采购订单.doc

1、采购订单什 么 是 采 购 订 单 ？采 购 订 单 表 示 了 对 与 供 应 商 进 行 采 购 业 务 的 正 式 的 和 最 终 的 确 认 。 它 标 明 了a.供 应 商 b.要 订 购 的 物 料 或 服 务c.数 量d.价 格e.供 货 日 期 和 供 货 条 款f.支 付 条 款此 外 ， 采 购 订 单 确 定 订 购 的 物 料 是 存 入 库 存 还 是 在 收 货 时 就 直 接 被 消 耗 。采 购 订 单 须 经 核 准 。采 购 订 单 是 存 货 在 采 购 业 务 中 流 动 的 起 点 ， 是 详 细 记 录 企 业 物 流 的 循 环 流 动 轨 迹、

2、累 积 企 业 管 理 决 策 所 需 要 的 经 营 运 作 信 息 的 关 键 。 通 过 它 可 以 直 接 向 供 应 商 订 货 并 可查 询 采 购 订 单 的 收 货 情 况 和 订 单 执 行 状 况 ， 通 过 采 购 订 单 的 关 联 跟 踪 ， 采 购 业 务 的 处 理过 程 可 以 一 目 了 然 。如 何 解 决 采 购 订 单 分 单 难 题采 购 业 务 的 目 标 ， 一 是 满 足 对 物 料 的 需 求 ， 二 是 降 低 成 本 ， 第 三 还 包 括 质 量 ， 质 量是 采 购 业 务 能 够 发 生 的 前 提 条 件 ， 肯 定 要 满 足 。

3、 在 采 购 管 理 中 还 有 一 个 重 要 管 理 内 容， 那 就 是 如 何 做 内 控 ， 因 为 采 购 往 往 是 企 业 花 钱 最 多 的 部 门 ， 内 控 做 得 不 好 ， 最 终 影 响产 品 成 本 和 质 量 。订 单 分 配 是 采 购 管 理 的 一 个 核 心 问 题 ， 也 是 一 个 难 题 ， 因 为 分 单 需 要 综 合 平 衡 内 外各 种 关 系 以 实 现 采 购 业 务 目 标 ， 同 时 还 要 加 强 内 控 。 假 设 采 购 一 种 物 料 N 吨 ， 有 三个 供 应 商 ABC， 如 何 给 三 个 供 应 商 分 采 购 量

4、 ？ 我 最 近 了 解 到 企 业 的 一 些 做 法 ， 很 有 意思 ， 值 得 参 考 借 鉴 。策 略 方 式 一 ： 80/20 方 法绝 大 部 分 给 A 企 业 （ 例 如 80 ） ， 另 外 小 部 分 给 另 外 B 企 业 ， 或 者 B、 C 企 业； 这 样 做 的 好 处 是 绝 大 部 分 订 单 量 给 A， 可 以 获 得 批 量 经 济 折 扣 ， 获 得 更 低 成 本 。 B、 C 做 为 培 养 关 系 的 供 应 商 ， 在 A 出 问 题 时 候 可 以 快 速 补 充 ， 相 当 于 备 份 的 大 供 应 商， 可 以 避 免 供 应 中

5、断 。这 种 操 作 方 式 存 在 一 种 内 控 上 的 难 题 ， 最 大 的 采 购 量 到 底 给 哪 一 家 ？ 面 向 各 个 供 应商 采 购 不 同 的 量 ， 采 购 价 格 如 何 确 定 ？ 供 应 商 可 以 通 过 向 采 购 决 策 人 公 关 以 获 取 最 大 的采 购 量 ， 而 供 应 量 小 的 供 应 商 也 可 以 公 关 获 得 好 的 采 购 价 格 ， 因 为 量 不 一 样 ， 价 格 和 采购 量 大 的 不 能 完 全 比 较 。 实 际 上 大 小 供 应 商 都 有 发 挥 空 间 。解 决 的 方 法 ： 通 过 供 应 商 评 估

