公司培训20120328.ppt

1、,办公自动化培训,北京五洲通留学咨询服务有限公司,2012年3月28日,内容,一、认识 Outlook2007二、Outlook2007能做些什么三、如何使用Outlook2007四、公司CRM系统的使用 click,注意,一、网络使用要求二、 MSN和企业邮箱一致,认识 Outlook2007,微软公司出品的Office系列产品Outlook 2007 是一款优秀的电子邮件客户端。它又不仅仅只是简单的Email客户端，它还可以帮助我们更好地管理时间和信息，跨越各种界限实现联系并且有助于保持安全和控制，其简单易用的特性与功能，包括行事历，计划调度，安全性的设置等都能够很大程度上提高我们的工作效

2、率。,Outlook能做些什么,1、核心功能-收发电子邮件通过链接到公司的邮件服务器，我们可以轻松地使用Outlook2007来收发OA邮件。如果链接到其他邮箱的邮件服务器，我们同样可以在终端上使用Outlook2007来收发其他邮箱或是其他互联网电子邮件运营商的邮件。,Outlook能做些什么,2、数据备份-备份电子邮件、联系人等信息使用Outlook2007我们可以把公司邮箱收件箱中的邮件备份出来，保存到电脑硬盘中。使用Outlook2007保存的邮件无需考虑容量限制的问题，只要硬盘剩余空间足够。,Outlook能做些什么,3、日程管理-高效管理你的时间日程管理是Microsoft Out

3、look 2007中的另一个重要的功能。我们可以使用日程管理来帮助提醒待办的各种会议、约会等工作事项，利用“日历”功能合理高效的管理我们的时间，甚至可以通过Email发送的方式与别人共享自己的日历。,如何使用Outlook2007,一、新建邮件账户二、通讯录管理三、管理邮件四、日程、日历五、数据安全,如何使用Outlook2007,一、新建邮件账户,如何使用Outlook2007-新建邮件账户,1、启动Outlook2007安装Outlook2007后，我们可以在“开始”-“所有程序”-“Microsoft Office”中点击“Microsoft Office Outlook 2007”图标

4、来启动Outlook。 我们还可以在图标上单击鼠标右键点击“发送到”-“桌面快捷方式”来创建桌面快捷方式。,如何使用Outlook2007-新建邮件账户,2、创建邮件账户第一次运行Outlook2007，软件将会弹出启动向导配置界面。点击“下一步”,如何使用Outlook2007-新建邮件账户,进入“账户配置”界面，点击“下一步”。,如何使用Outlook2007-新建邮件账户,进入“添加新电子邮件账户”界面，点击“下一步”。,如何使用Outlook2007-新建邮件账户,进入“自动账户设置”界面，勾选“手动配置服务器设置或其他服务器类型”，点击“下一步”。,如何使用Outlook2007-新

5、建邮件账户,进入“选择电子邮件服务”界面，点击“下一步”。,如何使用Outlook2007-新建邮件账户,进入“Internet电子邮件设置”界面后在“您的姓名”处填入自己的姓名，如“北京五洲通出国”或“info”；在“电子邮件地址”处填入自己的邮箱地址，如“”；在“接收邮件服务器”、“发送邮件服务器”两栏中输入邮件服务器地址，如“”；然后在“登录信息”处输入自己的邮箱用户名及密码。该设置界面详见下图：,如何使用Outlook2007-新建邮件账户,在填写完“用户信息”、“服务器信息”及“登录信息”后，点击“其他设置”。,如何使用Outlook2007-新建邮件账户,在 “其他设置”页面中，单

6、击“发送服务器”选项卡，勾选“我的发送服务器（SMTP）要求验证”。,如何使用Outlook2007-新建邮件账户,然后单击“高级”选项卡，勾选“在服务器上保留邮件的副本”点击确定。注意：勾选此栏则Outlook导出邮件时不破坏OA邮箱中的邮件。如果不勾选此栏则Outlook会把OA邮箱中的邮件“剪切”出来！,如何使用Outlook2007-新建邮件账户,完成“其他设置”后，将回到前一页面，然后点击“下一步”。,如何使用Outlook2007-新建邮件账户,点击“完成”，则成功新建了邮件账户。,如何使用Outlook2007-新建邮件账户,配置完邮件账户，进入Outlook2007的程序主界面

7、。点击工具栏中“发送/接收”的下拉按钮，依次点击“发送/接收设置”,“定义发送/接收组”，进入发送/接收组设置界面。,如何使用Outlook2007-新建邮件账户,在发送/接收组设置界面。将图示的“组“所有账户”的设置”中“安排自动发送/接收的时间间隔”从默认的“30分钟”改为“1分钟”（建议）。然后点击“关闭”即可。,如何使用Outlook2007,二、通讯录管理,如何使用Outlook2007-通讯录管理,1、导入联系人信息Outlook2007可以方便的新建联系人、创建通讯组列表。还可以导入、导出联系人信息，功能完善。为了方便大家的使用，我做了公司拥有OA账户的员工联系人数据文件。我们点

