TradeMail外贸行业解决方案.doc

1、孚盟软件外贸行业解决方案引语外贸行业跟传统行业最大的不同在于由“以产品为中心”逐渐转变为“以客户为中心”，可以说把握住客户就等于把握住了企业发展的命脉，如何管理和服 务好客 户？开发一个客户的过程往往也是开发一个新产品或项目的过程，如何对过 程进行管理？如何有效的开 发新客户？如何最大程度保证客户不被流失和客户资源的安全，成为一个外 贸企业是否能实现跨越性 发展， 赢得未来的胜利的关键，外贸行业的主要特点是：贸易形式的多样化， 业务流程的多样化， 产品结 构多样化，产品开发复杂，成本计算困难等等。外贸企业管理电子邮件中存在的问题一般外贸企业业务员主要通过 EMAIL的方式与客户及潜在客户进行业

2、务联系。一般都是使用 OUTLOOK EXPRESS, FOXMAIL等单机版的客户端邮件系统，不可避免的碰到以下是使外 贸企业头疼的问题：1. 业务邮件分散在各业务员的 EMAIL系统中， 领导无法 查询、 监督及审批管理，更无法进行客户资源的统一管理。2. 邮件作为公司最重要的资源，如何 备份，如何 归档成 为企业的网络管理员的一项不可能完成的任务，邮件越来越多，容量从一个到十几个不断的增长，有一天突然打不开怎么 办？系统或硬盘坏了怎么办？中了病毒， 邮件被莫名其妙删除怎么 办？业务员走了， 邮件及客户资料也带走了，或者恶意删除，这些就好象是一颗不定时的炸弹 ，无法知道什么时候会发生，如何

3、才能有效的避免。3. 大量交往记录无法有效整理， 仅靠邮件系统无法做到按客 户、 联系人甚至按项目、报价、合同、服务请求分别归档，客户资源无法有效的整理和分析。4. 通过参会，外贸推广获 取的大量询盘和客户资料缺乏有效和持 续的跟踪和挖掘，造成商业机会流失。5. 在环球资源、阿里巴巴、GOOGLE、百度等网络花大量的资金做广告，每天都有很多意向客户来询盘、报价、打样，如何去管理它们，如何保证不同业务员不重复给同一个客户报价或跟踪，保证客户和业务员点对点的服务？如何最大效率的开发成功客户？负责开发客户的业务员每天在干什么？这些都是一个个难题。6. 开发项目是一项复杂而困难的劳动，占据 业务员大量

4、的 时间，主要有：询/报价阶段：如何有效的管理和审批， 报价的依据是什么？工厂提供的大量的价格数据如何分析？打样/样品开发阶段：如何跟报价相结合，打 样的版本如何控制，样品如何管理？项目/产品开发档案管理：如何准备记录下所有产品开发的过程，并归档，供以后或大 货作参考，产品的图纸、文档及原始资料如何保存并共享？7. 业务人员每天将大量的时间用于处理单据和重复性工作，历史数据不能方便的被业务人员检索和调用，日常操作停留在手工 劳动，无法 发挥业务 人员的最大价值。8. 垃圾邮件太多，如何能有效的防范。9. 为什么老是电脑网络老是会中病毒， 总是无休止的重装系 统，其 实 90%的病毒是通过电子邮

5、件进行传播的。10. 历史沉淀下许多有用的销售数据及邮件却不能利用为决策参考信息，为下一年产品开发和经营方向参考。11. 人员流失造成客户资源流失和新员工接手原工作的缓慢，有用的销售经验不能有效的内部传递。12. 作为企业的决策者总是感觉，为什么我很忙，但却不知道赚了多少钱，业务员每天都在干嘛？货物/打样为什么老是出错？为什么要使用 TRADEMAIL 外贸邮件管理软件孚盟软件是专门针对外贸行业的特殊需求和特点， 为外贸类 企业量身定做的产品系列。一TRADEMAIL 外贸邮件管理主要功能及特点：专门针对外贸行业加强邮件管理和客户资源管理功能。包括客户端和服务端两部分，主要功能如下：1. 邮件

