3不能多头主送 4涉及几个部门职权的要先协商一致 5注意行文常规 6分清主送机关和抄送机关 7注意防止党政不分 8明确发文权限 9按程序进行公文处理,上行文规则,向上级机关行文，一般应主送一个上级机关，多部门联合上报可用“并报”形式；受双重领导的机关向

9、上级机关行文时，应写明主送和抄送机关。除特殊情况外，“请示”或“报告”不得直接报送领导个人。一般不得越级行文，尤其不得越级请示。“请示”应一文一事，不得在非请示公文中夹带请示事项。向上级机关部门请示或报告工作，一律以“中共北京理工大学委员会”或“北京理工大学”名义行文。,平行文规则,向校内外无隶属关系的机关部门行文一般用“函” 。,下行文规则,属于学校综合事务、需要全校各单位协同进行的工作，可以校办名义行文。学校各委员会、领导小组决定的事项，一般由该委员会或领导小组下设的办公室行文。属于学校各职能部门职权范围内的事务，应由职能部门以“函”的形式单独行文或联合行文，如各部门的工作要点、 工作总结

10、、工作计划、业务规定以及由各部门发起的评选表彰、资料征集、会议通知、活动通知等。需经学校审批的事项，经学校同意也可由职能部门行文，文中要注明经学校同意或经党委常委会、校长办公会通过。,其他规则,同级部门可以联合行文，行政部门与同级党（群）组织也可以联合行文。部门之间对有关问题未经协商一致，不得各自行文。上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应抄送其另一上级机关。党政部门应在各自系统内制发公文，不得相互发布指令性公文，党政部门之间一般不得相互请示或报告。,四、公文起草 （一）基本要求 1符合党的路线方针政策和国家法律法规及上级机关的指示，并同现行有关公文相衔接。 2全面准确地反映客观实际情况

11、，提出的政策、措施切实可行。 3词章要准确、严密、鲜明、精练 4 文种使用要恰当，公文格式要规范 5公文起草要及时、迅速，确保时效,四、公文起草 （二）文字表达 1主旨表现要明确 2材料选用要与主旨有关，要真实，要新颖 3结构安排要合理、照应 4表达手段要清楚（叙述、说明、议论文体） 5语言运用要规范、庄重、准确、清晰,四、公文起草 （三）起草方式 1领导人亲自起草或主持起草 2办公室起草 3职能部门起草 4联合起草 5成立小组起草,四、公文起草 （四）起草步骤 1领受任务 2调查研究 3拟出初稿 4协调修改 5报请审批,（五）公文的语言特点,准确凝炼，地名、人名、数字、计量单位、标点符号等要

12、准确，防止拖泥带水，避免歧义；庄重平实，不使用带有浪漫色彩的语言，不宜使用夸张、比喻、拟人等修辞手法拟写公文。通俗易懂，就是公文应当用现代白话文书写，力求明白易懂，避免使用生僻字，非特殊情况，不得使用文言文或半白半文的词语。,(六)公文固定用语,称谓用语：本、你、该、我；经办用语：经、业经、兹经；引述用语：前接、近接、悉；期请用语：即请查照、希即遵照、请、拟请、希；表态用语：照办、同意、不同意、可行；征询期复用语：当（妥）否；或当否，请示。过渡用语：为此、对此；结尾用语：为要、为盼、为荷、特此通知（通报、 报告、函复、函达）等。,五、公文校核 （一）校核作用 （二）校核原则 1依据的原则 2质

13、量的原则 3效率的原则 4精简的原则,五、公文校核 （三）校核重点 1行文关 2政法关 3文字关 4格式关 5手续关,五、公文校核 （四）校核程序 1接收文稿，查对登记 2初步校核，提出意见 3深入校核，改进一稿 4印制清样，征求意见 5综合意见，进行再改 6呈送报批，送文注发 7认真校对，检查样本,六、公文签发 （一）主要负责人，分管领导 （二）联合行文：谁主办谁先签发 （三）多个部门：会签制度,七、公文办理 （一）发文办理 1注发工作：发授范围、阅读级限、紧急程度、机密 等级、发出方式、公文格式、印刷要求 2发文登记：编号、成文日期、受文范围、公文标题、附件、密级、签发人、份数、发出日期

