XX油田分公司物资计划管理办法.doc

1、更多文章见新浪博客 http:/ http:/ 物资计划是需求物资的单位根据生产实际向物资主管部门通过物资管理网络 HM-ERP 系统提请的物资需求量。2.2 物资计划管理是按照需求计划来管理物资采供过程的活动。包括计划上报、传递、实施变更计划、检查计划的完成情况。2.3 编制物资需求计划的目的：统一管理、集中采购、降低成本、规范运作。2.4 物资需求计划编制的原则。2.4.1、统一领导、归口管理、分级负责、不留缺口。2.4.2、保证重点、兼顾一般、综合平衡、全面安排。2.4.3、真实、可靠，具有严肃性、预见性和超前性。2.5 物资计划编制的依据。2.5.1、已确定的年度产能建设项目、年度油气

2、田生产维修计划、矿建维修计划。2.5.2、专业部门以公务通知形式下达的物资需求采购计划。2.5.3、需要补充的库存物资。2.5.4、日常生产维修用料。2.6、物资计划的分类和上报办法2.6.1、物资计划为生产维修和产能建设项目计划。2.6.2、各采油（气）单位生产维修物资需求计划，以小队或井区为最小单位进行编制汇总，经班组长和小队主管队长审批后上报（网络开通者，一律从网上上报，不通者以书面上报作业区） ，由作业区计划管理岗在电子商务网上汇总，经主管区长审批（见附表二）后从电子商务网上提交到各采办站；科研单位、助剂厂、输油单位，由各车间或输油站计划管理岗编制计划，经车间主任或站长审批后在上报厂、

3、处、院采办站。由采办站业务岗按长庆油田公司物资计划报送分类目录(见附表一)的要求分类，经采办站站长和厂级主管领导在电子商务网上逐级审批（见附表三） ，属油田公司管理的物资上报物资装备部；属二级单位目录采购物资由各采办站按物资采购程序组织实施。2.6.3、 长庆油田公司各产能建设项目组工程物资计划，由各项目组材料员依据施工单位根据工程设计图纸、施工方案编制的物资计划（对如沙石、砖瓦等部分用料计划可交施工单位自行采购，但要在施工合同中规定质量标准和要求）进行汇总后，经主管项目长审批后同时提交本单位采办站和物资装备部，属二级单位目录采购物资，由各采办站按物资采购程序组织实施，属油田公司采购物资由物资

4、装备部组织实施。2.6.4、 油气田勘探项目组、滚动勘探项目组和其它建设项目组，由各项目组主管材料人员根据设计图纸及施工方案编制物资需求计划，经主管项目长审批后，除沙石、砖瓦等部分用料计划可以交施工单位采购外，其余计划由项目组直接从网上上报物资装备部。2.7、 消防器材计划，由物资装备部和各采办站通过油田公司电子商务网自动提交到油田公司公安处，经审核同意后方可组织实施。2.8、 小型计算机计划，由物资装备部通过油田公司电子商务网自动提交到油田公司技术发展处，经审批同意购置申请计划后，由物资装备部组织或由各采办站组织实施。2.9、 员工个人劳动防护用品和特种集体防护用品计划，由各单位采办站根据员

5、工个人防护用品基础卡片和生产岗位统一编制上报油田公司，每年 5 月 1 日前上报本年度冬季更多文章见新浪博客 http:/ http:/ 12 月 1 日前上报第二年夏季劳动防护用品计划。2.10、 非安装设备与小型工器具购置计划，由生产运行处根据油田公司生产情况编制，通过油田公司电子商务网下达物资采购公务通知单。2.11、 石油专用管材需求计划分年度需求计划、临时追加需求计划两种。2.11.1、 钻井套管计划由工程技术管理部根据勘探开发处提供的区块井位和钻井工作量，进行单井标准设计后提出具体套管规格、钢级、附件，于当年 8 月 15 日前，最晚至 9月 15 日下达第二年套管需求计划，每年

