Excel录入技巧.doc

1、Office 超级技巧Excel 录入技巧在使用 Excel 时，首先就需要录入数据，要想让自己数据录得巧、录得省，还是需要掌握不少实用的技巧。录入技巧快速填入相同内容选中多个单元格后，输入字符，然后按 Ctrl+Enter 组合键，即可在选中的每个单元格中填入上述相同的字符。快速复制上单元格选中下面的单元格，按 Ctrl+ （为西文的单引号）组合键，即可将上一单元格的内容快速复制下来。快速输入系统日期按下 Ctrl+；组合键，即可快速输入系统日期。文本数字输入技巧一般情况下，在单元格中输入的任何数字，均以“右对齐”格式放置，而且Excel 会把综当成数字来处理。如果你要输入文本格式的数字，除

2、了事先将单元格设置为文本格式外，只要在数字前多输一个（单引号）即可。分数输入技巧如果事先将 Excel 单元格设置为“分数”格式，即可在其中输入 2/3.5/6 这样的分数数据。除此以外，可以在“常规”单元格中按“0 空格分数”的格式输入分数，如输入的“02/3 ”（表示空格）即可显示“2/3”，并按 15 位的数字精度进行数据处理。不过，此法输入的分母不能超过 99，否则输入结果显示为 0。输入法快速切换技巧单击“数据”“有效性”，打开“数据有效性”对话框中的“输入法模式”选项卡，选中“模式”下拉列表中的“打开”，最后单击“确定”按钮。只要选中了某种输入法有效的单元格，已经设置的输入法就会被

3、自动激活。信息快速添加技巧如果要给单元格数据的尾部添加信息，可以选中该单元格然后按 F2 键。光标就会在数据尾部出现，输入数据后回车即可。参数快速插入技巧如果知道所使用的函数名称，但又不了解它的参数使用方法，可以在编辑栏中输入等号及函数名，然后按 Ctrl+A 键，Excel 自动打开参数输入对话框，就能直接输入各个参数了。快速编辑技巧如果想对 Excel 单元格中的内容进行编辑，只须用鼠标双击需要编辑的位置，光标就会插入十字光标的双击点。用鼠标双击 Excel 工作表的标签，直接输入文字并回车，可以快速修改标签的名称。重复操作要想将某一单元格（或区域）的格式（字体、字号、行高、列宽等）应用于

4、多个位置，可以将上述单元格（或区域）选中。然后双击“格式刷”按钮，鼠标拖过要设置格式的若干区域，完成后再次单击“格式刷”结束操作。如果要绘制多个“直线”或“椭圆形”等，可以双击 Excel“绘图”工具栏上的相关按钮，接着就可以重复绘制图形了。若想在双击某个按钮后取消这个功能，只需单击该按钮或按一下 Esc 键。轻松实现多行文本输入Excel 默认单元格输入一行文本，实现多行文本输入的简单方法是：当你需要在单元格中开始一个新行时，只要按 Alt+Enter 组合键即可，从而在一个单元格中输入两行乃至多行文本。读出来帮你校对Excel 增加了一个“文本到语音”功能，它可以朗读单元格中的数据。你只要

5、将 Word 文件粘贴到工作表中，单击“工具”、“语音”子命令，就可以打开“文本到语音”工具栏。选中工作表中需要朗读的区域，单击工具栏中“按行”或“按列”朗读按钮。再单击“朗读单元格”按钮，Excel 就会读出所菜单元格区域中的所有内容。其中汉字和数字的朗读比较准确，英语单词只能分解为字母逐个读出，但用于一般校对已经足够了。数据同步滚动如何你需要同时观察距离较远的两列数据，可以按以下方法操作：将鼠标移到水平滚动条右端的拆分框上，变成双向光标后水平拖动，即可用竖线将当前工作表分割为左右两个窗格。拖动其中的滚动条使需要观察的数据可见，此后即可按常规方法使两列数据同步滚动。如果需要取消竖直分割线，只

