管理手册 - 研究生学院质量、环境管理体系文件.doc

1、研 究 生 学 院 质 量 、 环 境 管 理 体 系 文 件程 序 文 件汕头大学研究生学院二 O 一五年三月汕头大学研究生学院程序文件第 页 II本程序文件依据 ISO9001：2008、ISO14001:2004 标准编制文件编号： STU-GS QEP -2015版 本： 第 5 版发放编号： NO： 生效日期： 2015 年 3 月 29 日汕头大学研究生学院程序文件第 页 I目 录1 研究生招生工作程序文件 .12 研究生培养工作程序文件 .152.1 研究生学院研究生培养工作作业指导书162.2 研究生学院档案管理工作作业指导书172.3 汕头大学硕士研究生提前毕业暂行规定183

2、 学位管理工作程序文件 213.1 研究生学授予学位管理程序文件 213.2 研究生学位数据统计报送管理程序文件 244 学生工作程序文件 .285 院办工作程序文件 .406 文件控制程序 .577 记录控制程序 .61附件一 成立研究生教育 ISO 工作委员会的通知 .63附件二 汕头大学各学院主管研究生工作院长职责 .64附件三 汕头大学各学科负责人职责 .65附件四 汕头大学各学院研究生教务员（辅导员）工作职责 .66附件五 关于变更汕头大学研究生教育 ISO 工作委员会成员的通知.67汕头大学研究生学院招生工作程序文件1研究生招生工作程序文件1.目的规范研究生招生管理，确保研究生招生

3、质量，按时完成研究生招生任务。2.适用范围适用于全日制硕士研究生的招生宣传，推免生接收，命题、试题管理及评卷，招生调剂、复试及录取；适用于普通全日制博士研究生的招生计划、宣传、报名、命题、初试、评卷、复试及录取；适用于在职人员攻读硕士学位的招生计划、宣传、报名、命题、初试、评卷、复试及录取；适用于港澳台研究生的招生计划、宣传、报名、命题、初试、评卷、复试及录取。3.工作依据（见附件一）国家、省、学校有关研究生招生方面的文件。4.职责研究生学院领导负责学校研究生招生工作的计划、指导和监督；研究生学院招生办公室负责学校研究生招生工作的组织、协调和实施；研究生学院其他办公室在招生工作繁忙阶段进行协助

4、；专业学院（部、所）主管研究生工作领导负责所在学院（部、所）研究生招生工作的计划、指导和监督；专业学院（部、所）研究生教务员负责所在学院（部、所）研究生招生工作的组织、协调和实施；专业学院（部、所）学科研究生工作负责人负责所在学科研究生招生具体工作的实施。5.绩效指标招生工作程序规范，按时完成招生工作任务，确保不出大事故；按招生原则招生，汕头大学研究生学院招生工作程序文件2保证招生质量。6.工作程序6.1 做好全日制硕士研究生招生宣传工作，提高生源数量和质量（依据：3.7，3.93.12，3.21）编号 程序内容 内容描述说明 责任人 工作成果 表单 完成时间1、各学院（部所）编写简介，学科编

5、写、录入学科简介、招生专业目录及拟招生人数各专业学院（部所）主管领导、学科研究生工作负责人2、上报宣传材料给研究生学院 专业学院研究生教务员学院简介、学科简介、学科招生专业目录及拟招生人数3、研究生学院根据学校实际情况拟定学校招生计划，经校长办公会议通过确定学校招生计划研究生学院领导研究生学院招生办4、制作招生简章和招生专业目录 研究生学院招生办6.1.15、审核、定稿，上传教育部网站，公布招生简章研究生学院领导研究生学院招生办学校招生简章、招生专业目录及拟招生人数每年 4 月8月分两次报1、选择印刷公司，提供印刷材料 研究生学院招生办2、审核、定稿 研究生学院领导6.1.23、印刷 印刷公司

