第2章格式化文档.doc

1、27第 2 章 格式化文档技巧不论是用笔还是用电脑撰写文章，最重要的肯定是要言之有物。但除了内容之外，形式也是很重要的。尤其是使用文字处理软件撰写文章、专著，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处处受到束缚，写作过程也难以顺畅，影响工作效率。2.1 格式化字符技巧字符可以是一个汉字，也可以是一个字母、一个数字或一个单独的符号，字符的格式包括字符的字体、大小、粗细、字符间距及各种表现形式。简单的字符格式可以通过工具栏上的按钮来进行排版操作，如，设置字体加粗，可以单击工具栏上的按钮 来实现、设置字体字

2、号，可以单击工具栏上的【字号】下拉列表按钮 来选择字号等；也可以通过快捷键来完成，如，选择字体下划线，可以单击【下划线】按钮或在下拉列表中选择下划线的线型。但是，一些特殊的字体必须通过【字体】对话框才能完成设置。如果要制作出更具有艺术性的字符效果，如，变形字体、旋转字等，可以通过艺术字来完成。使用【格式】工具栏格式化字符可以设置一些简单的字符格式。2.1.1 随意地选择字号选择字号方法很简单，单击常用工具栏上的 下拉列表按钮，在字号列表中选择或输入字号。字号的表示方法有两种，一种是中文数字，数字越小，对应的字号越大；另一种是阿拉伯数字，字号越小，字符也就越小。字号的单位为磅，用毫米换算的方法为

3、：1 毫米=2.83 磅；磅与号的换算单位是：1 磅=1/72 英寸，1 英寸 =21.4 毫米。在 Word 中，表述字体大小的计量单位有两种，一种是汉字的字号，如初号、小初、一号、七号、八号；另一种是用国际上通用的“磅”来表示，如4、4.5、10、12、48、72 等。中文字号中， “数值”越大，字就越小，所以八号字是最小的；在用“磅”表示的字号时，数值越小，字符的尺寸越小，数值越大，字符的尺寸越大。1 磅有多大呢？2.83 磅等于 1 毫米，所以 28 号字大概就是一厘米高的字，约相当于中文字号中的一号28字。在 Word 环境下，也可以打印大标语、大横幅剪字时所需的足够大的“大”字体。

4、事实上，Word 中最大字体可达“1638 磅”！说到“磅” 值，在这里就有必要说说中文Word 中汉字字体的计量问题。 中文字号就是这十六种，而用“磅”表示的字号却很多，其磅值的数字范围为11638，也就是说最大的字号可以是 1638，约 58 厘米见方，最小的字号为 1，三个这样的字加起来还到到一毫米宽。一般 A4 纸可容纳的最大字的磅值为 630 左右，在实际使用过程中可以根据需要来设置字的大小，想要特大字，或是袖针小字都可以。中文 Word 对字体的的大小同时采用了两种不同的计量单位，其中一种是我们常说的以“字号”为计量单位，如常用的“初号、小初、一号七号、八号”等；另外一种则是以国际

5、上通用的“磅”为计量单位，如“5、55、648、72”等。 “字号”与“磅”的对应关系见表 2-1 所示。 表 2-1 “字号”与“磅”的对应关系字号 初号 小初 一号 小一 二号 小二 三号 小三 四号 小四 五号 小五 六号 小六 七号 八号磅 42 36 26 24 22 18 16 15 14 12 10.5 9 7.5 6.5 5.5 5一般用户都认为中文 Word 中的字体，有“初号、小初、一号 七号、八号”和“5、55、648、72”等， “大”与“小”共 16 种之多。其实不然，Word 文档中字体的“磅”值，是“数字必须介于 1 和 1638 之间” 。而且，我们在工具栏上的

6、字号栏内能够输入整数和小数点后为“0”或“5”的数值。因此，从理论上讲，Word 中字体的“大”与“小”共有（16381637=3275）种之多。 A4 幅面的纸张上容纳的最大字的磅值为 630 左右。 “自定义”（5587cm 5587cm ）幅面的纸张，也包不住大于 1181 磅的字。因此，在使用Word 时，可以根据实际需要利用“磅”来设置字体的任意 “大” 、 “小” ，而不必埋怨Word 中无 “特大 ”字了。 其实在任何一个版本的 Word 中都能随意设定字号，且操作简单。其操作方法是：（1）将需设定字号的文字选中后。（2）单击【格式】工具栏的【字号】下拉列表框。（3）在列表框中选

7、中所需要的字号，或者键入所需的字号磅值（如 300） ，然后按回车即可。 用上述方法设定的字号，只能在 1 至 1638 之间。即用 Word 打印（显示）的方块汉字，其边长最小为 035 毫米，最大可达 5778 厘米。此外，字号允许在小数点后第一位上加个“5” 。2.1.2 选择字形效果有时候为了强调和突出内容，可以通过改变字形来实现，如，粗体和斜体等。也可以将效果同时使用， 在【格式】工具栏中，设置字形的按钮呈点亮状态表示应用字形效果。否则表示取29消使用字形效果。：表示使用粗体效果。：表示使用斜体效果。：给所选加下划线，可以在其下拉列表中选择不同的线型。：给所选字符加边框。：表示所选字

