如何写好英语商业信函毕业论文.doc

1、1JIUJIANG UNIVERSITY毕 业 论 文 （ 设 计 ）题 目 如何写好商业信函 院 系 外 国 语 学 院 专 业 商务英语 姓 名 罗丹丹 年 级 B0632 指导教师 杨学风 二 零 零九年 六 月 2摘要内容摘要：商务英语，比如商务信函、协议、合同、广告、文件以及商务演讲，这些文书都属于实际写作的文书。尽管每种文书都有各自的风格，但所有的实际写作都有他们共同的文体特点。目前，也许大多数同学对大部分的文书还不熟悉，尽管我们以前见过这方面的文书。因此，通过这篇文章我们能进一步了解某种文书商务英语信函。随着我国国际贸易的发展，各种涉外合同、协议、通知等英语商务信函日益增多。无论

2、对个人还是企业来说，一封优秀得体的商业信函会给您的同事、供应商和客户留下良好的第一印象，有助于商务活动的成功进行。本文主要涉及英语商务信函写作原则、英语商务信函的礼貌来叙述写好商业信函，把握住信函的内容和着重之处。并结合范例进行分析，为外贸写商业信函打下基础，从而掌握一定的商务英语技能，以便在涉外商务交往中能准确又规范的进行表达和翻译，并且能在以后自己从事外贸行业中起一定促进作用。关键词：商业信函、礼貌、原则、技能3AbstractContent: Business English , for example, business letter , contract , advertisemen

3、t, documents and business speech all belong to the actual correspondence . Tough every kind of letter have its style , all the actual composition have their own features . At present , we saw the aspect of correspondence before , but majority of students are not familiar with most of them .Therefore

4、 , we can further learn certain correspondence via to this article : Business English Correspondence . As the development of our international trade , various English business correspondences are increasing day by day , such as concerning foreign affairs contract , agreement and advertisement . In t

5、erms of personnel or enterprise , a good appropriate business correspondence will keep a superior first impression to your colleagues , suppliers and clients , which facilitate successful business activity .This essay , which concerns mainly about the writing principle of English business correspond

6、ence and its courtesy , explains how to write business correspondence well and grasp firmly the content of correspondence and essential point . It combines many examples to analyze the methods , which is basic on writing business correspondence in foreign trade . Thus , we can grasp certain skill of

7、 Business English so as to express and translate accurately and normally in foreign business association . Whats more , it will promote our taking on trading in near future .Key words : business correspondence , courtesy , principle , skill 4目录摘要.iAbstractii1.引言52.英语商务信函的定义53. 英语商务信函写作原则53.1 礼貌原则53.

8、2 正确原则53.3 明晰原则53.4 简洁原则63.5 完整原则63.6 具体原则63.7 体谅原则64. 英语商务信函的礼貌65. 英语商务信函中礼貌的表现65.1 英语商务信函的首尾65.2 英语商务信函的语气75.3 商务信函中体现出的态度106. 总结12参考文献13Acknowledgement145一.引言 21 世纪是经济日益全球化的世纪，中国与世界各国的交往日益频繁，国际贸易事业发展迅猛。但随着科学技术的发展，国际间的贸易往来更多地使用传真与电子邮件来传递商务信函。因而，英语商务信函成为一种便宜而有效的沟通媒介。 “一封好的商务信函，可以带来截然不同的效果，使你所要表达的意思

9、焕然一新，给对方深刻的印象，使您的职业道路畅通无阻。一封好的商务信函有助于促进和 英语商务信发展同客户的关系，在促进达成新的业务方面起着积极的作用。 ”二、英语商务信函的定义商务信函是一种最常见的商业联系媒介，它是一种通过电脑或者打字机“书信”来完成的人际间交往。实际上商务信函是一种“推销”函，写信人总是在推销着什么，可能是一种产品、一项服务、一项专利、一个观念，甚至是推销自己或树立自己所在公司的形象等。 三、英语商务信函写作原则 1、礼貌原则（courteousness） 商业信件要简洁明了，既要注意信件的措词得体，又要符合商业信件礼貌周到的原则。写信时要注意礼节，不要盛气凌人，避免出现命令

