通俗易懂的word技巧.doc

1、目 录Word 图片也能随意旋转 .1Word 中用插入符号快速输入生僻字 .1轻松合并不同版本的 Word 文档 .1不只会字处理 让 Word 干点兼职工作 .21.嵌入 TTF 文件 .22.免费英语学习 .23.简体与繁体自由转换 .24.生成稿纸文档 .25.批量转化图像 .26.批量转换文档 .37.处理网上下载文字 .38.无麻点打印文档 .39.扩展 Windows 剪贴板功能 .4在 Word 中绘制折线不麻烦 三步搞定 .4Word 技巧: 另 类招数助你“加密”Word 文档 .4不启动 Word 查看文档字数统计的方法 .5如何用 Word 统计文本出现的次数 .5巧改

2、 Word 下划线 .6帮 Word 文档实时动态统计字数 .6Word 快速转换为 PPT 文稿 .6用 Word 统计文本出现次数 .7用 Word 输入汉字偏旁部首 比想像中容易 .7快速清除 Word 页眉横线两则方法 .7用 WORD 自动打印邀请 函 .8如何在 WORD 中正确显 示英语国际音标 .9第 1 页Word 图片也能随意旋转首先在工具栏上点击右键，然后在弹出的快捷菜单中选择“自定义” ，打开“自定义” 对话框，点击其中的“命令” 选项卡（如图 1）。在“ 类别”列表中选择“绘图” ，然后在右侧的“ 命令” 列表中 选择“分解图片”。用鼠标将此命令拖到“绘图”工具栏的适

3、当位置放好（在默认的情况下，绘图工具栏中是没有这个命令按钮的）。现在就可以像以往一样，点击插入图片 来自文件 菜单命令，选中要插入的图片，双 击将图片插入到当前 Word 文档。此时插入的图片在被选中时，它的四周有八个黑色的填充矩形控制句柄。但是只能进行水平或垂直方向的翻转或以90为单 位进行旋转。想做任意角度的旋转是不可能的。不过，如果我们选中图片，点击分解图片命令按钮，图片四周的控制句柄变成了空心的小圆圈，而且在最上方，还有一个绿色的圆圈控制句柄（图片可能跑到文档的左上角）。把鼠标移过去，就可以进行旋转操作了（如图 2）。此时，如果您双击图片，就可以打开“ 设置图片格式”对话框，在“大小”

4、 选项卡中，可以精确设置调整角度（如图 3）。以上操作在 Word XP 中通过。如果您是制作演示文稿，那么在 Word XP 中旋转图片，然后再剪贴到 PowerPoint 中就行了（PowerPoint 中没有“ 分解图片”命令）。Word 中用插入符号快速输入生僻字先在文档中输入一个与该字同偏旁部首的汉字(如“ 桃”)，然后选中这个汉字，执行“插入符号 ”命令，打开“ 符号” 对话 框( 如图)，你就会发现对话框定位在包含该偏旁部首的汉字区域，上、下拉动滚动条，仔细浏览，就可以找到“ 桝”这个生僻汉字了，选中它，按一下 “插入”按钮，再关闭对话框就可以了。轻松合并不同版本的 Word 文

5、档在日常工作中，经常需要将不同版本的两篇 Word 文档合并起来。当审校完毕，就可以使用 Word 的“ 比较并合并文档” 功能将修改后的文档与原文档合并起来。读者朋友中一定也会有遇到类似情况的例子，如果掌握了合并文档的方法，则 可以方便而轻松地完成这种工作。例如现在有一篇 Word 文档的两个版本：一个原文档名为“第 15 章.doc”，另一个是审校后的文档名为“ 第 15 章-2.doc”。具体操作步骤如下。1.打开原文档“第 15 章 .doc”。2.选择菜单命令“工具 比较并合并文档”，打开如 图 1 所示的“比较并合并文档” 对话框，选中审校后的文档“第 15 章-2.doc”，然后

6、单击“合并” 按钮。这时 Word 就会在第 2 个文档中标记出与原始文档不同的地方，比如删除和内容、改变的格式、插入的内容等，并用红色的批注框显示出来，框内用文字说明两个文第 2 页档的不同，如图 2 所示。而且在第 2 个文档中还会出现“审阅” 工具栏 ，如图 3 所示。3.首先要做的是按顺序查看文档中的批注框，然后根据需要做出决定。例如图 2 中的第 1 个批注框，在上面单击右键，弹出如图 4 所示的菜单，如果同意修改，则选择“接受删除 ”，如果不同意，则选择“ 拒绝删除” 。不同的批注，右键菜单中的命令也会有所不同。例如右键第 3 个批注框，弹出的右键菜单会如图 5 所示。这时则选择“

