人力资源部部门专用章管理办法.doc

1、1北京首佳投资管理有限公司人力资源部部门专用章管理办法一一一 总则一一一 为进一步完善人力资源部部门专用章管理工作，保护公司法定权益，保证专 用章保管与使用的安全和规范，根据人力资源部实际情况，特制订本办法。一一一 本办法适用于北京首佳投资管理有限公司、北京首佳房地产评估有限公司、北京首佳联合资产评估有限公司、北京首佳联盟投资顾问有限公司、北京首佳联信房地产经纪有限公司、北京首佳联诚房地产测量有限公司，以及其他关联公司。一一一 本办法中所指专用章包括上述各公司人力资源部部门专用章。一一一 专用章的使用范围公司对外签发的人事文件;公司与相关单位联合签发的人事文件;由公司出具的人事证明及有关材料等

2、。一一一 专用章的管理部门及权限管理一一一 专用章的管理部门1、人力资源部部 门专用章由投资公司人力资源部负责管理和使用；2、专用章管理 员岗位基本要求：在首佳公司工作一年以上的正式员工，责任心强。一一一 专用章使用的签批权限2专用章使用的签批权限为公司法定代表人及其授权人，被授权人原则上为人力资源部副经理及以上人员，授权期限为一年，专用章使用签批授权书见附件一。一一一 专用章的审批流程一一一 用印流程网上 审批：用印人填写人力资源部部门专用章使用审批表 (见附件二) ，并将需要盖章文件作为附件（除公司营业执照、资质）一并提交人力资源部副总经理、总经理 对用印文件的效用进行核查并审批依据本办法

3、所规定的有关权限领导对用印文件的效用进行核查并审批专用章管理员复核实际用印文件与附件的一致性后用印专用章管理员将审批单及用印文件复印件存档纸版 审批：用印人无法提供用印文件电子版时，应持用印文件复印件和审批表由相关领导当面审批，并在用印文件复印件上骑缝签名专用章管理员对审批单、 经骑缝审 批的用印文件复印件与用印文件原件进行对照审验用印人在印章使用登记簿（见附件四）上登记相关信息后用印专用章管理员将审批单及用印文件复印件存档。一一一 专用章借出流程借章人填写人力资源部部门专用章借出审批单(见附件三 )，并确定监章人人力资源部负责人审批依据本办法所规定的有关权限领3导对用印文件的效用进行核查并审

4、批专用章管理员密封印章，并交至借章人借章人在申请期限内归还监章人确认用印符合本规定。第四章 专用章使用的相关规定一一一 用印原则专用章的名称与用印文件的落款要一致；用印文件应先签字并注明日期后方可用印，合同用印应先由合同授权签约代表人签字并注明日期后，方可用印；用印文件在两页以上时应加盖骑缝章；用印人应确保印迹端正清晰，用印位置 应压 盖签字或公司名称，并注意骑年压月；禁止在手写文件上加盖人力资源部部门专用章；禁止在内容填写不全的文件或空白的纸张、介绍信、便函、 证件、授权委托书、 业务报表、邀 请函、合同上加盖 专用章。一一一 专用章借出原则专用章外借 应密封，开启和用印完毕后应由借出人和监

5、章人同时在场并签字；如遇封口破损的情况，借章人应当立即停止专用章使用，并电话通知专用章管理员，及时交回专用章管理部门，并查明原因；专用章借出 须在申 请时限内归还，超期不还的，所有责任由借出人一并承担；4监章人应为正式员工；借出印章超过 12 小时者， 监章人应当为一级部门负责人及以上级别人员；同一事项重复借出印章时，监章人不得为同一人；归还专 用章时，监章人应确认借出申请单上的用印是否符合规定后签字。一一一一 特殊情形下用印公司法定代表人或其授权人无法及时审批时，用印人应向审批人电话沟通，说明用印内容和事项， 审批人向专用章管理员确认同意后方可用印，用印人应当在审批单上注明“电话同意”并署名

6、。专用章管理员应确保事后审批人签批。各公司对应权限管理领导亲自签署的文件、业务报表 、邀请函等，可直接加盖相应公司的专用章，但用印人仍应按照本规定填写专用章使用审批单并将复印件交专用章管理员留存以完善相关档案，依据本项规定填写的单据无需审批人签字。一一一 专用章的日常管理一一一一 专用章的刻制( )人力资源部部门专用章刻制由总裁办负责，提交书面申请并经各公司实际经营负责人及董事长核准后，到公安机关指定场所办理相关手续，任何人不得私刻、复制；( )刻制申请中应说明专用章的种类、名称、形式、使用范围及管理权限。一一一一 专用章的验收5投资公司总裁办主任负责检查专用章质量及使用痕迹（新章启用前不允许

7、有使用过的痕迹），确 认合格后，交付人力资源部部门专用章管理员保管。一一一一 专用章的启用投资公司总裁办负责对人力资源部部门专用章进行登记、留样并确定专用章管理员。 专用章启用 时由总裁办下发关于启用_（专用印）的通知， （见 附件五）注明启用日期、 发放单位、使用范 围、启用印模及 专用章管理员姓名。总裁办向人力资源部部门专用章管理员移交印章时，应填写公司印章留样备案表（见附件六），并登入印章登记台账（见附件七），注明名称、类型、枚数、保管部门、保管人、保管部门负责人， 公司印章留样备案表由投资公司董事长指定专人永久保存， 公司印章留样备案表保管员与专用章管理员不得为同一人。一一一一 专用章

