word文稿录入排版技巧（最终版本）.doc

1、文稿录入排版技巧学者风范2007年 7月 16日文稿录入排版技巧目录1 word中正文的输入 11.1 普通文字 11.2 上下标及公式的输入 1快捷方式的调出方法 1输入方法 31.2 特殊符号的输入 41.3 格式刷的使用 52 文档排版技巧 52.1 设置首行左缩进 52.2 设置标题字体、样式（无需生成目录的操作） 62.3 打印 B4 拼页 16 开文件（带页码格式） 62.4 设置标题（可用来生成目录） 72.5 自动生成目录 92.6 文本框及图文混排技巧 93、网页内容复制到 word以后的排版及查找替换功能的使用 123.1 网页内容快速转入 word123.2 文档内查找替

2、换空行的操作 134、word 中表格的处理 144.1 表格调整及表内数据的处理 144.2 三线表的设置 16第 1 页文稿录入排版技巧学者风范摘要：以 word2003 为例，简要介绍了文稿录入、排版的技巧，并对某些功能进行了独家详细介绍。关键词：word；上标；下标；公式编辑器；排版；表格处理；折页打印设置技巧；文档目录自动生成技巧。使用 word 进行文档编辑是一件十分轻松的事，如果不掌握技巧，就不是那么简单了，为此本人就一些常用技巧及部分特殊技巧进行了总结归纳，想必会对大家的学习、工作、生活有所帮助。1 word中正文的输入1.1 普通文字使用各种输入法正常输入正文，无需对排版等进

3、行设置（要使用两端对齐的基本设置，不然右侧边界的字会出现进进出出、很不齐的现象） ，打字完成后再进行排版。推荐使用的输入法有：拼音加加集合版，紫光拼音输入法，自然码输入法，微软拼音输入法 2003，再有就是五笔字型（适用于专业人员） ，以上输入法均可以在网站上下载安装使用。本文作者推荐使用拼音加加集合版+自定义的特殊符号输入，在该输入法中全拼、双拼、简拼均可以使用，效果同样好用，并有其它一些特殊功能，如自动保存词组、人工删除词组（ctrl+词组序号） 、直接输入特殊字符（非插入方式） 、直接输入字母无需转换（回车直接上字母） 、查生字 。1.2 上下标及公式的输入快捷方式的调出方法可以通过菜单

4、调出上下标，方法为：在工具栏的任意位置单击鼠标右键弹出菜单后选择最后一行的“自定义”然后在“命令”“格式”选项中找第 2 页到 x2 和 x2，并用鼠标左键按住拖放到工具栏的任意位置，当出现“I”标志时，松开左键，上下标的快捷方式设置成功。如图 1、图 2 所示。图 1 上下标快捷、方式的调出步骤图 2 上下标快捷、方式的调出步骤公式编辑器的快捷方式从“插入”选项中调出，也要用鼠标左键拖拉到桌面工具栏的任意位置（如图 3 所示） 。但是如果在安装 word 时没有安装公式编辑器，就需要在使用这个功能时进行安装，系统会有提示，如果当时已经安装，就可以正常使用了。第 3 页图 3 公式编辑器快捷方

5、式的调出步骤输入方法如 a2+b2 的输入只需在输入 a2+b2 后，选中 2，然后单击快捷方式 X2，即可转为上标，其余雷同。也可以在完成一个下上标的设置后，选中该上标格式，用格式刷 刷其它需要设置上标的文字。即：先设置 a2 为上标，然后选中 2，然后双击格式刷 ，就可以到其它地方刷上标了。如果用到公式录入，就要使用公式编辑器 ，打开后出现图 4 的公式界面，单击选择格式，详细的对应关系见图 5。这些格式可以组合使用，如输入比较复杂的数学公式就要用到这些组合功能。第 4 页图 4 公式编辑器菜单栏图 5 公式编辑器全部输入格式对照图1.2 特殊符号的输入一般根据输入法来确定如何输入特殊符号

6、，如、和外国人名中间的小点等就要在输入法提供的功能中选择输入了。如拼音加加可以直接定义成组符号，紫光拼音可以单独定义符号，微软拼音、智能ABC 和五笔字型可以在输入法提供的软件盘中选择特殊符号的输入。只是有些第 5 页需要转换，而有些则可以直接输入无需进行转换，如拼音加加、紫光、自然码等输入法在输入特殊符号时都不用单独转换，而是有一些特殊的设置，如自然码（可以引入拼音加加使用） ，以字母 O 开头，可以输入 od：；oz ： ；ot：；oh：各种希腊字母；oe：各种俄文字母， or：各种日文符号； oi：各种编号，；用户还可以自己定义或增加特殊符号，这样就可以像输入正文文字一样的快速录入，从而

