办公室系统策略规划.PPT

1、辦公室系統策略規劃,學習目標,辦公室自動化的策略規劃是資訊系統規劃與整體組織規劃的一個元件。區別實施辦公室技術的規劃、分析與設計以及安裝階段。規劃過程中所包含的程序、工具與文件。辦公室系統研究的目標，包含人與活動。在小型組織中辦公室系統規劃的本質。,在辦公室自動化的過程中，在組織管理單位工作的人也應是整體組織策略規劃程序的一部分。因為所謂的辦公室系統包含了用以輔助管理者、專業人員與本公司支援員工在的資訊科技，這些系統會和組織的每一個部份互動，如果能仔細的規劃，將可提昇辦公室系統整體的效率與效能，並改善使用者的工作品質。,在組織資訊系統策略規劃中的辦公室系統與使用者自建系統,有些組織非常慎重地檢

2、視並修改他們對科技的規劃，有些則在認為策略會發生重大改變時才檢視其規劃。規劃是一種持續的程序。整體組織典型的策略規劃可以包括了組織中每個功能區域與支援群組中的元件。辦公室系統和使用者自建系統應是企業資訊系統的一部分，因此辦公室系統的策略規劃也只是資訊系統策略規劃的一部分。,使用者自建系統的定義,使用者自建系統或稱之為終端使用者自行電腦應用（EUC）。其定義是：非資訊部門的電腦使用者，為達到或提升其工作績效及品質，直接透過具有親和力的軟硬體或透過資訊部門專業的協助，來使用軟體工具發展資訊應用，以滿足其資訊需求的過程。,OA / EUC規劃與資訊系統的關係,資訊系統部門規劃了整體組織活動的複雜資訊

3、系統，這包含了支援會計與財務的系統、組織中所有部門都能夠存取的中央資料庫與處理生產及行銷相關資訊的電腦系統，規劃系統來支援資訊科技的終端使用者對資訊的需求，也是占規劃資訊系統中的一部分。不論是這種方式，還是獨立的活動，都屬於一種規劃，而且規劃必須支援組織的整體目標與策略方向，否則科技將再沒有考慮到其影響的情況下被導入。,辦公室系統策略規劃的範圍,規劃階段,策略規劃不單單是安排時程和預測，而是願景。願景的定義是為對不可見事物的感知、敏感的心智以及敏銳的洞察力，也是用來表示察覺目標的洞察力與能力，並發展計畫以達成這些目標，所以規劃就是由願景所驅動的。策略包括了達成複雜的目標要所作的詳細規劃與方法。

4、,辦公室資訊系統的策略規劃包含了整個組織的規劃，因為辦公室系統會影響到組織的每個部份。辦公室科技將可在組織中發揮最大的影響力，這樣的願景是很重要的，因為辦公室系統是支援性的系統，它們必須支援組織的目標。,辦公室系統的策略規劃,組織及現有辦公室系統的評估。找出現有辦公室系統中的問題、沒有效率與沒有效能的程序。收集關於必要系統元件與選擇性系統元件的資料，使得科技和程序的改變能造成最大的改善。撰寫規劃文件，並詳細描述不久的將來、長期的願景以及在環境改變時能夠調整的結構。,分析與設計階段,分析與設計階段會檢查規劃階段所收集的初期資料並找到許多其他的問題，像是獲利性、成本合理性，以及對組織競爭力的貢獻。

5、而現有科技也會被分析，並找到可能的新科技。在這個階段組織會做先導性研究與可行性分析，藉以知道新科技可能發生的衝擊。也會詳細研究終端使用者需求與滿足這些需求的成本。,實施階段,狹義來說，它用來決定與選擇在安裝分析設計階段所建議的系統科技的範圍，像是軟硬體評估、供應商的選擇、技術的安裝與後續的評估。廣義來說，實施代表了從規劃開始，到系統分析與設計，到軟硬體安裝及後續對系統元間的評估及一個完整的分析活動。,規劃環境,辦公室系統規劃的複雜度和組織複雜度與其任務的大小有關。組織過去安裝辦公室科技的經驗暗示了所期望的特定環境，同時與這些因素相關的課題也應在開始大規模安裝新科技前被確認。規劃階段的三個部份：

