1、 1 / 5采购管理规则1、目的为促进物料采购流程及管理的规范化,控制采购成本,提高物料性价比,采购及时率、合格率,确保生产物料需求。根据公司管理和财务管理的一般要求,结合公司及工厂具体情况,特制定本规则。2、适应范围适用于采购全体员工。3、采购工作标准及奖惩流程 工作执行标准 备注采购计划申请及审批1、依据业务生产配置单,填写采购申请单,所有采购申请单必须有采购本人、采购验收、主管及厂长签字,否则财务不予办理报销;2、所有新物料或非业务生产配置单需求的物料采购,一律必须注明物料用途,必须有物料需求人、采购验收、主管、厂长及总经理签字审批后方可购买,否则财务不予办理报销,费用由采购个人自行承担
2、;3、因采购人员订购不及时,导致临时更换供应商,从非合作供应商处购买物料,造成的物料差价,高出部分由采购个人自行承担;此项工作由采购验收、主管、厂长及财务负责监督执行;4、所有采购申请单,必须包含物料名称、规格型号、单价、数量、金额、到货日期等;填写必须清晰明了,不得涂改,涂改后申请单无效,财务不予办理报销;5、物料由专人负责采购,其他个人不得私自采购,否则不予报销,且所采购物料货款由采购个人自行承担,此项工作由采购验收、主管、厂长及财务负责监督执行;6、未经领导批准,严禁私自更换供应商,否则所购买物料,公司不予报销;供应商选择及管理1、供应商选择:必须是公司长期合作的供应商不得私自更换供应商
3、;因特殊情况临时必须更换供应商的必须经采购验收、主管、厂长、总经理签字后方可办理采购,否则所购买物料,公司不予报销,由采购自行承担;2、供应商管理:建立友好合作关系,与供应商就产品采购、退、换及维修事宜沟通洽谈,保证产品质量,确保产品合格率及到货率达 100% ;供应商产品质量不合格的,应及时办理退、换、维修,并限定合格产品到货时间,保证不延误生产需求;对于供应商产品质量频繁出现不合格,给公司造成损失的,依据采购合同与供应商协商赔偿;3、供应商开拓:不定期的开展物料市场调研,以便开拓更优质的供应商,如发现优质供应商应向上级领导汇报供应商的考察情况如:价格、质量、交货期、信誉、售后服务及优惠条件
4、等,视具体情况经领导批准后,与新供应商建立合作关系,作为公司指定合作供应商;采购实施 1、物料采购必须严格按照审批后的采购申请单办理采购,不按照采购申请办理采购,导致采购物料名称、规格型号等出现错误的,所购物料货款由个人自行承担;2、所有供应商出具的物料清单,必须要求供应商加盖公章,标明供应商名称及联系电话并备注收款情况;否则每次每单给予罚款 20 元;如经发现供应商名称虚假伪造的给予每次每单罚款 50 元,且因此造成的损失由采购个人自行承担,造成重大损失的公司将对其保留追究赔偿和法律责任;此项工作由采购验收、主管、厂长负责监督执行;3、采购比价: 物料采购价格不得高于公司现物料采购数据资料价
5、格中的最高价格;特殊情况下物料价格高于平时物料价格的,必须注明采购价格,经采购验收、主管、厂长、总经理签字审批后方可按照上浮价格采购,否则货款价格上浮金额由采购个人自行承担;2 / 55、采购订单跟踪:采购人员必须随时跟踪物料采购的状态,及时催促供应商发货,以确保生产顺利进行;否则延误生产发货日期的,延误一天给予 50 元罚款,延误两天及两天以上的,每天给予 100 元罚款;6、采购付款:公司采购付款,本着公司财务直接付款的原则,同供应商协商沟通付款方式、付款办法、发票开具等;一般付款要求:单个供应商货款超过 2000 元(含 2000 元)的,由财务直接付款; 2000 元以下的由采购人员从
6、财务借款办理付款手续,每周五/六同财务人员办理报销结算;采购报销货款,本着先付款后报销的原则,所有未付款的不得办理报销;采购人员必须于每周一/二同所有供应商办理货款结算;如未付款申请办理报销的,一经发现给予所报销金额的两倍处罚;由主管、采购验收、厂长及财务负责监督执行;如采购人员未在规定时间内同财务办理报销结算,财务有权拒绝再次办理预支手续,因此造成的损失由采购个人自行承担;采购人员如连续两天需要预支款项的,需要将前一天预支款项的花销明细报给财务,财务人员根据花销明细核算账目审核无误后,给予办理货款预支;否则财务有权拒绝再次办理预支款,因此造成的损失由采购人员自行承担;预支款项申请及花销明细上
7、次结余: 元;本期预支: 元;本期花销明细:见采购申请单:X 年 X 月 X 日单号 XXX(物料名称 规格型号 单价 数量 金额 供应商等 ) ;本期结余: 元;需采购申请单:见采购申请单:X 年 X 月 X 日单号 XXX(物料名称 规格型号 单价 数量 金额 供应商等 ) ;采购人: 采购验收: 主管: 财务:7、采购过程中,采购人员不得有拿佣金的行为,一经发现,没收佣金个人所得(或扣罚所有未发放全部工资) ,给予通告、开除处分;情节严重者将给予追究法律责任;验收入库 及 退、换、返修处理1、物料验收入库:采购人员、采购验收及入库人员,根据采购申请单、供应商出具的物料出库清单,进行采购物