10、或粗鲁等不恰当的口吻。写信过程中除了多使用诸如 please；your kind inquiry；I would appreciate it if you would 等短语外，还需做到以下几点：语气要真诚、善解人意以及考虑周全；避免使用伤害、贬低的短语，如：your neglectful attitude；impatience；we deny your claim 等；避免使用含有性别歧视的词语，如 businessman；chairman 等。 2、正确原则(correctness) 正确性不仅仅指英语语法、标点符号和拼写，更重要的是书信的内容要叙述正确，不要说过，不宜漏说略述。避免使用一

11、些语意模糊的词语或短语，如：majority；a great of time；minority 等，这些表达易造成混乱、误解，甚至引起不必要的纠纷。这一点对商务文件、信函等尤为重要。 3、明晰原则（clearness） 信要写得清清楚楚、明明白白，毫无晦涩难懂之处，以至于收信人看了之后不会误解写信人的意图。信的每段宜一个话题为妥，采用篇幅较短的段落阐述，每段段首以主题句开门见山提出每段的主要观点。段与段之间应使用过渡语衔接，6诸如：firstly；secondly；however；moreover；in contrast 等短语，使整封信自然流畅，明白易懂。 4、简洁原则（concisenes

12、s） 一封拖沓冗长、措辞复杂的书信不仅写时费时，对方阅读更浪费时间，有时甚至看不懂。故撰写商业信件时要长话短说，避免罗嗦，用尽可能少的简单的语句完整清楚地表达需要表达的意思，这一点符合商务英语简易化的趋势。 5、完整原则（completeness） 信函的内容力求完整，需回答来信所提出的所有问题和要求，或是包括写信人希望收信人作出积极反映的一切问题及情况。 6、具体原则（concreteness） 使所表达的内容准确而又生动。当涉及到数据或具体的信息时，比如时间、地点、价格、货号等等，尽可能做到具体。这样会使交流的内容更加清楚，更有助于加快事务的进程。 7、体谅原则（conscientious

13、ness） 体谅原则强调对方的情况而非我方情况，要体现一种为他人考虑、多体谅对方心情和处境的态度。当撰写商务英语文书时，要将对方的要求、需要、渴望和感情记在心中，寻找最好的方式将信息传递给对方。 以上七个原则是商务信函写作中的指导原则,对于写好一封商务信函起着非常重要的作用。 四、英语商务信函的礼貌 从上述原则中，可以发现礼貌是书面商务信函中最基本的原则，是重中之重。我们这里所说的礼貌，并不是简单用一些礼貌用语，比如 your kind inquiry；your esteemed order 等就可以的，而是要体现一种为他人考虑，多体谅对方心情与处境，并且在文字表达的语气上应表现出一个人的职业

14、修养，显得客气而得体。最重要的礼貌是及时回复对方，最感人的礼貌是从不怀疑甚至计较对方的坦诚。商务交往中肯定会发生意见分歧，但礼貌和沟通却可以化解分歧而不影响双方的良好关系。商务信函中无论是索赔、抱怨及拒绝接受等措辞均要力求客气，委婉、礼貌地作答。 五、英语商务信函中礼貌的表现 5.1、英语商务信函的首尾 5.1.1.信件开头的问候语虽说这些都是客套话，但是在商务信函中却是一种礼貌的表现。 如果对方是女士，不论婚否，如无职称，可用“Ms.” 。如对方愿用“Miss”或“Mrs.”，宜尊重对方意见。如不知对方是男士还是女士，则可根据信的内容，7选择一个合适的尊称。例如：“Dear Customer

15、” ；“Dear Personnel Manager” 。如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她：Dear Sir or Madam (尊敬的先生或女士) 。 如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，显得更亲切些：Dr. Smith（斯密思博士） ；Mr. Smith（斯密思先生） ；Mrs. Smith（斯密思夫人） ；Ms. Smith（斯密思女士 ） ；Miss Smith（斯密思小姐） 。 如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓：Dear James (亲爱的詹姆斯)。 力求避免使用“To Whom It May Concern”。因为据美国一些礼

