《公路工程竣工文件材料立卷归档整理细则》.doc

1、公路工程竣工文件材料立卷归档整理细则第一章总则第一条 为了做好我省交通公路工程竣工文件材料立卷归档整理工作，保证公路工程专业档案质量，根据交通部发布的关于公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法 、 科技档案分类编号办法 、 公路工程质量检验评定标准 ，结合我省公路工程建设实际，特制定本细则。第二条 本细则所称公路工程竣工文件材料是指新建和改建公路工程（包括独立的公路桥梁、公路隧道和公路渡口）自建设项目立项开始直至竣工验收过程中形成的具有保存、查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。第三条 本细则适用于我省公路工程新建和改建工程建设项目档案的案卷整理工作。第四条 本细则规定的是公路工程建设项目档案

2、的收集、整理、组卷、分类、排列、归档范围及档号编制与整理过程中的有关问题。第二章 组织与职责第五条 公路工程建设单位、勘察设计单位、施工单位、监理单位应将公路工程竣工文件材料立卷归档工作，纳入公路工程建设项目管理工作中，建立公路工程文件材料管理领导人责任制，配备专人负责公路工程文件草料的立卷归档工作，坚持建设工程项目档案工作与项目建设同步进行，确保建设工程项目档案的完整、准确与系统。所有建设项目都要按照中华人民共和国档案法的有规定，建立健全项目档案，从项目筹划到工程竣工验收各环节，都要严格按照规定对有关文件材料进行收集、整理、归档。项目档案管理单位和档案管理人员要严格履行职责。对失职的单位和人

3、员要实行责任追究。第六条 公路工程建设单位在建项目发包给承包方时，应明确公路工程竣工文件材料的形成、整理、组卷的要求。第七条 公路工程交、竣工验收前，项目建设单位要对本项目有关文件材料立卷归档工作进行自检，符合要求后，向省交通厅档案管理机构提出档案专项验收申请报告，省交通厅档案管理机构要会通省档案局组织勘察设计、施工、监理及项目建设单位对工程项目文件材料立卷归档工作进行专项验收，并提出专项验收报告。公路工程交、竣工验收时，档案主管部门和省交通厅档案管理机构应派人参加，并提出公路工程档案验收意见。第三章 公路工程文件材料的收集第八条 凡是反映与公路工程项目有关的重要活动，形成具有查考利用价值的各

4、种载体的文件材料，都应收集齐全，归入公路工程成套档案。其具体归档范围按本细则附件一、附件二要求执行。第九条 公路工程文件材料按下列分工收集：（一）公路工程在项目准备阶段和工程交、竣工验收阶段形成的文件材料及工程管理性文件，由交通主管部门和建设单位各承办机构负责收集。（二）公路工程勘察设计文件由勘察设计单位负责收集。（三）公路工程施工阶段形成的文件材料，由中标施工单位负责收集汇总。（四）公路工程监理文件由监理单位负责收集第十条 公路工程文件材料必须按文件材料形成的先后顺序或公路工程建设项目完成进展情况，及时积累、收集、整理。第四章 公路工程竣工文件材料的整理第十一条 公路工程竣工文件由建设单位组

5、织勘察设计、施工、监理等单位，按要求由文件材料形成单位分别进行整理、组卷。组卷应遵循公路工程文件材料的自然形成规律和成套性的原则，进行科学分类，便于查找利用。（一）公路工程予可、工可报告及评审、审批文件、征地拆迁文件、招标文件、投标文件及评标文件、承包合同、合同谈判、设计变更、支付凭证和工程交、竣工验收阶段形成的文件、工程决算及审计报告等有关文件材料应分别由交通主管部门和建设单位根据文件材料相成的阶段、性质、内容分类整理组卷。（二）公路工程设计文件材料包括勘察资料（含地质勘察） 、可行性研究、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概预算、施工图设计等资料由相关的设计单位按项目、阶段、

6、单位和分部、分项工程分别整理组卷。（三）公路工程施工阶段形成的施工文件材料由各施工单位负责收集、整理、组卷。其中开工报告、施工组织设计、施工日志、施工原材料试验及中间交工验收等分别按合同段、结合单位、分部、分项工程集中组卷。（四）公路工程监理工作过程中形成的监理文件材料包括监理通知、开（停、复）工令、备忘录、有关会议纪要、施工质量检测分析、合同管理文件、计划进度管理文件、工程质量控制文件、工程技术管理文件、工程计量支付文件与总监及参建单位的来往函等，由监理单位按总监理工程师办公室（简称总监办） 、驻地监理办公室（简称驻地办） ，根据问题的分类进香整理组卷。单独解决问题的会议纪要与文件要单独立卷