6、影響規劃的因素、規劃相關的活動、規劃後的產出。,影響規劃的因素,高階管理者的支援。終端使用者的參與。企業規劃或任務的描述。組織結構。,規劃相關的活動,選擇研究小組分析現有組織目標、企業規劃與科技規劃向終端使用者收集資料：使用的科技資訊相關的工作問題需求記錄規劃與程序,規劃後的產出,辦公室系統研究報告辦公室系統的策略規劃（資訊系統的一個策略元件）系統分析與設計的程序,規劃小組,資訊系統專業中，關於使用者層級的技術之觀點變化非常的大，他們對科技的認識與知識及科技能提供給個人的支援都會受到限制，因此獨立的辦公室系統和辦公室自動化專案小組會比將責任加諸在現有群體更好，而由所有會受到辦公司技術影響之群體

7、的代表所組成的辦公室系統小組是最好的選擇。這些群體可能包括了資訊系統、使用者支援、管理性支援、電訊以及資訊/影像管理單位。,辦公室系統分析與設計的支援與一般性地指導可以來自組織外部，但規劃與實施指導最好還是由內部人員來做，因為他們對組織及組織目標的了解，遠比外部的人來的敏銳。因此，內部人員對組織的了解，加上外部顧問的客觀，可以建立一個可運作的實施小組。,辦公室與技術的分析,如果實施是組織策略規劃的一部分，那麼組織中所有單位都應被分析，才能計畫辦公司支援與終端使用者運算設備，規劃小組還必須找出組織中現有的辦公室支援功能並選擇會成為分析與設計目標的功能，這些功能通常包含了：科技被個別管理者、專業員

8、工，或支援人員所使用來建立、生產或傳輸的書面資料。,選擇與監督輔助管理者和專家與員工的責任績效之辦公司支援人員。人工資訊處理活動。紙張、微縮影片與電子資訊或影像存取，包括了資訊重製與控制的系統。聲音通訊系統與服務、各種辦公室服務和收發室。建立系統與程序來訓練與支援非技術性使用者。,管理者與終端使用者的參與,由於辦公室工作遍布在整個組織中，包括了管理在內的組織活動都是很重要的，而高階管理活動的支援又特別重要，因為這些人必須核准改變的計畫與資金，因此高階管理者應被包含在辦公室系統小組中，並在每一個實施階段被告知與參與。實施資訊科技時最嚴重的問題是沒有將最終的使用者包含進來，目前兩個常見的名詞：技術

9、驅動與使用者驅動。,技術驅動導向,許多組織安裝了新技術並改變了組織結構與程序來滿足新技術的需求，由於使用者必須配合技術的需求，因此這個方式被稱為技術驅動導向。,使用者驅動導向,從另一個角度來看，使用者驅動導向包含了分析使用者需求並選擇能協助滿足這些需求的技術。讓使用者從頭參與能在實施時得到許多的好處，如果使用者參與選擇技術，那麼技術就更能滿足他們的需求。如果使用者收集自己的資料，系統研究將會得到更好的資訊也能維持員工的士氣，使用者參與可以減少員工抗拒，並減輕他們認為是被迫接受系統改變的想法。,組織內現有的規劃,首先，包含了對組織的評估，以決定如何計畫辦公室科技的規劃和活動，使其能夠更符合組織的

10、複雜規劃。第二個規劃活動則要紀錄現有系統辦公室自動化的規劃應該配合組織規劃而成為一個整體，因為辦公室科技會支援整個組織，它應該補足整體的企業規劃、一般的資訊系統規劃與其他科技的規劃。,企業規劃,配合著組織評估與高階管理者的參與而開始的策略規劃，而依循著一個一般性的由上而下的評估觀點，這個觀點建議組織評估應以最廣的角度來看組織開始，再進到組織單位與其個別的功能，每一個安裝的科技都應該對滿足組織的基本企業規劃有貢獻。這些企業規劃的改變，包含了規劃改變、發展、成長、與生產 / 服務的改變。,資訊系統,另一個影響辦公室自動化的是資訊系統規劃，它包含了在組織中使用的標準作業環境、標準硬體、作業系統與使用