7、接受格式更改” 或“拒绝格式更改” 。4.如果不使用右键菜单，也可以在将插入点定位到某批注框后，单击“审阅”工具栏中的“接受所选修订”按 钮或“ 拒绝所 选修订”按钮。5.接受或拒绝一个批注后，可以单击“审阅”工具栏中的“前一处修订或批注” 按钮或“前一处修订 或批注” 按 钮查看前一处或后一 处批注，继续审阅。也可以单击“审阅”工具栏中的“审阅窗格 ”按钮，在文档窗口底部打开 审阅窗格，通过它可以快速查看文档中的批注，如图 6 所示。再次单击该按钮，或者双击文档窗口与审阅窗格之间的分界栏，可以将审阅窗格关闭。不只会字处理 让 Word 干点兼职工作1.嵌入 TTF 文件在 Windows 下

8、有许多精美的 TrueType 字库 ，我们可以利用它来制作出精美的文档，但是在 Windows 下，字库是属于系统资 源而存在的，如果您使用了一个对方系统上没有的字库，则 Windows 会自动以系 统默认的字库来代替，这时候原先的效果就会大减。不过，Word 中有一项嵌入字体技术，它能够将一篇文档和这篇文档所包含的字体结合成一个文件，这样即使我们使用了别人机器上没有的字体，这些字体也能够正常显示。单击“ 工具”菜单中的“ 选项”命令，再单击“保存”选项卡，然后选中“ 嵌入 TrueType 字体” 以及“只嵌入所用字符”和“不嵌入常用系统字体” 复选框，再保存文件即可（如图 1）。第 3

9、页嵌入 TrueType 字体图 2 为笔者使用用了嵌入 TrueType 字体技 术后将其“ 华文彩云”字体从 Windows的字体文件夹中删除后，在 Word 2000 中打开时的情景，可以发现原来的字体仍是“华文彩云”字体，但在 Windows 的字库列表中却找不到“ 华文彩云”字体了，说明已经嵌入成功。嵌入 TrueType 字体后的效果2.免费英语学习Word XP 中词库很大，包括从初级英语词汇到高级英语词汇，以及分门别类的科技词汇。而 Word XP 很智能化，我 们可以在写完文章后，按下 F7 键打开其内置的拼写检查和语法检查功能，而该功能能够自动发现拼写错误和语法错误，并且提

10、出更正建议它，如图 3，由于在 Word XP 内部内置了多种国家英语词典版本（如美国、英国、澳大利亚、伯利 兹、菲律 宾等等），通过它们我们可以更好地帮助我们来比较它们之间的异同点，更好地学到更多的英语知识。自动更正错误单词3.简体与繁体自由转换祖国大陆、香港、澳门和台湾省在中文的编码上是不同的，大陆采用的是 GB 码，而台湾采用的是 BIG5 即大五位码，这样在交流就 显得很不方便了。但是更为麻烦的是，台湾中文的有些词语与大陆的词语也有了差别，而且语法也有了很大的差异。这样，台湾人看大陆的中文和大陆人看台湾中文都显得不怎么习惯。现在市面上有许多 GB 与 BIG2 码转换软件，能够在这两种

11、 编码之间相互转换，但是，它只能是“直译”， 对于两地之间的词汇的不同是无能为力的。而在 Word XP 中，我们选择“工具”“语言”“中文简繁转化”命令，就会弹出如图 4 所示的转化窗口，只要我们选中“转化时包括 词汇” 则 在转换时 Word XP 会自动地把两地语言的差异找出来，并第 4 页会自动地“翻 译” 好。如图 5 所示，为笔者简体中文转换为繁体中文后的情景，其中的所有的词汇已经被转换成功了（如“程序”已经变成了“程式”了等）。当然了，通 过这个命令，我们也可以把一些香港、澳门、台湾的词汇转成祖国大陆地区的简体词组，从而让我们看上去更习惯。4.生成稿纸文档WPS 2000/Off