16、仪专家说，多数使用这样的称呼的信件都被扔进字纸篓，这种信件也许要花上几个星期才能到达负责处理这类信件的有关部门。然而，现在不少人向外国公司、大学等推荐人员时，他们的推荐信仍使用这种称呼语（当然，国外也有不少人仍然使用这种称呼语） ，这是不可取的。如果你向一家外国公司推荐一名求职者，则可把推荐信写给该公司的人事部，使用“Dear Personnel Director”；“Dear Personnel Manager”而不宜使用“To Whom It May Concern” 。 5.1.2 信件结尾的敬语结束语与开首的称呼语一样，也是客套语，但是在商务信函中也是一种礼貌的表现。 如果既是你的业务

17、伙伴，又是朋友，则可用非正式的礼貌用语，只要给出最真诚的祝福，所以可以用：Best Wishes 或者 Best regard。 如果只是你的业务伙伴，而且是第一次合作时，则要用正式的礼貌用语，既要表现出你真挚的祝福，也要表明你的严肃态度，所以可以用：Sincerely；Sincerely yours；Truly yours；Yours truly；Yours very truly。 有时也用 Respectfully 或 Respectfully yours。在所有的结束语中，这是正式程度最高的，在商务信函中使用最少，因为它一般用于写给政府官员或教会神职人员的信中；Best 正式程度最低，但

18、常用于比较熟悉的收信人；Sincerely 用的最多。 5.2、英语商务信函的语气 无论何时，只要有必要，别忘了“谢谢” ， “请您”之类的词语，而且既要热情友好，又要审慎仔细。由于您写的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的语气语调也应该符合您的目的。在写之前先不妨仔细考虑一下，您写这封信函是想达到一个什么样的目的，您希望对收信人产生一种怎样的影响呢？是歉意的，劝说性的，还是坚决的，要求性的。这完全可以通过信函中的语气语调来表现。 因此，一定要避免以下十种语气： 5.2.1.不信任的语气 “If what you say is true ”；“If as you allege”之类的语句

19、往往让人觉得你是在怀疑别人的可信度。这样不利于激发对方作出对你有益的举动。8试比较下面的例句： Poor: We received the letter in which you claimed that the timer was defective at the time of purchase. If the goods were damaged in shipment, as you allege, we Better: We have noticed in your letter that the timer was defective at the time of purchase

20、. As you mentioned the goods were damaged in shipment, we 5.2.2.指责的语气 无论何时，如果你想激发对方做出对你有益的举动，切忌指责对方，你可能会因为使用“You neglected”；“You forget”；“You omitted”等指责性语句而冒犯对方。试比较下面的例子，如果你是收信人，你会有什么反应呢。 Poor: You obviously ignored our request that you return the report by registered mail. You did not read the ope

21、rating instruction for the new machine carefully. Better: We did request that you return the report by registered mail. To enjoy the full benefits of the new machine, you should follow the operation instruction carefully. 5.2.3.自以为是的语气 自以为是，认定对方会按自己的意见去做，是不礼貌的。例如下述句子就说明了这一点： You would of course rath

22、er continue to do business with us because 这种自以为是的观点，有一种强加于人的意味，结果往往适得其反，使对方不易接受。 5.2.4.简慢的语气 虽然简明扼要是一种优点，但过分简单会给人一种漠视无礼的感觉。不论是否有意，简慢地回信是一种对别人的意见或做出的努力不够重视的表现。 Dear Mrs. Smith, Thank you for your recent letter. We are happy to learn that you like our new typewriter. Yours truly Sidney Harmer The Xin

23、g Sheen Company 因此既要简明扼要，又要避免三言两语，草率失礼。有时该写得详细点，就应写得详细些。 5.2.5.讽刺的语气 很少有人愿意被人讽刺，在书信中几更须注意。有时写信人用反话讽刺来发泄9不满，或强调某一意见，结果往往适得其反。例如下面这段文字，是商店经理写给全体营业员的，批评他们没有完成营业额，但由于用了讽刺口气，可想而知，结果不仅没有达到鼓励大家今后奋勉的目的，反而引起大家的不满： Congratulations, ladies and gentlemen. I am proud to announce that, as a result of your sustain