11、者介面。,電信,不管是聲音、資料、影像和這些類型結合的資訊都會被列在組織的電信規劃中，這個規劃也將影響到在自動化辦公室中做的工作，標準、傳輸設備、現有的網格及規劃的改變都會影響辦公室自動化的選擇。,再造工程,再造工程就是一個在組織中分析企業程序的方法，以確保它們真的支援了企業目標與那些使用它們以達成生產力目標的人。再造工程的結果是以新程序來工作，它有時包含了根本的改變，並放棄了舊有的標準程序，辦公室自動化是這種規劃的一個主要元件，因為人們會在工作場所擁有新的電腦科技來執行重新設計的程序。,整體品質管理,全面品質管理是始於致力改善製造業的生產活動，現在則已推廣到現代化組織的每一個工作，品質改善的

12、工作包含了讓員工參與研究問題、建議解決方案及使用電腦與統計分析來追蹤他們的工作，當這些工作推展到管理單位時，辦公室自動化就成了傳送資訊與電腦功能到工作站的必要元件。,組織概述,組織概述會定義組織的企業規劃，這包含了整個組織的事實與目標和任務、已知的優勢、劣勢、限制與計畫的方向。這樣的概述是辦公室系統策略規劃的一部分，資訊系統與辦公室系統的利基就應該會包含這個概述。雖然這一類的描述通常很一般化，但它應能顯示在不久的將來能提供給使用者支援的架構。,現有辦公室系統與使用者需求,一個重要的和規劃階段有關的活動是記錄現有辦公室系統與使用者需求的評估，這稱之為資料收集。在分析與設計階段，這個資料就會被分析

13、來做系統重新設計的準則與其他資源的建議，包括技術與人員。規劃階段著重於已經被使用的科技、它們如何將被使用，以及新的科技為改善那些工作的生產力與效能。,資料收集活動還有各式各樣的名稱：辦公室系統研究、辦公室自動化研究、可行性研究與使用者需求分析，而我們將統稱為辦公室系統研究。辦公室系統研究是為了找出現有程序與技術的問題，它也定義了現有技術中新的應用需求。它會企圖的去找出目前的狀況並評估需求。,收集資料的技巧與工具,收集資訊時會需要問卷或訪談，而對特定的公司來說，其所使用的工具會受到公司中辦公室工作完成方式的影響。有許多的工具與技巧可以被用來建立目標部門所使用之資訊的本質，以及用以完成資訊處理活動

14、的程序。,訪談,訪談部門主管是很適合用來收集辦公室系統本質的資訊，這樣分析師應可避免個別員工的抗拒，在收集必要之資訊來記載使用者階層之資訊處理活動的本質與數量時，主管會是一個比較好的人選，而訪談時，特別是在找出問題所在時，需讓受訪者完全的真誠與開放。,文件,如果訪談無法完整的描述出部門的程序，那麼在某一段時間內所使用的文件也會有所幫助。像員工的日常活動記錄、文件與完成之表單的複本、以及列印出來的電子檔案都有助於了解其從事之工作的本質，以及在每個工作場所花的時間。,工作衡量,工作衡量是為了建立工作標準或理想生產力而將生產力量化，他是一個控制技術。但系統研究只是要將執行的活動量化，讓新系統能夠處理

15、這樣的工作量。,目標使用者,管理者、專業人員與支援員工，所有的這些使用者所需的資訊科技都是很重要的，因為他們都需要辦公室科技的資源，所以他們都是目標使用者。,目標活動,在辦公室自動化中常被定義為目標的活動包括了：通訊硬體的程序與系統，資訊處理硬體的程序與系統，資訊及影像管理硬體的程序與系統，以及包含了這些活動的支援系統。,通訊,對每一個部門或其他組織單位來說，關於通訊應用的資訊是要去尋找的，如果公司已經建立了通訊稽核，那麼這樣的資訊應可在稽核報告中找到，否則的話，就可以用關於通訊活動的問題來建立一套工具。通訊稽核的定義：所有通訊形式以及關於通訊的媒體、方法、流量及問題的研究。,關於通訊活動的問

16、題,使用什麼媒體？使用什麼支援系統？支援系統是集中式還是分散式？單位中使用了什麼工具？通訊服務的年度成本為何？通訊的路徑與目的為何？整體通訊中的那個部分與哪個媒體有關？部門所採用的那些標準作業程序需要使用電訊技術？,資訊處理,辦公室系統研究中特別引人注目的是那些仍舊存在的勞力密集資訊處理活動，像是準備要輸入電子處理系統的資訊與輸入到中央電腦系統的資料，這個研究可以了解在該單位中現有的資訊處理科技之應用，而關於資訊處理活動的問題，用於研究資料處理工具的一部分，應能提供問題的解答。,關於資訊處理活動的問題,來自於部門的那些資訊的來源、媒體、數量與格式需要進一步的處理？那些作業的執行需要這個資訊？那

