研究生学籍管理常见事项办事指南.doc

1、研究生学籍管理常见事项办事指南各研究生培养单位及研究生同学：为规范研究生学籍管理，提高办事效率，更好的为研究生提供便捷的服务，进一步明确研究生学籍管理常见事项办理程序，现将具体内容通知如下：一、办理学习证明1、研究生本人凭用户名和密码登陆研究生管理系统（http:/） ，打印学习证明，持研究生证到研究生处管理处办理。2、办理时间：每周二、四上午。二、办理提前、延期答辩手续（一）提前答辩1、研究生申请提前答辩，必须于拟答辩时间前 3 个月办理审批手续， 如:计划提前至某年 6 月答辩，应于当年 3 月提出申请。申请时间距离拟毕业答辩时间不足 3 个月者，不予受理。2、申请提前答辩，应在研究生管理

2、系统中填写吉林大学研究生提前答辩申请表 ，详细说明理由并附科研成果及已发表论文原件。经导师、所在培养单位主管领导签字盖章及学位分委会主任签字后，由各培养单位统一报研究生管理处。经研究生院主管院长签署审批或提交研究生院院务会议讨论决定同意后，方可生效。审批结果本人可以在系统中查询。3、受理时间：每年 3 月、9 月（二）延期答辩1、研究生申请延期答辩，应在研究生管理系统中填写吉林大学研究生延期答辩申请表 ，详细说明理由。经导师、所在培养单位主管领导签字盖章及学位分委会主任签字后，由各培养单位统一报研究生管理处。2、每次申请延期的时间不超过一年。延期后仍不能答辩者，可继续申请延期，但不能超过学校规

3、定的最长在校学习年限（硕士为三至四年，博士为六年）3、受理时间： 每年 3 月 三、办理出国（境）及返校报到手续须知（一）出国（境）1、申请者网上填写吉林大学研究生出国（境）留学申请表 ，并提供国外正式邀请函原件及中、外文复印件，其中应 说 明 研 究 生 出 国 事 由 及 往 返 时间 、 经 济 资 助 情 况 等 ， 若 是 联 合 培 养 应 提 交 研 修 计 划 和 联 合 培 养 协 议 。 经 导师 同 意 、 所 在 培 养 单 位 主 管 领 导 签 字 盖 章 后 ， 报 研 究 生 管 理 处 。2、 经 研 究 生 主 管 院 长 审 批 同 意 后 ， 持 研 究

4、 生 院 签 字 盖 章 的 吉 林 大 学研 究 生 出 国 （ 境 ） 留 学 申 请 表 到 国 际 合 作 处 办 理 相 关 手 续 。3、申请国家建设高水平大学研究生项目的受理程序，参照当年国家留学基金委下发的具体实施方案和学校的总体要求办理相关手续。4、申请校际之间交流、交换学生的项目的研究生，经研究生院审批同意后，按国际交流与合作处具体项目要求办理相关手续。5、受理时间：（1）上报申请时间为每周二、三上午（2）领取时间为每周五全天（二）返校报到1、因公出国期满须按期返校，并在回国后一周内到研究生管理处报到。2、办理程序：本人网上填写研究生回国报到表 ，同时需提交：个人护照、签证

5、、 国家公派留学人员报到证明 、 国家公派出国留学人员学习、研修情况报告表等有关材料，送交研究生管理处。3、期满未归者，按自动退学处理；若回国后一周内未到研究生院管理处报到，均按旷课论处，并依据吉林大学研究生管理规定给予相应的处理。4、受理时间：正常工作日四、休学、复学手续1、研究生因病不能坚持正常学习者，经校医院诊断证明，确需休养并在短期内可治愈的，可申请休学。研究生休学，一般以一学期为限。研究生休学期满后仍不能复学的，可继续申请休学，但休学时间累计硕士不得超过一年，博士不得超过二年。休学一年期满仍不能复学者，按吉林大学研究生管理规定予以退学。人事档案和户口关系转至家庭所在地。2、申请休学者

