湖南工学院档案材料归档范围和保管期限表.DOC

1、湖南工学院档案材料归档范围和保管期限表 一 、党群类 DQ11 党务综合 立卷部门：党政办 序号 文件材料内容 保管期限 备注 上级文件 1 上级党政机关和业务主管机关（统称上级机关，下同）或负责人针对本校的有关党的建设的指示、批复、通报、批示、讲话等文件材料 永久 2 上级机关或负责人调研、检查本校工作形成的文件材料 重要的：永久；一般的： 30 年 永久或 30 年 3 上级机关下发的关于党的建设的方针政策、意见、办法 、条例、决定等或会议上形成的重要文件材料 永久或 30 年 4 上级机关下发的属于临时性、事务性和历史价值不大的一般性的文件、简报、发言和参阅材料 10 年 同级文件 5

2、代同级机关草拟被采用的文件底稿和正式发文 永久 6 同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、批示、通报、批示 永久或 30 年 8 同级机关或非隶属机关颁发的非本校主管业务但要执行的条例、规定、通知等 10 年 9 学校党组织建设、改革、发展等规划、方案及其调研报告、论证材料 永久 10 学校党委工作规章制度 30 年 本级文件 11 本校党委工作规章制度 30 年 12 本校党代会材料 （ 1）召开党代会的请示和批复、大会筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录音录像；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结

3、果和上级的批复等 永久 （ 2） 提案及办理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等 30 年 (3) 参考文件：工作人员名单，工作证， 代表证、列席证及选票式样 10 年 13 本校党委会、常委 会、党委扩大会、书记院长碰头会、总支书记会、民主生活会、党政联席会、党委中心组会议记录、纪要、决议及会议讨论通过的文件 永久 14 以党委名义召开的工作会议材料 永久 15 党委工作计划、报告 ( 包括调查报告 ) 、总结 ( 包括经验总结 ) 永久 16 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久 17 以学校党字、党办字文号印发的文件 永久或 30 年 18 党委向上级有关部门

4、的请示有批复的 永久 19 党委向上级有关部门的请示无批复的 10 年 20 党和国家领导人、地方 党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、实物材料 永久 21 校党委负责同志在校内的重要讲话稿和参加上级召开会议发言稿 永久 22 校党委和上级党委调研、检查、巡视学校工作形成的文件材料 永久 23 党委工作简报、情况反映、工作信息 永久 24 党委大事记 永久 25 党群系统启用或停止使用印章的文件和印模及旧印章 永久 26 党群系统重要统计材料 永久 27 党委保密、秘书工作的有关文件 30 年 28 重要的群众来信来访及处理 材料 （有领导批示和处理

5、结果的） 30 年 29 党委与有关机关联系、协商工作的来往文件 30 年 30 党总支、直属支部上报党委的工作计划、总结、重要报告、请示及批复（各上报单位保留自制件） 永久或 30 年 31 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 32 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 DQ11 党务综合 立卷部门： 各总支、直属支部 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 党总支、直属支部工作规章制度 30 年 2 党总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、决定、重要通知、经验介绍、调查材料、会议记录和重要统计表 30 年 3 党总支、直属支部党建工作及有关材料 30 年 4 党

6、总支、直属支部人员奖励材料、先进典型材料 30 年 5 党总支、直属支部其他有关重要事件和活动的记录材料 永久或 30 年 6 党总支、直属支部有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 7 党总支、直属支部其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 DQ12 纪检 、监察 立卷部 门： 纪委 （ 办 ） 监察处 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级关于纪检、监察工作的文件材料 重要的或针对本校的：永久或 30 年；普发的： 10 年 永久、 30 年或10 年 2 纪检、监察工作规章制度 30 年 3 纪检、监察工作计划、报告、总结、决定、调查材料及重要统计 永久 4 纪

7、检、监察会议记录，年度（届次）工作会议主报告、领导讲话、典型发言材料，在上级会议上交流的经验材料 30 年 5 党员处分、复查资料 30 年 6 纪检、监察立案调查、处理的材料 30 年 7 群众来信来访及处理意见 10 年 8 以学校纪检、监察文号印发的文件 永久或 30 年 9 有保存价值的实物和声像材料 永久或 30 年 10 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 DQ13 组织 立卷部门： 组织部、党校 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级关于组织工作的文件 重要的或针对本校的：永久或 30 年；普发 永久 的： 10 年 2 学校组织工作规章制度 30 年 3

