公文管理系统操作.ppt

1、公文管理系統操作,文書組 鄭芝綾101年3月14日,來文：於待處理公文簽收來文後，再依下列步驟依序作業：（一）勾選或開啟公文選取新增簽稿（二）選取文別確定（三）於主旨、擬辦輸入內容選取檔號登錄取號,一、收文處理方式：,（四）選擇核章或加註意見（五）點選儲存（六）選擇送會或陳核註：送會意指除陳核長官批核外，亦有會辦單位。（會辦陳核）陳核意指流程中毋需會辦其他單位，只需陳核長官批示即可。,情況：指公文案情相同、同一案情之正副本，重覆來文等情況，可合併簽辦。 併案方法：（一）勾選或開啟公文其中一份公文(母案)點選併案（二）於可併案清單中點選預併的子案（三）點選併案確認被併的子案有出現在上方子案清單中

2、即可。,二、併案及解併作業：,解併方法：（一）開啟併案的公文（二）點選左列清單的併案（三）點選子案清單中欲解併的子案（四）點解併即可,搜尋方法：（一）於函稿中點選行文機關（二）選擇共同通訊錄輸入機關名稱（關鍵字）搜尋（三）於下方符合的清單中點選欲選擇之行文機關拖曳至正（副）本即可,三、行文機關的搜尋與新增,新增的方法：（一）於函稿中點選行文機關（二）點選手動輸入輸入機關相關資料點選新增至個人通訊錄（三）切換至個人通訊錄（四）點選新增之行文機關托曳至左側的正、副本確定即可,來文：於待處理公文簽收來文後，再依下列步驟依序作業：（一）開啟公文後，至卷宗資訊修正解密條件。（二）選取新增簽稿,四、密件公

3、文處理方式：,（三）一般範本：選取公文格式簽辦單（或函）。（四）密等：選取密。（五）解密條件：輸入解密日期（注意：解密日期須小於保存年限）。 （六）確認連絡資訊，按建立。,（七）選取檔號(若有創函稿者需再選取行文機關)（八）登錄取號（九）至待處理公文進行會核流程設定,（十）另至系統頁面之檔案下載區：選取密件公文範本格式簽辦單（或函），製作公文並列印後，將密件公文裝入機密文件傳遞袋內，填寫會核流程。,（十）文經批示後，結案之機密文件應裝置於機密檔案專用封套內，並於信封上填寫相關資料後，送交檔管人員簽收。（十一）來文之公文，承辦人如有創函稿者，應依發文程序辦理（十二）來文與發文為不同機密等級者（一

4、為密件，另一為普通件），請分別辦理，勿以併案方式處理 。,五、常見問題,狀況：登入系統後，畫面出現系統正在載入套件，但之後就都不動了。可能發生的原因：與Adobe Flash Player設定有關。排除方法：1、登入後在畫面點選滑鼠右鍵2、選擇設定3、點選本機儲存區，並將使用容量拉到無限制後，重新登入即可。,狀況：登入系統後，系統就會自動登出，或下載檔案時會跳出安全性封鎖的訊息。可能發生的原因：瀏覽器(IE)版本升級、電腦重灌、電腦汰換排除方法：只要有發生以上狀況，皆需要於登錄首頁中重新安裝快速安裝。1、確認PC所使用的IE版本。2、依IE使用版本安裝登錄畫面的快速安裝3、安裝完後需先關閉IE

5、，並重新開啟登錄畫面即可。,狀況：為避免類似公文重覆繕打，該怎麼儲存公文範本呢？方法：1、當公文繕打完成後，於頁面上點選另存新檔的圖示2、指定公文範本儲存的位置並存檔3、再執行登錄取號,狀況：儲存的公文範本是.ifd檔，該用什麼軟體才能開啟呢？,方法：於公文製作時所儲存的備份檔(.ifd)，只能用本校的公文系統開啟。1、點選新增簽稿或創文2、點選開啟舊檔3、選擇範本存放路徑，並開啟範本即可,狀況：若承辦人姓名有變更，個人資訊無法自行維護，該如何處理？狀況：若有變更員工代碼(即登錄帳號)，為什麼新帳號遲遲不會自動匯入系統？原因：公文管理系統因有與其他系統同步，故員工姓名之不提供承辦人擅自修改；而

6、員工代碼因亦與人事資料庫同步結合，以身分證字號或居留證(外人人士)為單一識別碼，故不會重覆匯入。解決方式：1、至文書組網頁表單下載其他類別下載電子公文使用申請表2、填寫表單並經由單位主管核章，並繳回文書組即可,狀況：收到E-mail說公文逾期了，該如何辦理展期？方法：1、點選承辦公文未結案件2、勾選要辦理展期的公文，並點選展期申請3、填寫展期原因及展期天數，再點選儲存上傳4、新增核章，儲存後即可點選展期單送出,備註：1、展期天數計算方式：(1)工作日，系統會自動扣除假日；(2)由原限辦日隔日起算。2、展期核判規則：(1)10天以內，單位主管裁決；(2)11-30天，一級主管裁決； (3)30天

7、以上，由主任秘書裁決。,狀況：新舊單位主管進行業務交接，系統中該如何操作？情況1：新主管非該單位之人員 。方法：1、單位內層級權限管理選取單位點選單位後確定2、點選舊主管修改職位點選選取3、利用搜尋的方式找出新主管名字選新主管名字確定更新即可。註：本操作方式，適用於主管輪調、原主管調、離職或退休,狀況：新舊單位主管進行業務交接，系統中該如何操作？情況2：新舊主管為同單位之人員 。方法：1、原主管：單位內層級權限管理選取單位點選單位後確定2、點選舊主管修改職位取消主管權限的勾選並修正職位名稱選擇更新。3、新主管：單位內層級權限管理選取單位後確定4、點選新主管修改職位勾選主管的權限並修正職位名稱選

8、擇更新即可。註：移除舊主管權限前，需確認舊主管之公文是否皆已辦畢，若尚有公文，需先請主管執行移文作業。,狀況：主管或承辦人將辦理交接，系統中的公文要怎麼辦理移文？方法：1、至系統管理員中主管的權限點選移文選擇選取2、點選即將退任或離職之主管或承辦人選擇確定3、確認人員資料帶入欄隊中後點選查詢4、勾選預移文之公文點選移文選擇預交辦之承辦人即可註：單位中唯有主管有指派公文移交的權限。,狀況：單位內同仁因故請休，但其待處理公文中有急件公文需處理，系統中該如何操作？方法：1、系統管理員設定代理選取被代理人確定2、選擇代理人確定3、勾選下方承辦人的權限儲存設定。註：除休假之承辦人本身，另單位人事管理人員

9、亦可協助設定代理。,狀況：公文於會辦時有加入回閱，為何在回閱公文裡卻看不到該份公文？可能發生的原因：1、該份公文尚未經長官決行。2、回閱公文中的公文眾多，尋找時遺漏沒有看到3、沒注意到有第2頁以上4、承辦時忘記加入回閱。快速搜查方法：可利用畫面中篩選條件進行搜尋，以達到最快的效率。,操作手冊：http:/edoc2.nctu.edu.tw/ifdworkflow2/Onlinehelp/index.htm研習教材：文書組網頁http:/www.ga.nctu.edu.tw/ga1/news_more.php?id=1525公文管理系統http:/edoc2.nctu.edu.tw/ifdworkflow2/download/FileList.htm常見問與答：http:/www.ga.nctu.edu.tw/ga1/qa.php若有其他問題，可洽文書組鄭芝綾（分機：）或資訊與技術服務中心吳振翔先生（分機：），及黃向偉先生（分機）,多謝指教,