项目档案综合管理2017.ppt

1、项目档 案 综 合 管理,航 天 档 案 馆 白 颖2017年3月,主 要 内 容 一、固定资产投资项目工作基本知识 二、项目档案工作 三、项目档案验收,军工投资项目直接为军品型号科研生产提供条件和能力基础，对建设单位的长远发展具有十分重要的意义。投资项目的组织和管理是一项系统工程，涉及的环节多、程序多、牵涉面广、工作内容复杂，对档案工作提出了高要求。 做好建设项目的档案管理工作，需要档案管理者熟悉和掌握投资建设项目过程管理的主要环节、规范流程、相关法律法规和政策规范。,一、固定资产投资项目工作基本知识,（一）固定资产投资项目的概念 固定资产投资项目是指建设单位利用国家预算内基本建设拨款、自筹

2、资金、银行贷款等多种形式以扩大生产、科研能力为目的，进行的新建、扩建、技术改造等基本建设工程和设备设施的更新等的建设项目。,（二）固定资产投资项目的分类 : 从投资的再生产性质划分：分为基本建设项目（以外延为主的扩大再生产）和技术改造项目（以内涵为主的扩大再生产） 从建设性质划分：新建项目、扩建项目、改造项目和恢复项目从建设规模上划分：将基本建设项目分为大型、中型、小型项目，将技术改造项目分为限额以上项目和限额以下项目。,从建设阶段上划分：可以分为规划项目、新开项目、续建项目、收尾项目等。从投资建设的用途划分：可以分成生产性建设项目和非生产性建设项目，也可以分成军工建设项目和民用建设项目。从资

3、金来源上划分：可以分成国拨资金项目、银行贷款项目、自筹资金项目、外资项目等。从政府管理上划分：审批制、核准制、备案制项目。,（三）军工投资项目1. 什么是军工投资项目：,国防科技工业政府固定资产投资项目管理办法（科工计2016737号）,国家对国防科技工业的固定资产投入： 确保武器装备研制生产核心能力； 满足高新技术武器装备研制生产需要； 提高国防科技工业技术装备水平和自主创新能力。,2. 军工投资项目主要类别：第一类是加强国防科技工业基础能力建设的项目包括：基础研究 、技术基础 、基础产品 、研发平台、 先进工业技术、配套设施。第二类是统筹军、民品能力建设的项目，即在保证军品项目需要， 同时

4、兼容主导民品的发展。第三类是保障国防科技工业可持续发展的项目，即在保证当前军品研制能力建设的同时兼顾未来发展和同类产品更新换代的需要。,3.军工投资项目的作用 1）建设单位基础设施有了很大的变化 生产、办公条件，科研条件及厂容所貌有很大的改观; 2）军、民生产能力有了很大的提高 军、民品设计、生产、试验、检测等能力、手段很大的提高; 3）项目管理水平有了很大的提高 通过项目的立项、组织实施、验收等，锻炼了技术改造管理队伍，提高了有关人员的企业管理水平。,4. 军工投资项目管理国防科技工业政府固定投资投资项目管理办法（科工计2016737号）,包括：计划管理项目管理财务管理审计监督（档案管理）,

5、5. 管理流程与主要环节 国防军工固定资产投资建设项目一般划分为4个阶段，即： 项目前期阶段 建设实施阶段 竣工验收阶段 后评价阶段,军工投资项目管理流程示意图,军工固定资产投资项目,前期工作,项目实施,竣工验收,年度投资计划,仪器设备采购,档案验收,竣工决算审计,专项验收,项目建议书,可行性研究,初步设计,土建工程施工,综合验收,发展战略和建设规划,资产交付形成能力,项目前期阶段 包括规划论证、项目建议书、可行性研究报告、初步设计四个步骤。在项目前期阶段，建设单位要完成项目立项、经费落实、制定实施方案和概算，以及规划、土地手续办理和环保、安全、消防等监督审核工作。,建设实施阶段 包括年度投资

