数码照片归档与管理规范.DOC

1、 1 数码照片 归档与 管理 规范 （ 征求意见稿 ） 1 范围 本标准规定了 数码照片归档 、整理、著录、存储、保管 、 利用 和销毁 的 基本要求 。 本标准适用于 国家 机 关、团体、企事业单位和其他社会组织 数码照片 的收集、 归档与管理工作 。 2 规范性引用文件 下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单 (不包括勘误的内容 )或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。 GB/T 11821-2002 照片档案管理规范 GB/T 17

2、235.1-1998 信息技术 连续色调静态图像的数字压缩及编码 第 1 部分 :要求和指南 GB/T 17235.2-1998 信息技术 连续色调静态图像的数字压缩及编码 第 2 部分 :一致性测试 GB/T 18894-2002 电子文件归档与管理规范 GB/T 20163-2006 中国档案机读目录格式 DA/T 1-2000 档案工作基本术语 DA/T 15-1995 磁性载体档案管理与保护规范 DA/T 18-1999 档案著录规则 DA/T 38-2008 电子文件归 档光盘技术要求和应用规范 3 术语和定义 下列术语和定义适用于本标准 。 3.1 数码照片 digital pho

3、tos 用数字 成像设备 拍摄获得的，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送的静态图像文件。 3.2 数码照片档案 digital photographic records 国家机构、社会组织以及个人在社会活动中形成的，有保存价值 、 归档后的 数码照片。数码照片档案由数码照片 、 EXIF 信息 和 文字说明 组成 。 3.3 2 EXIF 信息 exchangeable image file information 数字 成像设备 在拍摄过程中采集的 并保存在数码照片内的一组参数 。 EXIF（可交换图像文件） 是一个 关于 存储和交换

4、 数码相机图像 文件信息 的标准 ， 可以记录 数码 照片的属性信息和拍摄 信息， 也就是 EXIF 信息，主要包括 数字 成像设备 的 制造厂商 、 型号 、 拍摄 日期 和 时间 、 分辨率、 光圈、快门、 感光度 等信息。 3.4 亮度 brightness 画面的明亮程度 。 3.5 对比度 contrast ratio 对某一设备或环境而言的最亮的白色和最暗的黑色之间的 光强度 的比例 。 3.6 饱和度 saturation 色彩的纯度。 3.7 分 辨率 resolution 单位长度内图像包含的点数或像素数。 一般用每英寸点数 (dpi)表示。 3.8 图像压缩 image c

5、ompression 消除图像冗余或对图像近似的任一种过程。 其目的是对图像以更紧凑的形式表示。 3.9 JPEG(Joint Photographic Expert Group) 由 ISO/IEC 联合图像专家组制定的适用于连续色调（包括灰度和彩色 ） 静止图像压缩算法的国际标准。 JPEG 格式是目前所有通用格式中压缩率最高的格式，图像质量多数情况下均可接受，并且使用范围最广，尤其适用于屏幕和打印显示 ，支持所有主要的计算机平台和Web 浏览器。从存储空间及传输效率考虑，适合于色彩复杂图像的压缩存储。 3.10 TIFF(Tagged Image File Format) 一种基于标记的

6、不丢失信息的无损压缩格式 。 TIFF 是一种灵活的位图图像格式，存储的图像 细微层次的信息较多，图像质量较高，适合于色彩单一图像的压缩存储，并适用 于在应用程序之间和计算机平台之间交换文件。 3.11 3 照片组 photos group 有密切联系的若干张数码照片的集合。 如一次会议、一项活动、一个项目等 反映同一问题或事由的若干张数码照片为一 个照片 组 。 4 归档 4.1 归档 范围 4.1.1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的 数码 照片。 4.1.1.1 领导人和著名人物参加与本单位、本地区有关的 重大公务活动的 数码 照片。 4.1.1.2 本单位组织或参加的重要 活动的

7、 数码 照片。 4.1.1.3 反映本单位重点工程项目、重点科研项目的数码照片 4.1.1.4 本单位、系统劳动模范、先进人物及其典型活动的数码照片 4.1.1.5 本单位荣获的荣誉性奖状、证书、锦旗的数码照片 4.1.1.6 本单位历届领导班子成员的数码照片 4.1.2 记录本单位、本地区重大事件、重大 事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的数码照片。 4.1.3 记录本地区地理概貌、城乡建设、重点工程、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的 数码 照片。 4.1.4 其它 具有保存价值的 数码 照片。 4.2 保管期限 数码照片档案的保管期限按照 数码 照片的价值 划定为 永久或 定

