外贸业务员下单前的工作职责.doc

1、外贸业务员下单前的工作职责1、及时安排好打样。要按客户的要求，书面详细列出打样单。打样单上应严格明晰四大要素：货号、原料、颜色搭配和做法。打样单的格式应严格参照大货订单格式，即货号-颜色-数量应列出表格，而不能是其它的任何格式。打样单应由外贸部经理签字后，方能安排打样，外贸部经理不在时，由外贸部经理指定的人签字。如涉及 XX 模、五金模具是否要开，应请示外贸部经理。如打样需新购原料或辅料，应书面通知采购部购买。如采购过程中涉及最少起订量的，应马上汇报外贸部经理，由外贸部经理决定如何处理。样品完成后，应仔细审核样品，寄出前，必须拍照存入电脑档案。如果是新客户，样品是否向客户收费、收多少、快递费是

2、预付还是到付，需请示经理，由经理决定。总的原则是：如果是少量样品，样品免费，运费到付。如样品数量较多，应考虑样品收费，运费到付。2、精确地报出美金销售价格严格把握“核价单” ，精确地报出美金销售价格。一般情况下，核价单只要掌握两种就可，一种是“一般贸易核价单” ，一种是“进料加工核价单” 。核价单原则上是由计划部提供的。业务员在向计划部索取核价单时，应拿到 Excel 的电子格式，而不是纸张打印件。拿到计划部提供的核价单后，业务员应逐字逐行进行审核，检查是否有任何可能的差错。特别要有能力看出明显的错误，如发现一个XX 皮康纸的金额为 5 元，一个 XX 里布的用量为 1 米，应立即通知计划部，

3、要求计划部立即改正错误。当遇到计划部未能及时提供核价单，客户又要马上提供报价时，业务员应立即动手，收集相应的核价单数据，自己制作出准确的核价单。业务员一定要看清楚核价单中利润和销售利润率的计算方法的公式是否正确。利润=美金卖价X 汇率 X0.96-成本，销售利润率=利润（美金卖价 X 汇率）X100% 美金卖价确定后，原则上必须经外贸部经理审核后，方能对外报价。个别客户提出佣金要求的，业务员必须把事情的来龙去脉向外贸部经理汇报清楚，由经理决定如何操作。3、积极主动与客户保持联系积极主动与客户保持联系，促使客户及早下订单。样品寄给客户之后，应在快递网页上查阅客户是否已经收到样品，确认客户样品收到

4、后，应立即发信给客户，非常客气地询问客户对样品的评价，询问客户是否有下订单的可能。4、树立“订单就是命令”的理念业务员应始终牢固树立“订单就是命令”的企业理念。客户下订单后，业务员应在第一时间整理出中文订单，并立即下发到有关部门。客户下订单后，业务员应立即放下手头其它并非万分要紧的事情，全身心投入到对客户订单的分析，围绕“货号-原料- 颜色搭配-做法 ”四个要素，与打样时的最后确认样核对（必要时要再次与打样间沟通） ，如有客户交待不清的，应立即发电子邮件与客户书面确认。客户确认后，立即打印出中文订单并下发。从收到客户原始订单到中文订单下发，整个过程的时间，能半小时解决的，坚决不能用 1 小时解

5、决，能 1 小时解决的，坚决不能用 2 小时解决，以此类推。整个过程，最长不能超过 48 个小时。如果期间业务员正好轮到休息，则无条件调休。如客户原始订单有交待不清，业务员发电子邮件后，客户在上班时间的 4 个小时内没有回复的，此时业务员应立即做两件事：第一，打电话给客户，催促客户尽快书面回复；第二，口头汇报外贸部经理，讲明情况，如外贸部经理提出新的建议的，立即按经理的要求去做。 中文订单的发文放范围应在订单的最上面显示清楚。显示发放范围的标准格式是“发：沈阿瑟（1） 、张三（6） 、李四（3） 、王五（6） 、钱六（5） 、赵七（1） 、李八（1） ，共 23 份。 ”中文订单中应绝对杜绝模