6、计划制定、土建工程施工、仪器设备采购和单项验收四个步骤，建设单位在这一阶段需完成承包商（供应商）选定、工程实施、验收结算等工作。,竣工验收阶段 竣工验收是投资项目完成并投入使用的必需阶段，需完成环保、消防、安全等专项验收，以及竣工决算、审计、档案验收和整体验收工作。,后评价阶段 后评价是对已竣工验收的投资项目进行全面评价，总结经验教训，提高项目决策、管理和建设水平。 包括： 1. 项目可行性研究报告或初步设计评价 2项目实施过程评价 3项目管理状况和运营情况评价 4项目实施效果评价,以上全过程流程和各阶段的主要工作内容均为一般性流程，对于有特殊要求的项目，相关批复、手续的办理需按照有关要求在其

7、他阶段同时进行。例如：需提前启动的项目，有些设备的购置可以提前到建议书批复之后、在编制可行性研究报告期间同步进行。,6. 国防科技工业建设项目费用一般构成： 建筑安装工程费 工艺设备费 工程建设其他费 预备费 建设期贷款利息,7. 军工投资项目产生的资产形式:一种是以工程实体或设备实体为代表的实物形态资产；另一种是以档案实体包括电子载体为代表的知识信息形态资产。,二、项目档案工作管理,项目档案工作 1. 是项目管理工作的重要组成部分； 2. 是项目建设的基础和保障； 3. 是完成项目建设和竣工验收的前提和保证； 4. 是档案工作为集团公司建设与发展提供有效服务的一项重要任务。,工作成绩项目档案

8、工作与项目建设工作同计划、同部署、同考核建立了项目档案工作体制机制建立了项目档案工作管理制度形成了一支队伍 （项目评审员队伍）规范项目档案验收工作流程,存在问题,1.项目档案工作的认识有待进一步提高；2.项目管理重前期、轻过程、重验收的现象仍然存在； （档案部门的工作还是处于被动的地位和跟随式状态，有的单位还存在两层皮的现象）3.项目档案工作规章制度有待进一步完善； （项目档案工作和项目管理规章制度。有些单位在收集、积累文件材料的过程中仍然存在人为因素较多，随意性大，档案部门的要求没有明确或可操作性不强等问题。）4.项目档案规范化管理水平有待进一步提升； （过程控制措施不到位；精细化管理；档案

9、组卷、整理等）5.档案人员管控能力有待进一步增强；6.项目档案信息资源开发利用有待进一步深入。 （信息化、编研）,记录历史，见证过程；反映资产，维护权益；支撑管理，保障运行；储备知识，创新阶梯；传承文明，资政育人。,1保证固定资产投资项目正常运行；2对今后进行改造或者扩建的参考；3进行投资效益的后评估有不可替代的重要作用。,（一）项目档案的作用,（二）项目档案的概念及分类 项目档案是指在固定资产投资项目从提出、立项、设计、施工、竣工，以及配套工艺设备仪器申购、研制、安装、调试和经费使用等建设过程中形成的具有保存价值的文字、图样、表格、声像、照片、电子文件等各种形式、各种载体的历史记录。 项目档

10、案按内容和载体类型可涉及： 文书类、合同类、会计类、科研类、基建类、设备仪器类、照片类、电子类等。,（三）项目档案管理特点,项目档案：专业性、成套性、现实性强。项目档案管理：难度大 项目法人与参建各方之间文件材料接口关系多，人员变动大，水平不一，时间紧不易控制。宏观管理难（归档控制） 形成的档案涉及学科多、门类广、载体复杂、数量大，人手少。微观管理难（实体管理）,完整：将项目建设全过程中有保存价值的文件材料归档，各种文件材料齐全。准确：内容反映项目竣工时的真实情况和建设过程，更改到位，图物相符，数据准确，版本可靠，签章完备。系统：按其形成规律，保持文件之间的有机联系，分类科学，组卷合理，整理规

11、范，便于查找利用。有效：签章完备、原件；电子文件可识读。安全：一是档案实体的安全；二是档案信息的安全。,（四）项目档案工作的主要内容和工作流程,主要内容：项目档案工作体制建设：成立项目档案工作领导小组、将项目档案工作纳入有关计划、建立健全项目档案岗位责任制、建立完善项目档案工作管理网络、制定完善有关规章制度等。档案部门对项目档案工作进行监督、检查和业务指导工作：制定项目档案工作计划、提出文件材料归档要求、定期对项目文件材料形成积累情况进行检查、参加项目专题会议及开箱验收等、对各文件形成部门的预立卷工作进行指导等。,组织完成项目档案验收工作：组织进行项目文件材料的归档工作、参加有关的单项验收、组