6、 确 定 优 先 供 应 商 ， 备 份 供 应 商 ， 明 确 主 供 应 商 和 备 份供 应 商 的 量 的 分 配 比 例 原 则 ， 减 少 了 第 一 层 次 的 内 控 （ 不 过 ， 这 需 要 定 期 评 估 ， 以 评 估小 组 操 作 ） ； 第 二 层 次 的 内 控 ， 那 只 有 参 考 市 场 价 格 了 ， 很 难 内 控 ； 或 许 可 以 通 过 对 采购 人 员 整 体 部 门 KPI 的 相 关 考 核 来 加 强 内 控 ， 比 如 考 核 年 采 购 成 本 降 低 金 额 等 。策 略 方 式 二 ： 平 分 方 法一 些 企 业 的 分 单 策

7、略 是 平 分 ： 采 购 订 单 在 三 个 供 应 商 之 间 平 分 ， 这 是 一 个 非 常 简 单的 处 理 原 则 ， 很 容 易 操 作 ， 很 容 易 检 查 。操 作 过 程 ： 采 购 量 在 三 个 供 应 商 之 间 平 分 。 在 了 解 市 场 价 格 基 础 上 ， 和 三 个 供 应 商谈 判 价 格 ， 取 三 个 供 应 商 价 格 最 低 者 ， 要 求 另 外 两 家 也 达 到 最 低 价 格 （ 因 为 别 的 供 应 商能 够 达 到 ， 要 求 你 达 到 这 个 价 格 是 合 理 要 求 ） ； 在 谈 判 中 的 策 略 是 ： “A 供

8、 应 商 已 经做 到 10 元 了 ， B 你 也 应 该 可 以 做 到 10 元 。 ”在 和 B 谈 判 妥 当 的 时 候 ， 三 家 供 应 商 一起 签 订 合 同 ， 和 三 家 供 应 商 价 格 大 家 都 能 够 看 到 ， 有 一 定 的 透 明 性 ， 证 明 不 是 压 价 策 略。 这 种 谈 判 最 多 做 一 轮 ， 不 会 重 复 要 求 供 应 商 压 价 。 出 价 高 的 供 应 商 晚 获 得 订 单 ， 如 果不 降 价 ， 失 去 订 单 也 是 可 能 的 。策 略 分 析 ： 这 样 做 的 原 因 很 重 要 一 点 是 加 强 内 控 。

9、 采 购 内 控 主 要 有 两 个 点 ： 一 是 决定 哪 个 供 应 商 可 以 入 围 成 为 合 格 供 应 商 ， 另 外 一 个 是 分 单 多 少 。 入 围 合 格 供 应 商 是 产 品开 发 部 门 确 定 的 ， 一 次 性 的 ； 分 单 是 经 常 性 的 ， 是 内 控 重 点 。 采 取 平 分 原 则 ， 则 是 的 分单 透 明 化 ， 供 应 商 不 用 公 关 ， 可 以 减 少 公 关 成 本 ， 消 除 一 个 在 订 单 数 量 分 配 上 的 内 控 问题 。 其 次 三 个 供 应 商 均 要 求 实 现 最 低 价 ， 消 除 在 价 格 上

10、 的 内 控 问 题 。 如 果 供 应 商 在 数 量和 价 格 上 均 是 凭 实 力 ， 不 需 要 公 关 ， 那 么 成 为 企 业 的 合 格 供 应 商 也 需 要 凭 实 力 ， 即 使 不能 完 全 消 除 第 一 个 方 面 内 控 问 题 （ 成 为 合 格 供 应 商 ） 也 关 系 不 大 ， 毕 竟 只 是 一 次 性 的 事情 。看 来 ， 这 种 貌 似 不 好 的 分 单 策 略 （ 不 能 获 得 规 模 效 益 ） ， 还 有 深 刻 的 内 控 优 势 ， 也是 一 个 不 错 的 策 略 。 当 然 ， 应 用 这 个 策 略 的 企 业 还 未 规

