档案管理及利用.doc

1、1档 案 保 管 及 利 用一、档案的作用一般作用和特殊作用档案的一般作用是指档案在人们的日常工作、学习和生活等各方面所发挥的广泛而又普遍的作用。归纳起来有以下五个方面：1、档案是机关工作的有效工具。在机关工作中，领导和工作人员为了有效地进行领导和各项业务活动，需要依靠大量的档案，以熟悉情况，制订工作计划，总结工作经验和教训，处理日常事务等等。比如：机关 领导制订有关政策或处理某个事 务，需要以先前的有关制度和方法为依据，如果“ 无档可查”，光凭 记忆， 许多时隔日久的事件和有关条文被遗忘，就会给工作带来困难。而一旦有了档案，就有助于领导进行科学的管理，提高机关工作效率。2、档案是经济建设的重

2、要依据。科技档案和某些专门档案，记载和反映了工农业生产和各种经济活动面貌，它是前人 劳动智慧的结晶，利用档案为各项经济建设服务，可以大大地节省人力、物力和财力，避免重复劳动，提高经济效益。比如，有些施工单位不重视利用档案图纸，结果施工中挖断电缆、水管、煤气管等等，使通 讯中断，停水、停电等等。3、档案是政治斗争的有力武器。比如，纠正文革期间的冤假错案。4、档案是科学研究的必要条件。比如，编写地方志和机关史等。5、档案是宣传教育的生动素材。比如，在各种宣传、展 览活动中，陈列一些历史文件，能够加强说服力，在期刊或报纸上，刊登一些历史照片，就能形象地再现历史面貌。档案的特殊作用是指档案在人们社会活

3、动中具有的其他文献所不能代替的作用。它主要指档案的凭证作用和参考作用。1、档案的凭证作用。档案是历史的真凭实据，具有一种法律效用。档案是自然形成的，它是从工作活动中直接使用的文件转 化而成的，并不是事后 为使用而专门编制出来的，这种形成的自然性，决定了档案 记录历史情况的客 观性，档案是令人信服的历史证据。2、档案的参考作用。档案的参考作用，其主要特点在于它的可靠性和广泛性。（1）档案参考作用具有较大的可靠性。档案是原始记录，是第一手的资料。2（2）档案参考作用具有一定的广泛性。档案是人类在活动中形成的，人类的活动是广泛的，因而，档案也是很广泛的。同时，在内容上也是丰富的，它是各单位和个人广泛

4、利用的资料。二、档案工作的八个业务环节档案工作的八个业务环节：收集、整理、鉴定(移交)、保管、统计、检索、利用、编研档案工作的八个业务环节是怎样形成的？档案的前身是文件，而文件是随着工作活动分散形成的，为了今后使用方便，需要对分散的文件加以挑选，择其重要的一部分集中保存，以备今后利用，这就形成了档案的收集工作。档案收集工作是指文件由分散到集中的过程，它是档案工作的起点。收集起来的档案是相对零乱的，因为档案数量较多，内容复杂，为着管理需要和日后查找方便，还需要对零乱的档案进行分门别类，逐步条理化，这就形成了档案的整理工作。档案整理工作是指档案由零乱到系统的过程，这是档案工作的基础。由于档案数量日

5、益增多，有些档案失去了保存价值，为防止庞杂，就需要剔除那些丧失了保存价值档案，还要区分档案不同的保存价值，以便分级保管档案和发挥重要档案的作用，这就形成了档案的鉴定工作。由于自然和人为的各种因素，档案总是处于渐变性的自毁过程，甚至可能遭到突变性的破坏，比如：纸张发黄、字迹褪色，或遭受火灾、3水灾等等，为了解决档案的不断损毁和长远利用的矛盾，就需要将档案妥善地保管起来，采取各种保护措施，保证其完整和齐全，尽量延长其寿命，这就形成了档案的保管工作。对档案进行科学的管理，首先需要对档案和档案工作的情况进行全面了解，做到“胸中有数” ，因此，对档案和档案工作的状况进行数量的统计、分析和研究，就形成了档

6、案的统计工作。档案数量很多，基本上是按自身规律整理和存放的，但社会各界利用档案的要求则是特定的，又是多方面的，利用者面对堆积如山的档案，要查找自己所需要的档案材料，犹如“大海捞针” ，这就需要编制一些查找工具，从各种途径提示档案的内容和成分，供利用者使用，以解决数量庞大的馆藏与利用者特定需要的矛盾，这就形成了档案的检索工作。保存档案的目的是提供档案为各项工作服务，充分发挥档案作用。为了能使档案的作用及时、充分的发挥出来，需要我们开辟各种途径，采取各种形成和方式，向利用者介绍档案馆（室）藏，提供利用，这就形成了档案的利用工作。档案的特点是原始记录，多为孤本，价值珍贵，在提供利用中，一般只用于馆内

