国外友好城市20年晚宴接待方案.doc

1、主题十 某地政府与国外某城市缔结友好城市 20 周年，该国外城市代表 到国内考察并参加庆祝活动，当地政府组织晚宴予以接待。请针对 此次宴请设计接待方案。 友好城市考察团 中餐主题晚宴接待方案 宴会接待筹备组 2016 年 5 月 目录 服务情景设计 服务设计 台面设计 菜单设计 文案设计 综合效果 服务情景设计 一、情景 通过此次接待以加强与国外友好城市间的文化交流，并借此展现中国地域 传统文化和美食。 二、服务情景要素 1.宴会名称：欢迎国外友好城市考察团晚宴。 2.宴会时间：2016.5.18 日 18:00 时至 21：00 时 3.举办单位：市政府 4.被邀请方：国外友好城市考察团全体

2、成员 5.宴会人数：总人数 160 人。其中考察团人员 110 人， 中方人员 50 人 6.用餐地点：xx 酒店 2 楼 xx 宴会厅 服务设计 一、宾客特点及主要诉求 国外客人，希望给予翻译的配置、主要用餐器具的配置、菜品忌内脏辛 辣，提供西方的礼仪。 二、接待计划 1.确认到达时间及用餐时间、人数、菜单、会场布置、宴会议程、需提 供的其他服务等； 2.组建宴会接待领导组织机构，按照接待规格标准进行分工； 3.检查宴会接待分工工作的完成情况，并及时协调； 4.再次检查接待工作的完成情况以及细节的关注； 5.宴会当日上午，酒店总经理及会务组负责人共同检查宴会筹备情况； 6.宴会前 3 小时，

3、酒店总经理巡查各接待环节，并进入状态。 7.酒店总经理及主要部门总监现场督导接待工作； 8.做好接待的总结，以及客人资料的存档。 三、组织机构与分工 组长：酒店总经理 成员： 营销总监负责与会务组保持联系。 餐饮总监负责用餐服务。 行政总厨负责菜品设计并确保出品卫生安全。 安全总监负责做好安全检查和秩序维护。 工程总监负责设施设备的正常运行。 大堂副理负责协调联络及接待。 总经理负责总的协调和接待。 以上各部门负责人须按照营销总监的总进度计划制定分解计划，明确每个岗 位的任务与职责。 四、服务流程 （一）接待服务流程 1.营销总监做好接待前期宴会人数，用餐标准，菜单安排，桌次安排，座牌 名称，

4、宴会议程，会场方案等确认。 2.对宴会领导的陪同人员另行安排在主宴会厅旁的其他餐饮包房用工作人员 餐，按会务组同意的标准执行。 3.大堂副理与会务组联系，在会议将结束前 30 分钟对宴会嘉宾行走路线进 行检查。 4.保安部在宴会客人行走路线的每个路口设置安保人员。 5.总经理在酒店大门或会议厅门口迎接宴会主要领导并亲自引领至宴会厅。 6.宴会厅门旁的礼仪人员配合总经理引领客人至桌旁，同时由该桌的专属服 务人员给予拉椅服务。 7.宴会主要领导入座后，音响师配合会务组的宴会议程给予播放 PPT 或视频， 以及音乐和话筒的服务。 8.按照主桌的用餐进度情况，提供上菜和席间服务。 9.用餐即将完毕时，

5、检查疏散离场通道，礼宾配合总经理引领主要领导离场 并欢送离店。 10.营销总监会同财务人员与会务组核对消费情况并结账。做好宴会接待的 资料归档。 （二）宴会服务流程 1.餐前 一是前 4 个小时完成所有装饰物，灯光音响话筒 LED 屏空调等设备调整。 二是前 60 分钟完成所有备餐摆台准备工作。 三是前 30 分钟开始接受客人的衣帽存储，贵重物品在酒店前台存储。 四是前 30 分钟服务人员、迎宾就位。 五是前 15 分钟迎宾酒的准备。其中主席台的迎宾送酒工作（按照议程在主 持人需共同举杯时进行） 2.宴会进行中的工作 一是服务员站立在服务的桌旁，注意不要挡住身后的客人。 二是传菜员须按照规定的