6、5 月 1 日前，对当年计划进行适当调整后通知物资装备部。物资装备部依据工程技术部的需求计划编制采购计划。各生产单位日常使用生产计划，待每口井开钻后，由各单位在网上提供或直接开领料通知单。2.11.2、油管需求量由油田开发处根据各单位的生产维修计划和新井投产计划提出，于上年 8 月 15 日前下达到物资装备部，由物资装备部编制采购计划。2.11.3、物资装备部需备料或补充库存，计划必须经主管领导审批。2.12、 石油专用特殊扣、特殊钢级等试验或特殊用途的管材临时追加需求计划，由生产用料单位根据生产实际需要编制，通过电子商务网上报计划。2.13、 物资需求计划应严格按长庆油田公司电子商务网物资采

7、购运行大表格式（附表四）进行编制，做到物资编码、名称、规格、型号、数量、计量单位、材质、质量标准、技术要求、交货时间、交货地点等内容齐全、准确、规范：2.13.1、对油田生产需要的关键物资、重要物资、三新材料，各单位在上报计划时必须以 word 文档形式在技术要求栏注明技术要求；2.13.2、普通板材、管材要注明最低壁厚要求和执行标准；2.13.3、化工产品要注明执行标准和包装单位与方式；泵类要注明输送介质；2.13.4、电器产品（如开关柜、配电柜）要提供设计制作图纸；2.13.5、锅炉、加热炉等设备要注明基础图送达日期等。2.14、 各单位上报的物资计划，对型号、规格要认真核实，层层审查把关

8、。2.14.1、凡型号不清、参数不全的，退回原单位，一周内完善后重新上报；2.14.2、若发现计划型号规格上报错误，必须三日内提出修改申请，否则合同一旦形成，由此造成的问题和损失由上报计划单位负责。2.14.3、在物资名称、规格、型号栏内杜绝出现供货单位、已供货、急用料等字样。需要说明时启用电子商务留言板功能。2.15、 对于生产计划、设计、资金等不落实的项目，不得编制物资需要计划，避免造成积压。2.16、 禁止各单位先用料后报物资需求计划，特别是强检物资必须入库经过检验后方可出库使用。2.17、 各单位或项目组各类物资计划的上报组织到位时间，应留有采购周期，主要物资组织周期见附表五。确因设计

9、图纸置后，无法提前报出计划，必须在接到图纸后快速上报，凡因人为因素造成计划外缺口,责任由计划编制人员负责。2.18、 各单位采办站站长 24 小时内完成计划审批；厂级（项目组）主管领导 48 小时内完成。 2.19、 各单位和工程项目组编制需求物资计划，原则上不得指定供货厂商，技术性较强的专用物资，使用单位可以推荐生产厂家，但不得少于 3 家。对少于三家的要在油田公司电子商务网上，按程序办理不招标审批申请（附表七） 。2.20、 物资装备部计划科计划管理岗收到二级单位上报采购计划后检查核对以下内容：2.20.1、检查核对所属单位是否按长庆油田公司计划报送分类目录报送计划，物更多文章见新浪博客

10、http:/ http:/ word 文件形式上传技术协议、技术协议是否明确。2.20.2、上报的采购计划是否经过有关部门审批2.20.3、检查现有库存物资是否能够满足计划需要，以确认平库或执行采购。确认平库的物资，由采购科业务岗在长庆油田分公司电子商务网上开具发料通知单 ，并通知库房发料。2.21、 计划管理科计划管理岗确认拟推荐供应商是否属油田公司物资供应市场网络成员身份，并审查相关资质，确认供应商具备供货能力后，参考需求单位推荐意见在长庆油田公司电子商务网上选择推荐供应商并签署意见。并初步选择采购组织形式、采购方式、并在 24 小时内处理完毕，经物资装备部计划科科长审批后确认。2.22