8、击菜单栏“文件”-“导入和导出”如图所示。,如何使用Outlook2007-通讯录管理,选择“从另一程序或文件导入”，点击“下一步”。,如何使用Outlook2007-通讯录管理,选择“Microsoft Excel 97-2003”，点击“下一步”。,如何使用Outlook2007-通讯录管理,点击“浏览”，选择想要导入的文件，点击“下一步”。注：图中“选项”处可使用默认设置，也可以根据个人需要更改。,如何使用Outlook2007-通讯录管理,点击“下一步”。,如何使用Outlook2007-通讯录管理,点击“完成”。,如何使用Outlook2007-通讯录管理,2、新建联系人列表导入联系

9、人后，进入“联系人”界面，在页面左侧“我的联系人”窗口中，右键“联系人”栏，在弹出的菜单中选择“新建文件夹”。,如何使用Outlook2007-通讯录管理,在“名称”处输入想要建立的联系人列表名称，如“综合部”，点击“确定”。,如何使用Outlook2007-通讯录管理,这样就建立了一个新的联系人列表，如图所示。然后我们可以将“联系人”中的相关联系人名片拖到新建的联系人列表中。,如何使用Outlook2007-通讯录管理,3、新建通讯组列表新建通讯组列表可用来群发邮件。点击“新建”下拉菜单中的“通讯组列表”，如图。,如何使用Outlook2007-通讯录管理,输入通讯组列表名称，点击“选择成员

10、”，确定成员后点击“确定”，单击“保存并关闭”，通讯组列表新建完成。,如何使用Outlook2007,三、管理邮件,如何使用Outlook2007-管理邮件,1、导入已有邮件Outlook2007支持向下兼容。我们可以将Outlook2003或Outlook Express中的邮件导入到Outlook2007中。点击菜单栏“文件”-“导入和导出”，选择“Outlook Express 4.x”或“个人文件夹文件(.pst)”导入。,如何使用Outlook2007-管理邮件,2、接收邮件Outlook2007启动后将会自动到服务器下载收件箱的邮件，而且每隔一分钟就会检查是否有新邮件。（注：这个时

11、间是我们设定的，可以改）。Outlook2007软件界面友好，它与我们OA邮箱界面、格局基本相同。,如何使用Outlook2007-管理邮件,3、发送邮件与OA邮件使用基本相同，在“邮件”界面中，点击“新建”，就会出现发送邮件界面。,如何使用Outlook2007-管理邮件,点击“收件人”，进入“选择收件人”界面。首先在“通讯簿”下拉菜单中选择收件人所在的联系人列表，如“综合部”，选择收件人，也可以选择通讯组列表群发邮件，如我们建立的“综合部群发”。,如何使用Outlook2007,四、日程、日历,如何使用Outlook2007-日程、日历,Outlook2007的一个很实用的功能就是日程、日

12、历的管理。我们可以用Outlook2007的日程管理功能记录下我们待办的工作、会议及约会等。Outlook2007将会在我们设定的时间弹出提醒。这个贴心的功能可以方便我们更合理的管理时间，避免遗忘重要的工作内容。Outlook2007的日程提醒界面位于主窗口的右侧。名为“待办事项栏”。下图中箭头所指窗口即为提醒列表。,如何使用Outlook2007-日程、日历,如何使用Outlook2007-日程、日历,我们可以在提醒列表窗口中空白处右键，点击“新建任务”。,如何使用Outlook2007-日程、日历,在“新建任务”页面中，填入“主题”，设置开始及截止日期，勾选“提醒”以设置提醒时间。最后点击

13、“保存并关闭”。,如何使用Outlook2007-日程、日历,建立提醒任务后，在提醒列表中就会出现我们设定的提醒内容。在运行Outlook2007的前提下，软件将会在设定时间弹出提示框。,如何使用Outlook2007-日程、日历,我们也可以在“日历”界面中选择相应的时间段新建提醒。,如何使用Outlook2007-日程、日历,我们还可以在“日历”界面中选择某天的日历或是日程提醒任务作为邮件发送给其他人。,如何使用Outlook2007,五、数据安全,如何使用Outlook2007-数据安全,1、为Outlook2007加密为防止他人未经同意浏览我们的邮件，保证我们的邮件及联系人等信息的安全，

14、Outlook2007可以对我们的个人数据加密。点击菜单栏“工具”-“账户设置”。,如何使用Outlook2007-数据安全,在“账户设置”界面，点击“数据文件”选项卡，点击“设置”。,如何使用Outlook2007-数据安全,在“个人文件夹”界面，点击“更改密码” 。,如何使用Outlook2007-数据安全,在“更改密码”界面，输入新密码，点击“确定”。注：旧密码默认为空。,如何使用Outlook2007-数据安全,设置密码后，以后启动Outlook2007时，会提示输入密码。如下图示：,如何使用Outlook2007-数据安全,2、更改数据文件路径在“工具”-“账户设置”界面，点击“数据文件”选项卡，点击“添加”。在弹出的“新建Outlook数据文件”界面中，点击“确定”。,如何使用Outlook2007-数据安全,在出现的“创建或打开Outlook数据文件”界面中，选择新的存储路径点击“确定”。,如何使用Outlook2007-数据安全,创建新路径完成后，在“工具”-“账户设置”界面中，点击“数据文件”选项卡。这时会出现两个存储路径，选中新的存储路径点击“设为默认值”，再次启动程序新的存储路径生效。这时可以把原来存储路径中的数据文件复制到新的路径中，邮件等信息就存在了新目录下。,感谢！,