国家行政机关公文格式释义.doc

1、 国家行政机关公文格式释义（黑色字体标识部分为国家行政机关公文格式原文，蓝色字体标识部分为所对应原文的释义。 ）1 范围本标准规定了国家行政机关公文通用的纸张要求、印制要求、公文中各要素排列顺序和标识规则。本标准适用于国家各级行政机关制发的公文。其他机关公文可参照执行。使用少数民族文字印制的公文，其格式可参照本标准按有关规定执行。本章规定了标准的内容范围、适用范围和特定范围。（1）内容范围内容范围只涵盖国家行政机关公文（以下简称”公文“）格式中的纸张要求、印制要求、公文各要素的排列顺序和标识规则，并不是公文格式的全部范围。对公文格式的完整要求应是把国家行政机关公文处理办法中对公文格式的要求与本

2、标准结合起来学习。（2）适用范围本标准适用于国家各级行政机关的公文，其他机关、企事业单位的公文可参照执行。所谓参照执行的含义是可以结合自己的实际执行。（3）特定范围办法规定，少数民族自治地区公文可以同时使用少数民族文字。由于少数民族文字的字体、字型和书写习惯与汉字不同，执行本标准在某些地方可参照本标准另行规定。2 引用标准GBT148-1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸在本标准中引用的国家标准 GBT148-1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸 ，主要规定了印刷、书写和绘图纸的幅面尺寸，在一般的公文用纸中，主要是采用印刷纸和书写纸。由于该标准是根据国际标准 ISO218 等同采用过来的，因此

3、其中的纸张幅面尺寸完全与国际标准一致。在 A系列纸型中，公文用纸的纸型为 A4 型，即幅面尺寸为210mm297mm，并规定各裁边的误差为3mm 。因此GBT9704-1999国家行政机关公文格式中规定的公文用纸幅面尺寸的依据就是 GBT148-1997 印刷、书写和绘图纸幅面尺寸。3 定义本标准采用下列定义。3.1 字 Word标识公文中横向距离的长度单位。一个字指一个汉字所占空间。3.2 行 Line标识公文中纵向距离的长度单位。本标准以 3 号字高度加 3 号字高度 78 倍的距离为一基准行；公文标题以 2 号字高度加 2 号字高度 78 倍的距离为一基准行。在本标准中为确定公文中各项要

4、素的位置，就需要对公文的纵向和横向的定位给出统一的规定。为此，对于公文的横向描述形式就是”字“，纵向描述就是”行“。在这两项定义中， ”字“指的就是汉字的横向距离。一”行“的概念（除 2 号标题外）指的是 3 号字高度加其 78倍的距离。因此在标准中所指的一行就是一个固定的数量单位。由这两个定义可以把公文中横纵坐准确地将公文中的任何一个要素加以定位。4 公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为 60gm280gm2 的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度为 8590，横向耐折度15 次，不透明度85，pH 值为 7.59.5。由于公文的特殊地位，一方面要考虑其外观严肃、庄重，另一方面更要考虑其频

5、繁使用和作为档案长期保存的要求，因此对公文用纸的技术指标必须作出相应的规定。公文用纸的质量为 60gm280gm2 的胶版印刷纸或复印纸，是综合考虑了公文用纸的经济性和美观性。经济条件相对差一些的单位可以采用纸张质量不低于 60gm2 的胶版印刷纸，一般公文用纸可以采用 70gm2 的胶版印刷纸。对于一些使用高档印制设备的单位可以采用纸张质量不高于 80gm2 的胶版印刷纸或复印纸。这种相对灵活的规定避免了一刀切的做法，各使用单位可根据自己的情况具体掌握，只要不低于下限或不高于上限均是符合标准的。公文用纸纸张白度是根据与 A 等书写纸和胶版印刷纸相关的国家标准和行业标准关于纸张白度的指标，进行

6、分析总结得来的。纸张白度如果过低，看上去纸张较黑，如同报纸一般，很不庄重；纸张白度过高，反光度加大，看上去晃眼，特别是在晚间，纸张白度过高，对视力影响很大，时间长了很不舒服。横向耐折度15 次是为了保证公文用纸的纸张不能太脆，必须保证一定的柔韧性。因为很多公文需要在较多的层次传阅流转，如果公文用纸过脆，没看几次纸张就发生断裂，使公文不能完整地保存，将直接影响公文效力的发挥。不透明度85是为了保证公文不使用透明度过高的纸张。如果公文用纸的透明度过高，在正反两面所印的文字就会出现相互洇透，看上去文字很花很乱，导致印制质量不高，影响公文的阅示传看。这也是公文用纸的一项重要指标。pH 值为 7.5-9