7、，便于查找。第五章 公路工程档案组卷质量要求第十二条 案卷的组成：案卷封面、卷内文件目录、卷内文件及备考表（一）案卷封面的项目组成1、案卷题名：应包括公路工程建设项目的名称、起讫里程、单位工程（含分部、分项）名称及文件名称，如属桥梁、隧道等工程项目，还应同时标明结构、部位的名称。案卷题名应能够准确反映出案卷内的基本内容。2、编制单位：是指案卷形成单位，谁组卷，谁是形成单位，也就是编制单位。3、编制日期：是指案卷形成日期，也就是组卷日期。4、保管期限：填写交通部关于公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法中的附表划定的保管期限。一般来说，就长不就短。5、密级：依据保密规定划分或根据技术部门要求划分。

8、6、档号：填写交通部规定统一标注三级类目（GL5.1） 、建设项目缩写、标段号、档案分类号和案卷顺序号。卷盒脊背需填写档号、案卷题名、文件类目。（注：“档号” 、 “案卷题名”的填写内容与案卷封皮、案卷目录的档号、案卷标题内容一致。 “文件类目”填写所整理的文集那类型属于哪一类目。如：工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件等。 ）（二）卷内文件目录的项目组成1、顺序号：填写卷内文件排列的顺序号，用阿拉伯数字从 01 依次标注。2、文件编号：填写文件材料的原始编号或图号。3、责任者：填写文件材料的直接形成单位或主要责任者，以落款公章或主要责任者签字为准。4、文件题名：填写文件材料标题的全称，

9、没有标题或标题不能说明文件材料内容的 ，应自拟标题，用 符号表示，同时要标明对哪一结构、部位所做的质检、试验、评定等。如：路基工程以分部、分项工程分别编目；路面工程以路面的“结构层次”为单元分别编目；桥梁工程下、上部构造以每墩、台或每跨等为单元分别编目。5、日期：是指文件材料的形成日期。6、页次：填写每份文件首页上标注的页号，最后一份文件填写起止页号。页号的编号方法是在有文字或图样材料真面的右下角、反面的左下角填写页号。如所归档文件属符合档案保管要求的成本成册资料，已编有页号的只需在卷内文件目录页次中填写册数。卷内文件目录排列在卷内文件材料的首页之前。（三）卷内备考表的填写卷内备考表排列在卷内

10、文件材料的尾页之后。其内容应标明卷内材料的件数、页数以及在组卷和案卷使用过程中需要说明的问题。立卷人填写该立卷人的名字、核审人填写该项目负责人或指定检查人的名字，还应填写立卷或检查日期。（四）案卷目录的项目组成1、序号：填写案卷排列的自然序号，用阿拉伯数字从 01 依次标注。2、档号：填写案卷封面档号内容，案卷流水号以单位工程为单元顺序排列。3、案卷标题：填写案卷封面案卷题名的全部内容。4、编制单位：填写案卷形成单位，也就是编制单位。5、日期：填写案卷内文件形成起止日期。6、件数：填写案卷内文件的总份数（与卷内目录顺序的最后数字一致） 。7、张（页）数：填写案卷内文件的总页数。8、备注：填写需

11、要说明情况的内容。（五）案件的排列顺序及编号方法 案卷的编制单位（指案卷的形成单位）应当按照工程进展的顺序，对案卷进行系统排列，由各编制单位（建设、设计、监理、施工等）用铅笔在封面和档案盒的脊背编写案卷小流水号，一般以标段为单位按照招标文件规定的顺序编写自己所形成的流水卷号，此号临时号。最后由建设单位按照附件一中规定的文件类目顺序依次进行编制案卷流水号；施工文件和监理文件应按桩号的递增顺序依次排列。（六）对归档文件材料的具体要求1、归档文件材料必需书写工整，字迹、线条清楚，纸张便于长期保管，格式统一；2、严禁使用圆珠笔、铅笔等不易长久保存的书写工具书写，宜用炭素墨水；3、凡由易褪色书写材料形成

12、的文件材料应复印保存，附在原件后面，复印件页号不需再编写。4、案卷封面（软卷皮）采用 150 克无酸牛皮纸，封面尺寸为（A4）297mm210mm。5、卷盒的制作采用 700 克无酸牛皮纸双裱压制，卷盒的外表尺寸为 305mm220mm,厚度尺寸为 30、40、50、60mm 四种；6、卷内文件目录、案卷目录用 70 克以上白纸，A4 型。（七）公路工程竣工图归档要求1、竣工图应能全面、准确反映建设项目的全貌，如竣工路线、路基、路面、桥梁、隧道、互通式立交工程、交通安全设施等的全部施工实际造型和特征，做到图物相符。2、施工图没有变动的，由竣工图编制单位在施工图上加盖竣工图章作为竣工图，凡有一般