6、招生宣传册 每年 6 月7月6.1.3选择参加现场咨询会、各种媒体广告、与其他高校交流、咨询答疑等等方式研究生学院领导 宣传方式第一志愿：每年 6 月调剂：每年3 月1、选择场次、选择媒体 研究生学院领导6.1.42、签订合同研究生学院领导研究生学院招生办各种媒体公司合同第一志愿：每年 6 月调剂：每年3 月1、组织人员答疑 研究生学院招生办专业学院研究生教务员6.1.52、实施宣传研究生学院招生办研究生学院其他老师专业学院研究生教务员答疑、宣传第一志愿：每年 6 月9月底前调剂：每年3 月4 月初6.1.6 纵向比较：数量，生源情况等 研究生学院招生办 统计表招生总结 每年 9 月编制宣传材

7、料选择宣传方式总结签订合同印刷宣传材料实施宣传汕头大学研究生学院招生工作程序文件36.2 做好全日制硕士推免生接收工作，选拔优秀创新人才，提高生源质量（依据：3.1，3.4，3.5，3.83.12，3.23）编号 程序内容 内容描述说明 责任人 工作成果 表单 完成时间1、拟定接收推免生办法，发给研究生招生工作领导小组成员审阅研究生学院招生办研究生学院领导研究生招生工作领导小组2、公布办法 研究生学院招生办6.2.13、开通申请登记系统 研究生学院系统维护员接收推免生办法 每年 8 月底6.2.2 接收、登记申请材料 研究生学院招生办推免申请表接收材料登记表每年 9月10 月 6日1、考生基本

8、条件审查 研究生学院招生办 符合基本条件考生材料2、将材料转相关学院学科研究生学院招生办专业学院研究生教务员3、学科初审确定复试名单、复试安排各有关学科研究生工作负责人6.2.34、通知初审不合格考生 研究生学院招生办专业学院研究生教务员学科复试名单和复试安排每年 10 月7 日10 月9 日1、拟定学校复试办法及相关表格，发给相关学院学科。研究生学院招生办研究生学院领导 复试办法2、预约体检时间，制作复试名单、复试及体检安排，发给相关学院学科，公布到网站。研究生学院招生办复试名单复试及体检安排表3、各学科拟定并公布复试具体办法，上报复试小组成员表，通知考生参加复试。各有关学科研究生工作负责人

9、专业学院研究生教务员学科复试具体办法学科复试小组成员表4、制作复试通知书，发给相关学院学科。 研究生学院招生办 复试通知书6.2.45、各有关学院学科审查考生资格、发放复试通知书、组织复试及体检专业学院研究生教务员各有关学科研究生工作负责人复试、体检每年 10 月10 日10月 17 日1、各学院上报复试结果、复试材料专业学院研究生教务员各有关学科研究生工作负责人学科复试情况记录表，拟录取名单或不予录取名单等复试材料2、校医院通知体检结果 校医院 体检表6.2.53、研究生学院收取并审查复试及体检结果，确定拟录取名单研究生学院领导研究生学院招生办复试材料收取登记表每年 10 月18 日1、公示

10、拟录取名单 7 天6.2.62、公布拟录取名单研究生学院招生办 拟录取名单每年 10 月19 日10月 25 日1、寄发接收函 研究生学院招生办 接收函2、拟录取推免生寄推免生登记表给研究生学院全国推荐免试攻读硕士学位研究生登记表6.2.73、拟录取推免生按教育部规定办理正式报名手续拟录取推免生考生报名每年 10 月26 日每年 11 月14 日前6.2.8 按文件规定审查推免生 其他录取资格 研究生学院招生办 录取审查登记表 第二年 9 月不合格发 布接收推免生办法初 审公示、公布拟录取名单复试、体检寄发接收函接收登记表接收申请材料拟录取录 取合格通知考生送审及发放录取通知书汕头大学研究生学