7、.5 是根据国家档案局制定的行业标准 DAT11-1994文件用纸耐久性测试法中的相关规定确定的。这项行业标准规定，存档时间在 200 年以上的一般耐久纸，其用纸的 pH 值应为 7.5-9.5。出于公文将作为档案长期保存和使用的需要，因此有必要对此项指标加以规定。5 公文用纸幅面及版面尺寸5.1 公文用纸幅面尺寸公文用纸采用 GBT148 中规定的 A4 型纸，其成品幅面尺寸为：210mm297mm，尺寸的允许偏差见 GBT148。5.2 公文页边与版心尺寸公文用纸天头（上白边）为：37mmlmm公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm版心尺寸为：156mm225mm（不含页码）本标准改变了

8、我国公文用纸长期以来一直沿用的 16 开型，而将公文用纸的幅面尺寸改为国际标准纸型 A4 型。作出这项规定应该说是在进行大量调查研究和对改变公文用纸纸型将对我国相应工业系统产生何种影响作调查和分析的基础上得出的。作出这项重大改变主要是基于以下三方面的考虑：（1）采用国际标准已成为国际范围公文用纸的普遍趋势国际标准化组织（ISO ）早在 1975 年就制定了书写纸（书写用纸即日常的办公用纸）的规格标准，即 ISO262：1975，其主要内容就是规定了书写用纸的规格为 A4 型（2l0mm297mm） 。这种纸型由于充分考虑了人体工效的作用，即可容纳较多的信息，又大小适中，让使用者感觉比较舒适。目

9、前常用的复印机、打印机、计算机、传真机等基本上是以 A4 型标准作为基本纸型的。鉴于 A4 型纸是国际标准的纸型，因此得到各国和各国际组织的广泛应用，其公文用纸大多是采用 A4 型纸。国际会议也无一不是采用 A4 型纸作为会议文件用纸。在修订该标准的过程中，修订工作小组专门对许多国家和国际组织正式公文的公文用纸情况进行了调查，在所收集到的公文范例中，无一不是采用 A4 型纸作为公文用纸。（2）我国已基本具备采用国际标准 A4 型公文用纸的条件我国在 1987 年和 1988 年分别等效 ISO6716 和 ISO216 制定了我国国家标准 GBT788 和 GBT148。但考虑到我国的实际情况

10、，在这两项标准中，还规定了我国自己的标准 16 开型。随着国际标准 A4型的普及，各国普遍将 A4 型纸作为公文用纸和书写用纸，同时各种办公自动化设备具备处理 A4 型纸的功能，使 A4 型纸在我国作为书写纸和图书杂志用纸已是大势所趋。为此 GBT148 和 GBT788已作了修订，明确规定国际标准 A 系列作为书写纸和图书杂志开本尺寸，这也为我国公文用纸采用国际标准 A4 型，使我国公文用纸与国际标准接轨奠定了基础。（3）淘汰 16 开型纸的必要性及基本条件分析长期以来，我国在公文用纸方面一直沿用 16 开型。这种纸型标准实际是日本早期用的标准。现今日本已不再使用该种纸型。用这种纸型印制的公

11、文承载有效信息量小，不利于与各国政府或国际组织进行公文交往。16 开型纸作为公文用纸还有一个弊端是其本身无统一规格，还有用 B5 型纸与 l6 开型纸混用的。纸型规格的不一，导致有的政府文件的前后页大小不一，公文质量受到影响，也不严肃。而国际标准 A4 型规格比较严格，无论在哪里买到的 A4 型纸其误差不会超过 lmm，可保证文件用纸纸型的统一。因此淘汰 l6开型公文用纸纸型，采用国际标准 A4 型作为公文用纸是十分必要的。将公文用纸由 l6 开型改为国际标准 A4 型，是我国公文用纸的一场革命性转变。从目前了解到的情况看，我国的印刷设备制造企业已完全能够生产制造符合国际标准 A 系列的印刷设

12、备，并将逐步淘汰旧式生产设备。而且目前使用中的复印机、打印机、轻印刷机，绝大部分都是以 A4 型作为基本纸型，很多政府部门的文印设备也逐步进行了更新，可以印制 A4 型公文。目前，淘汰 16 开型纸，采用 A4 型纸作为公文用纸的时机已经基本成熟。所以在国家行政机关公文处理办法和国家行政机关公文格式国家标准中都明确规定公文用纸规格一般采用国际标准A4 型。6 公文中图文的颜色未作特殊说明公文中图文的颜色均为黑色。公文在一般情况下，除了发文机关标识、眉首的反线和发文机关印章为红色外，其余部分均为黑色。为避免在本标准后面各章条的叙述重复，在此作总体规定。7 排版规格与印制装订要求7.1 排版规格正

