公司运作部门制度.doc

1、运作部门制度采购管理办法第一章 总则第一条 制定目的为加强采购管理，增强采购工作的计划性，规范采购程序，特制定本管理办法。第二条 适用范围采购部采购计划的编制以及执行采购业务等，除另有规定外，依本规定处理。第二章 采购计划与预算第三条 每年初采购部根据年度生产计划，结合年底库存情况，预测下一年原材和辅材的规格、数量、需用时间等，形成年度物料采购计划。第四条 采购部依据物料采购计划负责年度各种购料预算明细的编列，根据研发部制定的产品用料标准，物料的损耗率应记入用料预算，但应以年度损耗率目标制定，一般低于或等于年度损耗率目标。第五条 采购部根据年度采购计划，结合季度和月度的实际生产计划和库存信息，

2、制定季度和月度采购计划，经运作副总审批后执行。第六条 采购部根据月度采购计划编列月度采购预算明细，购料预算应在安全库存量与最大库存量之限内，符合库存周转率的目标，经运作副总和总经理审批后报财务备案，以便财务部编制资金准备计划。第七条 采购部依据月度采购计划实施具体品种的采购，采购程序详见第三章。第三章 采购流程第八条 采购部根据月度采购计划要求，开立申购单，采购部长根据采购材料的重要性、规格、数量、金额等因素指定某以采购人员具体负责采购工作，对大宗采购由部长承担或由整个采购部承担。第九条 申购单应注明物料名称，编号，数量，需求日期，资金需用量及注意事项等，经直接上级审核，并依申购核准权限送呈相

3、关性人员批准。第十条 采购人员凭获核准后的申购单 ，应选择至少三家符合采购条件的供应商作为询价对象，并将询价的详细信息形成询价报告报直接上级，同时与直接上级讨论确定两家需要进一步深谈的供应商进行议价。第十一条 采购议价由采购部具体承担，应采用交互议价的方式。第十二条 议价时应兼顾品质，交货期，服务等方面要求。第十三条 采购人员议价完成后，于申购单上填写议价结果，必要时附上书面说明。做成备选方案，供直接上级参考。如有必要直接上级可进一步议价。第十四条 根据议价结果，采购人员和直接上级共同确定一家进行订购。对金额或批量很小的采购无须签合同，应以订购单或协议的形式向供应商订购物料，并将磋商过程中的电

4、话通话内容进行详细的记录，往返的传真资料完整保存，出现纠纷时作为基本的依据。是否需要签订合同由直接上级确定。第十五条 需要签合同的，采购人员负责草拟合同书，合同条款应具体严谨，无重大遗漏。第十六条 拟定的合同书或供应商拟定的合同书由直接上级进行审批，特别重要的采购由高层管理委员会进行议定。第十七条 根据合同书中的具体条款由采购人员负责与供应商进行商务谈判，采购人员不能确定的事项由直接上级确定，特别重要的条款应交高层管理委员会商定。第十八条 采购人员根据公司确认的合同与供应商进行签署合同，并负责监督、跟踪合同的执行情况，发现异常情况及时报告上级，以便共同协商处理方法。第十九条 采购物料到公司后，

5、质量管理部根据相关检验标准进行入库前的质量检验工作。如有质量问题，提出处理意见，按相关程序办理。第二十条 采购人员根据合同规定按时到财务管理办理供应商的采购付款，如不能按时付款，应向供应商讲明原因，取得对方的谅解，保证公司的信用和声誉。第四章 采购质量控制第二十一条 物料订购前，研发部和质量管理部应提供下列文件资料，采购部应在订购单或采购合同内内予以明确规定： 1) 订购物料的规格、技术要求。2) 产品技术等级要求。3) 各种检验规范、标准或适用规格。第二十二条 仓储部库管员负责采购物料的清点数量，确认交货数量与订购合同的数量是否一致，并出具相关入库证明。第二十三条 质量管理部依进料检验规定进