11、范 开 展 供 应 商 管 理 ， 假 如 有 规 范的 供 应 商 管 理 ， 这 是 否 是 一 种 好 的 策 略 ， 值 得 探 讨 。 编 辑 本 段 解 析 采 购 订 单 中 的 更 新 控 制 逻 辑虽 然 系 统 会 自 动 根 据 采 购 计 划 生 成 采 购 订 单 ， 但 是 在 实 际 工 作 中 ， 采 购 员 往 往 还 需要 对 采 购 订 单 中 的 部 分 内 容 进 行 更 新 。 为 了 加 强 控 制 ， 无 疑 需 要 对 这 个 更 新 作 业 进 行 更细 致 、 更 深 入 的 管 理 。 那 么 在 采 购 订 单 中 更 新 部 分 内

12、容 会 触 发 那 些 业 务 逻 辑 呢 ？ 笔 者 在这 里 根 据 自 己 的 了 解 作 一 番 分 析 。 希 望 这 个 分 析 报 告 可 以 帮 助 大 家 更 加 深 入 的 了 解 单 据的 更 新 操 作 。一 、 采 购 订 单 更 新 与 产 品 基 本 信 息 表 的 关 系 。采 购 订 单 中 有 很 多 内 容 都 是 从 产 品 基 本 信 息 表 中 取 得 。 如 产 品 的 规 格 描 述 、 产 品 的计 量 单 位 、 产 品 的 包 装 要 求 等 等 。 有 时 候 企 业 根 据 实 际 需 要 ， 可 能 需 要 在 采 购 订 单 上 更

13、新 这 些 信 息 。 如 以 前 供 应 商 送 原 材 料 过 来 的 时 候 是 4 个 一 包 的 。 现 在 企 业 为 了 某 种 原因 ， 如 生 产 线 的 要 求 ， 需 要 把 这 个 包 装 数 量 盖 为 3 个 一 包 或 者 5 个 一 包 。 此 时 ， 在采 购 订 单 的 包 装 说 明 中 可 以 进 行 更 改 。 更 改 保 存 后 ， 就 完 事 了 吗 ？ 其 实 ， 这 背 后 还 暗 藏着 一 个 业 务 逻 辑 。 即 这 个 包 装 信 息 、 产 品 规 格 等 等 属 于 产 品 的 基 本 信 息 范 畴 。 那 么 在 采购 订 单

14、上 进 行 更 改 后 ， 是 否 要 求 采 购 订 单 在 保 存 更 新 的 同 时 去 更 新 产 品 基 本 信 息 表 中 的内 容 吗 ？ 还 是 只 是 采 购 订 单 上 更 新 即 可 ？到 底 采 用 什 么 方 式 ， 主 要 根 据 企 业 业 务 性 质 来 判 断 的 。 如 果 这 个 更 新 只 是 一 个 临 时的 调 整 ， 那 么 就 不 需 要 更 新 产 品 基 本 信 息 中 的 内 容 。 但 是 ， 如 果 这 个 更 新 是 永 久 的 ， 以后 都 要 采 用 这 个 包 装 方 式 的 话 ， 则 就 需 要 在 更 新 采 购 订 单

15、的 同 时 更 新 产 品 基 本 信 息 表 中的 内 容 。 不 过 产 品 基 本 信 息 表 中 的 内 容 毕 竟 比 较 敏 感 ， 如 果 想 通 过 订 单 关 联 更 新 产 品 基本 信 息 表 中 的 内 容 ， 则 要 符 合 一 些 业 务 逻 辑 的 控 制 规 则 。 具 体 来 说 ， 主 要 有 三 个 方 面 。一 是 在 产 品 信 息 表 中 ， 必 须 指 明 某 个 字 段 可 以 被 其 他 单 据 所 更 改 。 这 主 要 是 为 了 保证 数 据 的 一 致 性 。 因 为 在 企 业 中 ， 原 材 料 等 基 本 信 息 往 往 不 是