11、院招生工作程序文件46.3 做好全日制硕士研究生入学考试命题、试题管理及评卷工作，按时完成入学考试中有关我校考务方面的任务（依据：3.2，3.3，3.6，3.93.12，3.21，3.243.26）编号 程序内容 内容描述说明 责任人 工作成果 表单 完成时间1、下载报名库，导入汕大研招系统2、编制准考证号码，回传报考库给教育部3、制作并寄发准考证、考生情况汇总表6.3.14、考生报名数据统计研究生学院招生办考生报考库考生准考证考生情况汇总表报名统计表每年 11 月 20日12 月 10日1、拟定命题通知，发给研究生招生工作领导小组成员审阅研究生学院招生办研究生学院领导研究生招生工作领导小组命

12、题通知2、确定开会时间、地点、人员，通知开会，准备会议材料。 研究生学院招生办 会议材料6.3.23、各学科研究生工作负责人参加会议 学科研究生工作负责人 开会每年 11 月 19日26 日1、各学科在学院（部所）研究生招生工作领导小组领导下成立各考试科目命题小组，签订保密协议书学院（部所）研究生招生工作领导小组，命题人员，命题小组组长，所在学院（部所）领导命题小组成员及保密承诺协议书2、各考试科目命题小组组织命题，命题人员根据命题通知命题命题小组组长命题人员初试自命题试题, 参考答案和评分参考6.3.33、命题人员自查试题；命题小组组长负责试题内容审核：对试卷内容的政治性、正确性、准确性、规

13、范性和试卷结构完整性等进行审查。命题人员命题小组组长试题审核登记表命题会议后两星期上交试卷截止时间比考试时间提前 35 天（周五）1、各科目命题小组组长上交试题、 试题审核登记表 、 命题小组成员名单及命题人员保密承诺协议 、试卷参考答案和评分参考，研究生学院收取保管命题材料，给回执命题小组组长研究生学院招生办试题、 试题审核登记表 、 命题小组成员名单及保密承诺协议 、参考答案和评分参考, 回执2、形式审查试题：核对科目名称及代码，核对题号、题分和总分试题形式审查登记表3、制作印卷份数表，预约印刷时间研究生学院招生办试题印刷份数表6.3.44、印刷试卷 教务处文印室，研究生学院招生办 印刷好

14、的试卷上交试卷比考试时间提前 35 天（周五）形式审查试卷比考试时间提前 30天（周四）印刷试卷比考试时间提前 26 天（周一）1、确定封装时间、地点及人员 研究生学院领导2、封装试卷准备工作：制作密封条，制作大、中、小试题袋及标签，制作汇总表并盖章研究生学院招生办6.3.53、按要求封装试卷研究生学院招生办研究生学院其他办公室协助封装好的试卷封装试卷比考试时间提前25 天（周二）1、制作机要交寄单 研究生学院招生办 机要交寄单2、专人专车到机要局寄出试卷 学校机要科、汕头市机要局 机要交寄存单6.3.63、专人专车将汕头考点试卷送汕头市招生办 汕头市招办汕头市招办收取试卷回执机要寄出试卷比考

15、试时间提前 23 天（周四），送汕头考点时间比考试时间提前 19 天（周一）。1、考试期间值班 研究生学院领导、招生办、各考试科目命题小组成员 值班2、回收、保管考生试卷 研究生学院招生办3、确定整理试卷时间、人员 研究生学院领导4、按文件要求整理试卷，制作缺考考生库及清样6.3.75、专人专车送公共课试卷到省招办指定评卷点研究生学院招生办研究生学院其他办公室协助试卷回收登记表整理好的试卷缺考考生库及清样考完 20 天内回收整理试卷比省里要求送卷时间提前35 天，务必收齐试卷才能整理1、确定评卷时间、地点，通知评卷2、准备评卷材料 研究生学院招生办评卷时间安排表，评卷材料3、评卷老师评卷、复核

