公司发文管理办法.doc

1、第一章 总则第一条 为规范和严肃公司发文工作，提高发文效率、保证发文质量。保证文书的安全、及时传递。特制定本管理办法。第二条 公司所有文书的呈批和发文由办公室统一管理。其他任何部门和个人不得以公司名义对外发文。第三条 办公室不得积压文件，随时呈批或下发。第四条 为确保文书在传递过程中的安全，文书在公司内部的传递由部门资料管理员或其他专人负责。第二章 行文规则第五条 公文的种类根据公司现行状况，需要办理的公文类别主要有：通知、通报、报告、请示、决定、决议、批复、函、会议纪要、总结、计划、简报、制度、规定、办法等。1. 通知：传达上级的指示，要求各部门办理或需要通知的事项；批转下级的公文或者转发上

2、级单位的公文，用“通知” 。2. 通报：把工作情况、经验教训以及好坏典型事例，通知所属部门，用：“通报” 。3. 报告：向上级部门汇报工作、反映情况、提出建议，不需上级部门或主管领导批示意见的，用“报告” 。4. 请示：请求对某项工作或问题做出指示，给予答复，用“请示” 。5. 批复：答复请示事项，用“批复” 。6. 决定、决议：对某些问题或者重大行动做出安排，用“决定” ；经过会议讨论通过，要求执行的事项，用“决议” 。7. 指示：对下属部门阐明工作活动的要求，用“指示” 。8. 函：在没有隶属关系的单位、组织、公司之间或同政府机关、企业、团体和个人商洽和联系工作、事务、询问或答复问题时，用

3、“函” 。9. 计划：对一定时期内的工作做出具体安排的，用“计划” 。10.总结：把已经做过的某一时期的工作进行全面系统的总检查、总评价、总分析、总研究的，用“总结” 。11.简报：汇报工作、反映问题，帮助领导掌握情况的，用“简报” 。12.条例：用于规定某个机构的组织和权限以及某些专门人员任务的权限的，用“条例” 。13.规定和办法：对某项工作或活动进行具体规范时，用“规定” 、 “办法” 。14.议定书：记录有关各方对某一个专门问题达成的协议，用“议定书” 。15.会谈纪要：记录、传达会议议定事项和主要精神，要求有关单位共同遵守执行的，用“会议纪要“。第六条 公文格式公文格式一般包括：标题

4、、主送部门（领导） 、正文、附件、发文单位（单位公章） 、发文时间、抄送单位、文件版头、公文编号、机密等级、紧急程度、阅读范围等项。1. 标题：公文的标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明发文部门、事由和公文种类。2. 主送部门：指公文主要送达的单位（领导） ，凡是向上级报送均为主送部门；一般只写一个主送部门，不得多头主送。如需要，同时报送另一上级，可以用抄报的形式。3. 正式公文的主体：文字简明扼要、条理清楚、实事求是。请示问题一文一事，不要一文数事。4. 发文单位：写在公文下面偏右，要写全称，如以领导个人名义行文，应冠以职务身份。5. 发文日期：公文必须注明发文日期，以表明从何时开始

5、下文。发文日期在发文部门下面向右错开，要写全年月日。发文日期一般以领导签发日期为准。6. 抄报、抄送单位：属上级的列入抄报，平行或下级列入抄送。7. 文件版头：正式公文一般都有版头，版头以红色大写印上“XX（公司）文件” ，下面加一道红线，通常称为红头文件（格式见附表一） 。所有以公司名义下发的公文一律用红头文件形式。8. 公文编号：一般包括代字、年号、顺序号。公司具体公文编号见附表一。9. 机密等级：机密公文应当根据机密程度划分等级，分别注明“绝密” ，“机密” ， “秘密”,“普通”字样。10.附件：公文如有附件，应当在正文之后，发文部门之前注明附件名称和件数。11.其它：公文排版要求详见

6、附件。第七条 行文要求1. 下级一般应按照直接隶属关系行文，不要越级行文，如遇特殊必须越级行文时，应抄报越过的主管领导或部门。报的公文应一文一事。2. 平行或不隶属之间，应使用平行文（如函） ；3. 要分清主送与抄送，向上级的请示不要同时抄送下级；向下级的重要行文，可以抄送直接上级。4. 明确发文权限。属于全面的，重要的方针政策性问题，以公司名义行文。属于限定方针范围内的日常业务工作问题，以有关部门名义行文。5. 公文由主办部门经办人拟稿，经部门经理审核、签字后交办公室登记。由办公室送呈有关领导签发。发文涉及几个部门的，经办单位负责组织相关部门会签后，再交办公室。第三章 发文程序第八条 发文程

7、序一般包括拟稿、校对、审核、签发、用印、发文、归档等程序。(一)公文的草拟、打印、校对：1. 经办人负责公文的起草（包括录入、排版） 。草拟公文必须使用统一格式的公文稿纸（见附表三） ，起草公文的人名、地点、数字、标点符号要准确，时间要写具体的年月日。人名、地名、文件名称、事物名称等，不得用简称。2. 起草公文后，到前台统一打印、输出。前台打字员核对公文符合公文格式后加盖“草稿文本专用章” 。3. 公文打印后、由拟稿人校对无误后签字。(二)公文审核。文件起草后，由经办部门经理审核、签字。如涉及其他部门，经办单位负责协调相关部门经理审核、签字。把“文件呈批单” （具体格式见附表） ，同文件一并交