6、须用鼠标双击它就可以了。小数点或零输入技巧要想让 Excel 自动填充固定位数的小数点或固定个数的零，可以进行如下设置：单击“工具”菜单中的“选项”，打开“编辑”选项卡，选中“自动设置小数点”复选项。如果需要自动填充小数点，应在“位数”框中输入（或选择）小数点右面的位数（如“2”）。如果需要在输入的数字后面自动填充零，则应在“位数”框中输入减号和零的个数（如“-3”）。若采用前一种设置，则输入 268 后显示 2.68。若采用后一种设置，则输入 268后显示 268000。在单元格区域内换行将某个长行转成段落并在指定区域内换行。例如：A10 内容很长，欲将其显示在 A 列至 C 列之内，步骤为

7、：选定区域 A10:C12（先选 A10），选择“编辑”菜单之“填充”的“内容重排”，A10 内容就会分布在 A10:C12 区域中。此法特别适合用于表格内的注释。多次输入的特殊符号有时在一张工作表中要多次输入一些特殊符号（如），非常麻烦，对录入速度有较大的影响，可以采用一次性替换的方法来解决：首先用户可以在需要输入特殊符号位置的地方用一个字母来代替（如*），请注意这个字母不能是表格中需要的字母，等表格制作完成后，打开“编辑”菜单中的“替换”在“替换”对话框中的“查找内容”框中输入代替的字符“*”，在“替换值”框中输入“”，取消“单元格匹配”的选择，然后按“替换”按钮一个一个去替换，如果用户可

8、以确定工作表中的全部“*”的作用都是代替“”，也可以按“全部替换”按钮，一次性全部替换完毕。自动调整小数点如果用户有一大批小于 1 的数字要录入到工作表中，那么请在开始录入前进行如下设置，录入速度会因此而提高数倍：选择“工具”“选项”，单击“编辑”标签，选中“自动设置小数点”复选框，在“位数”编辑框中微调需要显示在小数点后面的位数，用户可以根据自己的需要进行输入，单击“确定”按钮即可。直接打开文本文件选择“文件”“打开”，再单击“文件类型”下拉列表中，选择“文本文件”，这样就可以从打开得文本文件中获得所需数据了。导入文本文件内容使用打开的方法导入数据有一个缺点，一旦数据进入 Excel 后，就

9、无法于该文本文件同步了。这时，可以使用“导入文本文件”来操作：选择“数据”“获取外部数据”“导入文本文件”，同样可以获得文本文件中的数据，在导入数据的同时 Excel 会将其作为外部数据区域，这样用户就可以在需要的时候刷新数据或者定期对数据进行刷新。将数字格式化为文本类型在 Excel 中，通过选择含有数值的单元格，并且在“格式”菜单中选择“单元格”项，在数字标签中选定文本格式，并单击“确定”按钮。利用此技巧，还可以将数值格式化为邮政编码、电话号码、社会保险号等等，只需要在数字标签下选择框中选特殊项，并且确定适当的类型。快速输入含小数点的数字当需要输入大量带有小数点的数字时，例如 0.0987

10、，通常是分别输入“0”、“.”、“0”、“9”、“8”、“7”共 5 个数字，不仅容易出错，而且效率也很低。其实，可以利用 Excel 中的自动设置小数点的功能，从而达到提高输入速度的目的。3 所示，打开“工具选项编辑”标签页，首先勾选“自动设置小数点”复选框，再在“位数”编辑框中设置小数点右边的位数就行了。这样，带小数点的数字时，就只需要直接输入数字，而可以省略小数点的输入，它会在回车键后自动定位！输入重复数据Excel 支持自动填充功能，要输入重复数据，可以再一个单元格输入以后，再自动填充一下就行了。但如果要输入重复数据的单元格是离散的，或要输入的重复数据是星期几、几月几日等，自动填充功能

11、就不能完成任务了。其实你可以先选中所有要输入重复数据的单元格，然后输入该数据，最后在按住 Ctrl 键后打回车键。Excel 中快速定位假如 Excel 工作表有 33333 列，如果第 23456 列的数据需要修改，怎么办？无论用鼠标拖滚动条，还是用键盘上的翻页键，都需要很长时间。这时候，试一试如果按住 Shift 键拖滚动条，是不是很快就能找到？自动转换大写金额很多用户在制作财务报表的时候，经常需要将数字表示为大写的数字金额，如果只依靠单纯的输入的话，将会非常的麻烦，其实可以用设置单元格格式的方法来实现。首先鼠标右键单击需要用大写金额显示的单元格，在弹出的快捷菜单中选择“设置单元格格式”，

