海亮广场管理集团档案系列管理办法.doc

1、1海亮广场管理集团有限公司档案管理办法海亮广场管理集团有限公司档案室编企业秘密2目 录一、档案(资料) 分类方案( 暂定) 1 二、单位全宗号(暂定) 3三、文件材料归档管理暂行办法 3四、归档文件整理规则实施办法 6五、工程文件归档要求与档案整理规范 10六、会计档案管理办法 26七、实物档案管理办法 29八、声像、照片档案管理办法 30九、电子档案管理暂行办法 33十、单位全宗卷管理办法 373档案(资料)分类方案(暂定)一级类目 二级类目标识符名 称标识符名 称文件材料基本范围 档 号01 会议资料 外出参加各种会议带回的材料02 档案文件汇编 大事记、组织沿革、企业志、荣誉汇编等03

2、其它文件汇编 法规、政策、标准、规范等04 年鉴、统计 国家、地方等各类年鉴、统计05 画册 0 图书资料类06 其它 全宗号-分类号-顺序号.例 3-0.01-00101 党群工作1.党务工作;2.组织工作;3.宣传工作;4.纪检监察工作;5.工会工作;6.共青团工作;7.协会工作02 行政管理1.政务工作;2.法律事务;3.人事管理;4.劳薪管理;5.培训工作;6.审计工作;7.安保工作;8.后勤管理;9.外事工作;10.其它03 经营管理1.决策管理;2.计划工作;3.统计工作;4.财务管理;5.物资管理;6.客户管理;7.服务质量、信用管理;7.其它1 文书档案类04 技术管理 1.综

3、合管理;2.信息化管理;3.档案工作;4.安全管理;5.质量管理;6.其它全宗号-分类号.年度.保管期限-件号.例 3-1.01.2008.Y-00101 经营合同 02 租赁合同 2 合同档案类03 联营合同 全宗号-分类号.年度.保管期限-件号.例 3-2.01.2008-0014档案(资料)分类方案(暂定)一级类目 二级类目标识符名 称标识符名 称文件材料基本范围 档 号3 客户档案类 按全宗单位的行业性质确定,一个客户或供应商建一个档案 01 海亮广场项目02 4 房产档案类03 1.房产销售合同;2.项目综合材料;3.项目A；4.项目 B;.(每个分项目材料包括工程准备阶段文件、监理

4、文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件）。按海亮广场管理集团工程文件归档要求与档案整理规范执行。全宗号-分类号-案卷号.例 3-4.01.1-00101 综合工程5 基本建设类02 建筑工程住宅、办公楼、营业楼等及相关配套工程项目从立项到竣工以及改、扩建、维修全过程形成的档案。新建项目按海亮广场管理集团工程文件归档要求与档案整理规范执行。6 设备仪器类 二级类目按设备种类或型号设置 1.设备购置文件;2.设备随机资料;3.设备安装调试;4.设备使用维护;5.其它。全宗号-分类号-案卷号.例 3-5.01-0017 会计档案类 二级类目按立档单位设置 按海亮广场管理集团会计档案管理办法执行全宗号-

5、分类号.年度-归档顺序号.例 3-7.01.2008-0018 员工档案类 按干部档案工作条例、企业职工档案管理工作规定执行 全宗号-分类号-流水号01 照片档案 按海亮广场管理集团声像、照片档案管理办法执行全宗号-分类号.年度-照片号.例 3-9.01.2008-00102 光盘档案 全宗号-分类号-盘号.例 3-9.02-0019 特种载体类03 实物档案1.印章;2.奖杯;3.奖牌;4.权证;5.荣誉证;6.锦旗;7.字画等。按海亮广场管理集团实物档案管理办法执行全宗号-分类号-件号.例 3-9.03.1-00110 名人档案类 基本情况，事迹材料，工作笔记，论文（著作），重要讲话稿，经

6、验介绍，各种媒体上就优秀事迹的介绍、评论等剪辑，受表彰材料，参加重要活动材料等等全宗号-分类号-件号5单位全宗号(暂定)单 位 全宗号海亮广场管理集团有限公司 3内蒙古海亮房地产开发有限公司 301海亮百货有限公司 302内蒙古海亮大酒店有限公司 303文件材料归档管理暂行办法第一章 总 则第一条 为规范海亮广 场管理集团有限公司文件材料归档工作，确保归档文件材料的齐全，充分发挥档案信息资源的作用，更好地为企业各项工作服务，根据中华人民共和国档案法等有关规定，结合集团实际，特制订本办法。第二条 本办法所称归档文件材料，是指集团及所属单位在经营、管理等活动中直接形成的，具有保存价值的各种文字、图