8、料验收及入库办理工作,确保实际入库物料与采购申请单、入库单保持一致;采购人员或供应商,负有确认采购物料准确办理入库的责任,并在本公司入库单上签字确认,并主动索要及留存入库单;并入库单上标注说明货款是否已付全款或已付多少,多少未付,清晰注明物料货款结算情况;如没有备注付款说明的,本批物料货款按未付款处理,财务不予办理报销; 2、验收入库物料处理(财务付款,供应商或采购办理入库) ,验收过程中发现不合格的物料:后付费的供应商:采购人员立即同供应商沟通办理退货处理,本批货款账目结算依据实际入库物料结算;先付费的供应商:采购人员立即同供应商沟通,要求供应商在规定时间内给予办理换货,如需退货的,须立即通
9、知财务,在下批物料付款时,扣除本次退货货款;3、验收入库物料处理(采购付款,采购办理入库) ,验收过程中发现不合格的物料:物料入库,依据实际验收合格的物料入库清单数量办理入库,备注本批物料依据实际入库数量的货款金额,给采购人员办理报销货款;4、物料退、换、维修后期处理:所有须退、换、及返修物料如未能立即办理完毕的,必须与每月 5 日前,完成上月所有需退、换、返修物料处理,不得有任何须退、换、返修物料的存储;否则所有须退、换、返修物料货款金额的 50%暂由采购人员承担,暂承担形式:在当月工资发放时,给予扣留,待处理完成所有须退、换、返修物料时,再予补发;此项工作由主管、采购验收、厂长负责监督执行
10、;未完成退换返修物料费用清单物料名称、规格型号、数量、单价、金额、未完成项(退、换、维修)采购人: 采购验收: 主管: 厂长:6、所有来货物料必须当天清点验收,当天完成入库;否则给予采购人员每次每批物料罚款 50 元; 工作总结采购人员负责对物料采购和库存控制工作进行总结;负责协调沟通供应商供货质量合格率和及时率;3 / 54、工作纪律管理4.1 一般工作纪律4.1.1 人力搬运物料应轻拿轻放,严禁抛掷或使用暴力故意损坏公司产品;4.1.2 工作现场不准做与工作无关的事情,不得在仓库内休息,不准坐、踩踏物料;4.1.3 服从上级领导工作安排,确保完成当天工作,出现异常的必须及时上报;严禁怠工、
11、拖延时间,不按照要求操作; 4.1.4 工作期间严格遵守安全操作要求,确保人身安全和公司财物不受损失。4.2 考勤管理:遵照工厂员工考勤管理规则执行;5、人事管理5.1 所有离职人员,必须严格遵守公司的规章制度,严格认真办理离职交接手续,将工作认真交接给工作接收人,经接收人确认签字并将工作交接情况向上级领导汇报并审核签字,否则公司将暂予扣发所有未发工资,待离职人员严格按照公司规定办理完成工作交接、离职手续后,再予以补发所有未发放工资;5.2 主动离职:所有主动离职人员,必须提前一个月提出离职申请、递交离职报告,并保证待离职期间的工作态度、工作质量保持不变,正式离职前严格按照公司规定办理离职交接
12、手续,同 5.1;5. 3 被动离职:因工作失误造成重大损失导致被动离职的,离职人员应在上级领导要求的离职时间内,严格按照公司规定办理离职交接手续,同 5.1; 6、附则本规则自 2016 年 11 月 25 日起生效。采购管理规则4 / 5生效日期:2016 年 11 月 25 日 发至采购全体员工本规则公示,签收人确认:序号 姓名 日期 序号 姓名 日期1 12 23 34 45 56 67 7附件:采购人员工作职责细则采购人员工作职责细则序号 具体采购物料明细 采购经办人确认 备注1所有钣金的订购;所有钣金的再加工处理及验收接受;所有钣金的质量沟通及处理;2所有架子、龙门、立柱、机头件等所有机加工配件,必须保证以上配件五天内成套送达工厂;所有加工配件的再加工或再处理; 导轨;3所有标准件的定做和采购;丝杠、刀库、齿条、齿轴、风扇、风扇网、欧姆龙、拖链、小红帽、扎带等的订购; 配合工厂行政采购任务:包含劳保、工具、文具等;4订购电机、主轴、减速机、排钻包、变压器、NK260、新代系统、朗达四工序、维宏 53C、上海易初电线、变频器、对刀仪、手轮、条码打印机、毛刷、标识牌、台达控制器、台达屏等;5主要负责外购设备的接收;采购真空泵、吸尘器、硬板、密度板、颗粒5 / 5板、底板、刀具、齿轮盒、红卡,吸尘器管、工具箱、胶带;
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