16、、签名 评卷老师，评卷小组组长 评卷4、核查总分及评卷老师是否签名5、录入、复核、上报自命题成绩 自命题成绩库6.3.8准备工作组织命题会议命 题收取、保管、审查及印刷试卷考试，整理试卷封装试卷组织自命题阅卷寄（送）试卷6、公布省招办下达的考生初试成绩，处理成绩复核申请研究生学院招生办初试成绩库比省里要求上报业务课成绩时间提前 12 天，2 天评卷，3 天复核试卷，2 天录入、复核成绩汕头大学研究生学院招生工作程序文件56.4 做好全日制硕士研究生招生调剂、复试及录取工作，加强招生管理，确保招生质量，按时完成招生任务（依据：3.1，3.4，3.9，3.10，3.13，3.14，3.21）编号

17、程序内容 内容描述说明 责任人 工作成果表单 完成时间6.4.1 研究生学院根据教育部下达招生指标，综合学科意见，分配各学科招生人数 研究生学院领导、招生办，学科研究生工作负责人 学科招生人数 每年 23 月6.4.2 参加省招生工作会议上交上一年度招生总结报告 研究生学院领导研究生学院招生办 会议精神招生总结 每年 4 月初1、拟定复试办法、第一学年奖学金办法，发给研究生招生工作领导小组成员审阅研究生学院领导研究生学院招生办研究生招生工作领导小组复试办法第一学年奖学金办法2、预约体检时间，拟定复试时间范围 研究生学院招生办 体检时间，复试时间范围3、确定开会时间、地点、人员，通知开会，准备会

18、议材料 研究生学院招生办 会议材料6.4.34、开会传达省招生工作会议精神，布置调剂、复试、体检及拟录取工作事宜研究生学院领导,研究生学院招生办,学科研究生工作负责人,专业学院研究生教务员开会省招生工作会议后两天内1、教育部公布分数线 教育部 分数线2、开通调剂系统 研究生学院系统维护员 调剂系统开通3、发布调剂公告 研究生学院招生办 调剂公告4、各学科挑选调剂考生，发放调剂函 学科研究生工作负责人专业学院研究生教务员 调剂考生调剂函5、发放、收取调剂考生初试试卷 研究生学院招生办 调剂材料发出登记表调剂考生初试试卷1、各学科提交复试线下生申请，研究生学院审批申请学科研究生工作负责人专业学院研

19、究生教务员研究生学院领导、招生办复试线下生名单2、各学科拟定并公布复试具体办法，确定、录入并上报复试安排及要求、复试名单、复试小组成员表学科研究生工作负责人专业学院研究生教务员学科复试具体办法、复试安排及要求、复试名单、复试小组成员表3、公布复试名单、复试安排4、制作复试通知书 研究生学院招生办复试名单、复试安排、复试通知书5、考生下载复试通知书，参加复试 参加复试考生 复试通知书6、学院、学科审查考生资格，组织复试及体检专业学院研究生教务员学科研究生工作负责人 复试、体检7、学院、学科录入、上报复试结果、复试材料 专业学院研究生教务员复试情况记录表、拟录取名单表、不予录取名单表、复试及拟录取

20、汇总表等复试相关材料8、校医院通知体检结果 校医院 体检结果6.4.49、收取、保管复试相关材料 研究生学院招生办 复试相关材料分数线出来后大约 4 月上旬调剂、4 月下旬5 月 15日收发调剂材料1、审查、确定拟录取名单 研究生学院领导研究生学院招生办2、上报破格申请报告3、组织签订委培合同4、制作、核对、上报复试库、复试教师库、拟录取库，处理重复录取事宜研究生学院招生办5、开通拟录取查询 研究生学院系统维护员破格申请报告委培合同书复试库复试教师库拟录取库6、全国录取审查 教育部、省招办 通过录检录取库7、发放录取考生人事调档函 研究生学院招生办 人事调档函6.4.58、接收录取考生人事档案