7、表、声像、实物等不同形式的文件材料。第三条 本办法适用于海亮广场管理集团有限公司及所属单位文件材料的归档管理工作。第四条 各单位应制定文件材料 归档控制措施，保证归档文件材料齐全、准确、系统。第二章 归档范围6第五条 企业在筹备成立、建设发展、 经营管理、 产权变动及其职能活动中形成的具有保存价值的各种文件材料，均属归档范围。第六条 归档文件材料的主要来源：1上级单位或其他部门制发的需要本企业贯彻执行的文件材料。2本企业内部形成的文件材料。3本企业所属单位按规定报送的文件材料。4本企业参与的合作（或项目）按需要应提交的文件材料。5对本企业有保存价值的其他文件材料。6归档文件材料载体形式包括：纸

8、质文件、电子文件、录音、录像、照片、实物等。第三章 归档时限第七条 凡是通过办公自动化管理系统（OA）发布的管理性文件，应即时或按月度归档，同时移交相应的电子文本；凡是未通过办公自动化管理系统（OA）传递 的其它管理性文件，包括外来文件，一般在办理完毕后次年第一季度前完成归档。第八条 建设工程项目等在其项目竣工验收后 3 个月内按项目完成全套文件的归档工作（周期长的项目可按单项工程分阶段归档）。第九条 建设项目配套 设备器材采购文件， 应与建设项目全套文件一并归档；工程项目以外的设备器材采购文件，待设备器材采购完成（指货到、 验货合格）并安装调试、验收后归档。第十条 会计档案在年度终了后，由财

9、务部门整理并保管一年后，于次年 6 月底前移交集团档案室归档。第十一条 企业负责人和 员工外出考察、参加会议等公务活动形成的文件材料，应在公务活动结束后及时移交档案室归档。第十二条 光盘、实物等形式的文件材料，应在工作结束后及时归档。第十三条 录音、录像、数码拍摄应设专人负责，按声像、照片档案管理办法具体执行。第十四条 下列文件材料应随时归档：1注册、变更、修改、补充的文件；2工程项目、设备仪器的维修文件材料；73企业机构变动或员工调动、离职、离 岗等情况发生时，保存在部门或员工个人手中的文件材料；4企业产权变动过程中形成的文件材料；5其它临时活动中形成的文件材料。第四章 归档要求第十五条 归

10、档的文件材料应完整、准确、系统。整理要符合文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合国家和集团的有关档案管理标准、规范要求。第十六条 归档文件材料的载体和字迹应符合耐久性要求。第十七条 归档的文件材料 应是原件或正本，并具有查考凭证价值。第十八条 非纸质文件材料应与其文字说明一并归档；外文材料应与译文一并归档；无译文的文件要译出标题后归档。第十九条 两个或两个以上 单位合作完成的项目，由主办单位保存一套完整的正本文件材料，协办单位保存一套与承担任务相关的正本，有合同、协议规定的，按其要求 执行。第二十条 归档的文件材料 应符合保管要求，不符合档案保管要求的，应经 修复或做其他技术处理后归档。第二

11、十一条 归档文件材料的保管期限划分为永久、定期两种，定期一般为 30 年、10 年。1反映企业主要职能活动和重要经营管理活动，具有长远利用价值的档案定为永久保存；2反映企业一般经营活动，具有较长时间利用价值的档案定为30 年保存；3对企业在一定时间内有参考利用价值的档案，定为 10 年保存。第二十二条 档案整理人在移交档案 时应编制移交清册，随同归档文件材料移交档案部门，重要项目的文件材料归档时应编写归档说明。档案接收时应认真检查归档文件材料，是否符合归档质量要求。交接双方应严格办理交接手续，认真核对移交清册，双方责任人在移交清册上签字，双方各留一份备查。第五章 附 则8第二十三条 本办法由海

