项目物资管理实施细则 文件 终稿.doc

1、 项目物资管理实施细则（试行）第一章 总则为了进一步规范物资管理业务行为，梳理物资管理操作流程，明确物资管理同项目技术、商务、财务之间的工作关系，在安装公司物资管理制度的基础上并结合公司具体情况编写此管理办法，具体包括计划管理、项目物资流转程序及物资挂账结算等内容。第二章 计划管理第一条 计划分类项目物资计划主要分物资需用量计划、采购计划、分包领用(需用量)计划三类，其中项目物资需用量计划又分总需用量计划、月度需用量计划及补充需用量计划三类，各类计划按要求分别填报、会签、流转、存档。（一）物资需用量计划：分总需用量计划、月度需用量计划、应急补充需用量计划1、总需用量计划项目部在接到施工图 30

2、 天内，组织技术人员及时编报，总需用量计划是作为项目成本分析、物资采购策划、采购招标计划编制的必要依据，没有总需用量计划的新开工项目，由此造成的采购不及时由项目负责。2、月度需用量计划项目部根据施工进度计划，每月 25 日前要向公司物资采购部门编报月度需用量计划。月度需用量计划不仅仅指次月所需进场物1资，还包括根据工程进度计划及供货周期需要提前订货、给业主报审及市场招标（联合招标）物资。月度计划在编报要求、数量、技术要求及进货时间都要明确，且具有唯一性。3、应急补充需用量计划由于设计洽商变更、月度计划遗漏等工程急需的物资，项目部要根据现场实际情况和体量大小给公司采购部门 35 个工作日的时间组

3、织采购进货，项目部要说明增加计划的原因或提供设计洽商变更见证资料。（二）采购计划项目物资保管员依据项目库存情况及物资需用量计划于每月 25日前编报项目物资采购计划，采购计划是物资采购部门具体实施采购的依据，要求签字手续齐全上报公司物资采购部门。（三）分包单位领用计划分包领用计划是分包队伍领用材料的依据，项目物资保管员在给分包队伍分发调拨物资前，必须要求分包单位提供项目签字有效的书面领用计划。第二条 计划编报的具体要求（一）填写要求1、物资名称：物资名称要标准并具有唯一性，同一份计划里同种物资不允许出现不同叫法或描述不清的现象。2、规格型号规格型号要按标准要求进行准确标注，各种材料的标注执行国家

4、或行业标准要求，各类要标注型号、规格、压力等要求的物资，2型号中不能反映材料材质的要注明材质，执行国标的要注明标准号。同类物资的规格按从小到大进行排序。3、单位必须统一使用国家法定计量单位符号，如：kg、t、m、m 2、m 3等，不允许出现捆、根、盘、箱等容易混淆的单位。 （二）编报流程1、统一编号总需用量计划不需要编号，只需注明项目名称和专业。月度需用量计划按项目名称开头字母+专业开头字母+流水号（三位数）编号。应急补充计划编号方法同月度计划，为便于区分，需在流水号后+“补”字。物资采购计划按项目名称开头字母-采购计划四个字的大写开头字母+流水号（三位数）编号。分包单位领用计划各项目自行编号

5、。同一项目跨年编号，不分年份，统一按流水编号延续直至项目竣工。2、编报流转程序各专业物资需用量计划编制人必须在“物资需用量计划流转记录台帐” （附件四）上签字，方能进行计划流转，保管员接收签字视为接收有效，接收日期视为计划有效编制日期，因计划编制不合格、计划流转没有进行台帐记录等情况均视为无效接收，由此造成物资进场延误由计划编制人负责。物资需用量计划，一式 3 份，编制人自存 1 份，项目物资保管3员 1 份，报公司物资采购部门 1 份（同时提供电子版一份） ，物资需用量计划要求签字手续齐全：编制人为专业技术员，审核人为项目总工，批准人为项目经理。项目物资采购计划，一式 2 份，编制人自存 1

6、 份，报公司物资采购部门 1 份，物资采购计划要求签字手续齐全：编制人为项目保管员，审核人为项目材料分管负责人，复核人为项目商务人员，批准人为项目经理。分包物资领用计划，一式 2 份，分包队务自存 1 份，项目保管员 1 份，分包领用计划要求签字手续齐全，编制人为分包单位法人授权委托人，审核人为专业技术员，批准人为项目经理。以上所有物资需用量计划和采购计划的电子版、扫描件、EXCEL 表的流转途径必须是双方的个人邮箱，不允许使用 QQ 流转，各流转双方都应保存每次流转发送的邮件，以备日后查询，除填报要求不合格的计划视无效流转外，邮件发送日期视为计划的有效流转日期，责任到人。第三章 项目物资流转

7、程序第三条 实物流转项目物资验收人员：项目保管员、专业工程师、施工队人员，在厂家原始送货单上三人都要签字。项目保管员主要侧重于物资数量、价格的核对及相关报验资料的清晰有效性验收，做好现场的检斤检尺纪录。对采购合同内的数量及计量单位的约定要做到心中有数，杜绝材料供应商在送货单上用不规范的数量单位及换算方式等。专业工程师侧重于材料质量的把关，坚决杜绝不符合要求的材4料进场。劳务分包单位授权材料人员要在接货单上注明领料数量。整个过程项目保管员要做好材料进场一览表的填写备案工作，厂家送货清单物资种类较多时，项目保管员可将送货清单复印后附到本表的后面，但要在材料进场一览表里有对送货单上的数量有锁定描述。