13、性图纸变更及符合更改或划改要求的变更的，可在原图上修改，并加盖竣工图章作为竣工图。 （竣工图章样表在附件十）3、凡结构、工艺、平面布置等重大改变及图面更改面积超过 10%的，特别是关键部位，应重新绘制竣工图并加盖竣工图章。4、如果图纸尺寸在 297mm*420mm（相当于 A3）可选择 A3 档案盒，不需折叠，也可选用 6 公分 A4 档案盒整体折叠，直接装入盒中。5、图纸大于 A3 号的可以按 297*210mm 或 297*420mm 折叠，装入 A3 档案盒中，底图不折叠，平放在专用底图柜内，大于 1 号的底图也可以卷放装筒。（八）对归档文字材料的装订方法1、公路工程归档文件材料采用三孔

14、一线方法装订，装订前取掉金属物。2、用白色档案专用线装订，距左边 15mm，中孔距中，三孔之间各为 8090mm，装订时靠装订边和下边对齐，也就是左边和下边对齐。3、对批语、签注意见订在文件装订线上的，应予以粘贴补宽，对纸张规格大小差别较大的文件应适当补贴或折叠。4、表格头要求在上或在左侧装订。5、原件如有破碎或小页纸的，要求粘贴在 A4 纸上。6、档案案卷整理装订完毕后，采取一卷装一盒，盒脊背的档号、案卷题名与所装案卷的档号、案卷题名相一致，不允许多卷装一盒。7、案卷封面、卷内文件目录、备考表、案卷目录、卷盒脊背表格格式参照附件六附件九。 （注：以上 6 种表格格式全部由档案管理软件自动设置

15、生成，不再逐件标注尺寸、规格、字号大小。在具体应用时，可任意选择。 ）第六章 公路工程竣工文件材料档号的编制第十三条 为了使公路工程项目档案在整理过程中做到规范标准，省时省力，提高档案管理、检索效率，统一应用计算机档案管理软件打印制作卷内文件目录、案卷文件目录、案卷封面、备考表、卷盒脊背，按照档案管理软件档号格式编制档号。第十四条 档案分类号编制方法是以单位工程为单位，按照交通部科学技术档案分类编号方法中所确定的公路工程三级类目即（.革履）进行分类，建设项目大，形成案卷量多的工程，按照项目建设的不同阶段，结合单位工程和分部、分项工尺功能的划分进一步加以细化。第十五条 根据交通部2001390

16、号文“关于公路工程竣工文件材料立卷归档管理办法 ”，将公路工程竣工问津材料归档范围分为八大文件类目，即：1、可行性研究；2、实际基础材料；3、设计文件；4、工程管理文件；5、施工文件；6、监理文件；7、竣工文件；8、科研。各单位在整理公路工程施工阶段形成的文件资料时，应以单位工程、分部工程、分项工程的施工程序，按照交通部 JTJ07198“公路工程质量检验评定标准”附录 A 单位、分部及分项工程的划分要求，组别整理组卷。（一）文件级卷内目录档号的标注方法为（以施工文件为例）：GL5.1. （标段号）/5. 1. 1- 01 /01卷内文件目录顺序号单位工程流水号分部工程“1”表示土方路基 单位

17、工程“1”表示路基文件类目“5”表示施工文件工程项目及标段号缩写交通部规定统一标注三级类目注：1、档号中（标段号 0 一项， “标段”用汉语拼音大写第一个字母缩写“B”表示，如标段 1 应填写（B1），以此类推。如业主对承包商分为路基标、路面标等时， （标段号）一项，标段的代码可由业主确定。2、如监理单位产生的监理文件，可在括号内填写“监”的汉语拼音大写第一个字母缩写，用“J ”代替，如果是监理一代处或监理二代处产生的材料，可以在括号内填写（J1）或（J2） 。如果一代处“J1”对标段 1 形成的资料，可在括号内填写（J1B1） 。3、如一个标段同时完成了几座桥梁、几道涵洞等，编制档号时，可在