16、采 购 人 员 建 立 ， 而 是 研 发部 门 等 建 立 。 为 此 ， 研 发 部 门 有 这 个 权 利 那 些 内 容 可 以 被 其 他 人 员 更 改 。 如 此 的 话 ， 当其 他 部 门 通 过 其 他 单 据 更 改 了 某 部 分 内 容 之 后 ， 作 为 产 品 信 息 的 主 人 ， 就 比 较 容 易 追 踪。 在 实 际 工 作 中 ， 笔 者 建 议 企 业 用 户 ， 把 一 些 关 系 不 是 很 大 的 内 容 ， 如 包 装 方 式 等 等 可以 让 其 他 员 工 进 行 更 改 ， 以 减 少 信 息 建 立 人 员 的 工 作 量 。 但 是

17、， 对 于 一 些 关 键 的 参 数 ，如 原 材 料 检 验 标 准 、 原 材 料 规 格 等 字 段 的 话 ， 最 好 还 是 谁 建 立 谁 更 改 。二 是 用 户 需 要 有 这 张 表 对 应 的 权 限 。 如 在 ERP 系 统 权 限 设 计 中 有 一 个 排 它 权 限。 如 果 某 个 用 户 做 了 这 个 限 制 之 后 ， 则 他 建 立 的 信 息 可 能 就 只 有 他 自 己 能 够 进 行 更 改 。其 他 用 户 无 权 进 行 修 改 。 如 果 有 这 个 限 制 的 话 ， 则 其 他 用 户 就 无 法 通 过 采 购 订 单 等 相 关单

18、 据 更 新 这 个 产 品 基 本 信 息 表 。三 是 采 购 订 单 中 的 控 制 。 在 实 际 工 作 中 ， 可 能 需 要 更 新 与 不 需 要 更 新 两 种 情 况 同 时存 在 。 是 否 需 要 更 新 产 品 基 本 信 息 表 的 内 容 需 要 采 购 员 根 据 实 际 情 况 来 进 行 判 断 。 为 此， 在 采 购 订 单 更 新 用 户 按 保 存 后 ， 系 统 就 会 进 行 判 断 。 更 改 的 内 容 是 否 涉 及 到 产 品 基 本信 息 表 中 的 内 容 。 如 果 涉 及 到 而 且 产 品 基 本 信 息 表 中 又 指 定 这

19、 个 字 段 可 以 被 更 改 的 话 ，则 系 统 就 会 提 示 用 户 是 否 需 要 把 这 个 更 新 同 步 到 产 品 基 本 信 息 表 中 。 如 果 用 户 选 择 是 的话 ， 则 这 个 更 新 会 被 同 步 到 产 品 基 本 信 息 表 中 。 如 果 选 择 否 的 话 ， 则 只 是 在 采 购 订 单 上进 行 更 新 ， 而 不 会 涉 及 到 产 品 基 本 信 息 表 。也 就 是 说 ， 要 同 时 满 足 以 上 三 个 条 件 ， 产 品 基 本 信 息 表 中 的 内 容 才 能 够 被 采 购 订 单所 更 新 。 笔 者 在 项 目 推

20、广 中 ， 对 于 用 户 的 建 议 是 这 个 功 能 要 慎 用 。 对 于 一 些 共 享 程 度 比较 高 的 信 息 可 以 通 过 级 联 更 新 来 节 省 数 据 维 护 的 工 作 量 。 但 是 对 于 一 些 技 术 性 比 较 强 的数 据 ， 则 最 好 还 是 采 取 专 人 维 护 专 人 负 责 制 比 较 好 。二 、 采 购 订 单 更 新 与 产 品 价 格 信 息 表 的 关 系 。除 了 会 对 采 购 订 单 中 的 产 品 基 本 信 息 如 包 装 信 息 进 行 更 改 ， 采 购 员 改 的 最 多 的 还 要算 是 采 购 订 单 价 格

