办公系统使用手册（简版）.doc

1、九江学院办公系统使用手册-校级管理员2017 年 5 月I目 录目 录 .I1 系统概述 .11.1 系统特点 .11.2 系统主要功能介绍 .12 运行环境及相关设置 .22.1 登录办公系统 .22.2 密码修改与重置 .22.3 系统帮助 .22.4 IE 浏览器设置 .22.5 安装系统插件 .42.6 个人设置 .53 系统权限管理 .53.1 新增单位内设机构 .53.2 修改单位内设机构 .63.3 新增岗位 .63.4 调整岗位 .73.5 用户管理 .73.5.1 添加用户账号 .73.5.2 修改用户密码 .84 工作流的建立 .84.1 校级工作流的建立 .85 文件办理

2、 .105.1 校内请示、报告办理 .115.1.1 流程说明 .115.1.2 起草请示报告 .125.1.3 处理请示报告 .135.1.4 流转到拟稿者 .145.1.5 校领导审批 .145.1.6 分发或者归档 .155.2 发文办理 .155.2.1 流程说明 .155.2.2 起草发文 .165.2.3 处理发文 .175.2.4 党政办秘书 .185.2.5 党政办审批 .185.2.6 校领导审批 .205.2.7 党政办机要科 .205.2.8 分发公文 .205.3 退回及撤回文件 .215.3.1 由收件人退回 .215.3.2 由发件人撤回 .21II5.4 文件废除

3、及恢复 .225.4.1 文件废除 .225.4.2 文件恢复 .235.5 已办公文 .235.5.1 已办发文 .235.5.2 已办请示报告 .235.6 公文检索 .235.7 公文编号设置 .246 工作便笺 .246.1 新建工作便笺 .246.2 查看工作便笺 .256.3 查看便笺反馈 .257 个人日程 .267.1 维护个人日程 .267.2 个人日程授权 .268 常见问题 .2611 系统概述1.1 系统特点1) 通过各种初始化基础设置（组织机构、角色、权限等）和应用设置（稿纸、模板、流程等），充分满足用户个性化需求。模拟原有纸质办公流程及稿纸，方便用户实现从纸质办公到

4、电子办公的转变。2) 校级流程通过统一制定流程、模板实现在系统中自动流转，实现上下级工作协同、单位之间工作协同、单位内部工作协同、多校区工作协同。3) 支持用户自己定制内部工作流程和模板实现单位内部文件的流转。4) 可设置发文文号、发文流水号、请示报告流水号以及校外来文流水号等编号格式，配置后可实现公文自动编号功能。5) 实现全程流转监控，可查阅公文正文稿纸、附件、流转意见处理时间等信息，轻松追溯公文处理过程。6) 便捷的提醒功能，使用户能方便了解需要处理的事项，需要查看的信息等。1.2 系统主要功能介绍1) 系统权限管理：包括组织机构管理和用户管理。 组织机构管理：用于设置和维护学校的组织机

5、构及岗位。校级管理员负责维护学校各单位信息；各单位管理员维护本单位的内设机构及岗位权限，系统使用前单位管理员须先进行设置，使用过程中有岗位变化时可做调整。 用户管理：用于维护用户账号信息。校级管理员负责统一添加、修改用户账号信息，以及调整用户单位；单位管理员只负责本单位人员忘记密码后进行重置。2) 公文处理：主要包括校内请示报告管理、发文管理、校外来文管理，由学校统一制定稿纸模板和流程。单位内部文件也可以在系统中通过定义稿纸和流程实现流转。 校内请示报告：办理校内各二级单位上报学校的请示、报告，使用 “校内请示、报告呈阅单”、“校内请示、报告呈阅单（经费类）” 稿纸模板。 发文管理：办理以学校

6、名义下发的各类文件，及以学校名义对外发送的请示、报告、函等。使用“文件拟稿纸”稿纸模板。 校外来文管理：办理上级部门及校外单位来文来函。使用 “校外来文处理单” 稿纸模板。23) 工作便笺：可供用户之间发送消息（可带附件） ，接收消息的用户可以给出回复。4) 个人日程：可供用户维护个人的日程安排。个人日程可授权给有关人员只读访问或可修改访问，被授权人可查看或修改授权人的日程。2 运行环境及相关设置操作系统环境为：windows vista、windows 7 、windows8用到的软件：Microsoft office word 2007 及以上版本、 WPS 和 pdf 浏览软件。浏览器可