8、的保管专用章保管应遵守安全可靠的原则，加锁保存，专用章管理员不得私自委托他人代管专用章。一一一一 专用章的移交与临时保管专用章管理员调岗时， 应填写印章交接 单（见附件八）， 连同其管理的专用章记录和档案一并移交，由人力资源部总经理确定接收人，并由法定代表人授权。专用章管理员离职时，其管理的 专用章记录 和档案应作为员工离职移交工作的一部分。须办理分管专用章的移交手续并填写印章管6理人离职交接单（见附件九）后方可办理离职手续。专用章管理员休假、外出时，由人力资源部总经理委派专人临时保管，确保临时 保管员熟悉本规定的相关要求，并填写专用章临时保管登记表（见附件十）登记备案相关信息。一一一一 专用

9、章的废止公司决定需要停用专用章的， 经董事长签字同意后由总裁办下发关于公司停用有关_（专用印）的通知（见附件十一）将停用原因、时间通知公司各有关部门，并将停用的专用章封存。废止专用章由董事长指定专人保存五年。专用章丢失时，专用章管理员应当及时向总裁办主任书面报告，总裁办主任向董事长进行汇报并应及时采取相关补救措施，包括但不限于追查印章下落、公告印章作废、对责任人进行处罚等。一一一一 用印文件的管理用印审批单及用印文件复印件（除业务报告、公司营业执照、 资质）应按月存档，并制作档案目录，列明用印人、日期、用印事项。特殊原因不能留存复印件的，应在印章使用登 记簿（见附件四）上登记相关事项。一一一一

10、 专用章管理员应于每年度 6 月 30 前、12 月 31 日前将该期间填写的印章使用登记簿、OA 系统打印的用印目录及用印资料档案全部移交至档案管理员存档。一一一 专用章的管理职责7一一一一 用印人负责按本规定正确填写用印申请；负责按照专用章审批人的意见用印或办理事项；负责确保用印文件内容、数量与所提申请的内容、数量的一致性；负责按要求将用印文件归档；负责对本人借出专用章的安全保管。一一一一一 专用章管理员负责复核用印文件内容、数量与所提申请的内容、数量的一致性；负责专用章的日常保管与使用安全，确保印章清晰、端正、符合规范；负责复核专用章审批流程是否符合本规定；负责将用印审批单和用印文件复印

11、件存档。一一一一一 监章人负责监督借出印章的使用与保管；负责审核用印文件内容、数量与所提申请的内容、数量的一致性。一一一一一 一级部门负责 人负责专用章使用申请的初审；在不损害公司利益的基础上负责确保用印文件使用事项的必要性、合法性。一一一一一 各公司法定代表人及其授 权人负责专 用章使用申 请的终审；在不 损害公司利益的基 础上负责确保用印文件使用事项的合法性。8一一一 罚则 一一一一一 处罚原则根据事件对公司名誉或经济利益所造成的影响程度，给予相关责任人纪律处分（包括通报批评、扣罚奖金、降 职、除名）、追究经济责任直至法律责任。一一一一一 专用章审批的相关 责任用印或办理事项不符合公司规定

12、、要求，未 经核实擅自审批的，一级部门负责人承担直接责任，有关权限领导承担管理责任，按情节轻重，给予相关责任人纪律处分（包括通报批评、扣罚奖金、降职、除名）、追究 经济责任直至法律责任。专用章使用的相关责任专用章使用人不经批准，私盖或偷盖印章的， 给予纪律处分直至除名；给公司造成经济损失或名誉损失的，按情节轻重，追究其经济责任直至法律责任。一一一一一 专用章管理的相关 责任专用章管理员履行职责不力，因管理不善，被他人偷盖专用章或不经批准使用专用章的，按情 节轻重， 给予专用章管理 员纪律处分直至除名；因印章管理不善造成专用章丢失的，对专用章管理员予以除名；给公司造成经济损失或名誉损失的，按情节

13、轻重，追究其 经济责任直至法律责任。第七章 附则一一一一一 本办法从发布之日起实行，解释权归投资公司人力资源部。9北京首佳投 资管理有限公司二一一年十月十八日10专用章使用流程提交用印文件电子版 无用印文件电子版 专用章借出及归还流程填写专用章使用审批表人力资源部负责人、有关领导在 OA 进行网上审批人力资源部负责人、有关领导对用印文件复印件、审批表进行纸版审批并在用印文件复印件骑缝签名专用章管理员复核 用印 专用章管理员存档审批单、用印文件复印件填写专用章借出审批表 “借出”部分，明确监章人人力资源部负责人、有关领导在 OA 进行网上审批专用章管理员密封专用章借章人、监章人共同在场接收专用章用印借章人、监章人共同在场密封专用章；监章人填写专用章借出审批表 “归还”部分，并签字交还专用章用印人填写印章使用登记簿 ，签字确认专用章管理员存档审批单