11、物资装备部质量管科管理岗核对推荐供应商是否为网络内供应商，是否经过长庆油田公司质量安全环保处进行产品质量认可并发放长庆油田公司产品质量认可证书 ，并对非网络内供应商资质、供货能力、产品质量等相关资料进行审查确认后，在长庆油田公司电子商务网上推荐供应商并签署意见，质量管理科科长审核后，在长庆油田公司电子商务网上确认推荐供应商。2.23、 物资装备部采购科采购岗对所采购物资的市场供应情况、市场占有率、市场价格、技术含量及相关厂商售后服务质量进行调查，并出具书面的调研报告后，对不需要进行招标的采购在长庆油田公司电子商务网上提出不招标申请，物资装备部采购科长审查后在长庆油田公司电子商务网上确认。2.2

12、4、 物资装备部采取集体研究的方式确定采购组织形式、采供方式、供货商，按计划审批程序（附表六）逐级审批。 30（含）万元以内由主管领导审批，30 万元至 200万元以内由主要领导审批，200（含）万元以上公司主管领导审批。2.25、 物资装备部一般应在股份公司、油田公司建立的市场准入成员内选择供应商，特殊情况需要在市场准入成员外选择供应商时，采购科（部门）应填写“非市场准入成员单位采购审批表” （附表八） ，经质量管理科（部门） 、主管领导审批后方可选择。2.26、 物资装备部对所有物资采购计划，必须按规定的审批程序组织实施。属能源一号物资采购目录（见附表九）的必须上传。2.27、 物资需求计

13、划的变更或终止。各单位需要变更或终止物资需求计划时，应及时在电子商务网系统管理中提交变更单（附表十） ，物资装备部应进行紧急处理：2.27.1、对未实施采购行为的，应立即停止采购，若仍按原计划采购造成损失的，由采购责任人承担；2.27.2、对已签订合同，物资未抵运现场的，尽可能终止合同；2.27.3、对已采购到位的物资，使用单位必须按要求的到货时间接收物资；2.27.4、已提交到股份公司能源一号网采购的物资，物资装备部尽可能终止；无法终止时，使用单位按计划接收物资。物资装备部负责调剂。2.27.5、为确保计划上报的严肃性，除因设计变更外，各单位年度计划变更量超过总计划数 1后，超出部分由油田公

14、司向各单位按超出份数收取变更物资采购资金量相应百分数的管理费。2.28、 本办法由物资装备部负责解释。2.29、 本办法自发文之日起执行。更多文章见新浪博客 http:/ http:/ I 类物资管理目录附表九：长庆油田分公司非市场准入成员单位采购审批表附表十：长庆油田分公司物资变更申请单更多文章见新浪博客 http:/ http:/ 总 则第一条 按照统一规划、分步实施、集中控制、分级使用、注重管理、方便业务的系统建设原则，开发和管理油田公司电子商务系统。切实发挥电子商务平台安全、高效、快捷的优势，降低采购成本，提高工作效率，增强物资采购工作的透明度，确保油田生产建设的物资供应。为了保证长庆

15、油田公司电子商务物资管理 ERP 系统（以下简称“电子商务系统” ）安全平稳运行，特制定本规定。第二条 通过电子商务系统的运行，主要实现以下目标： 利用电子商务系统实现油田公司物资采购数据共享和信息交流，加快物流、资金流、信息流的传递，实现物资采供的高效运作； 进一步规范物资采购行为，增强对物资采购全过程的监督，避免暗相操作，实现“阳光采购” ； 通过流程再造，优化业务处理环节，提高物资采购管理水平。第三条 长庆油田电子商务系统主要包括计划管理、合同管理、库存管理、编码管理、审批管理、招标管理、价格管理、供应商管理、系统管理等模块。第二章 物资编码管理第四条 编码管理包括大类维护、编码申请、新

16、建编码、编码审核及编码查询五个功能。第五条 电子商务系统遵循 SY/T5497-2000石油工业物资分类与代码 （以下简称标准 ）及应用指南之规定。第六条 编码结构一律采用 18 位等长的数字结构，前 8 位分别标识物资的大类、中类、小类、品名，后 10 位根据每个大类物资的属性，建立各自的编码规则。第七条 编码层次结构的前八位代码（即大类、中类、小类、品名代码）为行业共享码， 标准中已编到的必须严格按标准执行，任何单位不得自行变动。代表型号规格的后十位代码，应按照每个大类确定的编码规则，自行编码。第八条 长庆油田公司电子商务的物资分类及编码必须统一遵循科学性、系统性、唯一性、实用性和可扩充性