13、文用 3 号仿宋体字，文中如有小标题可用 3 号小标宋体字或黑体字，一般每面排 22 行，每行排 28 个字。7.2 制版要求版面干净无底灰，字迹清楚无断划，尺寸标准，版心不斜，误差不超过 lmm。7.3 印刷要求双面印刷；页码套正，两面误差不得超过 2mm。黑色油墨应达到色谱所标 BLl00，红色油墨应达到色谱所标 Y80，M80。印品着墨实、均匀；字面不花、不白、无断划。7.4 装订要求公文应左侧装订，不掉页。包本公文的封面与书芯不脱落，后背平整、不空。两页页码之间误差不超过 4mm。骑马订或平订的订位为两钉钉锯外订眼距书芯上下各 l4 处，允许误差4mm。平订钉锯与书脊间的距离为 3mm

14、5mm；无坏钉、漏钉、重钉，钉脚平伏牢固；后背不可散页明订。裁切成品尺寸误差lmm，四角成90 度，无毛茬或缺损。长期以来，我们的公文缺乏一个较为系统的印刷和装订规范。因此一些公文在印制和装订时由于不知道或不清楚有哪些统一要求，使得公文印制和装订不规范，质量差，也不严肃。所以在修订标准时将公文印制和装订的要求规定下来，主要目的是使从事公文印制和装订的同志能够清楚了解怎样印制和装订公文才是符合国家行业标准的。（1）在标准中给出排版规格是保证公文行数和字数的统一。此规定，是为解决上述经常出现的问题而采取的必要措施。在正常一面满排公文正文的情况下，应按照这一规定执行。但如果遇到下一面将有可能出现空白

15、页时，就需要调整某一面的字数和行数，以保证下一面有公文的正文内容。这种情况就属特殊情况。所以在标准中规定的一般情况是相对特殊情况而言的。（2）在标准中给出制版要求，是保证采用制版印制公文的部门在制版过程中能够有一可操作的规定，以保证公文印制质量，减少不合格公文的出现。（3）在标准中给出印刷要求，是保证公文在印刷过程中的质量控制。关于印刷制品的质量标准是有很多指标的，在此标准中仅给出最基本和最通用的一些印刷技术指标；这些指标只要认真对待是很容易实现的。值得提出的是，为使今后公文在油墨的色谱上能够基本达到一致，在标准中给出了黑色油墨和红色油墨的色谱指标，只要按标准中给出的油墨色谱来印制公文，就可以

16、基本保证公文的颜色的相对一致。（4）在标准中给出装订要求，是保证公文在装订过程中的质量控制。由于公文的特殊作用和为保证公文的长期保存，对公文在装订方面作出统一规定是十分必要的。在我们的调查中发现，一些公文在装订时不规范，散页明订的现象普遍，坏钉现象时有发生，钉锯的钉位也很不规范，因而导致公文掉页现象出现，直接影响公文的完整性。本标准将公文的装订要求加以规定，就是对形成公文的最后一道工序严格把关，以保证公文的质量。8 公文中各要素标识规则本标准将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。置于公文首页红色反线（宽度同版心，即 156mm）以上的各要素统称眉首；置于红色反线（不含）以下至主题词（

17、不含）之间的各要素统称主体；置于主题词以下的各要素统称版记。本标准将公文各要素划分为眉首、主体、版记三部分，是采用了具有多年从事公文处理工作实践经验的同志的建议而确定的。其中”眉首“、 ”版记“两个概念在公文印制行业已多年使用， ”主体“是本标准提出的新概念。之所以这样划分，是为叙述方便，更重要的是这三个部分各有其特点，具有相对的独立性，界限比较明显。眉首的特点是位置相对固定，掌握了本标准对眉首所含各要素位置的规定，就可以设计文件的”红头“部分（具体设计方法后文介绍） 。主体的特点是位置经常变动，依公文内容的长短而定。由于公文实质性的内容均在此部分，称之为”主体“有其道理。版记的特点是位置要依

18、公文主体的构成而定。由于按本标准的规定公文要双面印刷，版记的位置有一个位于哪一面的问题；如果公文有附件，版记还有一个是放在正文后还是放在附件之后的问题。因此版记有必要作为一个单独部分加以叙述。用一个形象的比喻，眉首可称之为公文的”头“，主体称之为公文的”身“，版记称之为公文的”脚“。把公文各要素分为”头“、 ”身“、 ”脚“三部分，既便于从总体上掌握其联系，又便于对其进行”解剖“，掌握其区别。这是本标准对公文结构划分提出的新观点，也是本标准在结构上的最大特点。8.1 眉首8.1.1 公文份数序号公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号。如需标识公文份数序号，用阿拉伯数码顶格标识在版心左上角第 l 行。