7、使用 IE9 及以上版本浏览器、 360 安全浏览器、谷歌浏览器等基于 IE 内核的浏览器。使用前，先按照如下步骤对 IE 浏览器进行设置；IE6 浏览器请先升级。首次登陆系统时设置一次即可。2.1 登录办公系统启动计算机上的 Internet Explorer 浏览器，在地址栏中输入办公系统的地址：http:/ 密码修改与重置用户通过个人账号和初始密码登录系统后，请尽快修改初始密码。修改密码：点击系统右上方横栏的“密码”链接，即可弹出修改页面。为提高账户安全性，新密码请尽量采用字母加数字的混合形式。忘记密码：单位人员请联系本单位系统管理员重置。单位系统管理员请联系校级系统管理员重置。2.3

8、系统帮助用户可通过系统桌面右上端的“帮助”栏进入帮助页面，可查看跟系统使用有关的相关设置说明、控件安装下载、及系统用户手册。2.4 IE 浏览器设置方法一：登录办公系统，在系统帮助中，下载 “页面 word 文档编辑器”文件，在本机以管理员身份执行。如执行不成功，按照方法二进行手动设置。3方法二：手动设置 IE 浏览器第一步：将浏览器设置成兼容性模式具体操作如图所示：第二步：设置 IE 浏览器 activeX 控件下载权限【安全 自定义级别 安全设置】 中，将“对未标记为可安全执行脚本的 ActiveX 控件初始化并执行脚本”设置为“启用”或者 “提示” ，IE9 以上浏览器 还需去掉勾选“启

9、用保护模式”和“启用内存保护帮助减少联机攻击”两项。按下图步骤设置：42.5 安装系统插件系统中用到的控件有两个：1.页面文档控件 2.流程编辑控件单位管理员两个个插件都要安装，普通人员只安装页面文档控件，如果不安装插件，则5无法正常打开正文、编辑正文内容。1) 页面文档控件：公文界面需安装页面文档编辑控件。2) 流程编辑控件：用于编辑工作流，从系统帮助中下载安装。说明：以上控件若浏览器没有正常提示安装，可以在帮助中下载控件进行手动安装。2.6 个人设置3 系统权限管理说明：单位管理员维护本单位的组织架构及岗位权限。使用过程中有岗位变化时可做调整。 岗位命名原则：姓名（岗位名称） 如：王小明（

10、副主任）。若单位下有 3 个副主任，须建 3 个岗位。注意事项： 单位管理员如有变更，请联系校级管理员重新进行授权。6 岗位上的人员发生变化时，尽量不要删除岗位，只需将岗位上将原有人员的名称修改成新的人员名称，并关联新的人员账号即可。若确需将岗位删除，请确保该岗位的人员已将待办事项处理完毕，再将该人员从岗位上删除。3.1 新增单位内设机构点菜单【安全平台组织机构】，点单位名称，点击小框右上角“新增部门”，输入部门信息后点 “提交”。3.2 修改单位内设机构4 点菜单【安全平台组织机构】，点单位名称，点击小框右上角“编辑部门”，输入部门信息后点 “提交”。4.1 新增岗位 建岗位：点菜单【安全平

11、台组织机构】，在单位名称处，右键点“新增岗位”，打开新增岗位页面，输入岗位信息后点“提交”。7 岗位授权：点新建的岗位，在角色列表处点“新增”，选择相应的权限，在人员列表处点 “选择”，查到该岗位人员账号，选择后点“确认”。4.2 调整岗位5 修改岗位名称：点菜单【安全平台组织机构】，点击小框右上角“编辑岗位”，输入部门信息后点 “提交”。调整岗位权限：点岗位名称，在“角色列表” ，点“新增” ，选择已有角色，点“删除” ；或者点“新增” ，添加新的角色，点“保存” 。调整岗位人员：先修改岗位名称，再在人员列表中勾选原人员账号，点“删除” ；再点“选择”添加新的人员账号。5.1 用户管理说明：用户账号信息由校级管理员统一添加。