8、 学校组织工作计划、总结、决定 、报告、调查材料及重要统计 永久 4 学校组织机构设置、变动的报告及决定、批复、通知 永久 5 落实政策的有关材料 30 年 6 “七一”会议领导讲话，组织部召开的重要会议记录、纪要、决定等材料 30 年 7 上级机关对本校干部任免、奖励、处分的决定、通知 永久 8 副处以上干部任免、调动和离休、享受待遇的报告、决定、批复、通知等 永久 9 副处级以上干部名册 永久 10 处级以上干部年度考评材料 永久 11 党总支、支部改选报告、审批材料 30 年 12 党总支、直属支 部、支部委员名册 30 年 13 党员名册 30 年 14 吸收新党员、预备党员转正或取消

9、资格，党员退党文件材料 30 年 15 发展新党员、预备党员转正的名册 30 年 16 党组织关系转移介绍信存根 30 年 17 党校工作计划、总结、重要通知、情况统计、调研考察报告 30 年 18 参加党校各类培训班学习的名单、计划、获得结业证书的学员名单（按 教师、学生分列） 19 出席市级以上党代会代表名单、登记表 永久 20 以学校组织部文号印发的文件 永久或 30 年 21 有保存价值 的实物和声像材料 永久或 30 年 22 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 DQ14 宣传教育 立卷部门： 宣传部 （ 统战部 ） 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级关于

10、宣传工作的文件 重要的或针对本校的：永久或 30 年 普发的： 10 年 永久、 30 年或10 年 2 宣传工作规章制度 30 年 3 本校宣传工作计划、决定、报告、通知和总结、重要统计 永久 4 教职工政治思想工作动态及调查材料，年度（届次）宣传思想工作 会议主报告、领导讲话、表彰奖励材料 30 年 5 理论学习的决定、通知、计划、总结 30 年 6 反映本校重大活动的剪报及报刊文章图表、照片、录音、录像 永久 7 本院在各项工作活动中形成的有价值的照片、录音、录像、实物等材料 30 年及以上 8 学院形象宣传文件材料 永久或 30 年 9 上级关于学生思想政治工作的文件 30 年 10

11、本校关于学生思想政治工作的决定、通知、条例 永久 11 学生工作部学生思想政治工作计划、报告、总结 永久 12 学生思想政治工作典型调查材料和统 计材料 30 年 13 关于学生思想政治工作队伍的选拔、管理文件 30 年 14 学院召开的学生德育工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料等会议文件 30 年 15 学院德育基地、社会实践基地建设情况 30 年 16 上级有关网络管理、建设等的文件 重要的或针对本院的：永久 属于普发的： 30 年或 10 年 永久、 30 年或10 年 17 校园网络建设与维护规划、实施情况 统计报表等 重要的：永久 一般的： 30 年 永久或

12、 30 年 18 校园网络安全防护范方案 30 年 19 校园网网页设计方案 永久 20 网络管理工作计划、工作总结 30 年 21 以学校宣传部文号印发的文件 永久或 30 年 22 院报 30 年 23 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 24 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 DQ15 统战 立卷部门： 宣传部 （ 统战部 ） 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级关于统战工作的文件 针对本校的或重要的：永久或 30 年 普发的： 10 年 永 久、 30 年或10 年 2 本校统战工作计划、总结、决定、报告、通知 30 年 3 统战工作情况调查、典型

13、材料、统计报表 永久 4 本校各级人大代表、政协委员名单（册）及审批材料 永久 5 港、澳、台和侨务工作材料 30 年 6 各民主党派成员和负责人名册及有关材料 30 年 7 统战工作重要会议记录、纪要 30 年 8 以学校统战文号印发的文件 永久或 30 年 9 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 10 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 DQ16 工会 立卷部门： 工会 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级有关工会工作的文件 针对本校或重要的：永久或 30 年 普发的： 10 年 永久、 30 年或10 年 2 工会工作规章制度 30 年 3 工会工作计