14、3公文印刷：准确、及时、规范、安全、保密等 4分发邮寄：登记，电子,七、公文办理 （二）收文办理 1签收：外查、验户、核对 2拆封： 3登记：来源、内容、处理情况 4拟办： 5批办： 6分送 7承办 8催办 9注办标注办理情况,七、公文办理 （三）公文传阅 1轮辐式中心点 2直送式紧急、绝密，规定时间到 3阅文室绝密,七、公文办理 （四）公文办理的改进 1公文的发放要适应新的形势，更好地为发展服务 2减少环节，提高效率，加快公文周转 3积极利用现代手段，加快速度 4公文管理人员要注意发挥参谋助手作用,八、公文传递 （一）机要交通（通信）传递 （二）公文交换站传递 （三）现代手段：电报、传真、网

15、络 （四）新闻媒体,公文发布及传递,公文发布与传递,公文发布的一般性程序,草拟,单位核稿,按保密处有关规定定密,定密,主管领导签发,规章类,按规章制定办法办理,校办机要室依据书面签发意见制作公文,是,是,否,否,登记、发布公文并归档,九、公文管理与保密 （一）公文管理 1原则：效用与保密， 统一管理 2阅读传达范围：密级与大小 3公开发布 4复制 5汇编 6清退：时限、齐全 7销毁,九、公文管理与保密 （二）公文保密 1密级：绝密、机密、秘密 2标识： 3密期：不标为长期，标注最高为 30、20、10年,十、公文立卷 （一）作用 1维护机关各项工作真实历史面貌 2保持公文之间的历史联系，便于日

16、后查找和利用 3保持公文的完整与安全，便于管理 4为档案工作奠定基础,十、公文立卷 （二）立卷范围 （三）不立卷范围 1重的 2临时的 3草稿 4抄送的 5参考性的 6会议阅读的 7征求意见性的 8无本机关无关的 9其它无价值,十、公文立卷 （三）原则与方法 1问题特征 2时间特征 3名称特征 4作者特征 5通讯者特征 6地区特征 7人物特征 8保管期限,十、公文立卷 （四）案卷的整理 1拟写标题 2排列公文 3公文编号 4填写目录 5填写封皮 6排列案卷 7编制目录 8案卷移交,十一、常见问题 （一）不是公文当公文如内部材料、自定“公文”等 （二）发文机关与公章要一致不能张冠李戴 （三）行文

17、方向要准确不能越级行文、不对个人 （四）文种要准确不是报告当报告、函不是信 （五）一事一议不能一文多事 （六）文字准确错别字 （七）不用公文纸 （八）没签发人 （九）不盖公章 （十） 要注意保密 （十一）时效性 （十二）自动化,十二、涉密文件 国家机关公文处理办法第五条规定：“公文处理必须严格执行国家保密法律、法规和其他有关规定，确保国家秘密的安全”。 涉密文件的制作、收发、传递、承办、使用、传阅、复制、摘抄、保管、清退、移交和销毁等环节，以及电子文件的存取、处理、传递都必须遵守文件保密与安全的规定。,十二、涉密文件 国家机关公文处理办法第八条规定：各级行政机关的办公厅（室）应当设立文秘部门或

18、配备专职人员负责公文处理工作。 第四十四条规定：公文由文秘部门或专职人员统一收发、审核、用印、归档和销毁。国家秘密载体保密管理规定第五条规定：涉密机关、单位应当指定专门机构和人员负责本机关、单位秘密载体的日常保密管理工作。,十二、涉密文件 制作涉密文件资料，应当标明密级和保密期限，并根据工作需要确定发放范围和制作数量，严禁扩大知悉范围。绝密级、机密级秘密的应当编排顺序号。制作涉密文件资料应在本单位文印部门或经保密工作部门审查批准的定点单位进行，并编排序号。,十二、涉密文件 制作涉密文件资料过程中形成的不需归档的材料，应当及时销毁。 集中制作涉密文件资料的场所应当按保密要害部位进行管理。收发涉密

19、文件资料应当履行清点、登记、编号、签收等手续。,十二、涉密文件 传递涉密文件资料，应当包装密封。秘密载体的信封或者袋牌上应当标明密级、编号和收发件单位名称。 使用信封封装绝密级秘密载体时，应当使用由防透视材料制作的、周边缝有韧线的信封，信封的封口及中缝处应当加盖密封章或加贴密封条；使用袋子封装时，袋子的接缝处应当使用双线缝纫，袋口应当用铅志进行双道密封。,十二、涉密文件 传递涉密文件资料，应当选择安全的交通工具和交通路线，并采取相应的安全保密措施。传递涉密文件资料，应当通过机要交通、机要通信或者指派专人进行。不得通过普通邮政或非邮政渠道传递。设有机要交换站的城市，在市内传递机密级、秘密级涉密载