6、分散接收，集中存储 ，是真正的网 络版的邮件处 理软件。系统采用先进的三层构架，包括客 户端，服 务端和业务相关数据及 邮件三部分，所有来自客户/潜在客户的 EMAIL都会存入到 TRADEMAIL服务器端， 业务员 通过使用 TRADEMAIL客户端跟据权限访问和处理自己的邮件。邮件可以通 过服务器自动接收，也可由客户端接收后提交给服务器端。所有的邮件以目录形式存储，只要服务端的硬 盘空间有多大，就能存多少邮件。系统的邮件处理量可以达到 50G以上每月（1G1024M）的邮件，千万封 邮件吞吐量。所有的邮件全部存储在服务器端，并配置有多种 邮件备份方式，包括自动备份，打包备份，手动备份等多种

7、手段，提供多种数据恢复手段和方案，保证邮件万无一失。业务员在任意一台电脑上，只要 输入用户就可以访问和处 理自已的邮件，无需作 备份，电脑重装，系统损坏，不必再担心邮件丢 失，只需安装一下客 户端软件，输入用户和密码，所有的数据跟从前一模一样。2. EMAIL监督管理及领导查询企业高层和业务主管不单可以根据各种搜索条件的组合灵活检索所有的往来 EMAIL，以查看和监督日程业务的运作和进展情况，而且可以直 观查看到每个有 权查看业务员的所有邮件及客户资料，包括建立的文件夹，发出的邮件和外理 邮件的情况，客 户开发 的进度等等。3. EMAIL审批管理企业可以基于业务员或特定的客户建立 EMAIL

8、审批流程：对于企业不放心的新手，主管可以 设置为其所有要往外发 的 EMAIL都须经过审批程序。 审批通过的 EMAIL方可由业务员发出。审 批未通过的，需作根据主管建议作相应修改，直至通过审批。对于企业的重点或敏感客户，主管可以 设置为所有要发给这 些客户的 EMAIL都须经过审批程序。审批通过的 EMAIL方可由相应的业务员发出。 审批未通过的，需作根据主管建议作相应修改，直至通过审批。4. 对发件和收件活动全程监控， 强大的垃圾邮件处理功能，能自动识别出垃圾邮件，并自动学习和更新垃圾邮件策略。5. 严格各级权限管理，对使用的 邮箱和发件时显示的名字都可 设置， 还可控制邮件删除的权限，并

9、且已删除进行可以恢复和跟踪。6. 强大的邮件自动分发功能， 对于公用的邮箱，可根据客户及联系人权限自动分发，也可邮件转发规则，实现邮件分发自 动化，并 设有电脑随机分发，可以自动跟据业务员工作能力的不同，分配意向客户邮件，并有记忆功能，保证邮件是点对点传送，杜绝一个意向客户同时有多个业务员联系的情况。7. 集成客户资源管理对于 EMAIL地址在系统中不存在的邮件，用 户可依此创建新的 销售线索， 进而可以转换为联系人/客户和销售机会，或将该 EMAIL地址与系统中现有的相应联 系人相关联。客户区域管理：可灵活自定义客户区域客户状态管理：分线索、潜在客 户、已下 单客户、小客户、大客户。联系活动

10、管理：除邮件外还有电话、MSN 聊天、 传真联系记录 等功能联系人管理：可以联系人的使用进行严格的授权对于所有的往来 EMAIL，业务员 可以根据公司的规定标注相关的属性，如：报价单、订单、发票等，从而将可 EMAIL进行归类管理，方便 进行查询， 节省业务处 理的时间，并建立统一的客户往来信息数据库。8. 灵活的邮件及业务提醒及跟踪功能，可以根据需要，对发出的邮件对方如在指定的时间未回复作出提醒，也可跟踪查询邮 件处理情况及相关的邮件等等。9. TRADEMAIL 客户端自带邮 件处理功能，无需借助任 务其它的软件。主要特点：几乎支持所有的 POP邮件，并支持 GMAIL，HOTMAIL邮件