17、些文件是在這個部門產生？那些檔案要讓部門中的員工存取以執行他們的工作？單位中那些資訊處理硬體是由人員所使用？部門中使用了那些資訊儲存科技？那些資訊儲存科技是放在其他地方並透過通訊連結來存取？使用了哪些資訊輸出設備？資訊處理中所包含的那些標準作業程序是由這個單位所完成？,資訊及影像管理,資訊及影像管理分析確定了位於單位中或由其他來源取得之實體資訊媒體，這些資料的收集會需要一些更進階的科技，而像磁碟文件檔案、資料庫檔案與掃描文件影像等由單位建立或存取的電子記錄也會被定義。而有關資訊及影像管理的問題，其答案將有助於建立資訊管理活動。,關於資訊及影像管理的問題,部門中放置了那些可見的資訊媒體？集中設備

18、中有那些是為了部門而存在？量的單位是英吋還是立方呎？每一個實體媒體類型的來源為何？部門員工使用的非實體資訊檔案為何？用以存取儲存之資訊的技術為何？每一個媒體類型使用的頻率為何？每一個可見媒體類型的配置為何？是否存在資訊保留程序？是否有保護重要資訊的規劃？是否有組織所使用的文獻？各種媒體類型使用的參照記錄為何？這個部門在資訊的建立、儲存或擷取時所採用的標準作業程序為何？,行政支援,收集關於行政支援活動的資料應該包括了電訊、資訊處理或資訊及影像管理無關的秘書與書記活動。而有關於行政資源這方面的問題也應獲得解答。,關於行政支援的問題,指派到這個部門的員工中有多少人執行行政支援功能？每個支援員工的工作

19、準則有多少？執行之工作的本質與花在每個工作上的時間比例為何？可由部門外取得哪些支援服務？用以執行文書處理的資訊技術工具為何？文字如何產生？由單位所產生的通訊量為何？單位能取得影本服務為何？在單位中提供這些服務的標準作業程序為何？哪些資源服務是由這個單位或其他單位所提供？,子系統的責任,系統研究應分出各個功能性領域的責任。誰監督員工執行這些功能？監督者向誰報告？包含了職銜及這些人主要的工作與責任的詳細組織圖將會有所幫助。擁有專業與相關工作經驗的監督者要監督哪些員工？哪些員工需由主管來監督，或不管該員工是否有執行該工作的專業或經驗？,問題,分析師也應花費心力找出部門主管與監督者所認為辦公司功能的品

20、質問題。是程序造成的問題嗎？能取得的行政支援是否恰當？是否會有工作分配的問題？部門是否有取得所有需要的行政支援？花了多少加班時間？一般部門員工之工作生活品質的評估結果是如何？,現有的標準作業程序,部門之所以特別被注意，是由於它們被視為做前導安裝的單位，因此需要詳細的程序分析來探討該領域中標準作業程序的本質問題，而對其他單位的詳細檢查則會被延緩，特別是在預期實施時間會持續很久時。,辦公室系統的策略規劃,辦公室系統研究報告是一個對目前辦公室系統狀態的特定描述，他詳細到可以做引導進一步的分析與實施（參考圖10-11）。策略規劃是一份獨立的文件，它說明了在實施系統改變時組織的短期與長期策略，這個策略會

21、成為使用科技來提昇組織中人力價值的藍圖。,辦公室系統研究報告,辦公室系統研究報告顯示了小組對使用者現有技術的研究，它總結了已收集到有關使用者工作及需求的資料，將會在系統改變的過程中受到影響，如果前導安裝發生在系統與研究前，那麼這些經驗的資料也應包含進來，這份報告也被稱為辦公室自動化的可行性報告。,假設分析師的結論認為改變是可行的，那麼報告將會提出建議、檢視成本效益分析並提出與整體策略規劃一致的時間表。但如果建議並不適合組織的策略規劃，調整改變的計畫也應包含在內。辦公室系統研究應該包含下列的主題：主管總結（整份報告的結論）檢視現有技術,檢視使用者需求：通訊資訊存取、資訊處理資訊 / 影像管理行政