20、体，可以通过机要文件交换站进行。,十二、涉密文件 传递绝密级的涉密文件资料，必须按下列规定办理 送往外地的绝密级涉密文件资料，通过机要通信递送。 在本地传递绝密级涉密文件资料，由发件或收件单位 派专人直接传递。 传递绝密级涉密文件资料，实行二人护送制。,十一、涉密文件 向我驻外机构或港澳地区传递秘密载体，应当按照有关规定履行审批手续，并通过外交部外交信使传递。目的地不通外交信使或外交信使难以携运的，且必须携运秘密载体出境的，经保密部门批准，办理国家秘密载体出境许可证后方可携带出境。 未经有关部门批准，禁止将属于国家秘密的文件携带、传递、寄运至境外。,十二、涉密文件 单位收到涉密文件资料后，由本

21、单位的文秘部门依据有关规定及制发单位的要求进行分办。有关各部门收到秘密载体后，根据秘密载体密级、制发单位要求及工作需要，确定知悉该国家秘密的人员范围。任何部门和个人不得擅自扩大国家秘密的知悉范围。,十二、涉密文件 阅读和使用涉密文件资料，应当办理登记、签收手续。文件管理人员要随时掌握秘密载体的去向。 借阅业务范围以内的涉密资料，要办理审批手续。业务范围以外的，原则上不得借阅。确有特殊情况，机密级以下的要经部门领导批准。文件管理部门要进行登记。 借阅涉密文件资料必须按期归还，到期仍需使用的应办理续借手续；文件管理人员对逾期不还的秘密载体，应及时催退。,十二、涉密文件 绝密级涉密文件资料的使用 单

22、位收到绝密级涉密资料后，必须按照绝密载体的使用要求组织阅读和使用，并对接触和知悉文件资料内容人员做出文字记载。 借阅绝密级涉密文件资料的，必须符合该绝密载体的使用要求，并且须经保密委主任或副主任批准。,十二、涉密文件 阅读和使用涉密文件资料，应当办理登记、签收手续。文件管理人员要随时掌握秘密载体的去向。 借阅业务范围以内的涉密资料，要办理审批手续。业务范围以外的，原则上不得借阅。确有特殊情况，机密级以下的要经部门领导批准。文件管理部门要进行登记。 借阅涉密文件资料必须按期归还，到期仍需使用的应办理续借手续；文件管理人员对逾期不还的秘密载体，应及时催退。,十二、涉密文件 绝密级涉密文件资料的使用

23、 单位收到绝密级涉密资料后，必须按照绝密载体的使用要求组织阅读和使用，并对接触和知悉文件资料内容人员做出文字记载。 借阅绝密级涉密文件资料的，必须符合该绝密载体的使用要求，并且须经保密委主任或副主任批准。,十二、涉密文件 绝密级涉密文件资料的使用 绝密级涉密文件资料只准在保密室内借阅使用。确有特殊情况需将其带出保密室的，须经批准借阅的领导同意，并在指定的符合保密要求的地点使用，且必须当日归还。 未经允许，禁止摘录涉密内容。,十二、涉密文件 涉密文件资料不准带出单位。确因工作需要携带外出的，履行审批手续；经批准携带的要采取保密措施。 确因工作需要，向有关部门提供涉密文件资料，应履行审批手续。其中

24、提供机密级、秘密级的，由部门领导批准；提供绝密级的，经部门同意后报保密委员会批准。 经批准向有关部门提供涉密文件资料，单位有关部门应当与接收部门签订保密协议书，明确对方应承担的保密责任和义务。,十二、涉密文件在外参加会议、活动等携带的涉密文件资料，有关人员回到单位后，应立即送交本部门文件管理人员进行登记。禁止在非保密本上记录国家秘密内容。禁止在家中处理国家秘密事项。,十二、涉密文件涉密文件资料原则上不允许复制。确因工作需要复制的要履行审批手续： 复制绝密级涉密文件资料，应当经密级确定单位或其上级机关批准。 密码电报严禁复制。,十二、涉密文件 复制制发机关、单位允许复制的机密、秘密级文件资料，应

25、当经本单位、本部门主管领导批准。 中共中央办公厅印发的通知中规定复制、汇编发至省军级的文件须报中央办公厅批准；复制、汇编发至市地师级以下的文件，由各省、自治区、直辖市党委办公厅，中央和国家机关各部门办公厅（室）批准。 国家行政机关公文处理规定第四十六条规定：上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经负责人或者办公厅（室）主任批准，可以翻印，翻印时，应注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。,十二、涉密文件复制涉密文件资料，不得改变其密级、保密期限和知悉范围。涉密文件资料复制完毕后，复制人持复制件到文件管理部门进行登记。文件管理部门对复制份数、复制件密级标识等进行核对，并逐份登记，