6、本人网上填写吉林大学研究生学籍变动申请表 ，经导师同意、所在培养单位主管领导签字盖章，附校医院保健科证明，到研究生管理处办理相关手续。3、研究生由于其他原因不能坚持正常学习而需要申请休学者，在系统中填写吉林大学研究生学籍变动申请表 ，并详尽说明理由和提交必要的证明材料，经导师同意、所在培养单位主管领导签署意见，报研究生管理处。4、经批准休学的研究生须办理离校手续，学校保留其学籍。休学期间不享受在校研究生待遇。3、研究生休学期满，如确已康复，应在休学期满的前 2 周到校医院复查，确认能坚持正常学习者，填写吉林大学研究生学籍变动申请表 ，附校医院保健科复查合格证明书，到研究生管理处办理复学手续。5

7、、研究生休学期满，不申请复学，或休学后准予复学，但逾期两周不到校报到，按自动退学处理。6、办理时间：每年 6 月和 12 月，每周二、四办理五、请假及程序1、因突发事情不能在学校规定的日期到校报到注册的新生或每学期开学时研究生不能按时返回校的研究生，应及时与所在培养单位的研究生秘书和导师联系，提出书面请假申请，并同时提交有关证明材料（如：在外地生病需提供二级甲等以上医院证明） ，请假时间不得超过两周。经批准方可生效。2、根据吉林大学研究生请假制度 ，一学期内事假累计不得超过一个月，超过者应办理休学手续，未请假离校并连续两周未到校参加学校规定的教学活动者给予退学处理。六、退学1、属于吉林大学研究

8、生管理规定第三十四条第（一）至（六）款所述情形之一者，由研究生所在单位提出申请，并附有相关的材料，从研究生教育管理系统下载吉林大学研究生学籍变动审批表 ，研究生导师及主管领导签署意见报研究生管理处。2、属于吉林大学研究生管理规定第三十四条第（三） 、 （七） 、 （八）款所述情形之一者，由研究生本人提出申请，在研究生教育管理系统中填写吉林大学研究生学籍变动申请表 ，经导师及所在单位主管领导签署意见后报研究生管理处。3、经校长会议研究决定批准后，学校出具“退学决定书”并送交本人，退学研究生应在 15 个工作日内办理离校手续，同时到有关部办理肄业证书或学习证明及档案、户口迁出等有关事宜。4、受理时

9、间为正常工作日。七、研究生证及火车票优惠卡的补办（充值）1、研究生证及火车票优惠卡的补办：根据吉林大学研究生证、校徽管理办法 ，研究生证丢失后，应在研究生管理系统中填写补发学生证申请表 ，签字盖章后，携本人照片到研究生管理处办理；2、火车票优惠卡充值：每学年充值一次，可优惠购票 4 次。3、办理时间：（1）补办研究生证为每月 15、16 日，如遇公休日顺延。（2）补办火车票优惠卡为寒、暑假前两周内。（2）火车票优惠卡充值大约在寒假前两周，具体时间、地点另行通知。八、教育储蓄证明1、需持本人身份证、研究生证到研究生管理处办公室（行政楼 415 房间）办理。在学期间只能办理一次。2、办理时间：每周

10、五上午。九、研究生证验讫须知1、新生入学须按照学校规定的时间持“入学通知书”到校报到，报到后应登陆研究生教育管理系统 学生基本信息 学生基本信息录入，认真填写和核实个人信息，经所在培养单位研究生秘书审查合格后，方可办理研究生证，并统一到研究生管理处办理验讫手续。具体时间、地点另行通知。2、老生须在新学期开学后两周内，持研究生证到所在培养单位由研究生秘书给予验讫。十、离校通知单的办理：1、 毕业研究生离校请登陆研究生教育管理系统，学籍管理栏目下载“离校通知单” ，按要求办理有关手续。2、交回“吉林大学研究生证”注销，如丢失，须交 20 元工本费、媒体公布的丢失声明费。3、领取报到证、毕业证、学位证。4、研究生人事档案由所在培养单位机要寄到就业单位。十一、有关说明1、办理以上事宜遇国家法定假日顺延，学校寒、暑假期间停止办理。2、办理地点：研究生管理处，行政楼 415 房间。3、有关学籍管理未尽事宜，请直接联系研究生管理处管理科负责老师，联系电话：85166341。研究生管理处2008 年 6 月 10 日