商务英语写作基础知识.doc

1、1使用日常讲话的方式来写作Pedantic 学究式的 Readable 日常可用的ascertain find out (发现)aforementioned these (这些)is a result of because (因为)at this point in time now (现在)before long soon (不久)cease stop (停止)commence start, begin (开始)compensate pay (报酬)correspondence letter (信函)demonstrate show (表现)desire want (需要)due to the

2、 fact because (因为)during the time that while (当的时候)elect choose (选择)facilitate ease, help (方便)for the purpose of to (为了 )give consideration to consider (考虑)implement do (完成 )in close proximity near (靠近)in the future soon (不久)in the event that if (如果)indebtedness debt (欠债)indicate show (表现)in the vie

3、w of the fact that since (由于)locate find (发现)numerous many (许多)on condition that provided (如果)prior to before (在之前)purchase buy (购买)rapid fast (快速)reason is because reason is (因为)residence address (住址)subsequent to after (在之后)subsequently later (之后)sufficient enough (足量)2terminate end (结束)utilize us

4、e (使用)vehicle car, tool (汽车，工具)标点的使用逗号逗号是标点中最广泛使用和滥用的。以下是具体的指导：1 在长的引导句或短语后加逗号。Contrary to common belief, English women do not ware tweed nightgowns.不同于通常的观念，英国妇女不穿苏格兰粗呢睡衣。Ive been on so many blind dates, I should get a free dog. 我已经相亲许多次了，应该已经找到合适的人了如果引导句是短的，就不需要逗号了。After the dinner I went home.晚饭后

5、,我回家了2. 使用逗号避免混淆。试着不看逗号朗读这句话, 你会听出问题来的。Once you understand, the reason is clear.一旦你理解了，理由也很清楚了。If he chooses, William can take over the company.如果威廉愿意的话，他可以接管公司。3. 使用逗号来分开所列的项目。The only way to keep your health is to eat what you dont want, drink what you dont like, and do what youd rather not do. 让你

6、健康的唯一方法是去吃你不想吃的食物，去喝你不喜欢的东西，去做你不想做的事4. 用逗号来分割有 and, but, for, or, nor, yet, 或 so 连接词的完整的句子。3The optimist proclaims that we live in the best of all possible times, and the pessimist fears this is true. 乐观主义者声称我们生活在最好的年代里，而悲观主义者都可以认为这不是事实。Everybody talks about the weather, but nobody does anything abo

7、ut it. 每个人都在谈论天气，但是没人有所作为。5. 用逗号来把不重要的短语和句子的其他部分分离开来。逗号间的词语可被删除，同时这句话仍然通顺。Unlike Andy Rooney, who puts out a book every year, I at least have the courtesy to wait two years before I offer something new. 和每年出书一本的安迪不同，我在拿出新作品之前至少要恭恭敬敬地等待两年。Pessimism, when you get used to it, is just as agreeable as op

8、timism. 一旦你习惯于悲观主义，它就像乐观主义一样让人愉快。6 当你要直呼某人时，使用逗号。Reader，suppose you were an idiot. And suppose you are a member of Congress. But I repeat myself. 读者们，无论你们把自己当作是傻瓜，还是议会一员，我总是重复同样的话。Dr. Livingstone, I presume? 我猜您是里文史通博士？7在正确的名称和标题或说明性短语逗号（同位语）间加逗号。同位语就是在名词或短语后做进一步解释的词语。它们和插入语一样对于句子结构并不是必须的，但是能提供给读者一定

9、的信息。Bill Gates, Chairman of Microsoft, spoke in Las Vegas last month.微软总裁比尔.盖茨上周在拉斯维加斯发言。My son, the orthodontist, sent me flowers for my birthday.我的儿子是位牙齿整形专家，在我生日那天，他送来鲜花贺岁。Let us be grateful to Adam, our benefactor. He cut us out of the “blessing“ of idleness and won for us the “curse“ of labor.

10、让我们感谢恩人亚当，他除去我们安逸的“保佑” ，为我们赢得了劳作的“诅咒” 。48.用逗号分隔地址。Positano, Italy葡斯泰瑙，意大利10 County Dublin, Eire，都柏林，爱尔兰共和国9.引用材料时用逗号。John Kenneth said, “Nothing is so admirable in politics as a short memory.“约翰 .肯尼司说过：“政治家们最令人羡慕的是其出色的短期记忆冒号冒号是用来提醒读者。它是一种提示：好的，以下就是有关信息。它引出一个列表和引用或解释。它代替了“that is“, “for example“等词语。在

11、商务信件的开头，冒号有时也出现代替了收信人的姓名。On a divorce lawyers wall: Satisfaction guaranteed or your honey back.Dear Sir or Madam: 分号分号是标点符号世界里的一个奇特的标点。它既不是逗号也不是句号，但有些两者皆有。它比冒号或破折号更正式，同时要求读者停顿。分号分隔两个主要的从句，每个从句有完整的意思。因为从句是紧密关联的，分号可以更好的连接它们。使用 and（和）或句号都不会有同样的作用。When angry, count four ; when very angry, swear. 生气时，数到四