26、加盖复制专用章戳记，标明复制部门、编号和时间。（有的单位有这一要求有的没有）,十二、涉密文件未登记编号的涉密文件资料复制件不得使用。涉密文件复制件要视同原密级秘密载体管理。,十一、涉密文件汇编涉密文件资料应按规定履行报批手续，标注密级和保密期限，控制发放和使用范围。经批准汇编涉密文件、资料，不得改变原件的密级、保密期限和知悉范围；确需改变的，应当经原制发单位同意。汇编秘密文件、资料形成的秘密载体，应当按其中的最高密级和最长保密期限标志和管理。摘录、引用国家秘密内容形成的秘密载体，应当按原件的密级、保密期限和知悉范围管理。严禁将涉密文件资料汇编按一般资料发放或出售。,十一、涉密文件存放涉密文件资

27、料应当选择安全保密的场所和部位，并配备必要的保密设备。绝密级涉密文件资料应当在安全可靠的保密设备中保存，并由专人管理。工作人员离开办公场所，应当将秘密文件资料存放在保密设备中，严禁将其摆放在桌面上。,十二、涉密文件涉密单位、部门要定期对所保存的涉密文件资料进行清查、核对，发现问题及时向保密工作部门报告。需要归档的涉密文件资料，应当按照国家档案法规的规定归档。被撤销或合并的涉密部门，应当将涉密文件资料移交给承担其原职能的部门或单位，并履行登记、签收手续。,十二、涉密文件销毁涉密文件资料，应当经本单位、本部门主管领导审核批准，履行审批手续。销毁涉密文件资料应履行清点、登记手续。销毁绝密级秘密载体应

28、逐页清点核对。严禁个人私自销毁涉密文件资料。,十二、涉密文件销毁涉密文件资料，应当确保涉密信息无法还原，保证不丢失、不漏销。使用碎纸机销毁的，应当使用符合保密要求的碎纸机；送造纸厂销毁的，应当送保密工作部门指定的厂家销毁，并由送件单位二人以上押运和监销。禁止以任何方式（如作为废品）出售涉密文件资料及内部文件资料。,十二、涉密文件按照规定应当清退的涉密文件资料，应及时如数清退，不得自行销毁。清退涉密文件资料应及时、彻底，并严格履行手续。领导干部和涉密人员离职、离岗、调动、退休、复员、转业时必须清退个人使用保管的全部涉密文件资料，不得私自留存、处理或销毁。,十二、涉密文件用于分发、收取、使用、归档

29、、清退、销毁的涉密文件资料的 原始记录，应长期保存备查，不得随涉密文件资料一同销毁。保密工作的方针：保守国家秘密工作，实行积极防范、突出重点、既确保国家秘密又便利各项工作的方针。,十二、涉密文件涉密人员应自觉增强保密意识。认真落实保密工作责任制。健全秘密载体保密管理制度体系。科学合理定密，及时解密。签收与登记要及时准确。传阅文件应规范有序，注意方法。单位或部门在撤并、搬迁应加强保密管理。加强会议和重要活动涉密文件管理。电子文件保密管理。报送文件应统一渠道和固定人员。,十二、涉密文件保密法第三十一条规定：违反本法规定，故意或者过失泄露国家秘密，情节严重的，依照刑法第一百八十六条的规定追究刑事责任

30、。 违反本法规定，泄露国家秘密，不够刑事处罚的，可以酌情给予行政处分。,十二、涉密文件 刑法第三百九十八条规定： 国家机关工作人员违反保守国家秘密法的规定，故意或过失泄露国家秘密，情节严重的，处3年以下有期徒刑或者拘役；情节特别特别严重的，处3年以上7年以下有期徒刑。 非国家机关工作人员犯前款罪的，依照前款的规定酌情处罚。,十二、涉密文件 中国共产党纪律处分条例第一百三十八条规定： 丢失秘密文件资料或者泄露党和国家秘密的，情节较轻的，给予警告或者严重警告处分；情节较重的，给予撤销党内职务或者留党察看处分；情节严重的，给予开除党籍处分。 在保密工作方面不负责任，致使发生重大失泄密事故，造成可者可能造成较大损失的，对负有主要领导责任者，给予警告或者严重警告处分；造成或者可能造成重大损失的，对负有主要领导责任者，给予撤销党内职务处分。,十二、涉密文件 行政机关公务员处分条例第二十六条规定：泄露国家秘密、工作秘密，或者泄露因履行职责掌握的商业秘密、个人隐私，造成不良后果的，给予警告、记过或者记大过处分；情节较重的，给予降级或者撤职处分；情节严重的，给予开除处分。,谢谢,