22、方面的支援系統建議技術與的改變人性因素環境因素,基本以建議硬體軟體程序的改變通訊系統額外分析的建議成本效益分析成本調整前導研究使用者政策發展,假如組織的分析已經完成，小組就能夠描述組織，提出進一步研究的廣泛策略，並描述安裝、測試及評估短程與長程目標。由於策略規劃的影響時間很長，因此一些在辦公室系統研究報告中的資訊會重複出現。所以這個規劃在分析與設計階段完成前都不應該結束。,短程策略,這個部分的計劃建議了最有可能被改善資訊活動的單位或部門。也檢視了系統、硬體、軟體與供應商的身份。並涵蓋了協調辦公室系統之永久責任的安排，如果存在或建議了獨立的辦公室系統或辦公室自動化單位，那麼他的配置、職權與員工也

23、要被說明。這個計畫應該建議安裝的時程與一般程序，而且也應描述所需的工作結構改變、訓練需求與人員配置，預期對使用者帶來的利益，包括了工作生活品質的改善，也因被檢視。,成本效益分析也可以是規劃的一部份，如果這真的是策略，那麼規劃就應建議符合運算的程序，並包含財務方面的影響，像是預期的回收時間與生產力的改善，但這些資料的產生有時是很困難而且昂貴的，只有少量研究的資料可以用來証明辦公室自動化的利益，但許多公司所認為技術安裝的損益平衡點是比較短的。,前導與雛型建議,典型的短程策略包含了雛型與前導系統，這兩者都包括了對系統與科技之實驗性質的嘗試。雛型是非常小的安裝，有時硬體系統的供應商會借出一部分的儀器來

24、做雛形分析。前導安裝的規模則比較大，但還是小到讓組織可以在投入大量資源前放棄該系統。策略規劃會明訂組織中被選擇作為雛型與前導安裝的單位以及將執行的分析本質。,實施目標,策略規劃所處理的，是技術的第一次安裝與計畫現有安裝的升級或改變，由於大多數組織已經使用一些形式的辦公室技術。因此辦公司自動化的策略規劃將會較常處理改變而非第一次安裝。規劃應該指出執行新安裝與改變的部門，並給它們機會去做特定的規劃。,長程策略,資訊科技的長程規劃應該是非常一般化的，因為進步的步調太快而無法做四、五年之後的規劃。因此長程規劃會很像政策的描述，他們溝通了組織對使用技術來支援行政活動並提供進步之環境的承諾，他們有時被稱為

25、實驗法，而且在私人企業中，會成為保有組織競爭力的依據。,小型企業的辦公室系統規劃,小型企業也會和複雜組織一樣有規劃，不過程序有點不一樣。小企業會傾向購買全包電腦系統，只要插上電就可以使用的套裝電腦、週邊設備與軟體，小企業在購買這類系統時常常是諮詢一或兩個供應商，而且購買的系統只用於記錄的保存與文書處理。,總結,辦公室系統的策略規劃是一套決定新系統或重新設計之系統如何與現有組織結構整合的程序，領導階層的知識與興趣、高階管理者的支持、使用者參與其員工導向都有助於有效的規劃，這個程序包含了分析使用者需求及找出能滿足這些需求的解答，策略規劃對整個組織而言是一個理想的運作狀況。,總結,在策略規劃的過程中

26、，辦公室系統小組也會研究目前對相關科技其人員系統的計畫，由於辦公室系統會影響整個組織，因此這是必要的，而且在以這個觀點來規劃時，也會是最有效的。策略規劃是一份文件，它建立了辦公室自動化與企業規劃的關係，以及溝通安裝系統改變和預測成本效益衝擊的策略。,總結,為了安裝辦公室系統，辦公室系統研究會仔細收集目標單位中關於人員、程序與問題的資訊，通訊、資訊處理、資訊/影像管理與行政支援活動都是研究的重點。結合了分析與設計活動的規劃所建立的文件有助於系統的實施，而其他的規劃文件則會指出潛在的科技改變與進一步分析的群組或部門。,總結,策略規劃包含了對設定辦公室自動化進一步目標的廣泛描述，並將策略分成短程與長程策略的時程。雖然方法可能不同，但對於小型企業和複雜組織來說，策略規劃都是一樣重要的。,