21、 研究生学院培养办 考生人事档案4 月下旬5 月中旬上报录取等数据库5 月下旬全国录取审查5 月底发放调档函6 月9 月收考生人事档案1、准备送审材料，完成送审工作 研究生学院招生办 送审材料、录取名册2、制作入学须知（宿舍安排、确定学费、住宿费、保险费、户口迁移等事项） 、制作存折研究生学院招生办、资源管理处、宿舍辅导中心、保卫科、财务处入学须知、存折3、开通地址核对系统、录取考生核对录取通知书地址研究生学院系统维护员录取考生 录取通知书邮寄地址6.4.64、编新生学号、制作、审查、发放录取通知书 研究生学院招生办 录取通知书6 月初7 月初1、提供新生名单给研究生学院其他办公室、各学院、学

22、科，提供新生信息给网络中心、财务处、校医院、宿管科等2、统计招生录取情况，总结招生工作6.4.7组织召开学校招生工作会议硕士复试、体检参加省招生工作会议硕士拟录取制作新生名单，总结整理归档招生材料硕士调剂送审及发放录取通知书分配教育部下达招生指标3、核对毕业证书编号、制作新生录取登记表并归档研究生学院招生办新生名单录取统计表工作总结报告录取登记表招生有关材料7 月初9 月汕头大学研究生学院招生工作程序文件64、整理、保管、归档招生文件、招生材料研究生学院招生办研究生学院培养办6.5 做好普通全日制博士研究生招生工作，努力提高招生规模，按时保质完成招生任务（依据：3.1，3.2，3.3，3.14

23、3.16，3.22，3.243.26）编号 程序内容 内容描述说明 责任人 工作成果 表单 完成时间1、各学科根据学科实际科研及导师情况确定拟招生人数，录入、上报研究生学院博士点学科研究生工作负责人专业学院研究生教务员学科拟招生人数2、研究生学院根据学校实际情况拟定学校招生计划，经校长办公会议通过后上报教育部学校招生计划3、研究生学院根据教育部下达招生指标，分配各学科初步招生人数研究生学院领导研究生学院招生办 各学科初步招生人数4、各学科反馈招生人数意见 博士点学科研究生工作负责人专业学院研究生教务员 学科招生人数意见6.5.15、研究生学院综合学科意见，确定各学科最终招生人数研究生学院领导研

24、究生学院招生办最终招生人数每年 7 月、9月和第二年3 月1、各学院编写简介,学科编写、录入学科简介及招生专业目录博士点专业学院主管领导、学科研究生工作负责人2、上报宣传材料给研究生学院 专业学院研究生教务员学院简介、学科简介及招生专业目录3、制作招生简章和招生专业目录 研究生学院招生办4、审核、定稿，上传教育部网站，公布招生简章研究生学院领导研究生学院招生办学校招生简章、招生专业目录6.5.25、选择宣传方式，实施宣传、答疑研究生学院招生办，博士点专业学院主管领导、学科研究生工作负责人、研究生教务员宣传、答疑每年 4月11 月1、开通、维护报名系统 研究生学院系统维护员2、收取考生报名材料

25、研究生学院招生办6.5.33、确定公布报名考生名单 研究生学院招生办报名材料收取登记表，报名考生名单每年 12月1 月1、拟定博士命题通知，发给研究生招生工作领导小组成员审阅，发各博士点学科研究生工作负责人、英语语言中心负责人研究生学院招生办研究生学院领导研究生招生工作领导小组命题通知2、各博士点学科在学院（部所）研究生招生工作领导小组领导下成立各科目命题小组，英语语言中心成立英语科目命题小组，签订保密协议书学院（部所）研究生招生工作领导小组，命题人员，命题小组组长，所在学院（部所） 、英语语言中心领导命题小组成员及保密承诺协议书3、各考试科目命题小组组织命题，命题人员根据命题通知命题命题小组