8、符带底纹效果。大家对于常见的字符格式，如加粗、斜体、下划线等一点也不陌生。但是，如果你不了解它们的快捷键，而是用鼠标点击工具栏按钮来设置的话，那么还是影响速度。花很少一点时间记住并熟悉它们的快捷键，肯定会给你的工作带来更多的便利：加粗“Ctrl B”含义：B = Bold 粗体斜体“Ctrl I” 含义：I = Italic 斜体下划线“Ctrl U”含义：U = Underline 下划线2.1.3 调整字符的宽与高设置一些简单的字符格式可以使用【格式】工具栏格式化字符，但一些特殊的字体必须通过如图 2.1 所示的【字体】的【字符间距】对话框才能完成设置。图 2.1 【字体】对话框使用菜单命

9、令也可以设置简单中字符格式，但方法与使用工具栏设置雷同，下面介绍调整字符的宽与高。在一些特殊的排版中需要设置字符的宽与高有一定的缩放比例，从而得到如图 2.2所示的字符的缩放效果。30图 2.2 字符的缩放效果操作步骤是：（1）在【字体】对话框中，单击【字符间距】选项卡。（2）在【缩放】下拉列表框中选择需要缩放的比例，也可以直接输入百分比的数值，如图 2.3 所示。图 2.3 选择缩放的比例（3）最后单击【确定】按钮即可。选择越大于 100%的比例，得到的字体就越趋于宽扁；选择的缩放比例越小于 100%的比例，那么得到的字体就越趋于瘦高。如选择 100%，则表示没有缩放。2.1.4 调整字符的

10、间距调整字符的间距也很实用，如在小篇文档中，为了适应排版的需要，当有一段文字占用了二行，第一行是满行，而第二行仅占用 12 个字符，这时为了调版式，想让这段文字仅占有一行。就可以使用【紧缩】字符间距的办法来实现。同样，如果一行文字刚好占用一行满行，要把它占用两行，也可以加宽字符的方法来实现。操作方法是：（1）选中要调整字符间距的整段文字。如图 2.4 所示。图 2.4 选中要调整字符间距的整段文字（2）在打开的【字符间距】选项卡中，在【间距】下拉列表框中选择【紧缩】或者【加宽】选项，再在【磅值】微调框中输入紧缩的磅值，如图 2.5 所示。一般为 0.1磅到 2 磅之间，少于 0.1 磅可能不发

11、生作用。在这个范围内缩放的文字在文档中用肉眼是不容易发觉的。31图 2.5 在【磅值】微调框中输入紧缩的磅值（3）最后单击【确定】按钮。结果如图 2.6 所示。图 2.6 调整字符的间距的效果另外，Word 还提供了利用设置文字的宽度来调整字符间距的办法。方法是选择需要调整宽度的文字，单击【格式】|【调整宽度】命令。在打开如图 2.7 所示的对话框中，输入需要的宽度。单击【确定】按钮。如要取消调整宽度的效果，可再次打开该对话框，然后单击【删除】按钮就可以了。图 2.7 调整字符宽度2.1.5 更改英文大小写字母可以使用多种方法来更改英文大小写字母。1使用菜单方法更改大小写（1）单击【格式】|【

12、更改大小写 】命令。（2）打开如图 2.8 所示的对话框。图 2.8 【更改大小写】对话框（3）选择要更改字母的切换项目，如单击【切换大小写】单选按钮，则将所选内容中所有大写字母都改为小写或进行相反转换。如单击【词首字母大写】单选按钮，则将所选内容中每个单词的首字母都改为大写。如选择【大写】单选按钮，则将所有选定的文字都改为大写字母。如选择【小写】单选按钮，则将所有选定的文字都改为小写字母等等。322使用快捷键更改英文大小写反复使用下述的快捷键，可以在应用或取消大小写字母之间进行切换。（1）快捷键 Ctrl+Shift+K：设置为小型大写字母，如，ACTIVE WINDOW（2）快捷键 Ctr

13、l+Shift+A：设置为全部大写字母，如，ACTIVEWINDOW（3）快捷键 Shift+F3：在全部大写字母、全部小写字母及第一个字符大写 3 种状态间切换。3使用对话框设置英文的大小写（1）单击【格式】|【字体】 命令，打开【字体】对话框。（2）选择【字体】选项卡。（3）在【效果】选项组中有两个复选框可以选择，即【小型大写字母】和【全部大写字母】两复选框，如图 2.9 所示。图 2.9 使用对话框设置英文的大小写2.1.6 设置文档的度量单位Word 中的度量单位有厘米、毫米、磅（1 厘米约等于 2835 磅） 、英寸和十二点活字（1 个十二点活字等于 12 磅）五种。如要使用不同的度