7、借阅。为了更加广泛而又主动地提供档案为更多的利用者服务，同时，也为了保护档案的原件，就需要对浩瀚的档案史料进行研究，汇编并出版档案史料，在更大范围内发挥档案的作用，这就形成了档案的编研工作。档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索等各个环节，都是为档案提供利用创造条件的，因此，它们都属于基础工作范畴。利用和编4研是直接发挥档案作用的一项工作，属于利用工作范畴。三、档案的移交按照中华人民共和国档案法 、 中华人民共和国档案法实施办法 、海口市档案管理办法 ，向市档案馆移交档案的范围、时间和要求如下：1、档案的移交范围文书档案、业务档案、声像档案、实物档案及其档案目录和其它参考资料。另，依据海南省

8、档案局琼档字200936 号“关于公安、检察院、金融系统等单位档案移交进馆问题的通知”。公安机关工作机构应依照国家规定定期将公安机关在行使国家行政管理职能活动中形成的党政领导行政管理方面等具有永久保存价值的档案，向同级国家综合档案馆移交；检察院系统档案可在本单位保存五十年后再行移交。如地方检察院主动提前移交档案，同级综合档案馆可以接收。2、移交档案的时间向档案馆移交档案的时间可以分为逐年移交和定期移交。逐年移交即各机关单位每年将保存期满（10 年）的档案向档案馆移交。定期移交即各机关单位每隔一定年限移交保存期满的档案，如每隔 5 年移交一次。撤销机关应责成专人清理档案，按照入馆要求及时向档案馆

9、移交。如果机关的保管条件恶劣，可能导致档案不安全或严重损毁，经同级档案行政管理部门同意，可以提前移交。专业性较强或需要保密的档5案，可以延长移交的期限。注：提前移交、延迟移交都必须以书面形式征得同级档案行政管理部门的同意。3、移交档案的要求分类科学，保管期限划分准确，排列条理，填写件号、页号及封面，编制档案目录等。规范填写档案交接文据一式两份。还应移交有助于了解机关历史和档案内容的各种资料。档案交接文据 (表 1)填写要求四、档案的保管和防护1、档案保管工作的基本要求（1）以防为主，防治结合。要采用科学的保管技术，不断改善保管条件，切实做好预防工作，防止档案的损毁。档案的损毁既有人为的原因，也

10、有自然的因素。因此，做好防破坏、防盗窃、防磨损、防污损、防火、防水、防潮湿、防高温、防虫、防尘、防光、防鼠、防震等工作，是档案保管工作中的主导方面。其次是治，一旦档案遭到损坏，应立即进行处置，如追查处理被盗、丢失、毁坏、污损以及遭火、水害档案的原因和责任者；对破损的和字迹褪变档案进行字迹恢复和加固工作，以延长档案的寿命。 “防”是档案保护的主要方面，要采取积极措施认真做好；“治”是补救措施，不可忽视。 “防”和“治”是相到促进，相辅相成的，不可偏废。6（2）加强重点、照顾一般。做好档案保管工作，需要根据其价值将档案文件分为重点保护对象和一般保护对象，对于需要永久保管的档案以及重要立档单位的档案

11、，应该加强措施，重点保护。（3）立足长远，保证眼前。立足长远是指档案保管工作要着眼于党和国家的长远利用。保证眼前是指档案保管工作要保证当前各项工作的现实利用。立足长远与保证眼前，都是档案保管工作的目的，因此，不应片面强调保护档案而不考虑利用方便，同时也不能只迁就一时利用方便而不顾及档案保护。以致影响档案长远利用。2、档案库房选址档案库房是保存档案的场所，是保护档案和延长档案寿命的最基本的物质条件。各级各类档案馆（室）必须建有适宜保管档案的库房，才能有效地开展各项业务工作。作为中小型档案室，单独兴建档案库房的可能性不大，一般是附设在机关办公楼内。选择机关档案库房时应注意：一般不宜将其设在机关办公

12、楼的底层和顶层，以防潮湿和高温、渗雨；不宜将其靠近厕所、盥洗室和锅炉房,以防水患和火灾发生以及有害气体对档案的影响；不宜将其设在办公楼西侧和南侧，以防高温和阳光直射。机关档案库房必须与档案人员的办公室和生活间分设，并对门窗予以加固，使其尽量达到防盗、防火、防水、防虫、防光、防尘、防有害气体的要求。3、档案装具的排放和编号档案装具应按制作材料、形状、高矮来分类排放，既要充分利用空间，又不能太拥挤，主要通道宽度不应少于 1 米；装具与装具之间的间7距为 80 厘米左右；有窗的库房，装具应与窗垂直排放，以便通风和防止阳光直射。档案装具最好不要紧靠墙壁，以防潮湿和白蚁。所有档案装具应统一编号。方法是以

13、库房为单位流水编号，在机关档案室，档案库房不多，可以编一个流水号。在一间库房内，档案装具的编号顺序是：自门口起，从左向右，回行时从右至左编顺序号，一套档案箱的上、下层也要编号，其方法是从上而下逐个编箱号。档案装具的编号是为了便于查找和统计档案，也是库房管理的前期工作。4、档案存放按档案的门类、档案所属年度结合保管期限，分库分箱存放。档案上架应严格按照档号的顺序进行。目前，档案上架一般有两种方式：竖放和平放。竖放时，档号小号在左，大号在右；平放时，小号在上，大号在下，堆叠高度不得超过 40 厘米，以免机械磨损。标签：箱 号 档案门类 起止年度5 文书档案 2002-20045、档案的安全保护档案