12、亮广场管理集团档案室负责解释。第二十四条 本办法自印发之日起施行。档 案 移 交 清 单序号文 号 责任者 题 名 日期 页数 备注移交单位: 接收单位:移交人: 接收人: 证明人：移交日期： 接收日期： 归档文件整理规则实施办法为实现档案的标准化、规范化和科学化管理，根据国家档案局归档文件整理规则（DA/T22-2000），结合集团档案工作实际，特制定本实施办法。一、适用范围本办法适用于海亮广场管理集团有限公司及所属各单位。二、归档文件整理立档单位在其职能活动中形成并办理完毕，应作为文书档案保存的各种纸质文件材料，以件为单位，进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化。三、归档文件整

13、理原则附件9遵循文件的形成规律，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，便于保管和利用；简便、高效、科学地开展归档工作，推进归档文件整理工作制度化、标准化、现代化。四、归档文件整理要求归档文件应齐全完整，保管期限划分准确。对已损的文件应予修整，字迹模糊或易褪色的文件应予复制或进行字迹加固处理。文件的修整、复制要在保持原貌的前提下进行。归档文件所使用的书写材料、纸张、装订 材料等应符合档案保护的要求。五、归档文件整理方法（一）件的确定本办法以件为归档文件的整理单位。一般以每份文件为一件。文件正本与定稿为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；会议记录、介绍信存根等一本为

14、一件；成套的会议材料各为一件；重要文件的正文与历次修改稿可各为一件；正文与发文稿纸为一件；正文与文件处理单为一件；来文与复文（指请示与批复、报告与批示、函与复函）可为一件；经过若干环节、层次办理的来文、复文，超过两件的，则将所有的来文、复文分别作为一件；报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。（二）装订归档文件应按件装订。装订时，正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；复文与来文为一件时，复文在前，来文在后；有文件处理单的，文件处理单在前，正文在后。装订方法采用包角，较厚的文件采用三孔一线的装订方式，已成册不易拆钉的，可保持原貌不

15、变。（三）分类归档文件采用年度-保管期限分类法，即先将 归档文件按年度分类，再在年度下面按保管期限分类。（四）排列归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间排列。同一事由中的文件，按文件形成先后顺序排列。事由是指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程。一 项工程、一次活动、一次会 议，均可分 别视为一个事由。一次请示，批复收到后，可 视为事由办理完毕。因故未及时整理归档的零散文件材料，可排在同一年度、保管期10限的所有文件的最后，或并入关系密不可分的相关文件中作为一件。上述情况应在备考表中加以说明。（五）编制归档号归档号填写应依分类方案和排列顺序逐件编写归档号。归档号

16、是在整理过程中，体现归档文件类别，排列顺序的一组数字、字符的集合，包括全宗号、年度、保管期限、件号、页数等项目。归档号填写在归档章内，其中必填为全宗号、年度、保管期限、件号、页数等 项目。归档章采用蓝色印泥，一般加盖在文件首页上端居中的空白位置上。文件处理单随同归档的可盖在处理单上，以保持文件原貌。填写编号项目的字迹材料应耐久。1全宗号：填写档案馆给立档单位编制的代号。2年度：填写文件形成年度，以四位阿拉伯数字标注，如 2008。3保管期限：填写归档文件保管期限的简称或代字。4件号：填写文件的排列顺序号。5总页数：填写每一件归档文件中有图文的页面的总数。（六）编目归档文件应依据分类方案和室编件

17、号编制归档文件目录。编目应做到准确、全面、详细、深入，以适 应档案管理现代化及计算机检索的需要。1归档文件应逐件编目。来文与复文作为一件的，只对复文进行编目，但必 须在题名栏中用（）注明有无来文，如“ 附请示”；若作为两件，则分别编 目。同一事由形成多份文件的，应分别编目。归档文件目录设置件号、 责任者、文号、 题名、日期、 页 数、 备注等项目。（1）件号：填写室编件号，用三位阿拉伯数字标识。（2）责任者：填写制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者的名称。（3）文号：填写文件的发文字号，须填写完整。（4）题名：文件标题。文件只有一个题名且能反映文件内容的（正题名），填写 时照实抄录；文件有正副题名的，正题名能反映文件内容的，副题名无 须抄录；文件有并列题名的，并列题名与正题名一并抄录；没有题名或题名不规范的，可自拟标题，外加“”号。文件的附件独立性强，正文 标题不能反映附件内容时附件标题可一并抄录，外加“（）”标 注。在 计算机管理的条件下，若题名较笼统，需要进一步细化著录。如“介绍信存根 ”本作为一件时，其 题名可为“介绍信存