6、行抽样检验，以确定交货品种是否符合品质要求，并按规定填写质量验收单。第二十四条 根据点收、检验结果，对发生短损的，予以更正数量，必要时由采购人员向供应商索赔。第二十五条 对于检验不合格的物料，若质量管理部同意入库，入库应予以明确标识，以确保后续品种的可查性。第二十六条 对不合格的物料，质量管理部做出退货决定后，拟退回的采购物料应由仓管人员清点整理后，通知采购部的采购人员办理退货。第二十七条 退货情形依订购合同条款办理扣款或索赔。第五章 附 则第二十八条 本办法由运作副总助理负责修改，解释。第二十九条 本办法实施后，原有的有关规定自行终止。如另有与本办法相抵触的规定，一律以本办法为准。第三十条

7、运作副总和总经理负责本办法的制定、修改、废止的审批工作。第三十一条 本办法自颁布之日起实施。申 购 单编号： 年 月 日树种名称规格 等级 数量 单位 产地价到厂价需用日期产地 备注申购项目树种名称 厂商 品牌规格等级 单价 总价 预定交货期 采购意见 部长意见询价记录签字采购员 采购部长 （采购金额大于 万元）运作副总：（采购金额大于 万元）总经理：第一联采购部第二联财务部第三联仓储部订购单编号 年 月 日品名 品牌 规格 等级 单价 总价 交货期质量技术要求：付款方式：交货方式：合 同 条 款其他条款：签字 采购方： 供应商：第一联供应商第二联采购部第三联财务部供应商管理办法第一章 总则第

8、一条 为规范公司供应商开发、审核和选择、供应商网络维护等工作，以达到提高采购效率，降低采购成本以及完善采购后续工作的目的，特制定本规章制度。第二条 适用范围：本办法所指的供应商包括原材料供应商、生产辅料供应商、重要包装材料和安装辅料的供应商、生产设备的供应商等。本办法所指的一般供应商指的是公司与之有重复采购行为的供应商，包括原材料供应商、生产辅料供应商、重要包装材料和安装辅料的供应商。第三条 采购部负责供应商管理工作，具体工作的开展应遵照本办法施行。第二章 一般供应商管理程序第四条 供应商信息收集渠道采购部负责收集新供应商的信息，其他有关部门和人员有义务为采购部提供相关的供应商信息。供应商信息

9、收集渠道主要有：1） 曾合作的供应商；2） 各种采购指南；3） 新闻传播媒体，如电视、广播、报纸、网站等；4） 各种产品发布会；5） 各类产品展示（销）会；6） 行业协会、行业或政府的统计调查报告或刊物；7） 同行或供应商介绍；8） 公开征询、供应商主动联络；9） 其他途径。第五条 建立供应商档案采购部负责编制供应商基本资料表 ，并汇总保存，建立供应商档案。供应商基本资料表一般包括下列内容：1） 联系方式：公司名称、负责人、具体负责部门、业务联系人、地址、电话、传真、网址、电子邮件地址、公司账号等；2） 公司概况：如公司规模、实力、公司信用情况、主要市场状况、和公司竞争对手的合作情况、主要客户

10、情况等；3） 产品情况：品种、规格、质量、价格、交货期、付款方式、讨价还价能力等；4） 合作情况；5） 其他必要事项。第六条 供应商审核与选择采购部应该从众多的供应商中筛选出符合公司要求的供应商，作为采购合作的备选。1） 采购部实施采购前，应对拟开发的厂商组织调查工作，由采购、技术、质检、生产人员组成供应商调查小组或评议小组，对供应商实施调查评审，并填写供应商调查报告表 ，目的是了解供应商的综合能力，以确定其可否列为合格供应商名列。2） 评审的结果由各单位做出建议，供总经理核定是否准予成为本公司的合格供应商。3） 未经调查认可的厂商，除总经理特别批准外，不可成为本公司的供应商。4） 对供应商提

11、供的物料价格，由采购部依原料价格、加工费用、付款方式等因素作评审。5） 经调查认为合格的供应商，原则上每年复核一次。6） 若供应商的交货期、品质、价格或服务产生重大变异时，可于一年中随时对供应商作必要的复核。第七条 供应网络维护采购部负责供应商网络的维护工作，具体包括：供应商基本信息的更新、合作情况的评议、供应商的重新审核选择、公共关系的维护等。第三章 生产设备供应商管理程序第八条 生产设备供应商信息收集采购部负责根据公司的发展需要收集有关设备供应商的信息，并建立设备供应商档案。第九条 对于已购买该公司设备的供应商资料，采购部负责保管有关资料，以保证设备的维护、维修、配件采购等售后工作正常开展