14、的安全保护是指通过一定制度和采取专门技术措施，来防止与和减少档案损毁因素的工作。（1）控制与调节库房温湿度不适宜的温度与湿度，会直接影响档案制成材料的耐久性，加速不利因素对档案的破坏作用。温度过高，纸张原有水分蒸发，文件会干燥发脆，而折程度降低，甚至变色、发黄。湿度过大，纸张容易生霉和繁8殖其他有害细菌。不适宜的温度、湿度，对声像档案的危害更为严重。温湿度超过规定标准时，照片底片的感光层药膜，极易发霉、变质，便底片腐蚀，录音、录像、磁带则会变脆或变形。库房温湿度记录表 （表 2）填写要求库房及技术业务用房的室内温湿度标准 （表 3）序号 用房名称室内干球 温度()室内相对 湿度() 备 注1

15、设有空调的档案库房 1424 4560每昼夜温度变化不应大于2，相对温度变化不应大于 52不设空调的档案库房（设有采暖时）（不设有采暖时）不低于 14暂不作规定45604560每昼夜相对温度变化不应大于 53 缩微拷贝片库 1424 50504 缩微母片库 1315 35405 录 音 室 2025 50606 裱 糊 室 1828 50707 静电复印、保护技术试验及缩微工作用房 1828 5060 有一定的洁净要求8 计算机房 21 4559 陈 列 室 1430 4560降低温度主要是从两个方面采取措施，一方面是室内降温，主要靠空调设备；另一方面是减少室外热空气和太阳光的辐射对室内的影响

16、，主要措施有悬持窗帘，密闭朝阳门窗，对房顶和墙体加修隔热层和适当通风降温。降低湿度的办法也是从两个方面采取措施：一方面是室内去湿，即安装去湿机和放置吸湿剂。吸湿剂有生石灰、无水氯化钙、硅胶、木炭9等，吸湿后要及时清理与更换。另一方面是通风降湿，即在库内温、湿度都高于库外时，或库内温度比库外高而相对湿度相等时，或库内相对湿度比库外高而温度相等时，均可通过通风收到降低库内湿度的效果。降温、降湿均属于对库房温湿度的调节。要使库房温湿度达到所要求的标准，还必须注意采取控制措施。在通风降温去湿措施采取后以及在室内降温、去湿过程中，都要关闭门窗，及时对库房采取密闭措施，以巩固降温、去湿效果。（2）保卫与保

17、密档案库房要有严密的管理制度。库房管理人员一定要做好防盗工作，尽最大努力堵塞一切可能失窃的漏洞。非库房管理人员，未经批准，不得随便入库。对出入库房的档案，应进行仔细清点和登记。在库房管理工作上还必须杜绝一切失密的可能，管理人员非因工作不得谈论档案的内容。关于库房内档案存放状况和管理制度的某些具体内容，也应列入档案室的保密范围。（3）防火必须建立和执行严格的防火制度，并把防火作为经常性的重要任务之一。防火工作的基本内容为消防火灾因素和做好灭火准备两个方面：首先要加强检查，消除发生火灾的一切可能性。要定期检查电气设备和输电线路，发现不安全因素立刻排除。库房内严禁吸烟。应备有手电筒，以防在停电或紧急

18、情况下使用。其次要从物质上与思想上做好灭火准备。应备有灭火工具，并设在便于取用的地方。10（4）防光与防尘光对档案文件的破坏作用很大，尤其是太阳光中的紫外线。防光的措施：将档案放入卷盒与柜子内；库房门窗安装散光玻璃或挂窗帘；库房灯泡使用白炽灯并加盖半透明灯罩；文件受潮后，切忌阳光曝晒。防尘的主要措施：库内门窗安装双层玻璃；门窗缝隙密封；搞好库房周围的环境绿化；保持库内清洁卫生。（5）档案害虫的防治档案害虫：主要害虫有档案窃蠹(d)、烟草甲、毛衣鱼。偶发性害虫是指白蚁。档案害虫喜食含有较丰富的纤维素类、淀粉类物质。因此，纸质档案及其用品、装裱档案资料用的淀粉浆糊便成为档案害虫的良好食料。不同种的档案害虫对食物各有选择，并通过钻蛀、侵食和污损覆盖等方式危害档案。档案窃蠢把卵产在粗糙而松软的纸张里，卵孵化为幼虫后就地蛀食，可将整卷档案蛀穿；毛衣鱼喜啃食带有淀粉浆糊的书脊和裱糊过的档案，使档案呈现不规则缺损；白蚁喜食木质结构的档案装具用品，可将其蛀损。预防：档案害虫的发生是有条件的，人们对档案害虫的预防就是要控制害虫发生的条件，从而限制和消除害虫对档案的危害。首先，搞好库房温湿度管理，阻止档案害虫的发生；其次，做好档案及其保护环境的卫生防疫工作；要保持四壁、天花板、地面和箱柜的清洁，无洞穴、缝隙。对库内