12、ice 有一个非常令人自豪的功能稿纸方式输出，这个特有的功能使得它别具一格。其实，笔者在使用 Word XP 的过程中发现了它也能够生成稿纸文档。只要我们单击“ 文件”“建立新文件”命令（注意不能单击快捷栏上的“新建”图标或直接按“Ctrl+N”快捷键，用这两种方法启动的是 Word 默认模板），打开 “新建”文件对话框，点击“ 报告”标签，并双击其中的“稿纸向导” 项目，再顺着向导即可生成稿纸文档（如图 6）。而且生成稿纸时可以自由地设置稿纸大小及方向、脚注、选择稿纸网络线种类等信息，而且它们之间可以进行自由地组合，这些都比 WPS 2000/Office 的稿纸方式灵活。说明：如果你的机器

13、中没有安装此模板，系统会自动启动 Office XP 安装程序，并会提示您插入 Office XP 光盘。5.批量转化图像 利用 Word XP 可以非常方便地制作出图文并茂的作品，但是有时往往出于特殊需要（如出版、发行等），要求把其中内嵌的图片还原出来。这时我们固然可以使用 Word XP 打开该文件，然后选中相应图像后复制，再启动画图程序进行粘贴，最后再存盘。 这对于仅含有一个两上图片的文件尚可，如果您的文档中已经内置了图片文件而且比较多，那么一个一个地拷贝、粘贴则相对来说比较麻烦。其实，只要我们单击“文件 ”“另存为 Web 页” 命令，Word XP 就会自动地把其中内置的图片以“im

14、age001.jpg”、“image002.jpg”、“image003.jpg” 、“image004.jpg”等文件保存到以另存后的 Web 文件名再加上 “.files”的文件夹 下（如“转换后的文档.files”等，与在 IE中保存的网页一样），我们只要进入相应文件夹查看、拷贝即可，而且图片质量相当好，很清晰。6.批量转换文档第 5 页手头上有许多 Word XP 生成的 DOC 文件，想都转化成 TXT 文件去投稿，而苦于往返于“ 打开”“另存为”之间吗？不过 ，我要告 诉你的是，现在我们只要单击“文件”“建立新文件” 命令（同样注意不能单击 快捷栏上的“ 新建”图标或直接按“Ctr

15、l+N”快捷 键），打开“ 新建”文件对话框，点 击“ 其他文档”标签，并双击其中的“ 转换向导”项目（如 图 7），再顺着向导一步一步操作即可（如图 8）。该向导既允许用户将 Word XP 中所有支持的文件格式批量转换成 Word 格式，也可以将 Word 格式批量转换至 Word 中所有支持的文件格式，包括 RTF 文件、Web 页文件、Lotus 1-2-3.Microsoft 工作表、Outlook 工作薄等等，相信这个强大的功能会给您带来很大的方便。 7.处理网上下载文字我们知道，在 WPS 2000/Office 的“ 工具”“文字”菜单下有一系列的处理文字的命令。通过它们我们能

16、够很方便地对网上下载的文字进行自由处理，其实 Word中我们也完全可以实现这些操作。（1）删除行首行尾的文字是不是从网上下载了大的文字，但是行首和行尾却有大量的空格而手动删除又太麻烦？其实，在 Word 中要删除行首行尾的文字中非常简单，只要选中所有文字，先选择 一下工具栏上的“居中”钮，再选择一下“左对齐” 按钮即可。当然，您也可以先按下 Ctrl+E 使其居中，再按下 Ctrl+L 键使其左对齐。这样会更加方便些。（2）增加段首空格在使用 Word 或 WPS 创建文件时我们可以很方便地通过“ 文字”“段落” 命令可以设置文字自动缩进两格。不过，在 Word 中并没有提供像 WPS2000

17、/Office 那样体贴国人的功能（谁让老盖不懂中文？）。不过，我们完全可以自己进行手动缩进。在文档中按下 Ctrl+H，在弹出的“查找和替换”窗口中点击“查找内容”处，选择下面的“特殊字符”钮中的“段落标记”，并在“替换内容”中插入“ 段落标记”再加上两个空格，即表示将段落标记替换成段落标记再加上两个空格，这样每段就会自动空出两格。（3）快速删除空行有时候拿到手的软件有很多空行，删除起来相当麻烦。其实，我们只要动动脑筋，同样按下 Ctrl+H，并在弹出的“查找和替 换” 窗口中点击“查找内容”处， 选择下面的“ 特殊字符 ”钮中的 “段落标记”两次（即显 示为pp），然后在“ 替换内容”中插