14、划、报告、决定、重要通知、总结、统计 永久 5 会员代表大会和教职工代表大会的有关文件 （ 1）请示、批复、通知、决议、议程、代表名单、工作报告、领导讲话、大会发言、选举结果报告、重要的声像材料 永久 （ 2）重要通知、大会纪要、简报、候选人情况介绍、很需要的贺电贺信、提案及办理结果 30 年 （ 3）筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证 10 年 6 表彰工会先进集体个人的材料、名单 30 年 7 处分会员的有关材料 30 年 8 工会委员会会议记录、纪要 10 年 9 会员名册及基层工会干部名册 30 年 10 妇女工作材料 30 年 11 上级有关计划生育工作的文件， 30 年或

15、 10 年 12 本校计划生育工作的有关规定，计划生育工作计划、报告、总结、统计年报表、领取 独生子女证名册 30 年 13 以学校工会文号印发的文件 永久或 30 年 14 工会牵头举办的重要活动 30 年或 10 年 15 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 16 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 DQ17 团委 立卷部门：团委 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级关于团的工作文件 重要的或针对本校的：永久或 30 年 普发的： 10 年 永久、 30 年或10 年 2 共青 团工作规章制度 30 年 3 召开的团代会、学代会的材料 4 （ 1）召开会

16、议的请示、批复、通知、代表名单、工作报告、选举结果、领导讲话、大会发言和大会通过的文件，重要的声像材料 永久 5 （ 2）大会议程、纪要、简报、重要的贺电贺信、提案 30 年 6 （ 3）筹备工作计划、总结、会议工作小组材料、代表证 10 年 7 团委工作计划、报告、决定、总结、重要统计 30 年 8 团委、分团委、团支部、学生会干部任免通知 30 年 9 团组织、团专职干部统计年报 永久 10 团委工作典型调查 材料、优秀团员的材料 30 年 11 表彰和奖励先进团支部、优秀团员的材料 30 年 12 处分团员的材料及复查材料 30 年 13 批准入团、离团材料及名单 30 年 14 团干部

17、名单 30 年 15 团员名册 30 年 16 团委会议记录 、纪要 30 年 17 学生会工作规章制度 30 年 18 本校学生组织参与的各种学会、社团的有关材料 30 年 19 各分团委的有关材料 30 年 20 团委牵头进行的重大活动的计划、通知、结果等 30 年或 10 年 21 团委 主办的报纸、刊物 30 年 22 以学校团委文号印发的文件 永久或 30 年 23 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 24 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 二、行政类 XZ11 行政综合 立卷部门： 党政办公室 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 上级文件 1 上级有关

18、高校行政管理的综合性文件 重要的或针对本校的：永久或 30 年 属于普发的： 10 年 永久、 30 年、 10 年 2 上级机关 或负责人针对本校的指示、批复、通报、批示、讲话 永久 3 上级机关对本校的调查或检查工作形成的重要文件 永久 同级文件 4 同级机关或负责人对本校的决定、通知、批复、通报、批示 永久或 30 年 5 同级机关或非隶属机关颁发的非本机关主管业务但需要执行的条例、规定、通知等 10 年 本级文件 6 全校性的规章制度 永久 7 学校年度工作计划、报告、总结 永久 8 院长办公会、院长书记碰头会会议记录、纪要 永久 9 院务委员会委员名单、工作分工、会议记录、纪要 永久

19、 10 以学院名义发布的决定、办法、指示、批转、通报和通知 永久 11 全校性的工作会议和重要座谈会的通知、主报告、领导讲话、典型发言或经验介绍、会议总结、提交讨论的文件材料等 30 年 12 校领导在全校性的工作会议、座谈会上的重要讲话和参加校外会议发言稿、声像材料 30 年 13 学校综合评估材料 （教学评估归入教学类） 永久 14 教职工代表大会文件材料 30 年 （ 1）召开教代会的请示和批复、大会筹备计划、通知、工作报告、议程、决议、记录、总结、发言稿、领导讲话稿、照片、录 音录像；大会主席团、秘书长和代表、列席代表名单；大会选举办法，选举结果和上级的批复等 永久 （ 2） 提案及办

20、理情况；会议简报、会议情况、反映记录、小组会议记录等 30 年 (3) 参考文件：工作人员名单，工作证， 代表证、列席证及选票式样 10 年 15 本校向上级的请示及其批复 永久或 30 年 16 有关全校性工作的调查材料和经验总结 永久 17 学校学年报表及综合统计及统计资料汇编 永久 18 启用新印章的文件及印模及旧印章 永久 19 本校历史沿革、情况介绍 永久 20 本校大事记、年鉴 永久 21 本校工作简报、信息、动态等 重要的 30 年 一般的： 10 年 30 年或 10 年 22 党和国家领导人、地方党政领导人以及各级机关领导人来校视察、检查工作时的题词、讲话、报告等文字、声像、