8、期 ，其中 定期一般为 30年 或 10 年。 4.3 归档时间 数码照片 在拍摄完成后，应 及时整理和归档，最迟 在 第二年 6 月底前完成 归档 。 4.4 归档要求 4.4.1归档的数码照片应是用数字 成像设备 直接拍摄形成的原始图像文件，除 调整亮度、对比度、饱和度等 为提高画面质量、增强画面效果的处理 外， 一般不能进行修改。经过 添加、合成、挖补等修改 内容 的 处理 过的数码照片不能 归档 。 4.4.2 对反映同一内容的若干张数码照片，应选择其 中具有代表性和典型性的 数码照片归档 ，所选 数码 照片应能 反映该项活动的全貌， 且 主题鲜明 ，影像 清晰、完整 。 反映同一场景

9、的数码照片 一般 只 归档一张。 4.4.3 归档的数码照片应为 JPEG或 TIFF 格式 。其它 格式的数码照片 应在保证分辨率不变 和 EXIF 信息不丢失 的前提下，将其转换成 JPEG 或 TIFF 格式 进行归档。 4.4.4 归档的数码照片 和照片组 应附加文字说 明。 文字说明 应综合运用事由、时间、 地点、人物、背景、摄影者等要素， 概括揭示 该张数码 照片 或照片组 所反映的 主要内容 。 4.4.5 数码照片 可通过存储到符合要求的脱机载体上进行离线归档，也可 通过 网络 进行在线 归档 。 各单位可根据实际情况 选择相应的归档 方式 。 4.4.6 归档 时，应 对数码

10、照片 进行真实、完整、可用 、 安全 方面的 鉴定、 检测。 4.4.7 具有永久保存价值的数码照片档案，应转换出一套纸质照片同时归档 。 5 整理和著录 5.1 分类 和排列 5.1.1 在同一全宗内，数码照片 档案 按 “ 保管期限 -年度 -照片 组 ” 分类 。 4 5.1.2 同一 照片 组内的 数码照片 档案 按形成时间 或重要程度 排列 。 5.2 命名 数码照片文件采用“保管期限 -年度 -照片 组号 -照片 号” 格式 命名。 保管期限：分别用 “ 01” 、 “ 02” 、 “ 03” 代表 永久、 30 年、 10 年 。 年度：为 4 位阿拉伯数字 。 照片 组 号：

11、为 4 位阿拉伯数字， 同 一 年度 内 的 照片 组从“ 0001”开始 顺序 编 号。 照片 号： 为 4 位阿拉伯数字， 同一 照片 组内 的 数码照片从“ 0001”开始 顺序 编 号。 示 例 1： 2009 年 某单位 拍摄的一组 XX 工作会议 的 数码照片 为 2009 年第一组照片，保管期限 为“永久” ， 存储格式为 JPEG。则 该组 第一张照片的文件名应为： 01-2009-0001-0001.jpg。 5.3 著录 数码照片档案 的 基本著录要求 可参照 GB/T 11821-2002 中 5.5.1 的规定。其中， 数码照片档案 的 著录 项目见 附录 A， 建立

12、数码照片档案 目录数据库时 可参见 附录 B。 6 存储和 保管 6.1 数码照片档案应存储在安全、稳定、可靠且兼容性好的 文件系统或 数据库系统等 数据 存储 管理系统中。 6.2 数码照片的存储 数码照片 档案 可 采用建立 层级文件夹 的形式 进行分类存储。一般应在计算机硬盘建立“数码照片档案”总文件夹；在总文件夹内按不同保管期限和 不同年度建立层级文件夹，并以保管期限和年度命名 层级文件夹；在 年度文件夹内再按不同组分别建立组文件夹，并以该组组号加数码照片主要内容或者事由命名组文件夹，组号与内容或者事由之间加 一个 空格。 示例 2： 某单位 的数码照片档案统一存放在档案室计算机硬盘的

