1、电子邮件书写的格式 一、收件人 仔细确认收件人地址是否正确，以免错发邮件 Cc（抄送）人数降至最低，避免造成不必要的垃圾邮件 Cc（抄送）功能： 让 相关人员参考，如团队中其他人员；让 相关人员知晓，如您的直接主管等 二、主题 邮件必须要有主题，主题是邮件的“身份标识” 。 主题应该简单，明确且具描述性，或是与内容相关的主 旨大意概括邮件内容，使收件人只要看到主题就知道邮 件的内容。（一般不超过 35 字） 三、正文 正文内容简洁、美观、易懂，力求简明扼要，并求沟通效 益。 称谓+礼貌用 语 如：*（名字）您好！ *经理（名字+职位），您好！ *先生（女士），您好！ 内容 字体：一般选择宋体、
2、黑体； 字号：可事先设置文字大小，一般选择:1012 号字； 正文内容编排原则： 要事第一， 结论在前，分析在后，使用收信人容易接受 的口吻陈述内容； 电子邮件内容，附件说明； 结尾套语：如祝您顺利！工作愉快！致礼！等。 四、签名 签名主要包括：部门（职务）、公司、地址、电话、传真、E- Mail 等书写时应将内容归类，一般不超过 5 行，对于电话号 码、手机号码等较长的数字间应加停顿。 签字文字应选择与正文文字匹配，简体中文或者英文，字体 应比正文字体小一些。 五、附件 要上传附件的文件文档： 附件体积不能太大。如无特殊情况，附件体积尽可能控 制在 5M 以内，大于这个数字的，通过 FTP
3、或者是网络 空间传送。 附件最好都打一下包，因为某些邮件收发程序和防火墙、 病毒监控软件甚至你的邮件服务器会拒收带有可能包 含破坏性代码的 exe，doc，jpg，js，scr 等等格式的附件。 所发送的附件根据重要等级选择是否需要加密，发给客 户的重要信息一定要加密，密码必须在 6 位以上，且必 须是大小写字母，数字，特殊字符组合。密码不可以写 在邮件中，可以通过其他方式（如电话）通知客户。 六、发送前的注意事项 电子邮件发送前应仔细检查收件人，抄送人，主题，所 添加的附件等是否正确无误，正文内容是否清晰合理，标点 符号是否遗漏等，如果客户端有多个电子信箱，还要确认所 使用的的邮件服务器是否正确，不要混淆了内部信箱和外部 信箱。 七、回复邮件 忽视或去除他人给自己的电子邮件而不回复者，都是不 好的网际行为，因为发信人通常会焦虑地等待回信，甚或怀 疑信件是否到达了该去的地方?如果收信者能从信件内容看 出正确的收信者，应迅速转送出去。若无法辨认，也应即刻 回复发信人并简单解释传送的错误。直接回复对方发来的邮 件时，称号和署名也是必要的。