21、 。 这 个 采 购 订 单 价 格 在 采 购 订 单 管 理 中 又 是 一 个 比 较 敏 感 的 字 段 。为 了 保 障 企 业 资 金 的 安 全 性 ， 采 购 订 单 在 这 个 字 段 的 更 新 上 采 取 了 比 较 多 的 控 制 措 施 。首 先 ， 采 购 订 单 会 控 制 采 购 员 是 否 有 这 个 权 限 更 改 这 个 采 购 价 格 以 及 更 改 的 幅 度 有多 大 。 有 些 企 业 对 于 这 个 采 购 价 格 控 制 的 比 较 严 格 ， 普 通 采 购 员 无 法 更 改 这 个 采 购 价 格。 因 为 采 购 订 单 中 的 价 格

22、 自 动 会 从 供 应 商 产 品 价 格 表 中 带 出 来 。 也 就 是 说 ， 默 认 的 价 格就 是 跟 供 应 商 协 商 好 的 价 格 。 若 要 进 行 价 格 变 动 的 话 ， 则 必 须 由 采 购 经 理 来 完 成 。 有 些企 业 则 相 对 宽 松 一 点 ， 采 购 员 可 以 更 改 采 购 订 单 的 价 格 ， 但 是 其 有 一 个 幅 度 的 限 制 。 如某 个 原 材 料 标 准 价 格 为 10 元 ， 而 采 购 员 可 以 在 1%的 范 围 内 修 改 这 个 采 购 价 格 。 也 就是 说 ， 其 向 供 应 商 采 购 时 ，

23、其 价 格 的 最 大 修 改 权 利 只 有 11 元 。 如 果 超 过 这 个 价 格 的话 ， 就 需 要 采 购 经 理 或 者 其 他 人 员 的 授 权 才 行 。 可 见 通 过 对 采 购 价 格 这 个 字 段 本 身 的 权限 控 制 ， 能 够 大 大 的 提 高 采 购 订 单 价 格 的 准 确 性 。 明 显 消 除 采 购 员 与 供 应 商 串 通 的 徇 私舞 弊 行 为 。其 次 ， 采 购 订 单 的 价 格 更 新 是 否 会 对 其 他 相 关 表 产 生 影 响 呢 ？ 这 里 的 相 关 表 主 要 包括 两 张 数 据 表 ， 分 别 为 产

24、品 价 格 信 息 表 与 产 品 供 应 商 价 格 信 息 表 。 产 品 价 格 信 息 表 中 定义 了 产 品 的 计 划 价 格 ； 产 品 供 应 商 价 格 信 息 表 则 定 义 了 某 个 供 应 商 的 具 体 价 格 信 息 。 他们 之 间 有 彼 此 的 联 系 。 如 产 品 供 应 商 价 格 信 息 表 默 认 情 况 下 ， 会 继 承 产 品 计 划 价 格 表 中的 价 格 。 而 在 建 立 采 购 订 单 的 时 候 ， 默 认 情 况 下 其 价 格 来 自 于 产 品 供 应 商 价 格 信 息 表 。如 果 这 张 表 中 没 有 相 应 数

25、据 的 话 ， 则 其 会 采 用 产 品 计 划 价 格 表 中 内 容 。 而 现 在 反 过 来 ，如 果 采 购 订 单 中 物 料 价 格 的 变 化 ， 是 否 会 更 新 以 上 这 些 表 中 的 内 容 呢 ？笔 者 在 项 目 实 施 中 ， 给 用 户 第 一 个 建 议 是 最 好 不 要 通 过 采 购 订 单 来 更 新 这 两 张 基 本价 格 表 中 的 信 息 。 若 产 品 计 划 价 格 表 中 或 者 供 应 商 价 格 信 息 表 中 的 内 容 有 改 变 的 话 ， 最好 通 过 独 立 的 变 更 单 据 来 进 行 变 更 。 这 主 要 是