6、糊语言，如“与上次一样” 、 “与去年一样” 、 “有关部门”等等。在中文订单的右下角，业务员应手工亲笔签下自己的姓名，而不能在电脑中打印出自己的姓名。手工亲笔签名，表明业务员已对订单的内容已经彻底审核，已经没有任何丝毫的差错，也表明业务员已对此订单已经完全承担全部的责任。当然，订单最终确认的另一个重要的指标是客户 30%定金到账，或信用证到手。如定金或信用证未到位，可下发订单，让计划部先计算用料，但要书面通知采购部：“所有物料采购等通知” 。外贸业务员职业素养基本心态1） 热爱外贸工作，永不放弃；2） 站在客户的立场上想问题，做事情；3） 勤奋工作，虚心学习；4） 有良好的自信心，要有奋斗目

7、标。基本素质1） 熟悉出口业务操作流程； 2） 书面英语过硬，口语良好，与客户能够进行业务沟通； 3） 熟悉常见的国际交往礼仪；4） 熟悉日常的交际英文，接待客人显示出良好的修养和职业素质； 5） 熟悉常用的办公文件，例如：Word, excel, Photoshop, Powerpoint, Outlook, AutoCad 等.；能够使用传真机、复印机等办公设备； 6） 能够草拟标准的传真及信函，能够独立完成信用证的审核，根据信用证制定正确的出口单证； 7） 拨、接电话要显示良好的公司形象。 例如：国内模拟 拨通电话，你应该说：您好，我是 xxxxxxxx 有限公司外贸部的 xxx，请问是

8、 XXX？然后切入正题。 接听电话，你应该说：xxxxxxx有限公司，您好，我是 xxx,请问有什么能够帮助你的？ 国外情景模拟： 拨通电话：Hello, this isxxx, from xxxx Co., ltd. May I speak to Mr /ms xxx? 接听电话:Hello, this is xxxxx Co., Ltd. Im alex. May I help you?专业素质1） 对本工厂的产品能够非常熟悉，对生产流程有详细的了解；对产品品质能够准确作出判断；对产品的主要材料有一定的了解；能够独立准备一份公司 CATALOG 供给人参考；能够草拟一份专业的报价单；熟悉工

9、厂运营方式的组织机构构成。 2） 对竞争对手的产品有相当的了解；对整个从事的行业有一个正确的了解；对国外的同类产品有一个详细的了解。 3） 对相关的产品测试标准有完整的了解。 4） 能够从客人的语气里面，判断出客人的意图。 5） 能够对客人的来访提前做出接待安排；能够独立带领客人参观工厂；能够巧妙的回答客人的问题。 6） 对出口货物操作有实际的经验。 7）能够独立向客人介绍产品、公司，并且正确、专业的回答客人提出的问题。 8）对出口货物包装及标志能够有专业的设计观念，确保符合出口货物的需要。 9）对于国外正在执行的订单，要提供详细的生产计划通知单与生产部门及相关的部门。如何成为优秀外贸业务员

10、对于那些想学好外贸的在校生，或者想刚进入有志于成为优秀外贸业务员的朋友，你们所需要做的是结合实际来学习课本知识，那怎样学呢？1，与工作了的外贸人交朋友他们是很好的导师，甚至比你们的老师还好.也许他们不会免费帮你。你应该学会通过提高自己从而也可以给他们帮点忙，比如：寻找信息，翻译之类的。顺便说一下，你可以从福步上海论坛获得很多外贸精英的联系信息。要有双善于发现的眼睛。2，尽量经常访问外贸论坛推荐福步上海论坛、阿里巴巴商人论坛、跨国外贸论坛、TOXUE 外贸论坛。从这些地方，你将会发现你们的书本和实际的巨大差别。你知道，知识更新很快。你的教科书经常是过时的。在论坛里面，你可以和大家讨论，帮助他人，

