秘书工作手册(实用经典43页).doc

1、1实用经典秘书工作手册目 录前言 2第一章 秘书必备的素质 4第二章 秘书的重要职业技能 5第一部分 日常事务处理 5电话、传真、邮件、文件管理、名片第二部分 日程安排 9总体日程安排 10出差日程安排 12会议安排 18媒体采访 24大型活动 28突发来访接待 32第三部分 沟通与协调 34内部沟通 34外部沟通 34秘书应具备的礼仪 35秘书礼仪素质的培养 37第四部分 文字支持 39第五部分 会议支持 422前言在许多人眼里，秘书仍是一种即让人熟悉又不被人了解的职业。秘书的辅助和参谋作用在该职业特征中最具代表性，他们是领导的左膀右臂，是领导与公司上下保持沟通的桥梁 ，为此，他们必须全心全

2、意并准确无误地提供支持与服务，从而体现出其自身价值。优秀的秘书会使人想到干练、精明、繁忙的处事作风，联想到待人接物时彬彬有礼的仪态；联想到在他们脸上那一惯展现胸有成竹的样子无论如何，秘书这个词会让许多正准备从事这个职业的人们有着太多的想像 。然而,秘书的工作到包括哪些，在秘书的工作背后还有些什么，这是被很多人忽略的。在联想，秘书及行政助理、部门文员是一只庞大的队伍，在联想的大环境下，大家各就各位地支撑着许多日常繁杂事项的处理。在领导处理每一项工作的时侯，我们会随时身处其中，自然而然成为此件事情的某一环节，而不可或缺，有时我们需要扮演更多角色， ，以适应工作安排和领导需要。别看都是秘书，但由于所

3、服务的对象不同,各部门性质不同,其所进行的工作任务也必然存在着很大差异，但由于秘书工作是以服务为其根本性质，这在共性的寻找上为我们提供了依据。事实上有很多相似的工作不同之处只是因为事件轮廓上的差别，本质上都是可以归于一类的。无论什么时候，谨慎认真的工作态度是秘书们不遗不弃的职业操守，而现代秘书的职业要求在尊奉这一理念的基础上更要加强这一能力的综合运用和发挥。因此，什么是一个出色地秘书的该具备的职业素质，什么样的秘书会得到领导的认可，在联想,不同岗位的秘书在提高工作效率的呼声下又该做什么呢 ？这些是我们一直以来需要探索的问题，也就是这此些3思想火花碰撞出我们最初编写本手册的想法。我们-作为企划部

4、秘书处的秘书，在长期的工作之中，在领导日常所给的帮助中以及自身在各项工作中的锻练使得我们为自身寻找到了一些适用的工作方法，积累了一些工作经验和技巧，在处理许多类似情况时形成了一些惯用做法和约定俗成的规定，我们将这些点滴一一收集，在经过了反复总结和提练、否定和借鉴的过程后，已将其做成了本部门工作的一种标准，达成了在方法和流程上的统一。我们相信，在我们自己的不懈努力和对秘书工作的热爱之下;为联想,为我们的事业未来的发展进行一番奋斗后,我们定会做出成绩.我们迫切地相想早日让这本小册子与大家见面，希望它能为同行们的工作中提供方便快捷的参考之用，同时我们非常愿意将这些经验和技巧共享出来和大家一起探讨，也

5、希望能利用这样一个机会使我们的工作得到领导和专家的指点，以发现问题，补已之短。秘书手册适用于公司各部秘书及行政人员，致力于给予任何一个联想人关于行政方面的指导。手册编写工作是由企划部秘书处完成的，在此其间我们得到了来自部门同仁及上下各部门的相关人员的大力支持，在此，我们深表谢意，关于本手册所收集的内容，由于水平有限，不妥之处请及时向我们提出，我们热忱盼望着您的意见。这本手册随着工作需要我们还将不断补充完善，使手册真正能够成为一部联想秘书的行为指南，为您服务，为你所用。4第一章 秘书必备的素质一、职业化秘书的标准:A 敬业精神 A 正直-公平，坚持既定政策和原则A 表率作用 A 诚实-实事求是A

6、 领导风范 A 敬业-以工作为荣，设定高的工作水准A 业务能力 A 守信-不失约、不违约、不食言、不泄密A 指挥与控制能力 A 勤奋-努力工作，不断学习A 合作精神 A 有序-利落，有条不斋A 学习与创新能力 A 高效-追求效率和效益A 知人善任的能力 A 可靠-按约定完成工作，保质、保量、及时A 对待意见与批评A 大局观二、秘书的职业态度A 主动性（Initiative)A 适应性(Flexibility)A 团队精神(Team work)A 尊重他人(Respect for People) A 创新精神(Creativity)A 坚持原则(Uncompromising Integrity)

7、A 服务与贡献(Service B、由秘书本人回复3、 如发出的邮件需要追踪结果或确认对方是否收到，需要设置回执，如对方未能及时查看，需电话说明。4、 需要总经理审阅、批改的邮件打印出呈送，然后负责回复或传达；5、 重要邮件及时进行存档9四、文件管理（参看集团秘书手册第 33-36 页） （附文件处理流程）1、 阅读文件，判断是否应由总经理处理，然后审核文件格式是否正确、内容表述是否清晰、完整。2、 对文件进行分类：待批、待阅件，紧急、不紧急，写明文件摘要（必要背景资料、审批原由） ，便于总经理3、 按总经理批改意见复印后转发、呈送（可参照文件管理规定） ，必要的事情进行追踪，反馈结果。4、

8、必要文件进行存档。注：传真、邮件、信函等内容为外文的，应及时译出五、名片1、 分类：可根据总经理业务情况分类，如公司类型、客户类型、地域等；2、 存放： 名片盒 录入到 NOTES 通讯录中（更易查找，但需要录入时间）3、 应准备一名片夹，存放与总经理联系紧密且重要的人员名片，并保证查找时方便快捷。第二部分 日程安排控制日程，意味着你与总经理一起有序工作。10“日程安排”是指时间排定的领导工作计划，是领导工作量、工作效率、工作成果的一种反映，是时间管理艺术的集中体现。秘书的职责是当好“管家”按日程安排为领导做好各种必要的准备，并提醒领导实施。本文将从总体日程安排、出差日程安排、会议安排、媒体采

9、访、大型活动和突发来访六部分加以详细说明并提供文字模版，希望能给大家的工作提供参考。日程是领导的工作质量，工作效率，工作成果的一种体现，而规划 、安排领导的工作日程是秘书的一项基本工作。这项工作看似简单，但却十分重要，它是秘书辅助总经理工作的基础，安排好总经理的日程，意味着秘书将和总经理一起进行有序的工作。作为秘书一定要细心观察领导的工作习惯和做事风格，调整自己的工作方法，主动适应领导的工作节拍。在没有达成默契的情况下，最好在合作之初与领导做一次深入沟通，准确了解领导的要求、需求，并对可能会遇到的一些情况的处理原则达成共识，为日后工作的顺利开展做铺垫。此外，勤于思考，多做总结对于秘书日常工作效率的提高是十分必要的，把看得出的经验、教训、小技巧等做一备忘录，时常翻看，补己之短，扬己所长这不仅提高了自己的工作水准，同时也对领导的工作效率起到了间接地促进作用。一、 总体日程安排领导的日常工作分为日常性工作，即事先有计划的相对固定的工作（如会议、出差、接待等）和突发性工作（临时安排的事情）两类。而秘书的通常做法是将有计划的事情预先填入拟好的日程表中，同时细致灵活地安排好突发随机事件。