7、提高办公效率。1.3 格式刷的使用格式刷属于常用工具栏的命令，其图标为 ，可用来简化批量重复操作，如设置标题为黑体，3 号字，只要完成了一个标题的设置，就可以在选中该内容之后双击格式刷图标，然后让鼠标“带着”刷子将其他标题刷为相同的格式，作者在使用中经常用格式刷处理标题样式（如字体、字号、行距等） 、段落缩进、设置上下标、表格内统一样式等，学会了格式刷，以后就不用逐个设置相同格式的标题、段落的内容了。2 文档排版技巧由于工作用纸多为 16 开或 B5，因此纸张一般设置成 16 开的。正文字体、字号一般使用宋体、小四号，标题可以适当大一些，如三号字或小二号字，一般设置成黑体字。文件内容输入完成后

8、，一般按下面操作进行排版。2.1 设置首行左缩进首行左缩进就是第一行开始空两格，设置方法为：选中全部文字，快捷操作方法是 ctrl+A，或者在打字区域的左侧，出现如图所示的箭头时，三击鼠标左键。 其实，快速选中文字另有几种快捷方式，选中一行：单击鼠标左键；选中一段，快速双击左键；选中全文：快速三击左键；选中文章中的部分内容，鼠标点到开始点，然后移动鼠标到目标位置，暂不点击，先按住 shift，再点击鼠标左键，该范围的文字即被选中。这些操作应该比用鼠标从头拉到尾快很多，而且方便操作 。然后单击“格式”菜单项的“段落” ，设置首行缩进 2 个字符。第 6 页这样之后全文即完成了首行缩进。图 6 快

9、速选中一行、一段或全文时的鼠标状态2.2 设置标题字体、样式（无需生成目录的操作）先设置文章的大标题字体、字号，它是单独设置的。计算机内安装的字体均可以供选择，字号系统提供了 11638 点阵的字号，标题一般选择三号或者小二号，以示与正文区别。如打印特大字，会用到人工输入字符点阵的情况，如打印 50 号、300 号字等，可以试试看。文章内部的各级小标题字体、字号设置，可以在设置好一个后，用格式刷进行快捷设置。2.3 打印 B4拼页 16开文件（带页码格式）在打印页数较多的文件时，如想打印蜡纸，没有页号是相当麻烦的事情，一般使用 16 开（B5）的纸张格式，而打印时又想打印成 8 开（B4）的，

10、还想保留原有的页号格式（如第 X 页，共 Y 页） ，怎么办？折页打印，不行，没有单独的页号！我们可以这样操作（如图 7 所示）：先按 B5 或 16 开纸张正常输入文字，并设置好页码样式（页眉、页脚） ；然后将页面设置成 B4 纸张（相当于 8 开） ，横放，在页面设置页边距页码范围选项中选择“拼页” ，这样设置后就可以打印出 8 开纸张，左右都是 16 开，且都有页码格式的文件了。根据打印机的不同，蜡纸一般都是纵向放入打印机，有商标的一侧先装入。如使用第 7 页EPSON-LQ1600 系列的打印机，装蜡纸后，可以通过调整纸张装入打印机的默认位置，按住控制+微调进纸，直到打印机出现声音提示

11、，不再能够微调为止，打印机的装纸初始位置设置完成（在本次使用而未关打印机的过程中，每次装纸，自动进纸到此位置） ，为打印蜡纸，还应在每次自动进纸后人工微调进纸 8下（点动） ，这样能够确保打印的文字在打印蜡纸的有效区域内。这样就减少了人工调整蜡纸进纸位置，可能引起的打印位置不准确或纸张损失。这种拼页排版打印进纸调整方法，已经在我公司推广使用很长时间，效果很好。图 7 B4 拼页 16 开文件打印设置2.4 设置标题（可用来生成目录）在编辑讲义、成册的技术或管理文件时，总想快速查找到指定章节，同时还要自动生成目录（序号章节页号） ，这就用到了“标题” 概念，在Word 的 “格式 ”工具栏的最左

12、侧，单击样式的下拉箭头 ，出现标题样式（如图 8 所示） 。第 8 页图 8 标题下拉菜单 图 9 设定标题样式下面简要介绍标题设置方法：鼠标选定需设置的标题行（以设置 1 级标题为例） ，单击样式出现图 11 所示的下拉菜单，鼠标移至标题 1，单击鼠标左键，完成第一个标题设置，然后修改标题 1 的字体、字号、行间距，完成后再执行一次图 8 下拉菜单出现图 9 的对话框，单击图 9 中箭头所指位置“标题 1+黑体，小四，” ，标题设置即告完成，其他同级标题可用格式刷刷一遍，二级及下级标题设置步骤同上，超过三级标题后，需将页面从“页面视图” 调为“大纲视图”，然后应用提升标题或降低标题的命令（如图 10 所示）来设置标题样式。图 10 大纲视图页面提升、降低标题操作使用 Word2000 设置标题的操作与上述步骤有所不同，在选定一个作标题的行后，单击“ 样式” 下拉菜单，单击标题 1（仍以设置标题 1 为例） ，进入编辑状态后，修改标题 1 的字体、段落等格式，选中标题行后，光标单击并移到样式下拉菜单的标题 1 一行，回车或单击确认，在出现的对话框中，选择第一行“更新样式，以反映最近所做修改” ，这样对标题 1 样式的修改及设定就完成了，其余等级的标题操作类推。