26、组长命题人员博士初试试题、参考答案和评分参考4、命题人员自查试题；命题小组组长负责试题内容审核：对试卷内容的政治性、正确性、准确性、规范性和试卷结构完整性等进行审查。命题人员命题小组组长试题审核登记表5、各科目命题小组组长上交试题、试题审核登记表 、 命题小组成员名单及命题人员保密承诺协议 、试卷参考答案和评分参考，研究生学院收取保管命题材料，给回执命题小组组长研究生学院招生办试题、 试题审核登记表 、 命题小组成员名单及保密承诺协议 、参考答案和评分参考, 回执6、形式审查试题：核对科目名称及代码，核对题号、题分和总分6.5.47、印刷、封装试卷研究生学院招生办试卷形式审查登记表，印刷、封装

27、好的试卷每年春季学期第一、二周命题，第三周周六、周日考试上交试卷截止时间比考试时间提前一周形式审查试卷比考试时间提前 3 天印刷试卷比考试时间提前 1天1、制作、公布日程安排表，发放准考证，收取报名费后上报财务处研究生学院招生办财务处日程安排表,准考证，报名费2、布置考场、考试、监考 研究生学院招生办，研究生学院其他办公 监考安排表3、考试期间值班 研究生学院领导、招生办，各科目命题小组成员 值班4、安排评卷时间、地点，通知评卷，准备评卷材料 研究生学院招生办 评卷材料5、评卷老师评卷、复核、签名 评卷老师,评卷小组组长 评卷6.5.56、核查总分及评卷老师是否签名 研究生学院招生办 成绩库提

28、前 4 天打印准考证考完第二、三天评卷考完第四天录入成绩计划阶段报名阶段宣传阶段初试及评卷阶段命题阶段汕头大学研究生学院招生工作程序文件77、录入、复核、公布成绩8、确定初试成绩分数线 研究生学院领导 分数线编号 程序内容 内容描述说明 责任人 工作成果 表单 完成时间1、拟定复试办法，发给研究生招生工作领导小组成员审阅，发给各有关学科研究生工作负责人研究生学院领导研究生学院招生办研究生招生工作领导小组复试办法2、预约体检时间，拟定复试时间范围，告知各学科 研究生学院招生办体检时间，复试时间范围3、各学科拟定并公布复试具体办法，确定、上报复试安排及复试小组成员表博士点学科研究生工作负责人专业学

29、院研究生教务员学科复试具体办法、复试安排及复试小组成员表4、公布复试安排 研究生学院招生办 复试安排5、学院、学科审查考生资格，组织复试及体检博士点学科研究生工作负责人，专业学院研究生教务员 复试、体检6、学院、学科上报复试结果及复试材料 专业学院研究生教务员复试记录册、拟录取名单、不予录取名单等复试相关材料7、校医院通知体检结果 校医院 体检结果6.5.68、收取、保管复试相关材料 研究生学院招生办 复试相关材料复试、体检安排在初试考完第一、二天进行复试完两天内收材料1、审查、确定拟录取名单 研究生学院领导研究生学院招生办2、组织签订定向委培合同3、制作、核对、上报博士报考库和拟录取库4、准

30、备送审材料，上报博士录取原则，完成送审工作5、发放录取考生人事调档函研究生学院招生办拟录取名单定向委培合同博士报考库、录取库博士录取原则录取名册人事调档函6、接收录取考生人事档案 研究生学院培养办 人事档案7、制作入学须知（宿舍安排、确定学费、住宿费、保险费、户口迁移等事项） 、制作存折研究生学院招生办、资源管理处、宿舍辅导中心、保卫科、财务处入学须知存折6.5.78、编新生学号、制作、审查、发放录取通知书 研究生学院招生办 录取通知书6 月上旬上报报考库和录取库6 月下旬送审6 月下旬发放调档函7 月初发放录取通知书1、提供新生名单给研究生学院其他办公室、各学院、学科，提供新生信息给网络中心、财务处、校医院、宿管科等2、统计招生录取情况，总结招生工作3、核查硕士学位证书、制作新生录取情况表并归档研究生学院招生办6.5.84、整理、保管、归档招生文件、招生材料研究生学院招生办研究生学院培养办新生名单录取统计表工作总结报告录取情况表招生有关材料7 月初9 月录取阶段总结整理归档阶段复试阶段