17、的原则，将石油工业物资划分为 60 个大类。第九条 物资的名称以相关的国家标准、行业标准为依据，无国家标准和行业标准的，则采用企业标准或习惯的商业名称，物资名称以中文名称为主，物资名称同样应遵循唯一性的原则，任何单位和个人不得以任何借口用虚增的物资名称申报新编码，逃避检查与监督。第十条 新增的物资编码由二级单位计划编制人员网上申请，物资装备部计划管理科负责新编码的生成，在添加新编码时要严格审查，避免 “一物多码”的现象发生，确保物资编码的唯一性。第十一条 物资装备部计划管理科收到二级单位提交的物资编码申请后，首先对照标准审查申请新增编码的物资大、中、小类及品名划分是否准确，确认原编码库中确无此

18、编码后，必须及时建立新编码，保证生产单位计划编制的正常进行。若二级单位申请的编码有误，应予以纠正或退回申请单位（需注明理由） 。第十二条 物资装备部物资编码维护管理人员应严格按照标准做好编码的审核、更多文章见新浪博客 http:/ http:/ 原编码库中已有的重码一经发现应及时予以合并，对于原编码库中物资名称相同而计量单位不同出现的重码应及时予以规范，执行法定计量单位，视为同一物资予以合并。第三章 用户管理第十四条 长庆油田公司电子商务系统由物资装备部统一维护和管理。电子商务系统的用户按类别划分为供应商、技术服务单位、器材处、二级单位、油田公司相关处室、油田公司领导和物资装备部内部人员。其中

19、供应商账号由各供应商在电子商务网上注册，自己设定用户名和密码，并提交相关资料后，由物资装备部电子商务办公室进行审查，审查通过后开通其账号。电子商务系统为各二级单位设定一名系统管理员，各单位系统管理员，根据具体业务需要，管理本单位的用户权限分配及相关数据维护。其余各类用户均由电子商务办公室直接负责分配权限。第十五条 各单位系统管理员应加强对本单位用户的管理，承担相应的管理责任，增强保密意识。 第十六条 物资装备部电子商务系统管理员应严格按照预先确定赋予各单位管理员的权限进行授权，未经许可不得随意变更，确需调整用户权限时，必须经各单位采办站领导同意。第十七条 电子商务系统用户对其用户名、密码应严格

20、保密，若因本人原因密码泄露，并造成损失的，责任人应承担相应责任。第十八条 为了确保网上数据安全，电子商务网对重要部门和岗位人员配有令牌，实行双重身份认证。令牌要求妥善保管、随身携带。第四章 供应商管理第十九条 凡与长庆油田公司有供货关系的供应商，均要纳入电子商务系统进行管理，建立供应商信息数据库。第二十条 供应商首先在电子商务网上进行会员注册，按照供应商入网管理的要求，提交相关资质文件。第二十一条 电子商务系统对供应商实行“准入”管理，物资采购业务人员在采购选厂时，应首先从入网供应商中选取，对非网络供应商的物资一般不予采购，特殊情况需向非入网供应商采购物资时，由采购业务人员在网上填写网外采购审

21、批表，经物资装备部主管领导审批同意后方可进行。网外采购审批只对本次采购有效。第二十二条 对入网供应商实行动态管理。根据供应商管理规定，每年由物资装备部对入网供应商进行评比和考核，评比与考核内容主要包括：企业资质、业绩、产品质量、价格、售后服务等，合格的继续作为网络供应商，不合格的取消入网供应商资格，收回“准入证” ，并从供应商数据库中注销。第五章 计划管理第二十三条 计划管理包括 “计划编制” 、 “计划审批” 、 “计划查询” 、 “计划统计”等4 部分。电子商务网上采购计划归口物资装备部计划管理科进行管理。第二十四条 物资需求计划的分类：生产维修计划，由基层三级单位计划员直接在网上上报，经