6、线路传菜，防止冲撞。 三是主桌服务员按照分餐要求进行位上服务，其他次桌服务员只提供主菜和 汤的分餐位上服务。 四是在餐前和餐中要提供三次热毛巾服务。 五是按照客人需要及时提供酒水服务。 六是每位客人均配备西餐的主刀和主叉，方便客人用餐。 3.宴会结束时 一是提供拉椅服务，帮助客人离开桌位。 二是提醒客人记住随身物品。 三是引领客人至宴会厅大门，与迎宾共同祝福客人。 4.餐后整理 先收易碎、贵重餐具，注意物品分类回收。 五、场景设计 宴会厅基本数据：面积 800 平米，空高 5 米；LED 背景墙 8*3=24 平米；宾 客主通道宽：2.5 米；安全疏散通道 1 个；服务通道 2 个。环境装饰以

7、中国传统 文化元素兼顾西方审美要求，色调以暖色调为基础。 1.场地布置：背景主题墙、舞台、签到台、迎宾通道、指引系统、音响系 统、衣帽存储间。 2.舞台设计：尺寸：9*3=18 平米。高 40 公分。舞台台面色彩为红色调。 3.签到台设计：包括签到台及签到台背景墙。宴会座次安排图。宾客主通 道，铺设红地毯，两侧配备主题花柱 4 个。 4.指引系统：一是酒店大厅设立本次宴会的欢迎指示牌一块（名称，主办 地点，和相关信息） 。二是通往宴会主场地的通道路口处配备指引牌及引领人员 若干。 六、检查督导 分级检查和督导，对问题要及时反馈及与会务组沟通。 七、个性化服务 一是用餐方式以中菜西吃为主，配置刀

8、叉。 二是每桌配置会英语的服务员。 三是菜品结合外放客人味型进行改良。 四是融入本地文化，进行推广交流。 五是席间提供本地传统艺术的演出交流。 台面设计 一、台面效果 本次餐台共放置 16 桌：其中主桌 1 台（尺寸 2.2 米） 次台 15 桌（1.8 米） ； 服务台设置 6 张，配置台布及台群（座次图） ，主桌配座位卡，次桌配桌号牌。 二、台心装饰设计 主桌中心用百合花与玫瑰做成，球形外用蓝色的米做成相握手型图并成 环形。次桌中心用百合花与玫瑰做成。花的中间用满天星点缀。 三、台心装饰物规格 主桌台心装饰物高 40cm 的 1/3 球形，球形外是宽 15cm 圆环的握手型。 次桌中心装饰

9、物为高 30cm 的 1/3 花球。 四、餐具规格 中国传统富贵花纹镶边装饰盘 13 寸，骨碟 11 寸，味碟 2.5 寸，汤碗 3.5 寸。水晶水杯高 5 寸，红酒杯高 4 寸，白酒杯高 2.5 寸。筷子长 8 寸，勺长 6 寸；口布 12 寸。标准西餐主刀主叉。 五、布草设计 主桌台面、椅套、口布以白色为主色调，图案以中国山水为主。次桌台面、 椅套、口布以银色山水图案为主。面料用涤带棉。 六、服装设计 女服务员配中国传统旗袍， ，男服务员配黑色对襟衫。领班级以上人员按等 级配备西装礼服。以上均用丝绸面料。 菜单设计 一、菜单页面设计 菜单外形做成长方形，A4 大小，封面底纹是金黄色中国龙凤

10、图腾，中间是 相握的手成心形，仿宋字体酒红色。封底底纹金黄色，中间做 2 个城市徽标， 并列在高 2/3 处。内页底纹为中国山水图，印制仿宋酒红色菜名。主桌每人一 份。次桌每桌一张。 二、菜品数量配置 凉菜 6（3 荤 3 素） 、热菜 10（6 荤、3 素、1 汤） 、主食、甜点、水果各一份。 外事接待配备红酒、香槟、果汁类饮料 2 款、低度白酒一款、啤酒一款。 三、菜品味型设计 城市特色菜品按照外国客人味型喜好进行改良，以鱼香、荔枝为主、并辅之 以适量西菜。忌内脏辛辣。避免使用烈酒，已询问该团无伊斯兰教客人。 四、菜品成本设计 按五星级酒店标准测算预计人均 200 元。 文案设计及综合印象 一、语言表述和服务联动性 作为中餐主题宴会接待设计，接待服务和用餐服务是紧密联系的但又有 区别，有机的结合就能完美完成接待任务。 二、安全舒适、经济性及可操作性 做好应急方案，在停电时须安抚客人或引导疏散、音箱异常时启用备用音 响、菜品错上时多上不撤，少上补充。在各路口处配置保安人员。该接待方案 可操作性强，没有增加其他投资成本。