兰州大学科研技术档案管理实施办法.doc

1、1兰州大学科研档案管理规定为加强学校科研档案管理工作，依据中华人民共和国档案法、 高校档案管理办法（教育部令 27 号）、 甘肃省档案条例，制定本规定。第一条 基本原则（一）凡在科学技术研究（包括自然科学研究和哲学社会科学研究）项目（课题）的管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料均属科研档案。（二）科研档案是学校档案的重要组成部分，是科学技术研究活动的直接记录。学校各相关部门应加强对科研档案工作的领导，推进科研档案的规范化管理。（三）科研档案应由学校档案馆依法实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发与利用。第二条 职责分工（一）科研管理部门、各学院职责1

2、.将科研档案工作纳入科研管理工作和有关人员的岗位职责中。2.科研管理部门、各学院有义务督促项目（课题）组做好档案整理和归档工作。科研项目立项后，科研管理部门即向项目组下达建档任务。3.对未及时归档的项目组，学校可依法采取约谈、限期整改2的方式予以督促。拒不归档的，取消后续项目申报资格，并追究相关法律责任。4.科研管理部门应于每年年终向档案馆通报当年科技项目（课题）立项等情况。（二）档案馆职责1.督促、指导、协助科研管理部门及项目（课题）组档案员做好文件材料的积累和整理归档工作。2.遵守国家关于科技保密的规定，做好进馆科研档案的保管和保密工作。3.严格按照兰州大学档案馆档案利用规定，开展科研档案

3、的提供利用工作，维护学校和科研人员的合法权益，保守国家秘密。（三）项目（课题）组职责1.项目（课题）负责人（1）项目（课题）负责人是本项目（课题）档案归档第一责任人。（2）项目（课题）组应指定专人作为档案员，具体负责项目（课题）档案的收集、整理和归档工作。（3）在布置项目（课题）研究工作时，及时向项目（课题）组成员提出形成、积累科研档案的具体要求。与外单位合作的项目（课题），应在协议或合同书上明确归档责任。（4）负责审核项目（课题）归档文件，提出归档文件的保管期3限、密级。2.档案员（1）负责做好不同阶段科研档案的积累、整理工作。（2）按照规定向科研管理部门移交应归档的科研档案。第三条 归档范

4、围（一）归档原则：归档的科研档案必须对学校、社会有史料和研究价值，有参考或凭证作用；归档的科研档案，能够反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统；必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系和成套性。（二）归档科研档案主要内容包括综合管理、科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见兰州大学部门档案类目设置、归档范围及保管期限表（科研档案部分）。（三）归档的重点是本校承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。（四）不归档文件材料的范围1上级有关科研的普发的（非专指高校）、不要求办理的文件；

5、2未生效的合同、协议书；3. 未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；44重份文件；5无查考利用价值的事务性、临时性文件；6非隶属单位抄送的不要求办理、无参考价值的文件；7校内其他单位发来的文件；（五）项目研究取得负结果或因故不再继续的重要项目（课题）的科研文件材料也应归档。第四条 归档工作流程（一）科研档案的收集积累1.科研工作综合性、管理性文件材料由科研管理部门区分不同年度，按照不同类别，收集积累。2.科研技术项目档案的收集积累（1）项目（课题）负责人在接到项目（课题）任务批准书后，应要求项目（课题）组档案员前往档案馆进行项目（课题）登记。（2）项目（课题）组档案员应在项

6、目（课题）管理的不同阶段，及时收集相关的文件材料，并按照要求，做好归档准备工作。（3）拟归档的项目（课题）文件材料应符合字迹工整、书写材料规范、格式统一、图样清晰、签章手续完备的要求。（二）科研项目（课题）文件材料的整理与归档1.项目（课题）通过结题验收后两个月内，项目组应在档案馆指导下，整理文件材料，并报送至科研管理部门。2.科研管理部门应在次年六月底前，将上年度科研工作综合性、管理性文件材料及项目文件材料集中向档案馆移交。53.项目（课题）报奖材料由科研管理部门负责在获得奖励证书后补充归档；推广应用材料由科研管理部门在推广应用协议签订之后补充归档。第五条 附则此规定自印发之日起施行。附件：

7、兰州大学部门档案类目设置、归档范围及保管期限表（科研档案部分）兰州大学部门档案类目设置、归档范围及保管期限表（科研档案部分）6归档部门 1：科研处 分类号：KY11序号 归档范围 保管期限1 科研行政管理文件材料 长期2 科研计划管理文件材料 长期3 科研成果管理文件材料 长期4 科研经费管理文件材料 长期5 国家自然科学基金，科技部、教育部项目，教育部博士点基金等项目的申报通知及管理文件材料 长期6综合KY11.11甘肃省各类科技项目、本校博士点启动基金的申报与管理文件材料 长期7 立项申请（其中包括课题调研论证材料、课题研究计划、设计，课题投资和预决算材料） 长期8 任务书、合同、协议书

8、永久9科研准备阶段KY11.12计划执行情况、计划调整或撤销报告 长期10 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含配方、工艺流程及综合分析材料） 永久11 数据处理材料，包括计算机处理材料(如程序设计说明、框图、计算结果) 永久12 设计的文字说明和图纸(底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等) 永久13 研究工作阶段小结、年度报告 长期14 配套的照片、底片、录音带、录相带、幻灯片、影片拷贝、光盘等 永久15研究试验阶段KY11.12样品、标本等实物的目录 永久16 研究结题报告、研制报告 永久17 论文专著 永久18 工艺技术报告 短期19 技术诀窍报告 短期20 专家评审意见 永久

9、21 鉴定会材料（鉴定代表名单、会议记录，鉴定意见） 长期22 鉴定证书 长期23 推广应用意见 短期24 课题工作总结 长期25总结鉴定阶段KY11.12科研成果登记表 长期26 科研成果报告表 长期27申报奖励阶段KY11.12 科研成果奖励申报与审批材料 长期728 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件与影印件 长期29 专利证书材料 永久30 转让合同、协议书 永久31 生产定型鉴定材料 短期32 成果被应用或投产后反馈意见 短期33 推广应用方案及实施情况 短期34 扩大试生产的设计文件、工艺文件 长期35 成果宣传报道材料 长期36 对外学术交流材料 短期37 科技横向技术项目

10、合同、审核、鉴定、经费及管理材料 短期38 省内应用型项目的申报、获准文件材料 短期39推广应用阶段KY11.12校内各类专利文件材料 长期归档部门 2：社科处 分类号：KY12序号 归档范围 保管期限1 科研行政管理文件材料 长期2综合KY12.11 科研计划管理文件材料 长期83 科研成果管理文件材料 长期4 科研经费管理文件材料 长期5 国家社会科学基金，教育部项目，教育部博士点基金等项目的申报通知及管理文件材料 短期6 甘肃省各类科技项目、本校博士点启动基金的申报与管理文件材料 短期7 社会科学经费和项目的统计材料8 立项申请（其中包括课题调研论证材料、课题研究计划、设计，课题投资和预决算材料） 长期9 任务书、合同、协议书 永久10科研准备阶段KY12.12计划执行情况、计划调整或撤销报告 长期11研究阶段KY12.12研究工作阶段小结、年度报告 短期12 研究结题报告、研制报告 永久13 论文专著 永久14 专家评审意见 永久15 课题工作总结 长期16总结鉴定阶段KY12.12其他有归档保存价值的文件材料