12、织完成项目档案验收工作、参加项目竣工验收、将竣工验收文件补充归档等。,定期收集、归档项目建设各业务部门形成并具有保存价值的文件材料；补充归档文件的收集工作；（如：竣工验收文件的补充归档） 项目档案的整理工作；项目档案的保管、鉴定和开发利用工作。,项目档案工作流程图,项目档案工作流程图,（五）项目档案工作的方法,加强宣传，提高意识档案意识人们对档案及档案工作的理解和认识，是工作基础 。档案工作不是一线工作，但与一线工作紧密相连，是各项工作的一个环节和组成部分。档案作用的特点：间接性、潜在性，决定了档案工作容易被忽视，越被忽视越无法充分发挥作用恶性循环。,做好项目档案管理一方面是：项目自身需求 树

13、立档案资源观、资产观，有助于提升管理水平。另一方面是：国家法律、法规的要求,2. 健全制度，明确要求 项目档案工作管理制度：覆盖要全，职责要明确，要求要具体，归档范围要明确、控制和考核措施要有力度（行政、经济手段），档案部门要有权重。 项目档案工作要求纳入相关管理制度中：项目管理办法、招投标管理办法、合同管理办法等。,3. 落实责任，源头抓起 将项目档案工作纳入 项目法人责任制，建立健全项目档案工作岗位责任制、建立完善项目档案工作管理网络。 前端控制：要掌握文件材料形成规律，提前采取措施，提出要求， 避免被动。,4. 过程管理，同步实施三纳入：指项目档案管理要纳入项目建设计划；纳入项目管理各个

14、环节；纳入有关领导和工作人员的岗位责任制。四参加：即档案部门或有关人员应参加有关项目建设的重要会议；参加设备仪器开箱验收；参加项目（设备）评审；参加项目竣工验收。,四同步：是指项目建设同时应提出项目文件形成、积累、整理和归档要求；检查项目计划进度的同时要检查文件形成和积累情况；工程项目竣工验收的同时要对文件材料进行归档审查；上报登记和评审时，档案部门要出具专题说明。,4. 过程管理，同步实施 纳入工程管理流程，同步实施。 与业务程序捆绑，紧密结合避免脱节，实行节点控制。项目各阶段要随时收集积累，不能滞后。 监督指导要进行任务分解，实施分级管理，明确职责，将工作任务和要求列入年度目标管理考核。

15、文件档案一体化管理：向前延伸管理，使文件与档案管理之间形成完整的管理链条。,4. 过程管理，同步实施 全程跟踪 要注意抓好以下几个环节： 一是掌握项目信息，做好安排部署，尽早介入； 二是及时进行现场检查指导开展业务培训，帮助项目专兼职档案人员掌握业务技能。 三是组织好档案验收工作。,4. 过程管理，同步实施 纳入合同管理 充分发挥合同的作用，约束参建单位。文档条款详尽，要求明确，建立质量保证金，档案部门参与支付控制（尾款控制）。,4. 过程管理，同步实施 归档文件的鉴定、审查制度 在单项工程、单台设备完成后，组织有关人员对文件材料进行鉴定、审查； 在项目实施完成后，对整个项目文件材料归档情况进

16、行鉴定、审查。,4. 过程管理，同步实施 充分发挥监理的作用，监理单位：一要熟悉标准，了解建设单位要求；二要做好自身形成的文件材料的收集归档工作；三要对施工单位形成文件材料的形成情况进行督促，对其质量进行检查把关，特别是在一些阶段性的控制节点进行审查、签署，发现问题及时指出，令其整改。,项目登记制度；在建项目档案检查。,三、项目档案的验收,（一）项目档案验收的依据,国家批准的项目建议书（规划方案）、可行性研究报告、初步设计，包括批准的设计变更、方案或概算调整以及相关文件，下达的年度投资计划；国家制定的项目管理有关法律、法规及相关规定；国家、行业的一系列标准和规章制度。,（二）申请项目档案验收具