13、非系统分区 D 盘 根目录下 ， 2009 年 该 单位 拍摄的一组 XX 工作会议 的 数码照片 为 2009 年第一组照片，保管期限为“永久” ， 该组 数码 照片应存放在以下路径下： D： 数码照片档案 永久 20090001 XX 工作会议 6.3 文字说明的存储 文字说明可采用 TXT 文件形式 或 数 据库的形式 保存。 若采用 TXT 文件形式 ， 单张照片说明 应 保存在该 张 照片所属照片组的 组文件 夹下 ， 该组 文件夹 内所有照片的文字说明应保 存 在一个 TXT 文件中； 组说明 应 保存在该 组照片形成 年度 的年度 文件夹 下， 该年度 文件夹 内所有照片组的组说

14、明应保 存 在一个 TXT 文件中 。 6.4 存储载体 6.4.1 数码照片档案应存储在 耐久性好的载体上 ， 一式 3 套，一套封存保管，一套供查阅使用，一套异地保存。 6.4.2 本标准推荐采用的 存储 载体，按优先顺序依次为：只读光盘、一次写光盘、磁带、可擦写光盘、硬磁 盘等。不能 用软磁盘 、移动硬盘 作为 数码照片 档案 长期保存的载体。 6.4.3 存储 数码照片档案 的载体或装具上应贴有标签，标 签上应注明载体序号、全宗号、密级、保管期限、存入日期等。 6.5 保管方法 数码照片档案的保管除应符合纸质档案的 保管 要求外，还应符合以下条件： a) 存储 载体应作防写处理。避免擦

15、、划、触摸记录涂层。 b) 单片载体应装盒，竖立存放，且避免挤压。 5 c) 存放时应远离强磁场、强热源，并与有害气体隔离。 d) 环境温度选定范围： 17 20；相对湿度选定范围： 35 45。 6.6 定期 检验 对磁性载体每满 2 年、光盘每满 4 年进行一次抽样 机读检验，抽样率不低于 10%，如发现问题应及时采取恢复措施。 7 利用和 销毁 7.1 利用 数码照片档案的利用 参照 各单位档案利用借阅制度 执行 ， 利用时应 确保 未 开放 数码照片档案的信息安全 。 7.2 鉴定销毁 7.2.1 数码照片档案 的鉴定销毁，参照国家关于档案鉴定销毁的有关规定执行。 7.2.2 属于保密

16、范围的 数码照片档案 ，如存储在不可擦除载体上，应连同存储载体一起销毁。 不属于保密范围的 数码照片档案 可进行逻辑删除。 6 附 录 A （规范性附录） 数码照片档案著录 项目及说明 数码照片档案应至少 包括 以下 著录项目 ：全宗号、保管期 限、年度、部门、照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、题名、文字说明、存储文件名、开放状态。 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久、长期、短期或永久、 30 年、 10 年。 年度：归档年度，采用 4 位阿拉伯数字。 部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持相对一致和稳定。 照片组号： 为 4 位阿拉伯

17、数字， 同 一年度内的组从“ 0001”开始的顺序编号。 照片 号： 为 4 位阿拉伯数字， 同一组内数码照片从“ 0001”开始的顺序编号。 参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。 摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。 时间：数码照片拍摄时间。采用 8 位阿拉伯数字，依次为：年代 4 位，月和日各 2 位，不足的在前补“ 0”。 题名：本张照片的标题。 文字说明：本张照片的说明， 包括事由、 人物 等要素。 存储文件名：本张照片的计算机文件名称。 开放状态：本张照片是否开放的标记，开放为“ T” ,不开放为“ F”。 7 附录 B （资料性附录） 数码照片档案目录 数据库 结构及 字段表 字段名称 字段名 字段类型 字段长度 全宗号 QZH 字符型 6 保管期限 BGQX 字符型 4 年 度 ND 字符型 4 部门 BM 字符型 100 照片组号 ZPZH 字符型 4 照片 号 ZPH 字符型 4 参见号 CJH 字符型 20 摄影者 SYZ 字符型 100 时间 SJ 字符型 8 题名 TM 字符型 160 文字说明 WZSM 字符型 254 存储文件名 CCWJM 字符型 30 开放状态 KFZT 逻辑型 2