26、出 于 数 据 的 一 致 性 考 虑 。 而 且 也 易 于 后 续的 查 询 追 踪 。 如 果 在 采 购 订 单 中 进 行 级 联 更 新 的 话 ， 以 后 很 难 查 询 到 这 个 更 改 记 录 。 虽然 这 会 增 加 一 些 数 据 维 护 的 工 作 量 。 但 是 却 可 以 保 持 数 据 的 一 致 性 ， 笔 者 认 为 这 个 交 易还 是 值 得 的 。笔 者 给 用 户 的 第 二 个 建 议 是 如 果 供 应 商 价 格 变 化 真 的 很 频 繁 。 就 像 前 一 段 时 间 ， 原材 料 的 价 格 几 乎 是 一 月 一 遍 。 在 这 种 情

27、 况 下 ， 如 果 每 次 价 格 变 化 时 都 要 先 更 改 供 应 商 价格 信 息 表 中 的 内 容 ， 那 显 然 工 作 量 会 变 得 很 大 。 而 每 次 去 更 改 采 购 订 单 的 价 格 也 不 利 于采 购 订 单 的 管 理 。 对 于 这 种 情 况 ， 如 果 原 材 料 市 场 价 格 变 换 比 较 频 繁 ， 那 么 笔 者 建 议 企业 用 户 ， 可 以 让 采 购 订 单 更 改 供 应 商 价 格 信 息 表 ， 但 是 级 联 更 新 只 限 于 此 ， 而 不 能 够 更改 产 品 基 本 价 格 表 。 因 为 产 品 基 本 价 格

28、 表 不 仅 跟 采 购 订 单 或 者 供 应 商 价 格 表 相 关 ； 而 且还 是 计 划 成 本 计 算 的 来 源 。 而 产 品 计 划 成 本 在 一 段 时 间 内 必 须 是 稳 定 的 。 如 故 其 也 是 随着 市 场 价 格 波 动 而 波 动 的 话 ， 就 不 利 于 进 行 计 划 成 本 与 实 际 成 本 的 对 比 分 析 。 故 在 任 何情 况 下 ， 产 品 基 本 价 格 表 的 信 息 都 不 能 够 通 过 采 购 订 单 或 者 采 购 订 单 变 更 单 来 更 新 。 而只 能 够 通 过 独 立 的 单 据 来 进 行 更 新 。而

29、且 ， 产 品 标 准 价 格 表 中 的 价 格 信 息 也 不 能 够 经 常 变 更 。 最 好 其 更 改 的 频 率 不 要 超过 每 月 一 次 。 否 则 的 话 ， 会 导 致 计 划 成 本 的 不 稳 定 。 不 利 于 后 续 的 统 计 分 析 。 同 时 ， 也会 增 加 维 护 的 工 作 量 。 如 笔 者 有 一 家 客 户 ， 即 使 在 价 格 变 动 频 繁 的 市 场 环 境 中 ， 其 原 材料 计 划 价 格 也 是 一 个 季 度 调 整 一 次 。由 于 采 购 订 单 中 价 格 更 新 涉 及 到 三 个 层 次 的 价 格 表 信 息 ，

30、所 以 更 新 控 制 就 会 更 加 的严 格 。 笔 者 维 护 的 多 个 ERP 项 目 中 ， 其 用 的 最 多 的 控 制 方 式 如 下 ：1、 在 采 购 订 单 控 制 上 ， 采 购 员 可 以 更 改 价 格 。 但 是 其 更 改 后 的 价 格 不 能 够 超 过 供应 商 基 本 价 格 表 中 的 价 格 。 也 就 是 说 ， 采 购 员 降 低 采 购 价 格 是 允 许 的 ， 但 是 若 要 调 高 采购 价 格 则 是 不 允 许 的 。 并 且 系 统 会 有 一 张 采 购 订 单 实 际 价 格 与 供 应 商 价 格 信 息 表 的 分 析报 表 ， 用 来 对 采 购 员 进 行 考 核 。2、 采 购 订 单 价 格 更 新 一 般 情 况 下 不 会 更 新 其 他 基 础 价 格 表 中 的 内 容 。 最 多 只 是 更改 供 应 商 价 格 表 中 的 价 格 信 息 。