17、备的条件,（三）项目档案申请报告的主要内容,1.前言（单位概况等） 2.项目建设情况 （1）建设依据（上级历次批准的建设文件：项目建议书（规划方案）、可研、初步设计及批复、下达的投资计划）； （2）批准建设规模、内容（建设投资、建筑面积新建、改扩建、工艺设备、批复建设周期等情况）；,（3）项目实施完成情况 （实际建筑面积、建设投资、工艺设备、实际建设周期等情况）； （4）项目调整情况（调整项目数、调整原因、调整报告及批复情况）； （5）批复与完成情况对照表（可作为附件）；,（6）项目招投标情况（按批复应招投标情况，投标实施情况、未进行招标项目情况、及未招标原因等）； （7）审计情况（审计时间、

18、审计单位、审定的金额、面积、设备数量等）； （8）“三同时”执行情况。,3. 项目档案工作情况： （1） 建设单位项目档案工作的组织与管理； （2） 项目档案工作情况，保证项目档案完整、准确、系统、有效所采取的措施(规章制度、纳入计划、过程控制、监督指导等）； （3） 项目文件材料形成、收集、归档情况，整理规则，组卷、档号编制规则，项目档案数量统计（列表形式） （4） 项目档案信息化建设情况、大事记编制； （5） 项目档案在项目建设、管理和试运行中发挥的作用。,4. 单位自检情况、存在的问题及解决措施。 5. 预验收情况、预验收存在问题、整改情况等。 （科工局931号文件规定：总投资超过1亿元

19、的项目应组织预验收）,（四）项目档案验收会议的主要议程,项目建设单位汇报项目建设概况、项目档案管理情况； (含土建的项目应请监理单位介绍施工过程文件资料质量控制、归档情况）验收组检查项目档案工作情况（包含管理体制、规章制度、纳入计划、过程控制、文件资料归档情况及档案实体整理、统计数量、保管、信息化、利用情况）等；验收组对项目档案工作情况进行综合评议；验收组形成并宣布项目档案验收意见。,（五）项目档案验收检查的内容,验收组应根据科工计2015931号、科工办2007161号文件要求，对项目档案工作进行完整、细致的检查：1.对项目建设单位项目档案工作管理体制进行检查。主要包括：项目建设单位是否建立

20、项目档案工作管理机构；是否明确有关领导分管项目档案工作；是否建立了项目档案工作领导小组；是否建立了项目档案责任制；项目档案部门是否能够正常履行行政职能，参加有关的会议和设备仪器的开箱验收等。,2. 对项目档案工作的规章制度建设情况进行检查。主要包括：项目建设单位是否建立了项目档案工作管理规章制度，并将项目档案工作要求纳入相关管理制度, 如合同管理、设备仪器、基本建设管理等；项目建设单位档案部门是否对文件材料的积累、归档提出了要求；是否建立了项目文件预立卷和归档制度；是否建立了项目档案监督、检查制度；是否有较为完善的档案实体管理制度。,3. 对项目档案实体进行检查。主要检查：归档文件材料必须完整

21、、准确、系统、有效。文字、图样、表格、声像材料等能够全面反映项目建设过程，与实物相符，归档的文件材料应为原件。文件材料整理、立卷分类科学，组卷规范，签署完备，案卷质量符合要求。归档的文件材料按照项目、子项（系统、分系统）等隶属关系建立账目、数据库，便于管理与利用。,4. 档案库房实地检查 （1）用房设施：档案库房与阅览、办公用房“三分开”。档案库房配置有防火、防盗、防水、防有害生物和温湿度调控等设施。 （2）档案装具：档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。 （3）安全措施：采取有效措施保证档案实体和信息安全。制度、应急预案、库房管理、借阅管理等。,5. 档案信息开发利用 （1）项目档案在项目建设、管理、试运行中发挥的作用； （2 ）项目档案编研情况等。,（六）项目档案验收时应注意的问题1. 项目建议书 9. 环保、劳动安全、职业卫生2. 可行性研究报告及批复：有时间一定要看 “三同时”3. 初步设计 10.审计 4. 咨询评估 11.综合卷组卷5. 保密协议6. 关于招投标7. 项目调整8. 建设周期,谢 谢！,