採購及付款循環.doc

1、 內控制度採購及付款循環 採購及付款循環（總說明） 編號 版本 日期 CP100 1.0 2002/01/01 （股份有限公司 發行） 頁次 1/19 頁 內部控制制度 採購及付款循環 文件管制等級： 管制文件 非管制文件 內控制度採購及付款循環 採購及付款循環（總說明） 編號 版本 日期 CP100 1.0 2002/01/01 （股份有限公司 發行） 頁次 2/19 頁 文件履歷紀要頁 文 件 發 行 單 位 文 件 管 制 等 級 管理代表 管制文件 非管制文件 文 件 履 歷 紀 錄 版次 修 訂 內 容 核准 權責 編撰 日期 0 第 1 版（新發行） 內控制度採購及付款循環 採購及

2、付款循環（總說明） 編號 版本 日期 CP100 1.0 2002/01/01 （股份有限公司 發行） 頁次 3/19 頁 1. 總則 1.1. 制定目的 為促使本公司內部控制（ Internal Control）之採購及付款循環（ Purchase）程序，能有所遵循，特訂 定本文件，俾利各相關單位遵循。 1.2. 適用範圍 凡本公司有關內部控制之採購及付款循環作業程序與控制重點，悉依照本文件之規範辦理。 1.3. 權責單位 資材 、財會單位為本文件之權責單位，權責單位主管經承認單位授權，負責本文件之管制，並確保依據本文件之規範作業。 2. 採購及付款循環 2.1. 循環圖 【見】（資料 1）

3、採購及付款循環圖。 2.2. 循環作業 本循環之各項作業： 1) 請購作業（ CP101），另訂之。 2) 採購作業（ CP102），另訂之。 3) 進口作業（ CP103），另訂之。 4) 驗收作業（ CP104），另訂之。 5) 與合約不符作業（ CP105）， 另訂之。 6) 付款作業（ CP106），另訂之。 7) 差異分析作業（ CP107），另訂之。 3. 附則 3.1. 制修廢與頒布實施 本文件屬於管理文件，經經營會審議後，呈請 董事長 核准承認後，交由權責單位頒布公告實施；修訂或廢止時亦同。 3.2. 編號、版本、日期、頁次頁數 本文件之項類、標題、編號、版本、實施日期、公司名

4、稱、文件頁內控制度採購及付款循環 採購及付款循環（總說明） 編號 版本 日期 CP100 1.0 2002/01/01 （股份有限公司 發行） 頁次 4/19 頁 次頁數等項，見本文件之頁首與頁尾。 3.3. 附件 3.3.1. 相關資料 （資料 1） 採購及付款循環圖 內控制度採購及付款循環 採購及付款循環（總說明） 編號 版本 日期 CP100 1.0 2002/01/01 （股份有限公司 發行） 頁次 5/19 頁 （資料 1） 採購及付款循環圖 預算 CP101 - 請購 | - - - | | CP102 CP103 | 採購 進口 | | - - - | | CP104 | 驗收

5、| | | | | 是否合格 否 CP105 | - - 與 合 約 不符 | | | | | 是 | | | | | - - - | | CP106 入庫 | 付款 | | | 內控制度採購及付款循環 採購及付款循環（總說明） 編號 版本 日期 CP100 1.0 2002/01/01 （股份有限公司 發行） 頁次 6/19 頁 CP107 | 差異分析 - - 內控制度採購及付款循環 請購作業 編號 版本 日期 CP101 1.0 2002/01/01 （股份有限公司 發行） 頁次 7/19 頁 第 1節 作業程序 1. 提出需求 1.1. 調節性採購 依市場行情、用料變動等採購之原物料，