21、实物材料 省部级以上的：永久 省部级以下的： 30 年 永久或 30 年 23 学校领导同上级领导关于学校工作的重要来往信件 30 年 24 校史工作材料 永久或 30 年 25 校庆工作材料 永久或 30 年 26 校友工作材料 30 年 27 关于学校著名教授、 知名人士在校内校外参加的重要活动的材料 30 年 28 学校主办的祝贺或纪念著名教授、知名人士的活动材料、声像材料等 30 年 29 学校组织的知名人士治丧活动材料、声像资料等 30 年 30 群众来信来访文件材料 （有领导批示和处理结果的） 30 年 31 普选工作材料 10 年 32 以学校院字、院办字文号印发的文件 永久或

22、30 年 33 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 34 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 XZ11 行政综合 立卷部门： 发展研究室 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级级关于学校建设、发展、改革的文件 重要的或针对本院的：永久 属于普发的： 30 年或 10 年 永久 2 学校综合发展规划、计划、合作办学等请示、报告及批示、批复 永久 3 学校建设、改革、发展等规划、方案的调研报告、论证材料 永久 4 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 5 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 XZ12 人事 立卷部门： 人事处 序号 文 件 材 料

23、内 容 保管期限 备注 1 上级机关有关人事工作的文件 重要的或针对本院的：永久或 30 年 普发的： 10 年 永久、 30 年、10 年 2 本院人事工作的规章制度 30 年 3 人事工作计划、报告、总结、调查材料、会议记录 永久 4 学院人事、劳资、师资、人员状况的统计报表 30 年 5 关于机构、编制规划、计划、报告及上级批复 永久 6 关于校内机构设置、变化的文件材料 永久 7 人事处权限内的干部 任免文件及名册 永久 8 表彰和奖励先进集体、先进教职工的材料 省级以上的：永久 省级以下的： 30 年 永久或 30 年 9 处分教职工的材料和复查、撤销处分的材料 30 年 10 教职

24、工动态月报 10 年 11 人才引进、师资培养、管理工作计划、规定、总结 30 年 12 人事聘用工作计划、聘任书、合同书、登记表等材料 30 年 13 教师进修计划、安排、总结 30 年 14 省、学院高校青年骨干教师名单、培养过程及验收材料 永久 15 获得国务院、国家教育部 、省、市、学院学科带头人等称谓的名单、 永久 培养过程及验收材料 16 教师工作量的规定及执行情况 30 年 17 教师业务考核材料 30 年 18 人事统计报表 永久 19 教职工名册 ( 分单位的总册、分类名册 ) 登记表 永久 20 教研室、研究室正副主任名册 30 年 21 教职工评定、聘任专业技术职称材料及

25、上级批复 30 年 22 教职工工资调整材料、名册 30 年 23 教职工转正定级材料 30 年 24 教职工校内调动材料 30 年 25 教职工录用、 调入有关材料 ( 包括转移行政、工资关系介绍信 ) 30 年 26 教职工调出的有关材料 ( 包括转移行政、工资关系介绍信存根 ) 30 年 27 教职工援外和支援边远地区材料 10 年 28 教职工退职、离职和出国的有关材料 30 年 29 教职工离休、退休及有关荣誉证书授予工作的材料 30 年 30 教职工退休后重新工作的材料 30 年 31 教职工福利工作 30 年 32 教职工商调函件 30 年 33 使用临时工有关材料 30 年 3

26、4 人民来信来访材料 （有领导 批示和处理结果的） 30 年 35 以学校人字文号印发的文件 永久或 30 年 36 学校召开的人才（师资）工作会议通知、主报告、领导讲话、典型发言、提交讨论的文件材料 30 年 37 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 38 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 XZ12 人事 立卷部门： 离退休工作处 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级关于离退休职工管理工作的文件 重要的或针对本校的：永久或30 年 普发的： 10 年 30 年或 10 年 2 离退休职工管理工作规章制度 30 年 3 本校离退休职工管理工作计划、决定、总