11、或者问问题。比如在福步论坛，你可以发求助贴，记得使用一个清楚的标题，直接的方式提问，这样别人看了标题就知道是否能帮你。遇到问题可以求助百度知道，也可以在百度知道帮助他人。如果在阿里巴巴论坛，你最好使用阿里帮帮提问。因为这样你能得到更多的关注。你问问题的时候需要付出财富值，回答问题正确的可以获得财富值。从而你会明白“要得到，先付出” 。这就是生活。从而你会发现这样更有趣，所以会激发你去更努力的学习。3，投资于学习留意有关国际贸易的最新流行的书籍。你需要投资于你的学习，只是值得的。别局限于你的所谓的经典的教科书。而且你要能方便的上网和学习电脑技术。即使你用不起手机，也要想办法弄台电脑。没有它，你将

12、会被甩在后面。4，重视电子商务学校可能不教你电子商务知识，但是对于做外贸，那是必不可少的。在福步论坛有个电子商务版块。在那里你可以获得很多最新的实用的学习材料。还有另外一种方式，在百度等博客站点博客，将有助于你学习如何推广网站，和怎样写受欢迎的文章。最重要的是，不断的思考，你才会发现你自己独特的方式。别人的意见只能作为参考。 推荐网站：世贸人才网之世贸大学。编辑本段外贸业务员的职业要求 一般要求大专以上学历，贸易类、语言类、金融类相关专业，而外销员从业资格证、报关员资格证书、国际贸易单证员证书等相关资格证明则显得更为重要。编辑本段外贸业务员工作细则办理客户业务前的准备工作营业助理复查上次该客户

13、当面所交代或来电来函所应办工作是否已完成,如未完成应速办妥。 (一)营业助理对客户所寄来拟在仿制的原样品,如需准备报价、样品、印盒、纸套、标纸、标头、陈列箱、说明书等资料,应即准备齐全,如有问题不能解决,应即向主管经理请示如何处理。 (二)营业助理须将客户所欲购的项目,应准备最新报价,以满足客户再订购的需要。 (三)营业助理应客户所需,代订饭店房间、并于前一天应再与饭店联络,不可有误。 (四) 营业助理须通知装押助理,最迟于于客户来前一日办妥 OOL。 (五) 如需采购部有关科长配合准备工作者,营业助理应协调妥善对大客户来应预到公司日期。客户接待工作(一) 如需到机场迎接,营业部助理应向总务科

14、安排接机事宜,并应于飞机抵达前 2 小时与航空公司机场办事处联络班机确定到达时间。必须提前 5 分钟抵达机场或饭店将客人接来公司。 (二)如客户需赴工厂察看,营业助理应事先与工厂联络,安排行程。 (三)如客户需要游览名胜古迹,营业助理应事先安排观光行程。客户来访接待(一) 赴机场或饭店接客户前,营业助理应将有关资料、档案、样品等置于业务洽谈室。 (二)如客户需要饮料、食品等,营业助理应通知样品室准备。 (三)如需采购部有关科长备询时,营业助理应事先通知待命。客户接洽业务(一) 营业部经理及助理陪客户挑选样品。 (二)经客户挑选的有兴趣产品,营业助理应即记录详细资料及产品编号、规格、包装明细、材

15、数,最近工厂价格。如有必要,得与有关科长协调报价。如客户是以 C&F 或 CIF 条件采购者 ,应即计算所拟报单位数量的运费 ,如该产品客户以前曾购买者,则应记录前次厂价与卖价。 (三)与客户洽谈中,对报价及客户所特有要求的规格、形态、大小尺寸、厚度、结构材料、颜色、包装、品质、订购数量等，营业助理均应详细列入记录,必要时画上该产品草图。 (四)如客户当日未能决定采购者,须待次日继续洽谈时,营业助理应将所挑选出来的样品,留条嘱咐样品室暂保留于业务治谈室架子内。以免下次洽谈时重复挑眩(保留期限不得超过一星期)。 (五)如客户不予洽谈或已洽商完毕的样品,营业助理应嘱咐样品室归还原处。 (六)客户如