12、在弹出的对话框中选择“数字”选项卡，并且在“分类”列表中选择“自定义”，在类型框中输入“DBNum20“百“0“拾“0“元“0“角“整“”，再选中此类型即可。Excel 中快速输入前面带 0 的数字如果直接在单元格输入前面带 0 的数字如“001”，则确定后单元格内显示“1”，前面的 0 被丢掉了。解决的一般办法是先选中所有需要输入前面带 0 数字的单元格，再在任一被选中的单元格上单击右键，选“设置单元格格式”，在弹出的对话框中单击“数字”标签，再在“分类”框中选“文本”即可。但这样操作无疑是比较麻烦的，最简单的办法是：在输入数据时先打一个单引号，再输入前面带 0 的数字，前面的 0 就不会被

13、丢掉了。如：要输入“001”则在单元格内键入“001”即可。快速输入分数在单元格中输入“0 3/4”（注意：中间有一个空格），则显示为分数（3/4），反之则会显示为日期（3 月 4 日）。另有妙用的号在输入 11 位及以上数字（如身份证号码）时，在数字前面加上一个英文状态下的“”，即能正常显示，反之以科学计数法显示。此时，该单元格格式为文本形式，其“数值”只能排序，不能用于函数计算。自动更正法输入特殊文字选择“工具”“自动更正”，打开“自动更正”对话框，在“替换”下面填入“CT”，在“替换为”下面填入“电脑应用文萃”（不含引号），然后按“确定”按钮。以后只要在单元格中输入 CT 及后续文本（或

14、按“Enter”键）后，系统会自动将其更正为“电脑应用文萃”。小提示在 Excel 中定义好的自动更正词条在 Office 系列其他应用程序（如 WORD）中同样可以使用。如果确实需要输入文本 CT 时，可先输入 CT0 及后面的文本，然后删除一个 0即可。查找替换法快速输入符号有时要在多个单元格中输入相同的文本，特别是要多次输入一些特殊符号（如），非常麻烦，这时可以用“替换”的方法来进行：先在需要输入这些符号的单元格中输入一个代替的字母（如 X。注意：不能与表格中需要的字母相同），等表格制作完成后，用“编辑”“替换”（或直接按 Ctrl+H 快捷键），打开“替换”对话框，在“查找内容”下面的

15、方框中输入代替的字母“X”，在“替换值”下面的方框中输入“”，将“单元格匹配”前面的“”号去掉（否则会无法替换），然后按“替换”按钮一个一个去替换（如果表格中确实需要字母 x 时，这样做就可达满足这要求。注意：此时鼠标最好选定在需要替换的单元格前面或上面的单元格中，最好选定 A1 单元格。），或按“全部替换”按钮，一次性完成全部替换（这样做表格中所有的 x 都被替换掉，且鼠标可以选定在任何单元格中）。小提示在按住 Ctrl 键的同时，用鼠标左键选定多个不连续的单元格（或区域），输入文本（如），然后按下“Ctrl+Enter”键，也可将该文本同时输入上述选定的单元格中。利用选择列表快速录入数据如

16、果需要输入的文本在同一列中前面已经输入过，且该列中没有空单元格，右击下面的单元格，选“选择列表”选项，则上面输入过的文本以下拉菜单形式出现，用左键选中你需要的文本，即可将其快速输入到选定的单元格中。格式定义法有时需要给输入的数值加上单位（如“元”等），少量的可以直接输入，而大量的如果一个一个地输入就显得太慢了。通过“自定义”单元格格式的方法来达到自动给数值添加单位的目的：如，选中需要添加单位的单元格，选择“格式”“单元格”，打开“单元格格式”对话框，单击“数字”标签，选中“分类”下面的“自定义”选项，再在“类型”下面的方框中输入“#平方米”，按下“确定”按钮，以后在上述单元格中输入数值（仅限于数值！）后，单元（平方米）会自动加在数值的后面。巧用 Excel 中的符号栏选择“视图”“工具栏”“符号栏”，然后就可以从中选择相应的符号就可以了。巧用字符映射表选择“开始”“程序”“附件”“系统工具”“字符映射表”，单击特殊符号按钮，再通过上一个、下一个按钮调出各类符号，选中后，单击选择按钮，再单击复制按钮，就可以粘贴到了 Excel 中了。