8、第四条 单据流转（一）验收单据：项目保管员根据原始送货单据的数量与供货合同中的单价来审核供应商加盖供方财务章的结算清单或发票中的数量、单价及金额，核对无误时，项目保管员即可做入库账务处理、填写验收单。验收单的数量同原始送货单据的数量一致，单价同材料采购合同单价一致，验收单后要附原始送货单据。（二）调拨单据项目保管员根据进场验收时作业队签收的收料单上的数量分队伍做调拨单据，调拨计量单位同验收单保持一致。（三）责任人的签字权限界定验收单：材料负责人为公司物资分管负责人，验收人为专业工程师，经办人为项目保管员，记账人为公司财务人员。验收单一式两联，财务和项目各存一联，项目保管员把原始送货单据及结算清

9、单的原件要跟相应的验收单根据项目具体情况分月或分季度装订成册，并附有相应的检索目录。调拨单：批料人为项目保管员或计划管理员，发料人为专业工程师，记账人为财务人员，收料人为项目分包队伍授权的的材料人员。5调拨单一式四联，项目两份（一份项目保管员在票据签字流转完毕后保存，另一份由分包队伍的材料委托人签字后保存） 。财务两份。第五条 财务挂账每月 18 日前，材料保管员与财务成本员对各类单据的核对、移交，办理财务结算，同时做好交接手续的办理。要求：验收单同结算清单或发票金额保持一致，调拨单同验收单的金额保持一致。验收单后附结算清单及发票，厂家结算清单及发票须有项目经理 、项目保管员、专业工程师的、商

10、务经理的签字。第六条 材料结算材料商结算：项目竣工后，一个月内与材料供应商办理完材料结算，材料商应在结算核定单上加盖其公章；结算核定单后要附有原始送货清单及过程结算清单。分包队伍结算：项目竣工后，一个月内完成跟分包队伍的材料结算，分包单位法人授权委托人必须在结算核定单上签字；结算核定单后要附有调拨材料清单明细。结算核定单一式三份，项目部一份、合约部一份、财务部一份。在完成与材料商和分包队伍的材料结算后，项目须在一周内出具本工程单位工程材料供应分析表（材料结算大表）上报公司物资管理部门，并要求相应人员的签字齐全。第七条 其他物资验收依据公司 QSE 文件要求要做到账面“三位一体”即料6具台帐（使

11、用物资管理软件的项目可以不做纸面台帐） 、验收单、质量证明书的编号及登记要一致，验收及调拨要做到日清月结。劳动安全防护等产品由项目安全员负责实物验收，项目保管员负责验收及调拨手续的经办。安全防护等产品要有购置发票、安全检测报告、产品合格证等加盖红章的见证资料。由业主供应的材料也按本程序执行验收、调拨、材料标识等，但要在验收单上注明是“甲供”予以区别。项目保管员要把各类计划、台帐、报表、验收单、调拨单、移交表等资料整理装订成册，保管员调离或工程竣工后移交公司物资采购部门，并办理交接手续。第四章 物资采购合同履行及物资报表第八条 合同履约物资采购合同的履约主体为项目部，项目部不仅要按采购合同约定的

12、条款，维护公司及项目的利益，也要按合同履行物资进场的催讨、物资质量的把关及材料款的支付。项目保管员负责项目的合同台帐统计登记及报表，负责合同内货物定货的通知，项目保管员是定货通知单的唯一下发人并负责催货，下发依据是采购计划及合同，非项目保管员的定货通知单一律无效，送货单上必须有合同内的指定收货人的签字送货单才有效。 第九条 合同报表根据第 81 号文之规定，项目部需报公司的报表有：（一）物资管理计量检测统计表（季报） ；（二）效益情况分析表(季报)；（三）工程材料月耗用（核算）报表（月报） ；7（四）物料进出厂计量检测情况（月报） ；（五）单位工程材料供应分析表(工程竣工后报） 。月报在每月

13、22 日前上报公司物资部门，半年报在 6 月 24 日之前上报，年报在 12 月 24 日前上报。第五章 剩余及废旧材料的处理第十条 工程剩余材料在没有影响质量及外观的情况下原价退回给供应单位，合同及招标文件中都应有此项的描述。与材料商办理材料结算之前，保管员应根据物资买卖合同约定，及时与材料商协商退货事宜，并完善财务退库手续办理。非易损临建剩余材料或可以二次利用的工程材料，在项目竣工一月内将剩余物资清单上报公司物资采购部门，由公司物资采购部门统一协调周转及二次利用，并协助项目办理退库手续。工程剩余材料（包括安措材料） ，项目没有处置权，有私自处置的将追究其项目的责任，并在责任管理考核中给予处

14、罚。业主供应剩余材料也要及时办理退库，项目经理及专业技术员为主要落实和督办人，项目保管员为经办人。本办法仅限公司范围内使用，本办法未尽事宜依照安装公司有关规定执行，如内容与公司文件相抵触，以公司文件为准。第十一条 附件一、 物资需用量计划表 二、 分包领用计划表 三、 物资采购计划表 四、 物资需用量计划流转台帐8五、 主要材料供应周期时间表六、 进场材料情况一览表七、 物资、财务、分包月对账会签单八、 物资管理计量统计表九、 效益情况分析表十、 工程月耗报表十一、 物资进出场检测表十二、 单位工程材料供应分析表十三、 材料结算核定单（对材料商、对分包队伍）十四、 项目采购合同登记表9附件 1-1：物资需用量计划表封面物资需用量计划表编 号： 工程名称： 专 业： 编制单位: 编 制 人: 审 核 人： 批 准 人： 编制日期：