12、；恼怒时，就发誓。In politics, if you want anything said, ask a man; if you want anything done, ask a woman. 在政界，如果你想有人去说某件事，那就去找一个男人；如果你想要有人做某件事，那就去找一个女人。分号也可以用作：分隔一系列复杂的项目:Persons attempting to find a motive in this narrative will be prosecuted; person 5attempting to find a moral in it will be banished; pe

13、rsons attempting to find a plot will be shot. 想要在这个陈述中找到动机的人会被起诉；想要在其中找到寓意的人会被放逐；想要在其中找到线索的人更是死路一条。分隔有逗号的从句:At my 50th birthday party, the caterer prepared a vegetable basket with two dips, and dried tomato；assorted imported cheeses, a fresh shellfish bar with clams, oyster, and scallops; a pasta ba

14、r with six sauces; and three different desserts.在我 50 岁生日的晚宴上，承办人准备了充裕的蔬菜，伴有两种沙司，番茄和各种进口奶酪，一个有蛤蜊，牡蛎和扇贝等的贝壳吧，有六种调料的通心粉吧，和三种不同的甜点。破折号破折号可用于观点加以强调，并可以起到像逗号，冒号，括号的作用。Its not the men in your life that count-its the life in your man.重要的不是你生活中的男人而是生活中你的男人。A classic -something that everybody wants to have r

15、ead and nobody wants to read. 经典佳作那就是，有时人人争先拜读，而有时无人问津的书。附言： 一些文字处理程序会将两个连字号变一个成长的破折号。一般而言，总是使用两个连字号。由你决定；在同一篇文章中要保持前后一致。括号这比破折号更加的不正式。它本是一种旁白，也就是你和读者的耳语。它让读者停下来，然后和他们闲聊一些有趣，有用但对于你的文章不是必须的事。如果你不在意你的读者是否注意括号里的信息，那也无妨。如果你在意的话，不要使用它。即使括号里的内容被删除，句子应该是通顺的。For Gods sake (I never was more serious) dont mak

16、e me ridiculous any more by terming me gentle-hearted in print.看在上帝的份上（我从来未曾这样严肃） ，别再称我心地温柔,这会让我觉得滑稽My old grandma (rest her soul) was wont to say, there were but two families in the world, have-much and have-little.我的外婆曾经说过，世界上只有两个家族：一个家族是富翁，而另一个是乞丐。 6引号引号，顾名思义，是向读者精确表达所说的内容。这能为你的文章增添趣味，变化，或可信度。 Wh

17、en someone exultantly exclaimed, “Eurekal“ Chico Marx shot back, “you donna smella so good yourself!“当有人兴高采烈地宣称“我想出了”,马克思回答道“你却显的不高兴” 。引号的其他使用:标出被定义的单词和短语The two most beautiful words in the English language are “check enclosed.“ Dorothy Parker英语中最美丽的两个单词是“check enclosed”。有特殊含义的单词“Idea maps“ can help

18、 you quickly organize your conference speech.思维图能够帮助你很快地组织你的会议发言。确定文章，散文，诗歌，短故事，歌曲或章节的标题。“Five Indispensable Time Management Habits“五个不可缺少的时间管理习惯”斜体由于电脑取代了打字机，斜体字的使用开始普及开来。曾经是用下划线的内容，现在用斜体字了。斜体字表明强调，标题，或暂时无法被读者识别的外来语。对书本，期刊，新闻，电影，绘画，电视，话剧，杂志，长诗，轮船，火车和飞行器的名称都会使用斜体。The wall Street Journal The Honeymoo

19、ners华尔街日报 欢度蜜月者Crossing To Safety The Concorde走向安全 超音速对不熟悉的外来语使用斜体。7Our exchange student from Italy used the word andiamo which means “lets go!“我们来自意大利的学生用“andiamo ”表达“我们走吧”撇号对于撇号的滥用和逗号差不多。 这其中的混乱似乎多用于名词的所有格和省略。用撇号来表明所有格：The managers paycheck= the paycheck belongs to the manager Writers block=the bl

20、ock belongs to the writer在以 s 结尾的复数后加撇号Garbage drivers strikeEngineers new salaries用撇号来表示省略，当两个单词合并成一个单词，此时一个或几个字母被省略了。例如，its =it is. 撇号代替了 i。如果你发现很容易犯错误, 就读出单词并把他们看作 it is 两个单词。its 是所有格。区别两者是很重要的。看看一些省略Im=I am doesnt=does notIll=I will theyve=they haveisnt=is not s/hes=s/he isarent=are not youve=yo

21、u have cant=cannotIve been called many things, but never an intellectual. Tallulah Bankhead记住：所有格代词不用省略。Hers, his, its, their, ours, whoseLife is for each man a solitary cell whose walls are mirrors. 对于每个人来说，生活就想一间四周是镜子的单独的房间。用撇号来省略单词或数字中一个或几个字母。8thonly way tentertain some folks is tlisten tem. Kim