18、“单位”工程后面加括号，填写所整理的第几座桥，如 3 标段整理第 1 座桥梁档案，档号可编成GL5.1.（B3）/5.3（1） ，以此类推，如路基第二道涵洞，档号可编成/5.1.4（2），以此类推。（二）案卷级文件目录档号的标注方法，与文件级卷内目录档号的标注方法基本相同，取消第二个“/”及“卷内文件目录顺序号 ”。案卷级文件目录档号的标注方法为：GL5.1. （标段号）/5.1.1-01在整理以上文件资料编制档案分类档号时，根据附件 2 对文件类目施工资料产生顺序灵活编制。注：项目（业主）单位在整理前期文件资料时（1-4 文件类目）及竣工文件（7-8 文件类目）时档号的编制与施工文件有所不同

19、，可编为：GL5.1.1 /1-01以此类推。（三）各单位在整理各服务区、收费站、养护工区、管理基地等房建工程竣工文件资料时，档号的标注方法与公路工程项目档号的标注方法有所区别，括号内的原标段号应该为“房建”的第一个大写拼音字母（FJ） ，如果是第二施工标段所整理的房建档案，应在括号内直接写（FJ-B2） ，在编制房建档案的档号时，应耕具建设部 GB/TS03028-2001建设工程文件归档整理规范中附录 A“建设工程文件归档范围和保管期限表”中文件类目的划分顺序编制（参照附件十二） 。在整理房建档案过程中，组卷时按建设部“建筑工程分部（子分部）工程、分项工程划分”原则分类组卷（参照附件十三）

20、房建档案文件级卷内目录档号的标注方法为：GL5.1. （FJ-B2 ）/ 3. 1- 1 01 /01卷内文件顺序号土建工程案卷流水号分部工程地基与基础部分“1”表示土建工程文件类目 3 表示施工文件房建档号缩写及标段号缩写 建设项目缩写交通部规定统一标注三级类目（四）案卷级文件目录档号的标注方法仍与文件级卷内目录档号的标注方法基本相同，取消第二个“/”及“卷内文件目录顺序号 ”。房建档号案卷级文件目录档号的标注方法为如：GL5.1. （FJ-B2 ）/3.1.1-01第七章 公路工程声像档案的收集与整理第十六条 公路工程声像档案是指：在整个工程建设过程中产生的具有考查利用价值的照片、录音、录

21、像、光盘等。（一）公路工程声像档案的收集与分类1、综合类声像材料；是指工程建设中发生的各项重大活动中产生的声像材料。如：开工典礼、重要领导讲话、视察工地、知道工作、召开各种重要会议、工程交、竣工验收等。2、工程类声像材料。是指施工前的原貌及竣工后的新貌，在工程施工管理过程中各阶段产生的有代表性的照片、声像资料。3、施工类声像材料。是指施工过程中的关键工序、施工部位、结构形式、建筑安装、隐蔽工程部位原始记录的真实载体。（二）公路工程声像档案的整理与要求1、照片档案资料的整理与要求先将照片（含底片）档案资料，按以上三种类别划分，如果每类照片都在 30 张以上的，可按类别、时间顺序排列，分装在照片档

22、案相册里，在装册之前，先做好以下工作：（1）编制照片（含底片）及相册中小卡片的“照片号” 、 “底片号” ，照片与底片为同一个号，用碳素墨水写成阿拉伯数字，编写在照片与底片的右上角位置；（2）填写小卡片的六项内容（六要素）“事由”填写本照片所反映发生的事件、情况，要语句简练，主题突出。施工类照片，要写清楚实际桩号、单位、分部、分项工程的具体部位；“时间”填写本照片的拍摄时间；“地点”填写本照片拍摄的实际地点；“人物”填写本照片上主要人物的姓名、身份；“拍摄者”填写本照片的拍摄单位和拍摄人；“参见号”填写本照片所反映的内容与文件材料档案案卷内容一致的案卷号，此参见号可根据情况，灵活掌握；（3）编

23、写照片档案卷内目录A、照片/底片号：填写小卡片上的照片号，底片号；照片号与底片号仍采用同一个号，如编第 1 号表示方法为 Z1/D1，以此类推；B、题名：填写小卡片“事由 ”、 “人物”一栏内容，按照片内容编写题名，内容简明扼要，主题突出；C、拍摄时间：填写小卡片的“时间”一栏；D、备注：填写本照片拍摄人；（4）编写照片档案封面内容（相册的第 1 页）A、填写编制单位，也就是卷册的形成单位；B、编写照片档案卷册题名；C、案卷号由各单位用铅笔临时编制流水号，业主最后统一编制填写；D、保管期限填写永久；E、填写卷内照片总张数；F、填写本卷册照片的起止日期。（5）照片档案卷册脊背的制作A、题名一栏编

