内部审计档案管理制度（试行）.doc

1、内部审计档案管理制度（试行）为了加强公司内部审计档案的立卷、归档、管理、利用工作，并使之制度化、规范化，依据中华人民共和国审计法及中华人民共和国档案法 ，结合公司实际情况，制定本制度。第一条 本制度所称的公司内部审计档案，是指公司审计法务部在执行内部 审 计 活 动 中 直 接 形 成 的 具 有 保 存 价 值 的 公 司 领 导 批 示 、 内 部 审 计 通 知 书 、审 计 工 作 计 划 、 审 计 工 作 底 稿 、 文 件 、 合 同 、 电 报 、 信 函 、 凭 证 等 原 件 或 复印 件 ， 包 括 批 件 、 照 片 、 音 像 磁 带 、 电 子 文 件 等 ， 均

2、应 收 集 齐 全 ， 立 卷 归 档 。第二条 公司内部审计档案实行专人负责管理，公司员工都有保护公司审计档案的义务。第三条 公司内部审计档案立卷内部审计项目完成后，所有内部审计资料应按规定进行立卷。立卷工作实行谁主审谁负责立卷的原则，建立立卷归档工作责任制。原则上一个审计项目立一卷，立卷工作应列入审计项目工作计划，由项目负责人指定专人负责收集内部审计过程中的资料，做到边工作边收集整理。一、 纸张资料的立卷规定整理纸张资料时，应将公司领导的批示，内部审计通知书、审计工作计划、审计工作底稿、文件、电报、信函、凭证的复印件，包括批件、重要修改稿、定稿等在有文字的正面右上角（背面左上角）用阿拉伯数

3、字进行顺序编码，所有的纸张立卷应有统一的封面及目录，资料纸张大小均以 A4 纸张尺寸为标准，并按规定装订，立卷质量基本要求是完整和精炼。一） 立卷封面及立卷目录1、统一格式封面规定如下：第一栏：内部审计项目名称第二栏：内部审计期间第三栏：内部审计工作档案起止页码第四栏：审计工作人员签字栏2、统一格式目录规定如下：纵向排列：第 一 栏 ： 内 部 审 计 报 告第 二 栏 ： 公 司 领 导 批 示第 三 栏 ： 内 部 审 计 通 知 书第 四 栏 ： 内 部 审 计 工 作 计 划第 五 栏 ： 内 部 审 计 工 作 底 稿内 部 审 计 工 作 底 稿 顺 序 为 ：第 一 层 ： 法

4、规 、 文 件 、 制 度 等 符 合 性 测 试 资 料第 二 层 ： 实 质 性 测 试 资 料 （ 按 报 表 的 会 计 科 目 顺 序 排 列 ）横 向 排 列 ：第 一 列 ： 序 号 。 以 文 件 材 料 排 列 先 后 顺 序 逐 件 填 写 。第 二 列 ： 题 名 。 即 文 件 标 题 ， 一 般 应 照 实 抄 录 ， 仅 有 标 题 或 标 题 不 能 说明 文 件 内 容 的 文 件 ， 可 自 拟 标 题 ， 外 加 “ ”。第 三 列 ： 页 码 。 填 写 文 件 所 在 位 置 起 止 页 号 。二） 装订要求1、所有存档纸张资料尺寸应为标准 A4纸的尺寸

5、。如纸张资料超过此规定应折叠成相应尺寸。2、 所 有 的 纸 张 资 料 应 拆 除 金 属 物 。3、 破 损 和 褪 色 的 文 件 材 料 ， 应 进 行 修 补 或 复 制 。4、 文 件 材 料 装 订 部 分 过 窄 或 有 字 的 ， 用 纸 加 宽 装 订 ； 纸 面 小 的 ， 加 贴在 标 准 的 A4纸 上 。5、 文 件 材 料 字 迹 难 以 辩 认 的 ， 应 附 抄 件 并 加 以 说 明 。6、 文 件 材 料 是 外 文 的 ， 应 附 有 中 文 译 本 。7、 卷 内 文 件 材 料 ， 一 般 不 超 过 一 百 页 为 宜 ， 超 过 的 可 根 据

6、文 件 材 料 内容 的 阶 段 性 分 卷 装 订 。8、 装 订 时 文 件 的 右 边 和 下 边 要 取 齐 。9、 装 订 要 牢 固 、 整 齐 、 美 观 、 不 丢 页 、 不 压 字 、 不 损 坏文 件 ， 不 妨 碍 阅 读 。二 、 照 片 、 音 像 、 磁 带 、 光 盘 等 资 料 立 卷 的 规 定内 部 审 计 结 束 后 ， 照 片 、 音 像 、 磁 带 、 光 盘 等 资 料 也 应 按 规 定 立 卷 。 照片 应 按 顺 序 夹 在 相 册 里 ； 音 像 、 磁 带 、 光 盘 应 在 外 露 处 写 明 资 料 名 称 。第四条 内部审计资料归档

7、为了防止内部审计档案丢失，内部审计资料装订后，由项目负责人立即归档。归档时，按规定办理档案交接手续，移交清单一式三份，其中一份应存档备查。档案管理员对于归档后的内部审计档案进行分类编号，并登记造册。分类时，应采用分年度、分项目、分类别立卷的方法。每一个公司为一个项目，每个公司的专项审计、离任审计、例行审计等作为内部审计档案的类别。原则上档案分类应以查找方便为主，档案保管应当保持原卷封装，特殊情况下，需拆封应重新整理。第五条 内部审计档案借阅因工作需要借阅公司内部审计档案时，应严格填写“内部审计档案借阅单”， “借阅单”一式二份，其中一份交借阅人，一份留底备查。完成签字组合的“借阅单”方可借阅公

8、司内部审计档案。原则上归档后的内部审计档案不能携带外出，确属工作需要，应经审计法务部总经理批准。 第六条 内部审计档案应有保管期限，根据特点内部审计档案保管期限分永久性保管和定期保管，其中，定期保管期限为 10 年，所有档案期限自档案归档之日起计算。第七条 保管期限未满的内部审计档案，任何人不得随意销毁，对于保管期限届满的内部审计档案，档案管理员应造册登记，并书面申请公司领导，公司领导批准后方可销废。销废时，应在公司领导指定监销人员的监督下进行。第八条 内部审计档案的保密公司内部审计档案实行封闭管理，对于工作底稿中涉及的商业秘密进行保密。公司董事会将不定期地对公司内部审计档案进行抽查。如发现问

9、题，给公司的正常工作带来麻烦，甚至给公司造成经济损失，公司将追究当事人的责任。第九条 本制度由公司审计法务部制订，并由公司审计法务部负责解释。第十条 本制度从二三年十月一日执行。另附:1、 “内部审计档案移交清单”2、 “内部审计档案借阅单”内部审计档案移交清单时间： 年 月 日序号 档案名称 资料形式 资料张数本表一式三份：其中一份存档，另两份移交、接交人各一份。移交人： 接交人：内部审计档案借阅单时间： 年 月 日借阅部门 档案名称用 途借阅期限 经办人经办部门负责人审计法务部总经理本表一式二份，其中一份交借阅人，另一份留底备查诚志股份内部审计报告封面诚志股份有限公司内部审计报告诚志内审字 2003Z00公司审计审计期间: 年 月 日 年 月 日资料起止页码： 审计负责人： 项目负责人 ： 报告编制人：审计报告出具时间： 年 月 日诚志股份内部审计报告目录序号 内 容 起止页码（2003 年 11 月 10 日诚志审字20037 号）