xxx集团有限公司会议管理制度.doc

1、集团公司会议管理制度第一章 总则一一一 会议管理是日常工作事务管理的一项重要内容，是实现科学决策的重要途径，是信息沟通和协调各方面关系的重要手段。为规范会议管理，使会议精简高效，保证会议质量，控制会议费用，特制定本制度。一一一 本办法适用于广东 XXX 集团有限公司及下属各子公司。一一一 基本原则（一） 精简高效原则。坚持合法性、必要性、计划性、节约性、实效性原则，努力实现精简会议、节约开支、务实高效的目标。（二） 周密准备原则。集团会议无论大小，都应有充分准备，会前围绕会议的议题和目的准备好有关文件和材料。（三） 厉行节约原则。加强会议计划管理，严格控制会议费用预算，厉行节约，不讲排场、不追

2、求形式，避免人力、物力、财力、时间等资源浪费。（四） 严肃认真原则。集团会议的与会人员要树立认真的态度和严谨的作风，严守纪律，尊重同事、谦虚谨慎。第二章 会议分类一一一 一类会议为集团的综合性会议（含董事会会议、股东会、监事会、公司办公会议） ；集团主要领导主持，各子公司、各部门主要负责人参加的综合性会议；上级单位要求集团协办或委托集团承办的会议。一一一 二类会议为以集团名义召开、集团有关领导参加的专业会议。上级单位部门要求集团相关部门协办或委托承办的专业会议。一一一 三类会议为集团各职能部门主持的各类专题会议。第三章 职责与分工一一一 行政部是会议的归口管理部门，负责集团会议的统筹协调及跟踪

3、催办，负责会议的计划、预算、费用的审核管理和一类会议的主办，负责协调控制计划外的各种会议。一一一 各部门按职责范围具体承办二、三类会议。一一一 上级单位要求集团协办或委托集团承办的会议，由行政部或委托对口部门负责统一协调安排。一一一 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作。第四章 提拟与审批一一一一 各部门日常例会无须提拟和审批。一一一一 各部门使用公共会议室的，由会议提拟人填写 XXX 集团有限公司会议申请表，经审批后应至少提前 2 天交行政部统筹安排。一一一一 凡行政部已列入安排的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的临时行政会议时，会议召集部门应提前 1 天完成会议的提拟和报批手续，并报

4、请行政部进行调整。第五章 会议计划及安排原则一一一一 各部门在提出会议计划时，要明确会议名称、会期、准备工作要求、与会人员范围、地点等信息。原则上，一类会议参会人数由领导根据实际情况决定，二类会议控制在 50 人以内，三类会议控制在 30 人以内。需要召开大型会议或扩大会议的，须经分管领导批准后向行政部报备。一一一一 二类会议会期控制在 2 天内，三类会议会期控制在 1 天内。一一一一 会议安排的原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会议服从例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时行政会议、部门会议。一一一一 因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第六章 会议的管理一一一一 会议计划

5、批准后，各会议主办部门负责制订会议的具体承办计划，管理会前、会中、会后工作，并明确协办部门。一一一一 根据会议计划，由主办部门确定会议内容、议程、准备工作要求、时间、地点及参加人员，经集团领导批准后，主办部门负责发出会议通知。会议主办部门要周密计划，充分准备，精心组织，严肃纪律。一一一一 会议组织部门（单位）在参会前预先准备参会人员签到表 ，参会人员需在签到表上签字以示到会。一一一一一 一类大型会议成立秘书、宣传、会务组。秘书组负责会议文件资料、会议记录、会议纪要等工作，宣传组负责会议宣传报道工作，会务组负责会议日程、会议指南、会场布置、会议用车、会议接待、会议结算等工作。二类会议成立会务组，

6、负责具体会务工作。一一一一一 一类、二类会议、需会后对会议精神贯彻落实进行跟进的会议和其他主持人要求整理会议纪要的会议需形成会议纪要，经主持会议的集团领导签发。三类会议如需形成会议纪要，经集团分管领导或部门负责人签发。第七章 会议信息反馈、评价与总结一一一一一 会后，会议主办部门应及时发出会议纪要及会议相关文件。各部门、各子公司要按照会议部署和要求，及时将会议贯彻落实情况报行政部或有关部门。一一一一一 会议结束后，主办部门汇总全部会议情况书面报告行政部，行政部据此批复结算、归档。归档材料应包括：会议申请表，会议议程表、会议通知、会议签到表、会议主要发言材料、会议有关文件材料、会议图片音像材料、

