1、1加快煤炭企业档案数字化建设的思考摘要:为加快煤炭企业档案数字化建设,企业应该从提高档案意识、建立保障档案数字化的制度、要进一步推进网络化归档工作等几方面做起,从而保证重要档案数字化。 关键词:档案数字化;档案意识;制度;网络;数据库 中图分类号:G27 文献标识码:A 文章编号:1673-0992(2010)02-126-01 随着社会的发展,煤炭企业的现代化建设步伐不断加快,办公系统的网络化正在逐步完善,这就要求煤炭企业的档案管理工作也必须与时俱进,紧跟时代的发展步伐,加快数字化建设,更好地为企业的发展服务。 1 要进一步提高档案意识 档案管理部门应该定期组织召开会议,向各部门人员宣传和贯
2、彻档案法,提高企业干部职工的档案意识,使大家明白档案工作的重要性,让大家知道档案信息资源的开发利用是企业取得长足发展的必要条件之一,建立档案报送、收集、管理的长效机制,所有部门密切配合共同搞好档案工作,充分发挥档案的作用。 2 要加大经费投入,为做好档案工作创造良好的条件 煤炭企业安全生产、经营管理是重中之重,提高经济效益是企业的中心工作,档案工作往往容易被领导忽视。这就要求档案工作人员要充分发2挥档案工作的优势,特别是数字化档案的优势,努力进行档案信息的研编,为领导的决策提供真实、可靠、便捷的资料,努力向企管理人员、工程技术人员提供有价值的信息,吸引利用者,提高档案工作的地位,引起领导的重视
3、,争取领导在资金上,政策上的支持。 3 建立保障档案数字化的制度 在煤炭企业档案进行数字化的进程中,必须要建立完善的保障体制。对于归档工作中出现的不归档现象,要制定完善的归档制度,其基本内容应该包括:由单位统一制定的归档日期,各部门领导的年终考核测评中加入由档案部门针对各部门档案工作开展情况的测评等,这样将会对档案收集工作的顺利进行起到积极地推动作用;也可以要求各部门指定专门的档案保存、上交人员,建立档案收缴督办制度,把档案上交、归档情况纳入到部门工作质量考核之中,提高其他部门人员做好档案收集工作的积极性。另外,还需要制定文档一体化工作制度、文件保密制度、数字档案鉴定制度、网络安全管理制度、档
4、案原件借阅制度等,这些制度必须要科学化、标准化、统一化和系统化,确保档案收集、保管的科学性。制度的建设必须要涉及档案收集、著录、标引、数据加工、检索、交换和传播流通等各个方面,只有这样才能最大限度地消除档案工作中的无序、无组织和不系统现象,才能快速高效地推进数字化建设。 4 要积极推动网络化归档工作 当前,煤炭企业的网络化办公为网络化归档提供了良好的平台,只要充分利用好自动化办公这一平台,档案管理的网络化归档就不难实现。各立卷部门的档案管理者在档案管理部门的统筹规划和在专职档案人员的3指导下,根据自己的权限范围将所在部门产生的需要归档的文件备注上处理意见,通过自动化办公平台传输到档案馆数据库,
5、年终时只要向档案馆移交一份组立卷清单即可,从而减少了档案管理部门的计算机输入工作。档案馆只需要对数据进行一些深层次的处理开发,数据输入影响数字化管理的瓶颈问题就可以得到很好地解决。 5 档案的数字化先要保证重点档案的数字化工作 煤炭企业的档案部门主要为企业的管理者和工程技术人员服务,但是将馆藏档案在短时期内迅速全面地数字化是不现实的,因此对保存档案的数字化要保证重点、突出特色。煤炭企业档案部门所保存的档案反映了企业的发展历程、包含了矿井在发展中克服的一些技术难题、重点科研项目的记录资料、一些重点的经营策略等,应该对那些对当前矿井的各类决策、安全生产、经营管理有重要参考价值、使用频率较高的档案优
6、先完整进行数字化。对企业长远发展有重要指导意义的档案要特别注其数字化的方式,提高这些档案的利用率。 6 建立重要档案数据库,保证重要数据的安全 建立煤炭企业档案数据库系统是档案数字化管理的核心。要将档案全部转化为信息资源要投入巨大的资金和人力,还有部分档案属于企业机密,档案的数字化应抓住几方面的重点。一是建立收藏档案目录数据库。主要是根据单位各类档案基本情况,通过著录标引,把单位收藏的文本类、图形图像类和影音类档案的分类号、全宗号、档号、题名、责任人、形成的时间、数量、主题词、提要以及文件级的原文等基本情况录入计算机,建立基本数据库,这样可以通过计算机检索提供档案原件的利用。二4是建立基层报表
7、数据库。在煤炭企业档案数字化管理系统中,建立起状态数据库和基层报表,将各部门要报送的数据、反馈的信息通过网络系统直接填入所建立的数据库中,再按要求进行调整。并根据上级的要求和使用情况,及时、迅速、准确地做好基层报表的填报工作。 7 建立档案网站 档案部门可以依托自动化办公系统,积极开发各种数据归档平台,建设收藏基本目录数据库、单位基层报表和单位动态数据库及各项专题数据库的查询入口,实现档案信息的网上接收、管理和传输,方便用户访问系统允许的公开、非保密的档案信息,从而提高档案信息的处理、查询、传递速度,缩短利用者的查阅时间,力争用企业干部职工提供更多的信息,更便捷的服务。 总之,煤炭企业档案工作的数字化建设,要结合企业网络化办公水平的提升而逐步完善和提高,为企业的安全生产、经营管理等提供真实可靠的、可以借鉴的资料,积极推动企业的又好又快发展。