8、办公室。(三)公文的核稿。所有公文呈批前由办公室负责核稿。核稿的主要内容包括：1、文件呈批单是否填写准确，完整。所有相关部门是否都已签字，公文的文别是否正确。2、公文打印、排版格式是否符合公司要求；3、公文意思是否得表达清楚、准确。如核稿不合格，办公室签署修改意见后交经办单位重新办理。(四)公文的呈批。办公室核稿通过后，在“文件呈批单”上填写公文编号和密级，签署处理意见。在“发文登记表”上登记后，由办公室主任根据事情的轻重缓急，在文件呈批表上加盖“特急”和“急件”字样。按审批权限、业务性质分类，分别呈相关领导审批。(五)公文批阅。“特急”文件必须马上办理， “急件”应当尽快办理公司领导签署修改

9、意见后，由办公室交拟稿人修改。 （如果修改不涉及公文实质内容或者仅仅是个别字句的修改，可由办公室主任加以修改。 ）如果修改内容涉及到相关部门，经办部门还须告知相关部门经理。再次送签时必须附上修改前的所有原稿。办公室负责核对修改稿与原稿，确保公文严格按领导意见进行了修改，并且经办人已经告知相关部门经理（由办公室主任电话查询） 。(六)公文打印、盖印。公文签发后，由主管领导的文秘直接交办公室。由档案管理员负责打印正式文稿。档案管理员持正式文稿和领导签发的终稿、和“文件呈批单”到印章管理员处履行盖章手续。印章管理员审核文件呈批单无误，在文件呈批单上签字后，加盖印章；审核内容包括印章审批权限是否正确、

10、所需签字是否完整。对两页以上（包括两页）的文件另外加盖骑缝章。“文件呈批单”第二联由两位印章管理员留存、备案。(七)登记、存档。公文打印、盖章后，办公室填写“发文登记表”后，档案管理员将一份正式文件、领导签发的终稿、文件呈批单第一联存档备案。(八)发文。对外发文：1、办公室通知经办人到档案室登记文件领用后，自行办理（机密及绝密文件档案室派人） ；2、需要以特快专递或以电子邮件形式发文的，统一由办公室办理；对内发文：1、办公室在公司局域网上公布或加盖“对内发文章”后复印，通知相关部门资料管理员到办公室领取；2、文件复印件由档案管理员统一复印。各部门资料管理员须办理文件借阅手续。第九条 关于公司各

11、部的公文编字。为便于公司公文的使用、保管、立卷、归档和查阅，将公司公文编字明确为：发文部门 编字 说明董事会 京鲁房董字办公室 京鲁房办字人力资源部 京鲁房人字财务部 京鲁房财字1、发文号由办公室统一编号；2、发文字号 3 号仿宋体；序号为 3 位，加第字；年份用六角括号“ ”如“京鲁房办字2002第 001 号” ；第十条 公文的借阅和清退按档案管理办法有关规定执行。第十一条 公文的立卷、归档和废除按档案管理办法有关规定执行。第四章 罚则第十二条 公文审批未按规定时间完成，施延一次罚 元。第十三条 办公室积压文件未及时上传下达，施延一次罚 元。第十四条 经办人草拟公文形式不正确、词不达意，不

12、能清楚表达行文意图。每次罚 元。第四章 附则第十五条 本管理办法由办公室负责解释。第十六条 本管理办法的拟定或者修改由办公室负责，报总经理批准后执行。第十七条 本管理办法自颁布之日起实施。第十八条 经办人从外部带回文件未按规定及时。附表一、鲁艺房地产开发有限责任公司办文呈批单第一联：档案室留存文件标题（文别） （ ）文件编号 京鲁房 字 第 号 密级附件拟稿人 日期印章类别 份数公司领导办公室主任经办部门经理相关部门经理拟 稿 说 明附表二、鲁艺房地产开发有限责任公司办文呈批单第二联：印章管理员留存文件标题（文别） （ ）文件编号 京鲁房 字 第 号 密级附件拟稿人 日期印章类别 份数公司领导

13、办公室主任经办部门经理相关部门经理拟 稿 说 明印章管理员签名：； ；附表三、发文登记簿日期 文件类别 编号 文件名 经办部门 对方单位 呈批时间 审批人 下发时间 备注北京鲁艺房地产开发有限公司公文格式及要求字体 字号 页边距（ cm） 项目性质标题正文标题正文行距（倍）字距上 下 左 右用纸规格其它注意事项及要求草稿黑体幼圆三号五号 2标准 2.8 2.8 1.5 6.0 B51. 标题与正文之间空一行；2. 落款下正文之间空 3 空3. 每页标注页码注明：4. 落款之后注明：注释：(1)此件为草稿( 第*稿)；(2)拟稿人：(签名) 审核：(签名) 打印人：( 签名)3.7 3.5 2.

14、8 2.6校友会便笺6 3.0 3.2 2.8鲁艺公司便笺正式文稿华文中宋（黑体）仿宋体二号三号1.25或1.5标准5.2 3.5 2.8 2.6A41. 上报公文需识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧，发文字号居左空 1 字，签发人姓名居右字空 1 字；“签发人”用 3 号仿宋体字，姓名用 3 号楷体字标识；2. 正文中小标题用 3 号黑体字；3. 每一自然段首空 2 格；4. 正文与附件之间空 1 行(附件的标注方法附件： 1、2、)5. 单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文日期。成文日期以阿拉伯数码标识；6. 公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，不得采取标识“此页无正文”的方法解决，应采取调整行距、字距加以解决；7. 每页标注页码，页码用数字格式标于页脚居中位置。如“第 3 页 共 20 页” ；8. 公文装订标准左侧装订整齐牢固不掉页数量准确