24、ed and untiring efforts last month, we fell only $15,000 short of our sales quota. You will be sure to receive rewards for your services. J. P. Lynn 5.2.6.暴躁的语气 在商务信函中，最忌暴躁口气。暴躁有时表现为发牢骚，但牢骚是谁也不会乐于接受的。例如下面句子，句中的暴躁口气必然引起大家的反感： How do you expect the duplicating center to do its job correctly, if you do

25、nt fill out Form 211F in triplicate as you are supposed to? 5.2.7.愤怒的语气 如果说暴躁的语气仅仅是发牢骚，那么愤怒口气则简直是在咆哮。 I bought a tape recorder at your store three days ago .The darn thing doesnt work at all. When I called your store and demanded a refund yesterday, I was told that it was a damn sale item and there

26、were to refunds on sale items. This is a real rip off. 写信人也许完全有理由这样抱怨，但是愤怒的语气很可能导致对方的恶言拒绝。当然在实际业务中，有些事确实令人愤慨，但切忌在交际中表现出来。 5.2.8.侮辱的语气 在一般商务信函中，蓄意侮辱是罕见的，但是无意之中中伤读者却是时有发生，最常见的是使用一些无形中贬低的言词。下面是一封产品推销的节录，该信的原意是想说服读者购买产品，结果反而中伤了不少人，因为这段文字的言外之意是谁不买金鱼牌的打字机，谁就愚昧无知： All wise office managers around the countr

27、y order Gold Fish-the most efficient of all office typewriters. 5.2.9.居高临下的语气 在商务信函中，如果双方意在平等的基础上相互合作，居高临下的语气往往会带来不良的后果。 Poor: In an establishment as large as ours, we seldom We shall allow you to You may call us at Better: Please notice that it is not our common practice to We shall be glad to have

28、 you Please call us at 10同样，大吹大擂也会触犯读者。例如： Our car costs more than competing one because its worth more than competing ones. 5.2.10.过分亲热的语气 近年来有一种趋势，商务信函的写作越来越采用非正式语体，许多人不按旧时的虚礼客套写信。然而，有些人却走向了另一个极端，显得过于亲热、友好。结果弄巧成拙，不仅没有建立友好感情，反而引起读者反感。 一般来说，商务信函中不要提及对方的隐私或者令人尴尬的事情，不要用名字称呼对方（如“Dear Fred” ） ，除非双方早已习惯用

29、名字称呼。 另外，过分亲热还表现在写信时滥用对方的姓名，以为这样可以取悦对方的欢心，其实不然。例如： Dear Mr. Jones, We are You see, Mr. Jones, as you know, Mr. Jones, 诚然，在信中使用对方姓名，如果恰到好处，会使对方感到亲切。但切不可滥用，即使在一封长信中，最多也只能用一次。 5.3、商务信函中体现出的态度 在商务信函中，写信人所体现出来的态度一定要是真诚和积极的。 (1).以诚相待，避免虚伪 这种真诚的礼貌表现在内容上。这种礼貌要使对方真正感受到了，才能收到真正的效果，否则，这种礼貌就会被认为是虚伪，交际也就失去其意义了。

30、一般来说，虚伪有以下几种表现： a、过度谦虚 在商务函电中，一定的谦虚是必要的，但要避免过度谦虚，否则会给人以虚伪之感，如下面这封信就是如此： Dear Mr. King, We most deeply apologize for the foolish error we made in handling your last order. Our distribution coordinator, our driver, and I myself, all wish to express our profoundest regrets. We are so very grateful, too

31、, for the renewed opportunity your good company is giving us to serve your needs. We will continue trying, to the up most of our ability, to justify your faith in our efforts. Obediently yours, Richard Archer 有时出于必要，表示一下歉意是无可非议的；有时如有理由，说一句恭维话也未尝不可。但如果两者都做得过分，则贬低了自己，显得低三下四，既无必要，又欠诚意。 b、明显的恭维 恭维和谦虚一样，有时能增加一封信的效果，但多数人对明显的恭维，往往加以警惕，甚至引起反感，不得不使之怀疑写信人的诚意。 c、夸张