浦东新区声像档案管理办法.DOC

1、 1 浦东新区 声像档案管理办法 第一章 总 则 第一条 为加强浦东新区声像档案的科学管理，充分发挥声像档案在现代化建设中的作用，根据中华人民共和国档案法、照片档案管理规范（ GB/T11821 2002）等有关规定，结合本地区实际情况，特制定本办法。 第二条 声像档案是指机关、团体、企事业单位和个人在行使职责或从事社会活动中形成的对国家和社会具有保存价值的照片、录像、录音等专门载体材料。 第三条 声像档案是全宗档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理。 第四条 声像档案管理工 作的基本任务： （一）收集、整理、鉴定、保管和统计本单位的声像档案； （二）指导、监督、检查所属单位声像档案的管理工

2、作； （三）开展声像档案的利用工作，实现其档案价值。 第五条 浦东新区档案局负责全区声像档案的监督、检查、指导。 浦东新区档案馆负责全区声像档案的征集、接收和日常管理工作。 2 浦东新区城建档案信息管理中心负责全区城建声像档案的监督、检查、指导、征集、接收和日常管理工作。 各单位的 档案管理部门负责本单位 及所属单位 声像档案的管理工作。 第二章 声像档案 的 归档范围 第六条 凡 是在单位职能活动中形成的、办理完毕的、具有保存利用价值的声像材料均应归档。 （一）记录本单位主要职能活动和重要工作成果的声像材料； （二）记录本单位、本地区重大事件、重大事故、重大自然灾害及其他异常情况和现象的声像

3、材料； （三）记录本地区地理概貌、城乡建设、名胜古迹、自然风光以及民间风俗和著名人物的声像材料； （四）其他具有特殊意义和保存价值的声像材料。 第三章 声像档案的归档要求 第七条 归档的声像材料必须真实，对真伪存在疑问 的应采 取必要措施进行鉴定。 第八条 归档的声像材料必须是原件（或 原件拷贝），内容完整清晰，相关数据准确，并附有详细的文字说明，保持历史原 3 貌和自然形成规律。 由声像获取设备直接形成的实物载体视为原件，同载体（同格式）复制件或保证原始性的转载体（转格式）复制视为原件拷贝件。 第九条 归档的照片档案应是照片、底片（数码源文件）、说明齐全，底片（数码源文件） 与照片影像一致，

4、 对反映同一内容的若干张照片，应选择主要照片归档。 数码源文件是指由数码相机形成的含有 EXIF 信息的JPEG/TIFF 格式数码照片。 EXIF 信息（ exchangeable image file information）是指由数码相机在拍摄过程中自动采集的一系列信息，包括光圈、快门、ISO、时间等参数以及相机的品牌型号等相关信息。 第十条 录像档案选用数字文件归档时，标准分辨率（ SD）宜用标准 PAL 制式 AVI 或 MPEG-2 格式文件归档，高分辨率（ HD）宜用标准 MPEG4 格式文件归档。 第十一条 由录音笔等数码设备产生的数字录音档案，宜用标准 WAV 或 MP3 格

5、式文件归档。 第十二条 数字文件形式的声像档案，在归档载体的选择上首选 LTO 磁带，其次为外置硬盘。光盘不适合作为归档载体，只适用于短期备份和数据移交。数 字文件形式的声像档案除正式 4 的归档载体外，必须要有备份载体。归档载体与备份载体最好不同类型，如为同类型载体也要选用不同 的 品牌型号。 第十三条 声像档案整理后应按时交本单位档案部门归档，不得私自保存。归档时填写交接清单，交接双方各 存 一份备查。 第四章 声像档案的整理要求 第十四条 声像档案的整理应遵循保持档案的有机联系、利于保管、便于利用的原则。 第十五条 声像档案的保管期限参照国家档案局和各专业主管部门、各单位制定的归档范围和

6、保管期限表。 第十六条 声像档案的保管单位为张、册、 盒。 第十七条 声像档案要各自分类、编号，按不同载体的保管条件分别存放。 第十八条 照片按类别 年度分类，同一类别同一年度的照片按顺序排列编号。一次活动或一个专题形成的照片可组成一个或若干个保管单位；数量少的可将同一类别同一年度若干次活动或专题的照片组成一个保管单位。底片不分类别，按年度流水排列。录像带、录音带、 LTO 磁带、硬盘不分类别，按流水排列。档号编制方法具体参见附件 浦东新区声像档案档号编制方法及信息化数据管理要素规范。 5 第十九条 照片要冲印装册，录像带、录音带、 LTO 磁带、硬盘要 装盒保存。所有归档的声像档案必须做到有

7、档号、有说明文字。 第五章 声像档案的管理 第二十条 声像档案按载体、类别进行登记编目。同类档案按保管期限不同分别排放。 第二十一条 保管声像档案要设置专用库房或装具，要 具备防盗、防火、防水、防日光及紫外线照射、防污染、防有害生物、防震、防磁、防潮 等功能，配备温、湿度调节等设施，并 保持清洁。专用库房温度应保持在 2-18，日变化幅度不超过 2；相对湿度应保持在 30-50%，日变化幅度不超过 5%；保存底片的设备温度应控制在 2-21，相对湿度控制 在 20-50%之间。 第二十二条 底片、照片分开保管，但要保持参见号的联系。底片装入底片袋，保管、接触底片时防止擦伤、损坏。 第二十三条