22、三级单位主管领导审批后，上报厂采办站。更多文章见新浪博客 http:/ http:/ 计划编制时所需填写的物资名称、规格型号、技术要求、采购数量、要求到货时间、到货地点等必须具体、准确。物资名称及规格必须从物资编码库中选取，确保物资名称的唯一性。第二十六条 二级单位编制上报物资需求计划原则上不得指定供应厂商，技术性强的专用物资基层单位可以推荐生产厂家。 第二十七条 物资采购计划审批：三级单位材料员编制物资需求计划，经三级单位主管领导审批后，上报到厂采办站，进入二级单位计划审批流程，经过计划岗、采购岗、采办站领导、厂主管领导审批后，如属二级单位目录委托采购物资，则在电子商务系统二级单位界面进行价

23、格审批和合同签订；如属油田公司采购物资，该项计划自动进入物资装备部审批流程，首先进行平库，平库后的缺口，形成物资采购计划，经计划科、采购科、质量科、主管领导、主要领导审批后，确定供应商、采购方式及采购组织形式。第六章 采购管理第二十八条 物资采购的原则是：按质、按量、按时、经济、高效地保证油田生产建设所需的各项物资，贯彻公开、公平、公正、择优的原则。第二十九条 物资采购的依据是物资采购计划，要严格按照采购计划的规格型号及数量，签订采购合同。采购方式及采购组织形式要按照计划审批的结果执行。第三十条 计划审批确定为招标的物资，系统自动转入招标管理中运行，分为会议招标和网上招标，首先拟定和发放标书，

24、会议招标严格按照招标管理规定中设计的 13 个步骤进行，会后要及时将签到表、资格审查表、监督审查表、报价表、中标通知等资料及时在网上归档；网上招标，依托电子商务平台，供应商通过网络异地报价，参与投标。第三十一条 对计划审批确定为不招标的物资，采购科要填写不招标审批表，注明不招标的原因，报请物资装备部主管领导及油田公司有关部门审批。第三十二条 根据招标、商务谈判等方式确定的价格，正式生效前还需经油田公司相关部门审批，电子商务网称为送审价格。第七章 合同管理第三十三条 电子商务网主要实现合同文本的拟定、网上审批、网上审计、合同台账、合同信息查询等功能。第三十四条 电子商务网合同文本采用格式化文本格

25、式，分为普通买卖合同和机电设备类合同。合同的标的物名称、规格、数量、价格等信息全部由计算机自动提取，业务人员不得随意变更。第三十五条 合同文本拟定后，根据合同的内容和金额选定合同审批部门，生成相应的合同审批表，依据设定的审批流程，合同在网上流转审批。第三十六条 根据油田公司规定，合同金额在 10 万元以上，须经油田公司审计部审计，当送审金额有审减时，审计人员需填写审减依据。审计完成由系统自动生成审计底稿和审计签认单。第三十七条 合同审批完成后，由物资装备部业务人员和供应商分别在网上签字确认生效。为加快合同的办理速度，电子商务网实行合同异地对打互递。第三十八条 合同经签字确认生效后，即成为执行合

26、同，进入合同台账管理，用户可以方便的查询质检信息、到货验收信息、付款信息等合同执行情况。更多文章见新浪博客 http:/ http:/ 已签订生效的合同若需变更，需在电子商务系统中填写合同变更审批单，同时要与原供货厂家签订变更协议，经相关部门和领导审批完成后，由电子商务办公室实施变更。第四十条 电子商务网的物资采购合同信息，应按月向油田公司合同管理信息系统提交，以保证全油田公司的合同信息汇总。第八章 库存管理第四十一条 电子商务网的库存管理主要包括物资验收、发料出库、单据管理、账务管理等模块。第四十二条 物资验收分为直达物资验收和代储物资验收，对于强检物资，验收前必须由具有资质的检验机构进行检