18、入“段落标记”（显示为一个 p），然后 执行替换操作即可把空行删除干净了。8.无麻点打印文档用 Word XP 固然可以很容易地在屏幕上制作出图文并茂的作品，但是如果一旦我们嵌入一幅图片后，用针式打印机打出来后，图片中的白色部分总有一些麻点，非常难看，其 实，我 们 完全可以自己将这些麻点去除：导入一张图片后，右击，选择第 6 页“设置图片格式 ”命令（如 图 9），并在打开的 “设置图片格式” 对话框中单击“图片”选项卡，选择“ 颜色”下拉列表框中的“ 灰色”选项，接上打印机，打印出来的图片就不会出现麻点了。注：如果您使用的不是针式打印机，请不要使用上面方法。9.扩展 Windows 剪贴板

19、功能剪贴板（ClipBoard）是 Windows 内置的一个非常有用的工具，但可惜的是剪 贴板一次只能够保留一份数据，每当新的数据传入，旧的便会被覆盖。不过，如果我们已经启动 Word XP，那它允许我们同时容纳 24 组数据，而且它也能够被其他的Windows 使用：只要我们打开 Word XP，并 单击“ 编辑”“Office 剪贴板”就会启动Office XP 中的增 强剪 贴板，此 时的“Office 剪贴板”可与标准的“复制” 和“粘贴”命令配合使用。当我们在字处理软件中按下 Ctrl+C 时，该项目都会被复制到“Office 剪贴板”中，然后在任何时候均可将其从“Office 剪

20、贴板” 中粘贴到任何 Windows 程序中，而且在退出 Office 之前，收集的项目都会保留在“Office 剪贴板”中，除非您清空或者 Office 剪贴板容量已满。不过，在使用时 Office 剪贴板时 ，我们必须将Word XP 程序打开，为了减少其空间，可将它拉成一很小的窗口（不能最小化，因为 Office 剪贴板是它的子窗口，一旦 Word XP 窗口被最小化后，则 Office 剪贴板也会被最小化而影响使用），然后就在 Windows 程序中工作，想粘贴内容时，只要用鼠标轻轻双击任务栏上的 Office 剪贴板图标 或者点击一下 Word XP 程序窗口，Office 剪贴板窗

21、口就会显示出来了，此时就可以看到剪贴板中的数据及个数，选择自己需要的直接粘贴即可，确实相当方便（如图 10）。在 Word 中绘制折线不麻烦 三步搞定先在绘图工具栏中选定“直线” 工具，随意 绘制一根直线。选定当前直线，单击绘图工具栏左侧的“绘图/编辑顶点”命令，这时我们可以看到当前直线的端点由空心的小圆圈变成了实心的小黑点，这就表示进入了编辑顶点状态。光标移到直线上，此时光标会变成十字形，在直线上单击并拖动，即可形成一个顶点了。根据自己的需要不断单击拖动，就可以绘制出满意的折线了。要调整顶点，也很方便，折线上的每个顶点都是可以继续拖动调整的。如果要删除某个顶点的话，只要按住 Ctrl 键，在

22、顶点上单击即可将之删除了。Word 技巧:另类招数助你“加密”Word 文档1.文字与背景一色这恐怕不能算是一个技巧，可是正所谓兵不厌诈，最危险的方法就是最安全的方法。我们 可以在 Word 文档中将自己的文字颜色与背景颜色设置成同样的颜色，一般就是将文字颜色设置成白色。选中要保密的文字，右键点击并执行“ 字体”命令，在“ 字体颜色 ”中设置为 白色，点 击“ 确定”后便可。2.自动“隐藏文字 ”第 7 页如果感觉将文字颜色与背景颜色设为一致的方法比较小儿科，你可以试试“隐藏文字”功能，首先同样是选中要保密的文字，然后右 键点击并执行“字体”命令，在“字体”选项中，勾 选“ 隐 藏文字”复选框