27、结、很重要统计报表 永久 4 离退休职工管理工作情况调查 30 年 5 离退休人员花名册 永久 6 关心下一代工作委员会工作计划、报告、总结、报表等 30 年 7 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 8 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 XZ13 审计 立卷部门： 审计处 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级有关审计工作的文件 重要的或针对本校的：永久或 30 年 普发的： 10 年 永久、 30 年 或 10 年 2 本校审计工作方面的规章制度 30 年 3 审计工作计划、总结、调查报告 30 年 4 审计工作统计年报及重要报表 30 年 5 上级机关对

28、本校或本校某一项目的审计材料 永久或 30 年 6 本校审计处开展的审计项目的有关材料 永久或 30 年 7 本校审计处委托审计的有关材料 8 重要的来信来访材料 30 年 9 以学校审计文号印发的文件 永久或 30 年 10 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 11 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 XZ14 武装、保卫 立卷部门： 保卫处 （ 维稳办 ） 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级有关公安保卫工作的文件 重要的或针对本校的：永久或 30 年 普发的： 10 年 永久、 30 年或10 年 2 本校公安保卫工作方面的规章制度 30 年 3 本校

29、公安保卫工作计划、总结、报告、调查材料、 统计报表 30 年 4 本校师生员工案件的侦察、调查、处分结论材料及上级的批复、判决书 30 年 5 本校师生员工案件的平反、复查处理结论及上级的批复 30 年 6 要害部门的公安保卫、消防工作 30 年 7 保卫工作简报、情况反映 10 年 8 学校安全措施及隐患的解决方案 30 年 9 门卫工作规章制度及岗位职责 10 年 10 治安、保卫、消防安全负责人名单 10 年 11 上级有关武装、人防、民兵军训工作的文件 30 年或 10 年 12 复员、转业、退伍军人、军烈属名册和登 记表 ( 卡 ) 30 年 13 关于户口管理的有关文件材料 30

30、年 14 以学校保卫文号印发的文件 永久或 30 年 15 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 16 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 XZ15 总务 立卷部门： 后勤处 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级有关总务工作的文件 重要的或针对本校的：永久或 30 年 普发的： 10 年 永久、 30 年或10 年 2 本校后勤处及各科规章制度 30 年 3 本校后勤工作计划、报告、调查材料 30 年 4 校内水、电、气等管网维修、改造计划、报告、批复、图纸等材料 永久 5 防震、防汛、三废治理工作的文件材料 永久 6 爱国卫生、公费医疗、保健工作计划、总结、

31、规定、通知等文件 30 年 7 师生员工健康状况调查材料及统计表 30 年 8 车辆工作的有关文件材料 10 年 9 伙食工作的有关材料 10 年 10 校园绿化工作的有关材料 10 年 11 以学校总务文号印发的文件 永久或 30 年 12 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 13 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 XZ16 档案 立卷部门： 档案室 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级有关档案工作的文件 30 年或 10 年 2 学校档案工作规章制度 30 年 3 本校档案工作计划、报告、总结 30 年 4 档案概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报

32、 永久 5 档案编研成果及出版物 永久或 30 年 6 档案移交目录 永久 7 档案销毁报告及销毁清册 永久 8 档案馆指南、全宗介绍 永久 9 以学校档字文号印发的文件 永久或 30 年 10 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 11 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 XZ16 图书、文博 立卷部门： 图书馆 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级有关图书工作的文件 30 年或 10 年 2 学校图书馆工作规章制度 30 年 3 本校图书馆工作计划、报告、总结 30 年 4 学校图书馆概况、发展规划、藏品目录、统计及统计年报 永久 5 学校图书馆与国际、国内友好交往中相互赠送、交换珍贵书刊的清册等文件材料 30 年 6 学校图书馆与校外交流的有关材料 30 年 7 以学校图字文号印发的文件 永久或 30 年 8 有保存价值的实物、声像材料 永久或 30 年 9 其他有保存价值的档案材料 永久或 30 年 XZ17 资产 立卷部门： 资产管 理处 序号 文 件 材 料 内 容 保管期限 备注 1 上级关于资产管理工作的文件 30 年或 10 年 2 学校关于物质、设备（大型设备材料入设备（ SB）类）采购计划、合同等文件 30 年 3 学校关于资产管理的规章制度 30 年 4 学院房产证、国土使用证书 永久