27、验，检验合格并出具质检报告后，才能在电子商务网办理物资的验收手续。第四十三条 直达生产现场的物资，凭“物资现场交接单” ，由二级单位采办站在网上开具物资验收单，填写实收数量后，经保管岗、业务岗、稽核岗、采办站领导等签字审核后，上传到物资装备部采购科。第四十四条 进入器材处库房的物资，先由器材处商检所检验，检验合格后，由库房保管员在网上开具代储物资验收单，填写实际收货数量（套管需同时填写重量、长度和根数）和到货运输信息，经稽核岗审核后，上传到物资装备部采购科。第四十五条 验收单上传到物资装备部采购科后，由业务人员根据物资的取价原则，确定入库价格。同时将该项物资的入库信息记入物资明细账。第四十六条

28、 与验收相对应，物资发料也分为直达物资发料和代储物资发料。第四十七条 物资装备部业务科在确认直达物资验收单时，系统随即形成相应的物资发料单，验收发料一体化完成，不形成实际库存。第四十八条 代储物资验收后形成库存，在库存管理中的库存运行总表可以分库房、分大类查看库存明细信息。第四十九条 代储物资发料时，由采购科业务人员在网上开具代储物资发料单，填写应发数量和收料单位，通过网络传递到器材处库房，保管员见到发料单后，实施发料，并将实际发料数量及出库运输信息记入发料单。第五十条 二级单位收到由器材处所送达的代储物资时，应及时在网上开具验收单，作为物资装备部与二级单位结算的依据。第九章 结算管理第五十一

29、条 电子商务网所指的结算包括物资装备部与二级单位之间的内部结算以及物资装备部与供应商之间的对外付款结算。货到验收后，方可办理结算手续，原则上先“内部结算、后外部付款” 。第五十二条 办理结算前，物资装备部要对相关单据进行稽核，常规物资 5 单付款，强检物资 6 单付款（合同、合同审批表、验收单、质检报告、发票、合同终结通知单） 。第五十三条 电子商务网特别开发了收发料汇总表功能，实现计算机稽核与人工稽核相结合，确保核对准确，万无一失。第五十四条 稽核通过后，财务科即可办理内部结算。由计算机套打生成内部结算签认单 ，交由结算中心进行结算。第五十五条 办理对外付款时，由采购业务科填写付款申请表，由

30、计划科、质量科、采购主管领导、经营主管领导审批同意后，财务科套打生成付款申请单 ，交由结算中心办理对外付款。更多文章见新浪博客 http:/ http:/ 代储代销管理第五十六条 按照代储代销管理规定，各二级单位在网上上报代储代销物资需求计划。第五十七条 代储代销需求计划汇总后，由计划科、采购科、主管领导、主要领导审批，形成厂家送货通知单，发送至厂家通知送货。第五十八条 厂家送货到代储代销点后，根据实收数量办理入库手续。第五十九条 基层单位领用时，在网上填写代储代销物资领料通知单 ，经采办站审批后，代储代销点实施发料。第六十条 每月由系统根据实际发料情况，自动汇总数据，形成采购计划，由采购科签

31、订合同。依据合同办理付款结算手续。第十一章 附 则第六十一条 各二级单位用户根据本单位系统维护工作量的大小，指定专职或兼职的系统管理员，接受系统培训后，负责本单位信息系统的维护管理工作。第六十二条 对违反本业务运行程序的单位或个人，按照油田公司有关处罚规定进行处罚。第六十三条 本管理规定由物资装备部负责解释。第六十四条 本管理规定自印发文之日起施行。更多文章见新浪博客 http:/ http:/ 号公司各单位、部门、项目组： 为进一步规范经营行为，有效地防范和控制法律风险，维护公司交易安全和合法利益，保证经济工作安全运行，实现公司效益最大化，现将长庆油田分公司合同授权签约暂行办法印发你们，望遵照执行。二二年五月二十三日