24、写要反映出本卷（册）的主题，由三部分组成，即：建设项目+标段（桩号）+卷册内容（用复印纸打印粘贴） ；B、年度一栏填写本卷册的制作日期；C、案卷号一栏由业主统一编制填写。其余三项暂不填。（6）录音、录像及光盘的整理与要求A、先将公路工程建设中产生的录音、录像及光盘分别装入专用盒里；B、参照整理照片档案的要求，分别填写六要素。对以上照片、录音、录像资料推荐采用数码格式，使用光盘介质进行存储保存，光盘应采用优质的一次性写入光盘。如果采用数码格式可直接刻录在光盘上；如果是其它格式应转换成数码格式然后进行刻录。光盘的文件分类及目录的编制可参照以上文档编制格式。第八章 公路工程建设项目会计档案的收集与整

25、理第十七条 公路工程建设项目会计档案是指：在整个建设项目过程中所形成的具有保存价值的会计凭证、会计帐薄和会计报表等会计核算专业材料。这些材料的形成，都应由项目单位（业主）财务人员整理归档，与项目档案一并存放。（一）会计档案的归档范围及类别1、会计凭证（1）会计凭证：分自制和外来两种。自制的原始凭证是由本单位经办业务的部门和人员填制的。外来的原始凭证是在经济业务完成时，从其他单位或个人取得的。（2）记帐凭证：是由会计部门根据原始凭证加以归类整理而编制的，分为收款凭证、付款凭证和转帐凭证。2、会计帐薄（1）序时帐薄：又称为日记帐，它是按照经济业务完成时间的先后顺序进行登记的帐薄，如库存现金日记帐、

26、银行存款日记帐、转帐日记帐等。（2）分类帐薄：是对全部经济业务按照总分类帐户和明细分类帐户进行分类登记的帐薄。按照总分类帐户分类登记的帐薄叫总分类帐，按照明细分类帐户分类登记的帐薄叫明细分类帐。明细帐反映各项资金运用、资金来源的增减变动的情况，成本和费用的开支、升降情况以及利润的形成和分配情况。分类帐是编制各种会计报表的主要依据。（3）备查帐或称辅助帐薄。是对某些日记帐，分类帐中未能记载的事项进行补充登记的帐薄，它可以为某些经济业务的内容提供必要的参考资料。3、会计报表会计报表的种类按内容分有资金平衡表、产品成本计算表、资金结余计算表等，按编制的时期分为旬报、月报、季报、年报等，按编制单位分有

27、基层报表和汇总报表。会计凭证、会计帐薄、会计报表三方面的有机结合，构成了一整套完整的会计档案，成为企事业单位内部经济活动的客观依据。（二）会计文件材料的里卷及整理1、立卷。会计文件材料专业性强，一般应由会计人员整理立卷，然后向所有在档案部门移交。会计文件材料一般是按会计凭证、会计帐薄、会计报表等三大类别来整理立卷的。会计凭证的数量大，每个月的凭证可根据数量多少，装订成一本或若干本，每本为一个保管单位。会计报表可根据每年形成的数量多少整理立卷，少的订一卷，多的可以把月报、季报、年报等分别订成若干卷。2、分类。会计档案一般在年度或机构下分为会计凭证、会计帐薄、会计报表三大类别，会计档案的分类主要有

28、以下两种：第一，年度类别保管期限分类法。把不同保管期限的会计档案分别组织保管单位，一年编一个流水号，其优点是方法简便，易于掌握，保管和分类统一，便于查找利用。第二，年度保管期限组织机构分类法。即先把一个年度内形成的会计档案按保管期限分开，然后按组织机构划分，在组织机构内再按报表，帐薄、凭证分别组织保管单位，一年编一个流水号，这种分类方法的优点是：时间段清楚，能够体现一个单位会计档案的完整性，查找利用方便。3、排列。会计档案的排列，包括会计档案的卷内排列和案卷排列。卷内排列主要指会计报表的排列，会计报表内饿文字材料（财务活动分析）应排在前面，会计报表按序号排列在后，所属单位报表与本单位报表应分开排列。会计档案案卷排列，一般依报表、帐薄、凭证的顺序排列（其中会计凭证按年度、月份排列，会计帐薄按年度排列） 。4、整理。（1）会计凭证的整理1） 、填写会计凭证封皮内容单位：填写构成全宗的会计单位名称；时间：填写本卷的起止时间；凭证单号数：填写计帐凭证的序列号（自 号至 号） ；会计凭证总页数：填写计帐凭证总页数；原始凭证、汇总凭证张数：填写原始凭证及汇总凭证的总张数；