14、量单位，可以按照下面方法设置：（1）单击【工具】|【选项】 命令。（2）选择【常规】选项卡。（3）在【度量单位】下拉列表中选定需要的一种度量单位。如图 2.10 所示。图 2.10 度量单位【度量单位】列表框的下面还有一个【使用字符单位】复选框，如果将其选中，无论选定了哪种度量单位，视图标尺上的刻度值是“字符” ；即在选择“格式”菜单中选择“段落”命令，打开“段落”对话框，在其中的“缩进和间距”选项卡上的“缩进”以“字符”来度量， “段前” 、 “段后”以“行”来度量。 332.2 格式化段落技巧段落指的是以按 Enter 键为结束的内容。因此段落可以包括文字、图片、各种特殊字符等。一般情况下

15、，文本行距取决于各行中文字的字体和字号。如果某行包含大于周围其他文字的字符，如，图形或公式等，Word 就会增加该行的行距。如果删除了段落标记，则标记后面的一段将与前一段合并，并采用该段的间距。排版的时候，如果懂得如何快速、巧妙地设置格式，不仅可以使文稿样式美观，更可以加快编写速度。而如果不懂得这些基本的格式化手段，编辑起文稿来，就会感到处处受到束缚，排版过程也难以顺畅，影响工作效率。如使用样式可以省少排版的工作量。2.2.1 让段落首行缩进 首行缩进是 Word 提供的一种特殊的样式正文（首行缩进两字） ，也就是在段落的首行缩进两个字符。在 Word 中文版中，使用了一种字符测量单位。这样，

16、可以以字符为单位测量一些段落格式设置，如，缩进、页边距、行距、字符间距等等。这对于中文文字的处理特别有用，因为在日常写作中有在段落起始处缩进两个字符的习惯。如果以字符为单位，就不必担心因改变了字体、字号等造成格式上的混乱。一篇文档是否选用首行缩进功能，除了使用样式设置外，还可在【段落】的【缩进和间距】选项卡中进行设置。在如图 2.11 所示的对话框中，可以在“特殊格式”下拉列表框中可以设定设定“首行缩进”或“悬挂缩进”格式。图 2.11 设定“首行缩进”如果不选用上面的“首行缩进”项，则可以选择“工具”菜单，选取“自动更正”命令，然后在“自动更正”对话框中分别选中“键入时自动套用格式”和“自动

17、套用格34式”选项卡上的“段落开头空格采用首行缩进”复选框。如图 2.12 所示。 如果选用首行缩进功能，则可以选择图 2.10 的“使用字符单位”复选框。这样“首行缩进”的距离值就以字符来度量，从而省略每次改变字体大小后，重新设定“度量值”的工作。 图 2.12 选中“段落开头空格采用首行缩进”复选框2.2.2 设置首字下沉在不少报刊上都可以见到【首字下沉】的效果。所以在排版的时候难免要给文档设置首字下沉。所谓【首字下沉】 ，就是指文章或者段落的第一个字或前几个字使用比文章的其他字的字号要大，或者不同的字体。这样可以突出段落，更能吸引读者的注意。设置首字下沉的操作步骤是：（1）用鼠标选择文章

18、第一段的第一个字，也就是要做“首字下沉”的文字，（2）单击【格式】|【首字下沉 】命令。打开如图 2.13 所示的【首字下沉】对话框。（3）在【首字下沉】对话框中的【位置】选项组中有【无】 、 【下沉】和【悬挂】3 个框。一般使用【下沉】比较多，也比较适合中文的习惯。通常下沉行数不要太多，大概 2 5 间就适合了。否则使文字太突出，反而影响文章的美观。35图 2.13 【首字下沉】对话框在【字体】 、 【下沉行数】和【距下文】三个选项里，选择【字体】为【宋体】 ， 【下沉行数】为【3】行，在【距正文】微调框中输入下沉的字符与段落正文的间距量。最后，单击【确定】按钮。如果觉得效果不是很好，可以再

19、重复上面的操作步骤，直到满意为止。最后得到如图 2.14 所示的首字下沉效果图。图 2.14 首字下沉的效果2.2.3 页面垂直对齐方式设置段落的垂直对齐，可以快速地定位段落的位置，如要制作一个封面标题，设置段落的垂直居中对齐就可以快速将封面标题置于页面的中央。设置段落的垂直对齐的步骤是，单击【文件】|【页面设置】 【版式 】命令或标签。在【垂直对齐方式】下拉列表框中选择一种对齐选项，如图 2.15 所示。图 2.15 选择垂直对齐方式36如图 2.16 所示是三种段落垂直对齐方式，从左到右分别是底端对齐、居中对齐和分散对齐，而默认情况下一般是使用顶端对齐的方式。图 2.16 段落垂直对齐方式的各种效果2.2.4 设置文本对齐方式在文档中，文本的对齐方式可分为五种，但经常使用的有实际效果的只有三种。文本对齐方式的作用只有在两种不同字号大小的段落中才有效果，特别是在图片与文字之间，效果就特别明显。如图 2.17 所示分别是“底端对齐” 、 “居中对齐”和“顶端对齐”的文本对齐方式。图 2.17 文本对齐的常用三种方式设置文本对齐方式的方法是，单击【格式】|【段落】| 【 中文版式】命令或选项卡，在【文本对齐方式】右边的下拉列表框中选择需要的对齐方式，如图 2.18 所示。图 2.18 设置文本对齐方式