12、。第四章 附则第十条 本制度由运作副总助理负责修订和解释，采购部结合具体工作提出修改建议。第十一条 本办法自颁布之日起实施。机器设备管理办法第一章 总则第一条 制定目的为规范机器设备管理业务，使机器设备能满足公司生产需求，保证生产能力能满足公司需求，使机器设备能始终保持良好状态，特制订本办法。第二条 适用范围有关机器设备采购、运输、安装、使用、维护等业务。第二章 管理的权责划分第三条 管理组织1) 生产部为设备的管理单位，负有设备的管理、维护、修理的职责。2) 生产部各个车间为设备的使用单位，负有设备的使用、日常保养的职责。3) 采购部为设备的采购单位，负有设备的选型、采购的职责。第四条 生产

13、部负责设备的统一管理和配置：1) 设备卡与设备档案的建立。2) 设备履历资料的建立。3) 设备保养制度的建立和监督实施。4) 设备维修和大修的组织执行。5) 设备操作规范的建立和监督实施。6) 设备安装、移动、改造、大修的执行。7) 其他的管理事宜。第五条 生产车间负责设备的使用和日常维护：1) 设备的保管。2) 设备的日常保养。3) 设备季度、月度保养。4) 设备操作工的培训。5) 设备购买申请。6) 其他的使用事宜。第六条 采购部负责设备的采购：1) 设备的选型。2) 设备的信息收集、方案比较、采购合同的草拟、采购相关事宜的联络。3) 采购合同的签署、设备的运输的安排。第三章 管理规定第七

14、条 设备购买1) 设备的购买由公司的战略发展计划、年度经营计划决定。2) 购买设备的资金需求应在年度资金预算里列明。临时发生的采购需求应逐级审批，由总经理审定。3) 使用单位提出书面的设备购买申请。4) 通过逐级审批后，由采购部购买。5) 采购部通过信息收集、选型、比价，提出采购方案。6) 采购方案经采购部门主管、财务部会签后，报总经理审批。7) 合同签署后，采购部负责设备的安全运输到公司。8) 经生产部会同使用单位验收合格后，财务部门办理结算手续。9) 验收时考虑设备性能、结构，要求厂商提供设备规格书、说明书、保修单等相关资料。第八条 设备资料管理1) 设备规格书、说明书、保修单应当由生产部

15、归档管理。用时备查。2) 新设备在使用前应当填写设备卡。内容包括：卡号、财产编号、设备名称、型号、规格、价格、制造厂商、设备编号、制造年份、购买时间、体积、重量、用途、电气性能、操作注意事项。3) 生产部负责设备卡的填制工作。4) 做到一机一卡，并将设备卡固定在设备上。5) 建立设备履历，记录设备使用、管理重大事项。第九条 设备管理1) 依据公司固定资产管理办法 ，对每一台设备进行编号。2) 由生产部编制设备台帐，包括设备编号、设备名称、型号规格、适用范围、进度、检验日期、使用单位。3) 由生产部根据设备技术资料和使用情况，编制设备操作说明书 ，包括设备名称、规格型号、操作步骤、日常检查项目、

16、安全事项和其他注意事项。交由使用单位保管。用于操作工的培训。4) 生产部制定设备保养规定，确定日常保养检查项目、定期保养检查项目。5) 使用单位负责日常保养工作，做好记录。6) 生产部制定年度保养计划、大修计划，根据计划，负责维修、大修和改造等工作，做好记录。7) 生产部负责设备技术资料的及时更新和更换。第四章 附 则第十条 配套的固定资产管理办法由行政部组织制定第十一条 本办法由生产部负责修改，解释。同时负责编写设备卡 、 设备台帐和设备操作说明书 。第十二条 本办法实施后，原有的有关规定自行终止。如另有与本办法相抵触的规定，一律以本办法为准第十三条 运作副总和总经理负责本办法的制定、修改、废止的审批工作第十四条 本办法自颁布之日起实施