8、对长期保存且不常用的录像带、录音带，每年倒带 一次；照片、底片、数字文件归档载体每年检查一次，发现问题 要 及时修补和复制。对于早期 声像档案要有步骤地 开 展数字化抢救工作。对于原先刻录在光盘上的声像档案要做好数据逐步迁移工作。 6 第二十四条 归档保存的声像档案，未经鉴定和批准，任何单位和个人不得私自 复制和人为破坏其原始性。 第二十五条 建立健全声像档案统计制度，做好 声像档案的移交、接收和库存数量统计，保管基本情况统计，提供利用和效果的统计。 第二十六条 建立声像档案鉴定销毁制度，具体参照有关法律法规 执行 。 第六章 声像档案的移交 第二十七条 声像档案归档时要填写移交登记信息，包括

9、项目、单位、地点、作者、题名、形成时间、载体类型、来源、档号、技术质量、数量、批准人等内容，作为归档的依据。 第二十八条 声像档案的移交和接收按照关于印发 浦东新区档案移交和接收规定的通知 （浦档 2013 38 号 ）执行。 第七章 声像档案的利用 第二十九条 各单位档案管理部门要编制提供声像档案检索工具和专门阅览场所，为利用提供方便。 第三十条 建立声像档案借阅、利用制度，严格审批手续，根据声像档案的机密程度，确定利用范围。 第三十一条 向浦东新区档案馆、浦东新区城建档案信息管 7 理中心移交、捐赠、寄存声像档案的单位和个人，对其声像档案享有优先利用权。 第三十二条 各单位 应 利用声像档

10、案 积极 开展编研工作。 第八章 附 则 第三十三条 建设工程声像档案的管理参照上海市工程建设 规 范 建 设 项 目 （ 工 程 ） 竣 工 档 案 编 制 技 术 规 范 （ DG/TJ08-2046-2008）。 第三十四条 各单位要根据本办法，结合本单位具体情况制定声像档案管理制度。 第三十五条 本办法由浦东新区档案局负责解释。 第三十六条 本办法自 2015 年 1 月 1 日起施行，原上海市浦东新区声像档案管理办法（浦档 2005 40 号） 同时 停止执行。 附件 ： 浦东新区声像档案档号编制 方 法及信息化数据管理要素规范 8 附件 浦东新区声像档案档号编制方法及 信息化数据管

11、理要素规范 根据 浦东新区声像档案管理办法，结合浦东新区声像档案的实际情况，针对声像档案的不同类型，制 定各类声像档案档号的编制方法及信息化数据管理要素规范。 一、声像档案类型及其代号 声像档案按照类型一般可分为照片档案、录音档案、录像档案等。 声像档案的代字： SX 声像档案的类别代号：照片档案 1；照片底片 2；录像档案4；录音档案 5。 二、声像档案档号编制方法 （一）照片档案 1、照片册编号： S1（照片档案代号） X（属类号） XXXX（年代号） X（顺序号）。 说明： A、 S1 是一级类目， X（属类号）是二级类目，年代号是三级类目，为 4 位的阿拉伯数字。照片档案中，一、二、三

12、级类目 9 是 固定的，四、五级类目各单位按需设置，但最多不可超过五级类目。 B、照片档案属类号由各单位自定，不分属类的，用“ 0”取代。属类可参照以下方法分： （ 1）会议类代号： 1 专指本单位组织、参加的各类会议 （ 2）活动类代号： 2 专指本单位组织、参加的各类活动 （ 3）人物类代号： 3 专指本单位历任各级领导，单位人员组成、调整、调动等 （ 4）成果类代号： 4 专指本单位全面建设取得的成绩、奖状、奖杯、荣誉称号等 （ 5）业务建设类代号： 5 专指本单位业务工作的开展、业务学习培训等 （ 6）城市建设类代号： 6 专指 市政建设、城镇现貌、动拆迁等 （ 7）工程竣工档案类代号

13、： 7 专指工程竣工档案，以及本单位的工程建设竣工档案 （ 8）征集类： 8 专指档案部门对外征集的声像材料 10 （ 9）其它类： 9 专指其它以上各类不能归入，但该归档的内容 例如： S1 1 2005 1，即为照片档案 2005 年会议类第一册。 2、单张照片编号：以每册为单位，每本照相册的照片号从“ 1”开始编流水号。 照片编号：照片册号 X（流水号）。 例如： S1 1 2005 1 1，即为照片档案 2005 年会议类第一册第一张。 3、底片册按年度编流水号，中间不 能漏号、重号。 底片册编号： S2（底片档案代号） XXXX（年代号） X（流水号）。 例如： S2 2005 1，即为 2005 年的第一本底片册。 4、底片以每册为单位，每本底片册的底片号从“ 1”开始编号。 底片编号：底片册号 X（流水号）。 例如： S2 2005 1 1，即为 2005 年的第一本底片册第一张底片。 5、数码照片和数字化扫描照片的文件夹储存结构和命名规则参照实体照片册和照片，即文件夹名为册号。次文件夹名为序