外贸跟单流程.doc

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2、Invoice 给客户做正式报价。 3得到订单：经过洽谈，收到客户正式的订单 purchase Order。 4下生产订单：得到客人的订单确认后，给工厂下订单，安排生产计划。 5业务审批：业务部收到订单后，首先做出业务审核表。按“出口合同审核表”的项目如实填写， 尽可能将各种预计费用都列明。合同审批需附上客人订单传真件，与工厂的收购合同。审核表要 由业务员签名，部门经理审批，再交管理部人员审核后才能执行。如金额较大的，或有预付款和 佣金等条款的，要经公司总经理审批才行。合同审批之后，制成销售订单，交给部门进程员跟进。 6下达生产通知：业务部在确定交货期后，满足下列情况可下达生产通知, 通知工厂

3、按时生产： 6.1：如果是 L/C 付款的客户，通常是在交货期前 1 个月确认 L/C 已经收到，收到 L/C 后应业务员 和单证员分别审查信用证，检查是否存在错误，交货期能否保障，及其他可能的问题，如有问题 应立即请客人改证。 6.2：如果是 T/T 付款的客户，要确认定金已经到账。 6.3：如果是放帐客户，或通过银行 D/A 等方式收汇等，需经理确认。 7 验货： 7.1：在交货期前一周，要通知公司验货员验货。 7.2：如果客人要自己或指定验货人员来验货的，要在交货期一周前，约客户查货并将查货日期告 知计划部。 7.3：如果客人指定由第三方验货公司或公正行等验货的，要在交货期两周前与验货公

4、司联系，预 约验货时间，确保在交货期前安排好时间。确定后将验货时间通知工厂。 8制备基本文件。工厂提供的装箱资料，制作出口合同，出口商业发票，装箱单等文件（应由业 务跟单员制作，交给单证员）。 9商检：如果是国家法定商检产品，在给工厂下订单时要说明商检要求，并提供出口合同，发票 等商检所需资料。而且要告诉工厂将来产品的出口口岸，便于工厂办理商检。应在发货一周之前 拿到商检换证凭单/ 条。 10 租船订仓： 10.1如果跟客人签定的合同是 FOB CHINA 条款，通常客人会指定运输代理公司或船公司。应尽 早与货代联系，告知发货意向，了解将要安排的出口口岸，船期等情况，Q 确认工厂的交货能否 早

5、于开船期至少一周以前，以及船期能否达到客人要求的交货期。应在交货期两周之前向货运公 司发出书面定仓通知（ING ORDER），通常在开船一周前可拿到定仓纸。 10.2如果是由卖方支付运费，应尽早向货运公司或船公司咨询船期，运价，开船口岸等。经比 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-17 较，选择价格优惠，信誉好，船期合适的船公司，并告诉业务员通告给客人。如客人不同意时要 另选客人认可的船公司。开船前两周书面定仓，程序同上。 10.3如果货物不够一个小柜，需走散货时，向货代公司定散货仓位。拿到入仓纸时，还要了解 截关时间，入仓报关要求，等内容。 10.4向运输公司定仓时，一定要传真书面定仓纸，注明

6、所定船期，柜型及数量，目的港等内容， 以避免差错。 11 安排拖柜： 11.1货物做好并验货通过后，委托拖车公司提柜，装柜。拖车公司应选择安全可 靠，价格合理的公司签定协议长期合作，以确保安全及准时。要给拖车公司传真以下资料：定仓 确认书/放柜纸，船公司，定仓号，拖柜委托书，注明装柜时间，柜型及数量，装柜地址，报关行， 及装船口岸等。如果有验货公司看装柜，要专门声明，不能晚到。并要求回传一份上柜资料，列 明柜号、车牌号、司机及联系电话等 11.2传真一份装车资料给工厂，列明上柜时间、柜型、订仓号、订单号、车牌号以及司机联系 电话。 11.3要求工厂在货柜离开工厂后尽快传真一份装货通知给业务部，

7、列明货柜离厂时间、实际装 货数量等，并记装箱号码和封条号码作为提单的资料。要求工厂装柜后一定要记住上封条。 12委托报关：在拖柜同时将报关所需资料交给合作报关行，委托出口报关及做商检通关换单。 通常要给报关留出两天时间（船截关前）。委托报关时，应提供一份装柜资料，内容包括所装货 物及数量，口岸，船公司，定仓号，柜号，船开截关时间，拖车公司，柜型及数量，本公司的联 系人和电话等。 欢迎加入外贸交流 QQ 群： 112301572 与更多外贸人互相讨论， 免费外贸 b2b 平台-实惠网（ ）全新改版上线，整合了 seo 策略，融 入在线下单功能，支持博客口碑营销，嵌入 yahoo im、msn 在

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9、板给客人，得到确认后再要求船公司出正本。 13.3 及时支付运杂费，付款后通知船公司及时取得提单等运输文件。支付运费应做登记。 14 准备其他文件 14.1商业发票：L/C 要求提供的文件中，对商业发票要求最严格。发票的日期要确定在开证日之后，交货期之前。 实惠网外贸论坛编辑 2011-3-17 发票中的货物描述要与 L/C 上的完全相同，小写和大写金额都要正确无误。L/C 上对发票的条款应显示出来，要显示唛 头。如果发票需办理对方大使馆认证，一般要提前 20 天办理。 14.2 FORMA 原产地证书：FORM A 原产地证要在发货之前到检验检疫局申办。需注意的是运输日期要在 L/C 的交货

10、 期和开船日之前，在发票日期之后。未能在发货之前办理的，要办理后发证书，需提供报关单，提单等文件。经香港 转运的货物，FORM A 证书通常要到香港的中国商检公司办理加签，证明未在港对货物进行再加工。 14.3一般原产地证：一般原产地证可在中国贸易促进会办理，要求低一些。可在发货之后不太长的时间内补办。如 果原产地证书要办理大使馆加签，也和发票一样要提前 20 天办理。 14.4装运通知：一般是要求在开船后几天之内，要通知客人发货的细节，包括船名，航班次，开船日，预计抵港日， 货物及数量，金额，包装件数，唛头，目的港代理人等。有时 L/C 要求提供发送证明，如传真报告书，发函底单等， 注意按客

11、人要求的时间内办理。 14.5装箱单：装箱单应清楚地表明货物装箱情况。要显示每箱内装的数量，每箱的毛重，净重，外箱尺寸。按外箱 尺寸计算出来的总体积要与标明的总体积相符。要显示唛头和箱号，以便于客人查找。装箱单的重量，体积要于提单 相符。 15交单： 15.1采用 L/C 收汇的，应在规定的交单时间内，备齐全部单证，并严格审单，确保没有错误，才交银行议付。 15.2采用 T/T 收汇的，在取得提单后马上传真提单给客人付款，确认受到余款后再将提单正本及其他文件寄给客人。 15.3如果 T/T 收汇的，要求收全款才能做柜的，要等收款后再安排拖柜。拿到提单后可立即寄正本提单给客人。 16业务登记：每单出口业务在完成后要及时做登记，包括电脑登记及书面登记，便于以后查询，统计等。 17文件存档：所有的文件、L/C 和议付文件必须留存一整套以备查用。 18单证员平时应注意收集运价变动，船期，航线，等信息，为业务员报价提供帮助。 合肥二手论坛网：