16、有任何询问应即查核答复,如不能即时答复,亦应向客户说明原因并告以何时答复。 (七) 与客户洽谈中,对客户所交代的工作应于下次洽谈前完成。整理报价单(一) 应客户需要 ,将洽谈中感兴趣的产品,营业助理与采购部有关科长协调整理报价单,经主管理经理核阅后打出交给客户。 (二)客户订购产品,营业助理应于客户离公司的当日或限内将报价单单项总价及全部总价底稿整理妥当,呈主管经理阅后,扫报价单所规定份数增加二份。如是 C&F 或 CIF 时,报价单上的材数不予打出。 (三) 营业助理,应即核对报价单是否与底稿相符,如有错误即自行修改确实无误,然后抽出一份报价单请示经理后,开国内订单,连同国内订单装运联一并交

17、装押助理。 (四)所有寄国外信件,报价单若其他一切文件须由营业助理核对,并在寄出份上经理签名处旁签名和签注日期,送交主管经理发出,但报关文件由营业助理于结并前自行核对单价数量，必须在当日内完成。开国内订单营业助理应时常查核自存的报价单,并尽速请主管经理会同有关采购科长发出国内订单,并在存档报价单及资料卡或 PRICE LIST 上注明承制工厂、厂价、国内订单号码及日期。 (一)订单上唛头可采用下列方式: 1.刻章。 2.打字。 3.由营业助理书写清楚。 (二)如国内订单上数量、价格、包装、规格、唛头有变更时,即发出“订单更改通知“,并与原国内订单留底联装订一起。 (三) 如是将国内订单改开另一

18、工厂,则应于国内订单留底联、验货联、装运联上注明,“本订单是原订单号重开,原订单作废“并于存档报价单联及资料卡或 PRICE LIST 上更改国内订单号码、日期、承制厂名称价格,但在工厂联及签回联上绝对不可注明该订单是重开,并即将装运联直接交装运押助理。 (四)原国内订单如是改开别家工厂时,须用特别编号,举例如下: KR-1021 (此为改开订单号码 ) K-1021 (此为原订单号码) (五)需动退的货,外箱上要打记号,应于订单上特别注明,告知工厂。 (六)如是纺织品的订单,亦应于订单上注明需办 GUOTA 才可出口。 (七)印制样品请款时,务必附上样品才可付款。 (八)订单一个 ITEM

19、在￥5,000 以上,科长在时一定要让科长签字,才能寄出,如科长不在而急于需寄出的订单由营业部自行决定。此订单进否要由科长签字才寄出,但如未经科长签字的订单,采购科长应协助出货,而催货则由营业部负责。 (九)凡向工厂催货(包括配件及印刷品)一切的责任由营业助理负责,但装押助理协助催货。开妥国内订单(一) 国内订单开妥后,须校对与报价单上所列的包装、数量是否相符。 (二)开妥国内订单送主管经理核阅签名后 : 1.留底联存查。 2.工厂联及签回联及验货联交管制中心。 3.装运联连同报价单一份交装押助理保存出货用。 4.签回联逾 10 天工厂未自动签回时,由管制中心过滤,如该订单单项金额超过美金 2

20、000元或人民币 8 万元以上者,通知有关副(助)理或外务员负责签回,(如金额未超过以上金额者不必硬性签回),如超过美金 5,000 元者,务必由各有关科长签回。 5.管制中心收到签回联时,核对单价、数量后,如签回联上有更改部分,应由管制中心通知各承办助理，再交行政助理处理后转交各有关人员更改样品室价格。2编辑本段外贸业务员下单后的工作职责一业务工作流程1.整理报价： 针对不同客户询盘，提供相关报价资料。其中，对于出口产品的报价主要包括：产品的质量等级、产品的规格型号、产品是否有特殊包装要求、所购产品量的多少、交货期的要求、产品的运输方式、产品的材质等内容。所有正式报价单需打印出来，并由经理签字存档。 2.处理样品： 制作详细样品单，向工厂索取样品，以免工厂错误打样。收到样品之后，应核对样品尺寸，质量和照片，确保寄出的样品同报价吻合，可以按照其