7、会议总结、会议纪要、报告等。第八章 会议纪律一一一一一 参会人员应按会议通知要求的时间、地点准时参会，需要签到的必须由本人现场签到,不得无故迟到、早退，不允许无故不参加会议。对明确指定人员参加会议的，不得委托其他人员参加；确因特殊原因不能参加会议的，必须提前向主持会议的领导及会议主办部门请假并安排人员替会。一一一一一 会议期间，参会人员坐姿要端正，认真听并做好会议记录，不得随意走动；不得交头接耳，随意说笑，打瞌睡；不得看与会议无关资料；不得擅自离开会场处理与会议无关的事务。一一一一一 参加会议的人员，进入会场后将手机调至振动、静音状态，会议过程中不得接打电话，确需接打的电话，应安静地离开会场于

8、会场外进行。若会议有特殊要求，不准接打任何电话的，由会议主持人特别提醒将手机设置为关闭状态。一一一一一 会议期间，其他人员不得随意进入会场，办理与会议无关的任何事情。一一一一一 会后有秩序地退场，不拥挤，请客人和领导先走。第九章 会场布置一一一一 会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，如落实会场，布置会场，备好座位、会议设备、茶具茶水等会议所需的各种设施、用品等。一一一一一 会议场地以本单位为主，减少对外租用会议室。提倡和酒店签订优惠协议，定点召开会议。一、二类会议可根据情况选择在本单位以外场所召开，三类会议必须在本单位办公场所召开。一一一一一 会议场地布置必须因地制宜，契合会议主题，原则上

9、不许设置大面积签到处。若在酒店召开会议，要求使用酒店自身指示牌。第十章 会议用品管理一一一一一 各类会议，除会议资料外，一般不发放礼品、纪念品。桌签、指示牌等用品要求可以回收并多次循环使用。一一一一一 除上级有特别要求的，无外单位人员参加的二、三类会议，原则上不制作会议背景板，会议材料要求简易印刷和装订，不用彩色封面，内文黑白、双面印刷，提倡使用电子投影屏幕；对于有外单位参加的需对外宣传的二、三类会议，可根据需要制作会议背景板或条幅。一一一一一 三类会议除到会的经理级及以上领导和来宾可摆放桌签外，其余参会人员一律不设桌签。各部门内部会议，参会人员一律不设桌签。一一一一一 除一类会议可视实际需要

10、在会场摆放水果外，其余会议不摆鲜花、水果。一一一一一 一般会议（除茶话会外）原则上不准备水果。第十一章 会议室管理一一一一一 公共会议室由行政部统一管理。一一一一一 各部门使用公共会议室，应至少提前半天向行政部提出申请，申请中应注明会议时间、参会人员、会议地点等会议事项。一一一一 各部门会议室由部门自行管理。一一一一一 公共会议室设备日常使用管理由行政部负责。第十二章 会议费用标准一一一一一 会议实行限额预算管理。范围包括会议场地租赁费、会议场地布置费、文件材料印刷费、车辆租赁费、伙食费、会餐费、公杂费、以及受邀请来宾住宿费等。一一一一一 会议各项开支标准由财务部按照财务管理办法和有关规定核定

11、。严禁虚报参会人数，各项费用从严控制，据实结算。一一一一一 上级单位要求集团协办或委托集团承办的会议，按上级单位会议要求办理。一一一一一 报销会议费用时，除提供发票等单据外，还应附审批手续齐全的会议申请表、会议签到表等相关凭据。第十三章 附表一一一一一 有关会议表格清单如下：（一） 会议申请表（二） 会议签到表附表一：广东 XXX 集团有限公司会议申请表年 月 日申请部门 负责人 电话协办部门会议名称主持人 会议类别会议日期 天 数 天 会议规模 人会议地点 预计开支 元（附开支项目表）横 幅 （ 条） 背 景 （ 幅） 指示牌 （ 幅） 座位牌 （请在表格后附名单）背 景 制 作 内 容 （备注：会议室的正面 、会议室的背面 ）申 请 理 由（1.会议召开依据；2.会议主题；3.主要议程；4.参会人员范围；5.其它理由）部 门 意 见 签字： 年 月 日行政部意见签字： 年 月 日备注：1、会议在集团大楼以外地点召开，会议人数包括会议代表、工作人员、司机等；2、此申请表需同时附会议通知。附表二：XXX会议签到表年 月 日序号 姓 名 单位部门 职 务123456789101112131415制表部门：XXX制表时间：yyyy-mm-dd