商务邮件礼仪.格式.doc

1、邮件礼仪 目录 一、关于标题电子邮件的灵魂所在 二、关于称呼与问候细节中体现尊重 三、正文关乎成败的主干部分 四、结尾签名彰显你的职业化 五、正确使用发送、抄送、密送 一、关于标题电子邮件的灵魂所在 主题要提纲挈领，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡 邮件的轻重缓急，分别处理。 1. 一定不要空白标题，这是最失礼的。如果在未写明标题的情况下不小心点击了发送键， 也请追加一封邮件对此疏忽表示歉意。 2. 标题要简短，不宜冗长，不要让 outlook 用才能显示完你的标题。 3. 附上邮件出处。对外邮件，最好写上来自*公司的邮件，如：分点渠道陈节雷，以便 对方一目了然又便

2、于留存；对内邮件，要加上部门和姓名，如：运营管理部陈节雷。 4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收” 。 也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿！”或是“收着！” 。 5. 一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理。 6. 回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要 RE RE 一大串。 7. 主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。 示例： 有错别字 标题太长 乱码 无主题 无发件人 空白 无发件人 主题简短明了 有发件人 二、关于称呼与问候细节中体现尊重 1. 恰当地称呼收件者

3、，拿捏尺度 1) 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的， 要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼如：“各位同事” 、 “各位领 导” 2) 如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x 经理” ；如果不清楚职务，则应按通常的 “x 先生” 、 “x 小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。 3) 不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名 也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx” ，显得很熟络。 4) 称呼是第一行顶格写。 2. Email 开头结尾最好要有问候语 1) 最简单的开头写一个“你好”或者“您好” ，开头

4、问候语是称呼换行空两格写。 2) 结尾常见的写个“祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼” 。注意， 在非常正式的场合应完全使用信件标准格式， “祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换 行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。 示例： 无任何内容 称呼没有顶格，问候语没有换行空两格 无称呼和开头问候语 无问候语 落款没有空两格 三、正文关乎成败的主干部分 1. Email 正文要简明扼要，行文通顺 1) 若对方不认识你，第一件应当说明自己的身份，姓名或你代表的企业名是必须通报的 以示对对方的尊重，点名身份应当简洁扼要，最好是和本邮件以及对方有关，主要功 能是为了收件人能够顺

5、利地理解邮件来意。不可没头没脑就是正事，别人不知道你是 谁还得拉到最后看。但也不可过多，有些联系方式之类与正文无关的信息应在签名档 中表明。 2) Email 正文应 简明扼要的说清楚事情 ；如果具体内容确实很多，正文应只作摘要介绍， 然后单独写个文件作为附件进行详细描述 3) 正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦涩难懂的 语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。 2. 注意 Email 的论述语气 1) 根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同，选择恰 当的语气进行论述，以免引起对方不适。 2) 尊重对方，请、谢谢

6、之类的敬语要经常出现。 3) 电子邮件可轻易地转给他人，因此对别人意见的评论必须谨慎而客观。 3. Email 正文多用 1234 之类的列表，以清晰明确 如果事情复杂，最好 1、2、3、4 的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简 短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论 4. 一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补 充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感 5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查 合理提示重要信息。不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对 一些信息进行提示。合理的提

7、示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度 6. 选择合适的语言和字体 中文用宋体或新宋体，英文用 Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或 10 号字即可。这是经 研究证明最适合在线阅读的字号和字体。不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信 纸，特别对商务邮件。 7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述 对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。可以配合图表 加以阐述。 8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻。 9. 附件 1) 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件； 2) 附件文件应按有意义的名字

8、命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理； 3) 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时； 4) 附件数目不宜超过 4 个，数目较多时应打包压缩成一个文件； 5) 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用； 6) 如果附件过大（不宜超过 2MB） ，应分割成几个小文件分别发送。 示例： 四、结尾签名彰显你的职业化 1. 结束语必不可少，如果你怕忘记了，不如把这部分内容设计在签名里 2. 签名信息不宜过多 签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多， 一般不超过 4 行。 3. 不要只用一个签名档 对内、对私、对熟悉的客户等

9、群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签 名档会让与对方显得疏远。你可以在 OUTLOOK 中设置多个签名档，灵活调用。 4. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般 应选择比正文字体小一些。 五、正确使用发送，抄送，密送 要区分 To 和 CC 还有 BCC（区分收件人、抄送人、秘送人） 1. To 的人是要受理这封邮件所涉及的主要问题的，理应对邮件予以回复响应。 2. 而 CC 的人则只是需要知道这回事，CC 的人没有义务对邮件予以响应，当然如果 CC 的人有建议，当然可以回 Email。 3. TO，CC 中的各收件人的排列应遵循一定的规则。比如按部门排列；按职位等级从高 到低或从低到高都可以。适当的规则有助于提升你的形象! 4. 只给需要信息的人发送邮件，不要占用他人的资源 5. 转发邮件要突出信息 1) 在你转发消息之前，首先确保所有收件人需要此消息。除此之外，转发敏感或者机密 信息要小心谨慎，不要把内部消息转发给外部人员或者未经授权的接收人。 2) 如果有需要 还应对转发邮件的内容进行修改和整理，以突出信息。不要将 RE 了几十 层的邮件发给他人，让人摸不着头脑。 3) 不发送垃圾邮件或者附加特殊链接。 示例： 收件人与正文称呼不对 收件人排序不对