22、Hubbard 款待一些人的唯一方法是聆听他们Class reunion of 65(1965)65 届的班友聚会连字号连字号是通常用来连接互相关联的复合词：brother-in-law; self-love; editor-in-chief.连字号还可以澄清误解。连字号用来连接 21 到 99 的复合数词。它也出现在 self, ex, all 等前缀的后面。如果用作普通要素的前缀在句中列出了，就插上连字号。The teenage girls pranced in front of the mirrors in their maxi-,midi-,and miniskirts.十几岁的女孩们

23、穿着大号，中号和小号的裙子在镜子前高视阔步。Take out an 8 1/2- by 1-inch piece of paper拿出一张大小在 8 1/2 到一英寸的纸大写 以下要大写：姓名的首字母Anthony E. Smith Dr. Mary Lynne Derrington安东尼.E.史密斯 玛利.丽尼. 德莉顿博士地方，地理区域San Marino, California the South Europe圣玛利诺 加里福利亚 南方 欧洲 组织及其成员，集团，政府代理Dept. of Corrections Rotarians Junior League修正部门 扶轮社会员 少先队9

24、船舶，飞机，航天飞机The Crystal Harmony Voyager II水晶和谐号 航行者二号种族团体，民族，宗教和语言Jewish Italian Muslim 犹太人 意大利人 穆斯林 日，月，假期，历史阶段和事件Monday August Fourth of July Boston Tea Party周一 八月 七月四日 波士顿茶叶协会 引用中的第一个字母Humorous writer, Dorothy Parker, said in a theatre review,” She runs the gamut of emotions .”幽默作家多露西.派克 在一篇戏剧评论文中写

25、道 “她百感交集” 。 书的标题，文章，话剧，电影，报告，诗歌，艺术作品，音乐作品 Business Writing That Counts! Les Miserables商业写作要素 悲惨世界 Saving Private Ryan 拯救大兵来恩 商标名Band-aid Coca Cola Windows 2006邦迪 可口可乐 视窗 2006The choir will meet at the Larsen home for fun and sinning.唱诗班的成员会在兰森家会面，在那里游戏和唱歌。 （误拼：在那里游戏和犯罪）Save regularly at our bank. Yo

26、ull never reget it.请经常在我们银行存钱，你不会后悔的。 （误拼：你的钱永远也取不出来了）错拼的单词也会在以下的几组词中导致混淆：stationery 或 stationary; principle 或principal; affect 或 effect.对于拼写的两条建议：1.在电脑旁，放上本字典。如果不知道怎样拼写你要查的词，就找一个它的近义词。2列出你经常拼错的单词表。你也许尝试记住他们。例如，stationery 一词对我而言真的很难记。于是我把它和 paper 一词相关联来记。结尾的 er 是我拼写的线索。10以下是一些通常错拼的单词：accept/except 接

27、受/除非 appointment 约会 calendar 日历accommodate 容纳 appreciate 欣赏 catalog 目录achieve 成就 assignment 任务 certain 确定acknowledge 确认 assistant 助手 challenge 挑战adjustment 调整 authority 权威 circumstance 情况advertisement 广告 balance 平衡 clientele 客户advice 建议 bargain 议价 color 颜色agreement 同意 beneficial 有益 commercial 商业allo

28、tted 分配 brochure 手册 commission 佣金all right 好 budget 预算 committed 有责任的Conference 会议 hoping 希望 possible 可能Confidential 机密 identical 同一的 practically 实际上 Congratulate 恭喜 illegible 合法的 preferred 偏爱的Consequence 结果 immediately 立刻 procedure 过程Consensus 一致 inconvenience 不便 professor 教授Continuous 不断的 individu

29、al 个人 realize 意识Convenience 方便 inquiry 询问 really 真地Courteous 谦逊的 instead 代替 receipt 发票Courtesy 谦逊 interrupt 打断 receive 接收Customer 客户 knowledge 知识 recommend 推荐Decision 决定 language 语言 reimburse 退款Definitely 一定地 liability 负债 respectfully 尊敬地Dependent 依赖 library 图书馆 ridiculous 可笑的Development 发展 license

30、执照 salary 薪水Dilemma 左右为难 listen 听 satisfactory 满意Dissatisfied 不满的 maintenance 维护 Saturday 周六Doubt 怀疑 making 制作 secretary 秘书Economical 经济的 mayor 市长 separate 分开Efficiency 效率 meant 意思 sincerely 真诚地Eliminate 减少 mileage 里程 sufficient 足够Embarrass 尴尬 miscellaneous 各种的 technique 技巧Emphasize 强调 misspell 误拼 t

31、emporary 临时的Enough 足够的 monotonous 单调的 their 他们的Enthusiastic 热情的 mortgage 抵押 thorough 彻底的Especially 特别地 necessary 必要的 though 虽然 Excellent极好的 negotiate 商议 tomorrow 明天Experience 经验 noticeable 显著的 truly 真的Facilities 设备 oblige 强迫 unfortunately 不幸地 February 二月 occasion 场合 unique 独特的Finally 最终 occurrence 发生 unnecessary 不必的