23、后单击 “确定”按钮即可( 图 1)。3.文字藏于图片下经过上述设置，我们要保密的文字已经比较安全了，现在我们再来一招。输入自己要保密的文字后，执行“插入图片”命令插入一张可以迷惑人的大图片，然后在 Word 中双击此图片打开“ 设置图片格式” 对话框，在 “版式”标签页中选择“ 浮于文字上方”。现在，你就可以在 Word 中将这张图 片拖放到你要加密的文字上方。嘿嘿，文字是不是隐藏起来了?不启动 Word 查看文档字数统计的方法对一些经常进行文字工作的人来说，用 Word 编辑文档往往要用到它的“字数统计” 功能。大多数人都是通过打开 Word 文档，用“工具”菜单的“ 字数统计”来统计文档

24、字数的( 整篇文档或选中部分文档都可以 )。这只是最常用的方法之一，Word 还为我们提供了很多的高级设置如定制按钮、指定快捷键、用“ 插入”“ 域” 的功能、用“宏” 的功能等等，来实现 个性化的字数统计功能。 上面说到的方法都是在打开的 Word 文档中进行的统计，其实，您完全没有必要每次都打开文档来统计字数，今天笔者就为大家介绍一下利用文档“属性” 的“统计” 功能来实现 “字数统计 ”的方法。1. 在 Windows 98 中。在 资源管理器中选中要统计字数的文档，右键单击鼠标，在快捷菜单中选“属性” ，在弹出的对话框中选“统计” 选项卡(如图 1 所示)，即可查看该文档的页、段落、行

25、数、字数等信息。2. 在 Windows 2000/XP 中。在资源管理器中选中要统计字数的文档，右键单击鼠标，在快捷菜单中选“ 属性”，在弹出的属性对话框中点“摘要高级” 按钮，即可查看文档的“页 数、段落、字数”等内容(如图 2 所示) 。合理设置 Word 的智能粘贴功能不知大家注意没有，在 Word 2000/2002 中对某段文字进行复制或剪切时，如果文字的首或尾 部有一个半角空格，粘贴后 这个半角空格会自动消失，如果您不 希望出现这种情况，可以将这个功能关闭。在 Word 2002 中，在 “工具 ”菜单中单击“选项 ”命令，打开“选项” 对 话框，在“编辑” 选项卡中，单击“智能

26、剪切和粘贴” 和旁边的 “设置”按钮，打开“ 设置”对话框，将“自动调整语 句和单词 间隔” 的勾选去除， 单击“确定” 按钮后退出即可。第 8 页如果您用的是 Word 2000，打开“选项”对话框后，在“ 编辑”选项卡中，直接去除 “使用智能粘 贴” 勾选即可。提示：智能粘贴只对 一个半角空格有效，对于多个半角空格无效，若是全角空格，不 论一个或多个都是无效的。如何用 Word 统计文本出现的次数有的时候，我们要在一个文档中查找某个文本出现的总次数，也就是查找该文本的总数量，例如在一份违纪登记表格中查找一个姓名被 记载的总数，类似的应用还有很多。但 Word 没有这样的功能，我编写了一个宏

27、，使 Word 具有统计单个文本总数量的功能。下面介绍实现方法。第一步 单击 Word 菜单 工具宏宏， 输入宏的名称“FindText” ，然后单击 创建按钮。 第二步 在弹出的 VisualBasic 编辑器的代码窗口中完成以下内容： Sub FindText（） Text = InputBox（“请输入要查找的文本：“， “提示“） With ActiveDocument.Content.Find Do While .Execute（FindText：=Text） = True tim = tim + 1 Loop End With MsgBox （“当前文档查找到 “ + Str（ti

28、m） + “ 个 “ + Text）， 48， “完成“ End Sub 第三步 录入完毕后，单击菜单文件关闭 并返回到 Micrcsoft 后 Word. 第四步 单击菜单工具 自定义， 单击“ 命令”选项卡，在 “类别”中选择“ 宏”，将右边的“Normal.NewMacros.FindText”命令拖入“编辑”菜 单中，并右 击拖入的命令，在“命名” 框中重命名 为“ 查找文本数量” （如图）。 以后要统计文本数量时，只要单击编辑查找文本数量 ，按提示输入要查找的内容，单击确定就得到统计结果 。巧改 Word 下划线1. 首先，在文字前后各敲入一个空格，选中文字及其前后的空格，为其设置下划线格式。2. 选中文字（不要选中文字前后的空格），依次单击“格式字体” 菜单命令，在弹出的“字体 ”对话框中 选择“字符间距”选项 卡，将 “位置”下拉框设置为“ 提升”、将“磅值”设置为“2 磅” ，单击“确定” 按钮（如图）。