11、账户 ，支持 SSL 安全认证方式，无需搭建邮件服务器，只要设置现有的各种的 POP邮件账户，用 户根据授 权来使用，并可强制定义暗送目标地址，分配发件账户，定义发件人名称等几乎支持全球各种语言，例如： 简体中文有 GB2312编码、 HZ编码，繁体中文有 BIG5编码，日语有 SHIFT-JIS、EUC编码、韩文、英文、 UTF7 和 UTF8 等等,并全面支持 UNICODE 编码，具 语编码自动识别功能。邮件可采用 BASE64 或 QUOTED-PRINTABLE编码。对公司发出的邮件格式统一管理，自定 义邮件打印格式，可以提升公司对外的形象。邮件模板管理，可以定义发出 邮件的统一格式

12、。支持 HTML 和纯文本邮件10. 病毒防护功能，系统可自动禁用不安全的附件运行，并自动删除保存在邮件中的脚本，邮件采用文本方式预览等等。11. 多种视图模式，可选择邮件管理模式，也可选择客户关系管理模式。12. 提供简单快速的远程访问服务，业务员在同样在出差或在家可以处理自已的邮件， 处理方式跟在公司一模一样。而且支持 ADSL 等动态 IP 接入方式，无需增加任何额外的费用。数据通信可以自定义加密方式，保证数据安全。二TRADECRM 外贸邮件及客户 关系管理主要功能：增强的外贸客户关系系统除具有所有外贸邮件管理（TRADEMAIL）的所有功能之外完整的客户视图查看和管理帐户活动和历史记

13、录，其中包括： 联系信息、往来信件、公开报价、待处理订单、 发票、信用额度以及付款历史记录。商机管理可以方便地将线索转换成商机(无须再次录入)，然后在整个销售周期内跟踪商机。利用可定制的工作流程规则来实现线索流转、通知和上 报、生成并自 动回复客 户的请求、以及商机和渠道活动管理的自动化。销售过程管理利用可定制的工作流程规则和销售方式来实现各个销售阶段的自动化，以确保商机得到跟踪并被 统一而高效地处理完毕。信息共享共享有关联系人、客户、商机、订单和其他方面的信息。 紧密集成的销售和客户服务模块可以让销售人员查看准确的最新客户支持事件、 联系方式以及与客户 需求和满意度有关的其他数据。报价利用支

14、持多种定价级别、度量 单位和折扣的全功能产品目 录为潜在/现有客户精确创建和修改报价。订单管理轻松将报价转为订单，并修改和保存直至 订单的提交和开 发票。如果集成了 财务系统，订单的发票便会自动从财务系统发送到 CRM 系统中。销售队伍管理根据目标来衡量雇员的销售成绩。当商机在 CRM 中被处理完 毕时，它 们会记入指定销售人员的指标。销售区域管理为销售人员创建辖区，从而使他 们可以管理和评估辖区以配 备工作流程规则和报告的销售流程为基础报告可以利用或定制各种报告，从而确定 趋势，衡量和预测销售活动，跟踪销售过程，评估业务绩效。产品数据管理建、管理和分发可供搜索的销 售和营销资料库，其中包括手

15、册、白皮书、竞争对手信息等。竞争对手跟踪维护详细的竞争对手信息库，并将 这些信息与商机和销售 资料联系起来。提供相关 报告，以便根据产品、地区或其他标准来跟踪 竞争对手的活动。运行环境及安装步骤：1、在 LAN 上准备一台 PC 作为服务器，操作系 统为 WINDOWS（2000/98/NT/XP）环境，安装 TRADEMAIL 服务器；2、INTERNET接入途径，ADSL、MODEM 拨接方式、ISDN 等；3、安装好数据库 SQL SERVER 2000 或 MSDE；4、安装 TRADEMAIL服务端及创建数据库；5、启动 TRADEMAIL服务器；6、在其它 PC 安装 TRADEMAIL客户端， 设置登录账户， 邮件账号，权限等联系人：楮德强 电话：15968930971 或 27863509 E-mail: Add: 宁波市中山东路 416弄 26号中山天地四楼