6、由 資材部 單位視經濟未來走向、市場狀況及預計用量等因素，決定訂購時機及數量種類，交由採購單位採購。 1.2. 預算採購 依銷售預算或 客戶訂單 之進度，由 生管 單位填具請購單，經單位主管核准後再交給採購單位，並將請購核准紀錄填入採購預算內。 預算採購，包括下列二種採購： 1) 直接材料（常用材料） 係指直接耗用之材料。 2) 間接材料（常用物料） 係指間接耗用之材料，但不可缺之物料，其需用時間與數量也無法預知。 可憑用料單位之需料通知單現用現購。 2. 檢查庫存 採購前應先檢查存貨是否具有下列情形： 1) 目前存量尚未達請購點 /安全庫存 。 2) 請購之商品品名、規格、廠牌有庫存品或替代

7、品可供替代。 3) 申請之原物料是否仍具採購價值，還是已失經濟性。 3. 臨時需求 緊急採購由 需求單位提出，經過庫存檢查後須採購者，經製造單位主管核准後，逕交採購單位購買，惟事後仍須補填請購單。 第 2節 控制重點 1) 請購單必須詳細註明廠商、規格型式及需用日期等內容，如申請物品須採用特別運送及保存方式者，應加注意事項。 2) 請購單必須經先作庫存審核，核准時應遵照核決權限辦理內控制度採購及付款循環 請購作業 編號 版本 日期 CP101 1.0 2002/01/01 （股份有限公司 發行） 頁次 8/19 頁 。 3) 緊急採購不應經常發生，事後應補開請購單，追究原因是否為不可抗力，有無

8、改善計畫。 4) 應定期檢討請購單，有無延遲採購情形，請購數量應符合經濟採購量要求。 第 3節 相關資料 銷售預算、 客戶訂單 、請購單等。 內控制度採購及付款循環 採購作業 編號 版本 日期 CP102 1.0 2002/01/01 （股份有限公司 發行） 頁次 9/19 頁 第 1節 作業程序 1. 查詢供應商 資料 1) 準備採購。 2) 調閱供應商資料 /廠 商料件 基本資料報表 ，了解過去採購及詢價紀錄。 3) 向廠商詢 比議 價。 2. 決定購買方式 依材料管理規定，決定應用下列何種方式購買： 1) 詢 價 金額較小，不須書面比價，但仍以 詢價 方式向最低價廠商採購者。 2) 議價

9、 採購人員經詢價後，如已知市價有下跌趨勢時，或有報價高於前批採購價格，或請購規格明確，但請購量較前批大等之情形者，仍應予以議價。 3) 比價 若為特殊規格或供應廠商家數較少者。 4) 牌價收購 根據核定之收購價格收購者。 5) 長期合約採購 向簽訂長期供應合約，或專案報准之買賣合約廠商採購者。 6) 招 標 採購之材料如有三家以上可供應，且其預估採購金額較大達招標金額時，以公開招標為原則。 3. 決定訂購事項 由承辦人員備妥資料及預擬訂購之廠商、數量、辦法等，經採購單位主管核准後採購。 4. 更新紀錄 將不同購買方式之訂購及詢價資料，填入供應商資料 /廠 商料件 基本資料 內。 內控制度採購及

10、付款循環 採購作業 編號 版本 日期 CP102 1.0 2002/01/01 （股份有限公司 發行） 頁次 10/19 頁 第 2節 控制重點 1) 詢 比議 價資料平日應注意收集，須詳實完備，保持最新時效，供應商資料 廠商料件基本資料 亦應隨時更新，保持正確紀錄。 2) 請購單 詢比議價單 必須經主管核准後，方得辦理採購。 3) 辦理比價、議價、招標等作業應符合公司規定，外購進度亦須依預定採購程序控 制追蹤。 4) 大量採購之主料、副料、包裝材料，以合約採購為原則，並應保持兩家同時供料，以免受到供貨品質之限制，影響到生產作業。 5) 重要採購合約簽訂前，須經法務單位 或公證單位 人員查核。 6) 為提高進貨品質，降低進貨成本，便於管理，應建立可完全配合之協力廠商。 7) 遇到市埸上各項原物料之供應將大幅變化時，須通知有關單位，以便事先連繫；報告呈核後，立即採取應變措施。 第 3節 相關資料 供應商資料 廠商料件資料 、請購單 、詢比議 價 單 等。